Come tenere uno contro uno che i tuoi dipendenti apprezzeranno davvero

Tutti vogliono essere ascoltati. È una componente elementare di qualsiasi relazione, sia personale che professionale. L'ascoltatore non deve essere d'accordo con ciò che viene detto, ma l'oratore deve sapere che sta ascoltando.

Per i manager, il modo più efficace per costruire relazioni con coloro che riportano a loro è l'incontro one-to-one. Gestire uno contro uno può essere un'impresa in sé. A seconda del numero di persone che ti riferiscono, possono richiedere una notevole quantità di tempo e coordinamento.

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Attenzione alla tentazione di programmare uno contro uno per il bene delle apparenze, però. Il semplice atto di loro non farà sentire ascoltato un membro del team. L'ascolto sarà.

Il tuo team diventerà più coinvolto e produttivo se sente che le sue opinioni sono apprezzate. Quindi, se sei il tipo di manager che vuole quel tipo di squadra, ascolta. Ecco alcuni consigli per tenere uno contro uno che i tuoi dipendenti apprezzeranno davvero.

Lascia che il dipendente guidi l'agenda

In qualità di manager, sarai la persona che pianifica gli incontri faccia a faccia con i membri del tuo team. Tuttavia, l'agenda dovrebbe essere guidata da ciascuno di loro, non da te. Questa è la loro opportunità per esprimere i loro pensieri, preoccupazioni e opinioni.

Puoi aiutare il tuo dipendente a prepararsi per le riunioni proponendo idee per un'agenda. Questo li spingerà a pensare all'incontro in anticipo e a venire preparati. Questo da solo dovrebbe rendere l'incontro più produttivo.

Questo non significa che ti presenti e lascia che siano loro a parlare. Piuttosto, poni domande intuitive per assicurarti di comprendere appieno problemi e preoccupazioni. Dovresti anche porre domande di follow-up che affrontino le questioni sollevate nei precedenti incontri uno contro uno.

Va bene andare fuori copione, soprattutto se vedi che un dipendente sta lottando per parlare di qualcosa. Lo stesso vale quando devi soddisfare le tue aspettative per le loro prestazioni. Assicurati solo di essere i guardrail mentre sono al volante.

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Lascia le distrazioni alla porta

In questi giorni è difficile non farsi distrarre da chiamate, SMS e persone che si fermano nel tuo ufficio. I tuoi subalterni apprezzeranno i tuoi one-to-one solo se elimini potenziali distrazioni e presti loro la tua totale attenzione. Oltre a mettere lo smartphone in modalità silenziosa e fuori dalla vista, i luoghi delle riunioni sono fondamentali.

Gli incontri individuali tenuti nel tuo ufficio possono intimidire alcuni dipendenti. Se hanno un ufficio privato, si incontrano nel loro spazio. In caso contrario, scegli una sala conferenze, fai una passeggiata o pranza, purché tu possa parlare in privato.

Qualunque cosa tu faccia, non dimenticare di lasciare alla porta anche le tue distrazioni mentali. Concentrati su ciò che sta dicendo il dipendente ed evita pensieri vaganti. Sei lì per ascoltare e offrire una guida costruttiva, quindi non lasciare che nulla di estraneo ostacoli la strada.

A volte, uscire dall'ufficio è il modo migliore per lasciarsi alle spalle le distrazioni. Per il tempo assegnato, e forse di più, la discussione è il compito a portata di mano. Quelle distrazioni saranno ancora lì quando tornerai.

Rendili momenti di insegnamento

I buoni manager danno l'esempio e la direzione, mostrando e dicendo ai dipendenti come fare bene un lavoro. Non fanno il lavoro per i membri del loro team, ma forniscono invece le informazioni e il supporto di cui hanno bisogno per avere successo. Uno contro uno offre l'opportunità di ispirare.

Questi incontri offrono ai dipendenti un forum per parlare di problemi. Puoi usarli per aiutare i membri del tuo team a risolvere i problemi da soli ponendo domande. Se un dipendente è alle prese con un progetto, chiedigli perché pensa che lo sia.

Questo approccio socratico incoraggia l'introspezione e il ragionamento piuttosto che le reazioni emotive. Inoltre, le risposte che un dipendente ti dà potrebbero rivelarti molto sull'origine di un problema. Se è uno che colpisce l'intero team, merita di rivolgersi a ogni membro nei loro incontri uno contro uno.

Questi incontri ti danno anche uno spazio per scoprire quali obiettivi professionali hanno i tuoi dipendenti. Se non ne hanno impostate nessuna, puoi porre domande che daranno loro slancio per pensarci. Dedica un po' di tempo a istruirli sui modi in cui possono raggiungere i loro obiettivi e tutti vincono.

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Diventa personale

Se vuoi creare relazioni solide con i membri del tuo team, dovrai diventare personale. Devi sapere qualcosa sui tuoi dipendenti al di fuori dell'ufficio e loro devono sapere lo stesso di te. Uno contro uno offre l'opportunità di conoscersi meglio.

Se la pandemia globale ci ha insegnato qualche lezione, è che c'è una linea sottile tra lavoro e vita personale. Mentre è salutare avere una separazione tra i due, il personale e il professionale sono inesorabilmente legati. I tuoi dipendenti apprezzeranno il tuo interesse per entrambi.

Ovviamente non fare domande intime in modo inappropriato. Fai domande che dimostreranno che sei interessato a chi sono, non solo a come guadagnano i soldi della tua azienda. E quando c'è un buon seguito, offri volontariamente alcuni dettagli personali su di te.

La condivisione di informazioni su hobby, bambini o interessi può abbattere qualsiasi barriera che intimidisca un subordinato. I dipendenti più rilassati possono essere disposti a condividere più informazioni relative al lavoro quando le riunioni sembrano meno formali. È un'opportunità per un check-in che i dipendenti apprezzano ora più che mai.

Un investimento nella tua squadra

Le grandi squadre sono composte da grandi individui. Uno contro uno ben costruito entrambi.

In qualità di manager, potresti preoccuparti della quantità di tempo che dovrai dedicare a queste riunioni. Più dipendenti sono sotto la tua supervisione, più tempo avrai bisogno. Tenere uno contro uno con ogni dipendente ogni due settimane può tagliare una grossa fetta di un programma fitto di appuntamenti.

Invece di considerare questi check-in come compiti onerosi, considerali investimenti nella tua squadra. Se il tuo compito è mantenere i dipendenti coinvolti e altamente produttivi, gli uno contro uno possono raggiungere questi obiettivi. È qualcosa che tutti coloro che segnalano a te e chiunque tu riferisca, possono apprezzare.