Como realizar encontros individuais que seus funcionários realmente apreciarão

Todos querem ser ouvidos. É um componente elementar de qualquer relacionamento, seja ele pessoal ou profissional. O ouvinte não precisa concordar com o que está sendo dito, mas o falante precisa saber que está ouvindo.

Para os gerentes, a maneira mais eficaz de construir relacionamentos com aqueles que se reportam a eles é a reunião individual. Gerenciar one-on-ones pode ser uma façanha em si. Dependendo do número de pessoas que se reportam a você, elas podem exigir uma quantidade significativa de tempo e coordenação.

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Cuidado com a tentação de agendar encontros individuais por causa das aparências. O simples ato deles não fará com que um membro da equipe se sinta ouvido. Ouvir vai.

Sua equipe se tornará mais engajada e produtiva se sentir que suas opiniões são valorizadas. Então, se você é o tipo de gerente que quer esse tipo de equipe, ouça. Aqui estão algumas recomendações para realizar encontros individuais que seus funcionários realmente apreciarão.

Deixe o funcionário conduzir a agenda

Como gerente, você será a pessoa que agenda encontros individuais com os membros de sua equipe. No entanto, a agenda deve ser conduzida por cada um deles, não por você. Esta é a sua oportunidade de expressar seus pensamentos, preocupações e opiniões.

Você pode ajudar seu funcionário a se preparar para reuniões propondo ideias para uma agenda. Isso os levará a pensar sobre a reunião com antecedência e vir preparados. Isso por si só deve tornar a reunião mais produtiva.

Isso não significa que você simplesmente apareça e deixe que eles falem. Em vez disso, faça perguntas intuitivas para garantir que você entenda completamente os problemas e preocupações. Você também deve fazer perguntas de acompanhamento que abordem questões levantadas em encontros individuais anteriores.

Não há problema em sair do roteiro, especialmente se você perceber que um funcionário está lutando para falar sobre algo. O mesmo é verdade quando você precisa atender às suas expectativas para o desempenho deles. Apenas certifique-se de ser o guardrail enquanto eles estão atrás do volante.

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Deixe as distrações na porta

Hoje em dia é difícil não se distrair com chamadas, notificações de texto e pessoas passando pelo seu escritório. Seus subordinados diretos só apreciarão seus contatos individuais se você eliminar possíveis distrações e der a eles toda a sua atenção. Além de colocar seu smartphone no modo silencioso e fora de vista, os locais de reunião são essenciais.

As reuniões individuais realizadas em seu escritório podem ser intimidantes para alguns funcionários. Se eles tiverem um escritório particular, encontrem-se no espaço deles. Caso contrário, escolha uma sala de conferências, dê um passeio ou almoce – contanto que você possa falar em particular.

Faça o que fizer, não se esqueça de deixar suas distrações mentais na porta também. Concentre-se no que o funcionário está dizendo e evite pensamentos errantes. Você está lá para ouvir e oferecer orientação construtiva, então não deixe que nada estranho fique no caminho.

Às vezes, sair do escritório é a melhor maneira de deixar as distrações para trás. Pelo tempo concedido, e talvez mais, a discussão é a tarefa em mãos. Essas distrações ainda estarão lá quando você voltar.

Faça deles momentos de ensino

Bons gerentes lideram pelo exemplo e direção, mostrando e dizendo aos funcionários como fazer um bom trabalho. Eles não fazem o trabalho para os membros de sua equipe, mas fornecem as informações e o suporte de que precisam para ter sucesso. One-on-ones oferecem a oportunidade de inspirar.

Essas reuniões dão aos funcionários um fórum para falar sobre problemas. Você pode usá-los para ajudar os membros de sua equipe a resolver problemas por conta própria, fazendo perguntas. Se um funcionário está tendo dificuldades com um projeto, pergunte por que ele acha que isso acontece.

Essa abordagem socrática incentiva a introspecção e o raciocínio, em vez de reações emocionais. Além disso, as respostas que um funcionário lhe dá podem revelar muito sobre a origem de um problema. Se é um que afeta toda a equipe, merece ser abordado com todos os membros em seus encontros individuais.

Essas reuniões também oferecem um espaço para descobrir quais objetivos profissionais seus funcionários têm. Se eles não definirem nenhum, você pode fazer perguntas que lhes darão impulso para pensar sobre eles. Passe algum tempo treinando-os sobre maneiras de alcançar seus objetivos, e todos ganham.

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Seja pessoal

Se você quiser formar relacionamentos fortes com os membros de sua equipe, terá que ser pessoal. Você precisa saber algo sobre seus funcionários além do escritório, e eles precisam saber o mesmo sobre você. Os one-on-ones oferecem uma oportunidade de se conhecerem melhor.

Se a pandemia global nos ensinou alguma lição, é que há uma linha tênue entre o trabalho e a vida pessoal. Embora seja saudável ter uma separação entre os dois, o pessoal e o profissional estão inexoravelmente ligados. Seus funcionários apreciarão seu interesse em ambos.

Não faça perguntas inapropriadamente íntimas, é claro. Faça perguntas que mostrem que você está interessado em quem eles são, não apenas em como eles ganham o dinheiro da sua empresa. E quando houver uma boa sequência, forneça alguns detalhes pessoais sobre você.

Compartilhar informações sobre hobbies, filhos ou interesses pode romper quaisquer barreiras que intimidem um subordinado. Funcionários mais relaxados podem estar dispostos a compartilhar mais informações relacionadas ao trabalho quando as reuniões parecem menos formais. É uma chance para um check-in que os funcionários apreciam agora mais do que nunca.

Um investimento em sua equipe

Grandes equipes são compostas por grandes indivíduos. One-on-ones bem feito constroem ambos.

Como gerente, você pode se preocupar com a quantidade de tempo que precisará dedicar a essas reuniões. Quanto mais funcionários estiverem sob sua supervisão, mais tempo você precisará. Realizar encontros individuais com cada funcionário a cada duas semanas pode cortar uma fatia considerável de uma agenda lotada.

Em vez de encarar esses check-ins como tarefas onerosas, considere-os investimentos em sua equipe. Se o seu trabalho é manter os funcionários engajados e altamente produtivos, os one-on-ones podem atingir esses objetivos. Isso é algo que todos que se reportam a você, e a quem você reporta, podem apreciar.