Cómo celebrar reuniones individuales que sus empleados realmente apreciarán

Todos quieren ser escuchados. Es un componente elemental de cualquier relación, ya sea personal o profesional. El oyente no tiene que estar de acuerdo con lo que se dice, pero el hablante necesita saber que está escuchando.

Para los gerentes, la forma más efectiva de construir relaciones con quienes les reportan es la reunión uno a uno. La gestión de uno a uno puede ser una hazaña en sí misma. Dependiendo de la cantidad de personas que le reporten, pueden requerir una cantidad significativa de tiempo y coordinación.

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Sin embargo, tenga cuidado con la tentación de programar uno a uno por el bien de las apariencias. El mero acto de ellos no hará que un miembro del equipo se sienta escuchado. Voluntad de escucha.

Su equipo se volverá más comprometido y productivo si siente que sus opiniones son valoradas. Entonces, si eres el tipo de gerente que quiere ese tipo de equipo, escucha. Aquí hay algunas recomendaciones para mantener reuniones individuales que sus empleados realmente apreciarán.

Deje que el empleado maneje la agenda

Como gerente, usted será la persona que programe reuniones individuales con los miembros de su equipo. Sin embargo, la agenda debe ser impulsada por cada uno de ellos, no por usted. Esta es su oportunidad de expresar sus pensamientos, preocupaciones y opiniones.

Puede ayudar a su empleado a prepararse para las reuniones proponiendo ideas para una agenda. Esto los impulsará a pensar en la reunión con anticipación y a venir preparados. Eso por sí solo debería hacer que la reunión sea más productiva.

Esto no significa que usted simplemente aparece y deja que ellos hablen. Más bien, haga preguntas intuitivas para asegurarse de que comprende completamente los problemas y preocupaciones. También debe hacer preguntas de seguimiento que aborden los problemas planteados en reuniones individuales anteriores.

Está bien salirse del guión, especialmente si ve que un empleado tiene dificultades para hablar sobre algo. Lo mismo es cierto cuando necesita abordar sus expectativas para su desempeño. Solo asegúrate de ser la barrera mientras ellos están detrás del volante.

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Deja las distracciones en la puerta

En estos días es difícil no distraerse con llamadas, notificaciones de texto y personas que pasan por su oficina. Sus subordinados directos solo apreciarán su uno a uno si elimina posibles distracciones y les brinda toda su atención. Además de poner su teléfono inteligente en silencio y fuera de la vista, los lugares de reunión son críticos.

Las reuniones individuales en su oficina pueden intimidar a algunos empleados. Si tienen una oficina privada, reúnanse en su espacio. De lo contrario, elija una sala de conferencias, salga a caminar o almuerce, siempre que pueda hablar en privado.

Hagas lo que hagas, no olvides dejar tus distracciones mentales en la puerta también. Concéntrese en lo que dice el empleado y evite los pensamientos erráticos. Está allí para escuchar y ofrecer orientación constructiva, así que no deje que nada extraño se interponga en el camino.

A veces, salir de la oficina es la mejor manera de dejar atrás las distracciones. Por el tiempo asignado, y quizás más, la discusión es la tarea en cuestión. Esas distracciones seguirán ahí cuando regreses.

Conviértelos en momentos de enseñanza

Los buenos gerentes predican con el ejemplo y la dirección, mostrando y diciendo a los empleados cómo hacer bien un trabajo. No hacen el trabajo por los miembros de su equipo, sino que brindan la información y el apoyo que necesitan para tener éxito. Uno a uno ofrece la oportunidad de inspirar.

Estas reuniones brindan a los empleados un foro para hablar sobre los problemas. Puede usarlos para ayudar a los miembros de su equipo a resolver problemas por sí mismos haciendo preguntas. Si un empleado tiene dificultades con un proyecto, pregúntele por qué cree que es así.

Este enfoque socrático fomenta la introspección y el razonamiento en lugar de las reacciones emocionales. Además, las respuestas que le da un empleado pueden revelarle mucho sobre el origen de un problema. Si es uno que afecta a todo el equipo, merece la pena abordarlo con cada miembro en forma individual.

Estas reuniones también le brindan un espacio para conocer qué objetivos profesionales tienen sus empleados. Si no han establecido ninguna, puede hacerles preguntas que les den ímpetu para pensar en ellas. Dedique algún tiempo a entrenarlos sobre las formas en que pueden lograr sus objetivos, y todos ganan.

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Obtener personal

Si desea formar relaciones sólidas con los miembros de su equipo, tendrá que ser personal. Necesita saber algo sobre sus empleados más allá de la oficina, y ellos necesitan saber lo mismo sobre usted. Uno a uno ofrece la oportunidad de conocerse mejor.

Si la pandemia mundial nos ha enseñado alguna lección, es que existe una línea muy fina entre el trabajo y la vida personal. Si bien es saludable tener una separación entre los dos, lo personal y lo profesional están inexorablemente vinculados. Sus empleados apreciarán su interés en ambos.

No haga preguntas inapropiadamente íntimas, por supuesto. Haga preguntas que demuestren que está interesado en quiénes son, no solo en cómo ganan dinero para su empresa. Y cuando haya una buena transición, ofrezca algunos detalles personales sobre usted.

Compartir información sobre pasatiempos, niños o intereses puede romper cualquier barrera que intimide a un subordinado. Los empleados más relajados pueden estar dispuestos a compartir más información relacionada con el trabajo cuando las reuniones se sienten menos formales. Es una oportunidad para un registro que los empleados aprecian ahora más que nunca.

Una inversión en su equipo

Los grandes equipos están compuestos por grandes personas. Uno a uno bien hecho construye ambos.

Como gerente, es posible que le preocupe la cantidad de tiempo que deberá dedicar a estas reuniones. Cuantos más empleados estén bajo su supervisión, más tiempo necesitará. Reunirse con cada empleado cada dos semanas puede reducir una gran parte de una apretada agenda.

En lugar de ver estos registros como tareas onerosas, considéralos inversiones en tu equipo. Si su trabajo es mantener a los empleados comprometidos y altamente productivos, uno a uno puede lograr esos objetivos. Eso es algo que todos los que le reportan, y a quien usted reporta, pueden apreciar.