Comment organiser des entretiens individuels que vos employés apprécieront réellement

Tout le monde veut être entendu. C'est une composante essentielle de toute relation, qu'elle soit personnelle ou professionnelle. L'auditeur n'a pas à être d'accord avec ce qui est dit, mais l'orateur doit savoir qu'il écoute.

Pour les gestionnaires, le moyen le plus efficace d'établir des relations avec ceux qui relèvent d'eux est la rencontre en tête-à-tête. Gérer des rencontres individuelles peut être un exploit en soi. Selon le nombre de personnes qui relèvent de vous, elles peuvent nécessiter beaucoup de temps et de coordination.

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Méfiez-vous cependant de la tentation de programmer des tête-à-tête pour les apparences. Le simple fait qu'ils agissent ne fera pas qu'un membre de l'équipe se sente entendu. L'écoute va.

Votre équipe deviendra plus engagée et productive si elle sent que ses opinions sont appréciées. Donc, si vous êtes le genre de manager qui veut ce genre d'équipe, écoutez-le. Voici quelques recommandations pour organiser des entretiens individuels que vos employés apprécieront réellement.

Laissez l'employé diriger l'agenda

En tant que gestionnaire, vous serez la personne qui planifiera les rencontres individuelles avec les membres de votre équipe. Cependant, l'ordre du jour doit être piloté par chacun d'eux, pas par vous. C'est l'occasion pour eux d'exprimer leurs pensées, leurs préoccupations et leurs opinions.

Vous pouvez aider votre employé à se préparer aux réunions en lui proposant des idées d'ordre du jour. Cela les incitera à penser à la réunion à l'avance et à se préparer. Cela seul devrait rendre la réunion plus productive.

Cela ne signifie pas que vous vous présentez et laissez-les parler. Posez plutôt des questions intuitives pour vous assurer de bien comprendre les problèmes et les préoccupations. Vous devez également poser des questions de suivi qui traitent des problèmes soulevés lors des entretiens individuels précédents.

Vous pouvez sortir du scénario, surtout si vous voyez qu'un employé a du mal à parler de quelque chose. Il en va de même lorsque vous devez répondre à vos attentes en matière de performances. Assurez-vous simplement que vous êtes les garde-corps pendant qu'ils sont derrière le volant.

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Laissez les distractions à la porte

De nos jours, il est difficile de ne pas se laisser distraire par les appels, les notifications par SMS et les personnes qui s'arrêtent à votre bureau. Vos subalternes directs n'apprécieront vos tête-à-tête que si vous éliminez les distractions potentielles et leur accordez toute votre attention. En plus de mettre votre smartphone en mode silencieux et hors de vue, les lieux de réunion sont essentiels.

Les entretiens individuels organisés dans votre bureau peuvent être intimidants pour certains employés. S'ils ont un bureau privé, rendez-vous dans leur espace. Si ce n'est pas le cas, choisissez une salle de conférence, allez vous promener ou prenez un déjeuner, tant que vous pouvez parler en privé.

Quoi que vous fassiez, n'oubliez pas de laisser également vos distractions mentales à la porte. Concentrez-vous sur ce que dit l'employé et évitez les pensées vagabondes. Vous êtes là pour écouter et offrir des conseils constructifs, alors ne laissez rien d'étranger vous gêner.

Parfois, sortir du bureau est le meilleur moyen de laisser les distractions derrière vous. Pour le temps imparti, et peut-être plus, la discussion est la tâche à accomplir. Ces distractions seront toujours là à votre retour.

Faites-leur des moments d'enseignement

Les bons managers prêchent par l'exemple et la direction, montrant et disant aux employés comment bien faire un travail. Ils ne font pas le travail pour les membres de leur équipe, mais fournissent plutôt les informations et le soutien dont ils ont besoin pour réussir. Les entretiens individuels offrent la possibilité d'inspirer.

Ces réunions donnent aux employés un forum pour parler des problèmes. Vous pouvez les utiliser pour aider les membres de votre équipe à résoudre les problèmes par eux-mêmes en posant des questions. Si un employé a du mal avec un projet, demandez-lui pourquoi il pense que c'est le cas.

Cette approche socratique encourage l'introspection et le raisonnement plutôt que les réactions émotionnelles. De plus, les réponses que vous donne un employé peuvent vous en dire long sur la source d'un problème. S'il s'agit d'un problème qui affecte toute l'équipe, il convient de s'adresser à chaque membre lors de leurs entretiens individuels.

Ces réunions vous offrent également un espace pour découvrir les objectifs professionnels de vos employés. S'ils n'en ont pas défini, vous pouvez poser des questions qui les inciteront à y réfléchir. Passez du temps à les coacher sur les moyens d'atteindre leurs objectifs, et tout le monde y gagne.

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Soyez personnel

Si vous souhaitez établir des relations solides avec les membres de votre équipe, vous devrez devenir personnel. Vous devez savoir quelque chose sur vos employés au-delà du bureau, et ils doivent savoir la même chose sur vous. Les rencontres en tête-à-tête sont l'occasion de mieux se connaître.

Si la pandémie mondiale nous a appris des leçons, c'est qu'il y a une ligne fine entre le travail et la vie personnelle. Bien qu'il soit sain d'avoir une séparation entre les deux, le personnel et le professionnel sont inexorablement liés. Vos employés apprécieront votre intérêt pour les deux.

Ne posez pas de questions intimes inappropriées, bien sûr. Posez des questions qui montreront que vous vous intéressez à qui ils sont, pas seulement à la façon dont ils gagnent de l'argent pour votre entreprise. Et quand il y a une bonne transition, donnez quelques détails personnels sur vous-même.

Le partage d'informations sur les passe-temps, les enfants ou les centres d'intérêt peut briser les barrières qui intimident un subordonné. Les employés plus détendus peuvent être disposés à partager davantage d'informations liées au travail lorsque les réunions semblent moins formelles. C'est l'occasion d'un check-in que les employés apprécient plus que jamais.

Un investissement dans votre équipe

Les grandes équipes sont composées de grands individus. Les tête-à-tête bien faits construisent les deux.

En tant que gestionnaire, vous vous inquiétez peut-être du temps que vous devrez consacrer à ces réunions. Plus il y a d'employés sous votre supervision, plus vous aurez besoin de temps. Organiser des entretiens individuels avec chaque employé toutes les deux semaines peut réduire considérablement un emploi du temps chargé.

Au lieu de considérer ces enregistrements comme des tâches onéreuses, considérez-les comme des investissements dans votre équipe. Si votre travail consiste à maintenir l'engagement et la productivité des employés, les entretiens individuels peuvent atteindre ces objectifs. C'est quelque chose que tout le monde qui relève de vous, et qui que ce soit à qui vous faites rapport, peut apprécier.