Como escolher o melhor aplicativo de gerenciamento de propriedades para sua pequena empresa?

Como gerente de propriedade, você precisa se manter em movimento. E é contraproducente deixar que um sistema de software desatualizado ou um sistema de gerenciamento manual o atrapalhe.

Para se manter em movimento, o software de gerenciamento de propriedades é a melhor alternativa para gerenciar todas as necessidades comerciais e relacionadas ao cliente que você possui.

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Mas, antes de se fixar nessa solução, vamos analisar os elementos que você precisa ter em mente ao escolher o melhor aplicativo de gerenciamento de propriedades para sua pequena empresa.

O que é um aplicativo de gerenciamento de propriedades

Um aplicativo de gerenciamento de propriedades é uma categoria de software que ajuda os gerentes de propriedades e proprietários de imóveis a gerenciar seus inquilinos, agendamento, cobranças e feedback.

Embora diferentes softwares coletivamente possam fazer o mesmo, ter uma plataforma centralizada fazendo todo o gerenciamento pode ser bastante útil para o seu negócio em crescimento.

Como qualquer outro aplicativo moderno, o software de gerenciamento de propriedades pode ser executado em qualquer dispositivo, como desktop, laptop e celular. E você é livre para executar qualquer operação no seu preferido.

Embora existam alguns recursos fundamentais que todo software de gerenciamento de propriedades oferece, você precisa ter cuidado ao escolher um para o seu negócio, dependendo do seu orçamento e requisitos.

Vejamos alguns dos recursos importantes que seu software de gerenciamento de propriedades deve ter.

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Agendamento extensivo

Suas consultas, solicitações e manutenção de locatários precisam ser agendadas com eficiência no mundo virtual de hoje. Como gerente de propriedade, visitas regulares ao local e cobranças de aluguel oportunas também são essenciais para o seu negócio.

Um aplicativo de gerenciamento de propriedade eficaz deve ter recursos de agendamento centralizados que possam ajudar você e sua equipe a organizar e agendar seu horário comercial de forma eficaz.

Um bom software de agendamento é o que permite rastrear informações sobre datas de entrada e saída de inquilinos, agendas de funcionários e datas de vencimento.

Embora você possa argumentar que o Google Agenda ou algo semelhante pode agendar seus passeios com eficiência, não é ideal usar vários aplicativos se você puder obter tudo em uma plataforma centralizada.

Gerenciamento de passeios

Como um gerente de propriedade em crescimento, você precisa realizar muitos passeios e visitas todas as semanas. Para isso, você precisa gerenciar seu tempo da maneira mais otimizada possível.

Seus funcionários precisam se deslocar para visitar os inquilinos, você precisa participar de dezenas de passeios em três horas. Seja o que for, sem gerenciamento de turismo, será cada vez mais desafiador à medida que seu negócio cresce.

Seu aplicativo de gerenciamento de propriedades deve ter uma funcionalidade de gerenciamento de passeios que o ajude a planejar os passeios, dependendo de quando e onde você precisa estar. Funciona como um aplicativo de gerenciamento de projetos categorizado com detalhes vívidos sobre todos os compromissos e locais.

Seus clientes em potencial também podem reservar um tour autoguiado por meio do aplicativo de gerenciamento de propriedades, se puderem realizar um por conta própria. Dessa forma, você nem precisará estar presente para guiá-los durante a caça.

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Planejamento de rota

Menos é mais nos livros dos gerentes de propriedade. Imagine o quanto você poderia economizar evitando desvios, trânsito e rodovias. Mas, quando se espera que você gerencie centenas de passeios em uma semana, é difícil gerenciar passeios com tanta precisão todos os dias.

Verifique se o seu software de gestão de propriedades tem a funcionalidade de pré-definir rotas ideais para todos os locais onde você precisa estar naquele dia.

Embora os mapas do Google ou da Apple possam direcioná-lo para os destinos, fica muito confuso quando você começa a planejar rotas com eles. Esses aplicativos não são amigáveis ​​para os gerentes de propriedade e não entendem como você pode oferecer uma visita guiada a três pessoas diferentes ao mesmo tempo.

Eles apenas sabem onde você precisa ir e definem as rotas. Se você os seguir cegamente, poderá percorrer o mesmo destino três vezes em uma excursão de duas horas – perdendo dinheiro.

Um software de gestão de propriedades é especialmente desenvolvido tendo em mente as visitas e considerando as suas prioridades.

Contabilidade e cobrança

Você já deve ter um software de cobrança e contabilidade instalado para sua empresa. Mas por que não experimentar algo que se integra ao seu software de gerenciamento de propriedade e gera faturas automaticamente e acompanha os pagamentos de seus inquilinos e proprietários?

Embora quase todos os aplicativos de gerenciamento de propriedades girem em torno desse recurso específico, talvez seja necessário verificar a extensão deles e compará-los com seu software de cobrança já existente.

Depósitos remotos, manuseio e gerenciamento de pagamentos e agendamento de aluguéis devem ser os recursos que você precisa procurar ao escolher o aplicativo de gerenciamento de propriedades para o seu negócio.

Gerenciamento de arquivos e locatários

Manter registros de suas propriedades e imóveis é uma parte crítica de sua operação comercial. Um software de gerenciamento de arquivos que permite acompanhar o fluxo do processo, histórico de pagamentos, registros de passeios e todas as coisas relacionadas deve ser útil.

Mas ter um software de gerenciamento de propriedades que permite fazer tudo isso, além de ajudá-lo a fazer algumas ou todas as operações mencionadas acima, pode ser muito mais eficaz durante a expansão.

Um recurso de gerenciamento de arquivos em seu aplicativo de gerenciamento de propriedades deve permitir que você crie contas para todos os outros clientes ou funcionários que você possui e gerencie todos os detalhes e arquivos de mídia em um só lugar.

Gerenciamento de feedback

Feedback e sugestões são tão importantes quanto a gestão de imóveis. Entre o desempenho do seu negócio e a satisfação dos seus inquilinos com as suas apólices, tudo pode ser usado como testemunho para o próximo grande projeto.

Atrasar neste aspecto do seu negócio pode prejudicar seus futuros empreendimentos. Neste mundo orientado por dados, não ter feedback e classificação suficientes de projetos anteriores pode ser um fator prejudicial.

Ter um software de gerenciamento de propriedade que lembre seus inquilinos sobre deixar feedback, gerenciar adequadamente o feedback e respondê-lo, mantê-lo no controle dos negativos pode ser bastante eficaz na execução de um processo de negócios sustentável.

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Orçamento

Dependendo da sua situação e necessidades específicas, seu orçamento precisa variar. Um aplicativo de gerenciamento de propriedade com recursos de planejamento de rotas pode custar mais do que um sem ele.

Se você tem apenas necessidades contábeis para o seu negócio, é aconselhável não procurar no segmento de administração de imóveis e procurar um geral que atenda às suas necessidades.

A linha inferior

É improvável que você encontre todos esses recursos em um único software de gerenciamento de propriedades. Mas ao escolher o melhor para sua pequena empresa, mantenha os fatores que você precisa em mente.

Se você está faltando no departamento de gerenciamento e se encontra vasculhando os arquivos como um louco, considere optar por uma alternativa que se concentre nele.

Se seus requisitos giram em torno de roteamento, considere assinar aquele que melhor o faz.

Tudo depende da sua situação e necessidades individuais. Escolha sabiamente.