كيفية عقد اجتماعات فردية سيقدرها موظفوك بالفعل

الكل يريد أن يسمع. إنه عنصر أساسي في أي علاقة ، سواء كانت علاقة شخصية أو مهنية. لا يجب أن يوافق المستمع على ما يقال ، لكن المتحدث يحتاج إلى معرفة أنه يستمع.

بالنسبة للمديرين ، الطريقة الأكثر فاعلية لبناء علاقات مع أولئك الذين يقدمون تقاريرهم إليهم هي الاجتماع الفردي. يمكن أن تكون إدارة شخص لشخص إنجازًا في حد ذاته. اعتمادًا على عدد الأشخاص الذين يقدمون تقارير إليك ، يمكن أن يتطلبوا قدرًا كبيرًا من الوقت والتنسيق.

وظيفة ذات صلة: قائمة مراجعة اجتماع واحد على واحد

احذر من إغراء تحديد موعد فردي من أجل الظهور. مجرد فعلهم لن يجعل عضو الفريق يشعر بأنه مسموع. إرادة الاستماع.

سيصبح فريقك أكثر تفاعلًا وإنتاجية إذا شعروا أن آرائهم محل تقدير. لذا ، إذا كنت من نوع المديرين الذين يريدون هذا النوع من الفريق ، فاستمع. فيما يلي بعض التوصيات لعقد اجتماعات فردية سيقدرها موظفوك بالفعل.

دع الموظف يقود جدول الأعمال

بصفتك مديرًا ، ستكون الشخص الذي يقوم بجدولة اجتماعات فردية مع أعضاء فريقك. ومع ذلك ، يجب أن يكون جدول الأعمال مدفوعًا بكل منهم وليس أنت. هذه فرصتهم للتعبير عن أفكارهم واهتماماتهم وآرائهم.

يمكنك مساعدة موظفك في الاستعداد للاجتماعات من خلال اقتراح أفكار لجدول الأعمال. سيحثهم هذا على التفكير في الاجتماع مسبقًا والاستعداد. هذا وحده يجب أن يجعل الاجتماع أكثر إنتاجية.

هذا لا يعني أنك مجرد الظهور والسماح لهم بالحديث. بدلاً من ذلك ، اطرح أسئلة بديهية للتأكد من فهمك الكامل للقضايا والمخاوف. يجب عليك أيضًا طرح أسئلة متابعة تتناول المشكلات التي أثيرت في المحادثات الفردية السابقة.

لا بأس في الخروج عن النص ، خاصة إذا رأيت موظفًا يكافح للتحدث عن شيء ما. وينطبق الشيء نفسه عندما تحتاج إلى معالجة توقعاتك بشأن أدائهم. فقط تأكد من أنك حواجز الحماية أثناء وجودك خلف عجلة القيادة.

اقرأ أيضًا: هل يجب أن تستثمر في عملة Solana Cryptocurrency في عام 2022؟

اترك الأشياء التي تشتت انتباهك عند الباب

من الصعب في هذه الأيام عدم تشتيت انتباهك بالمكالمات والإشعارات النصية والأشخاص الذين يتوقفون عند مكتبك. لن يقدّر مرؤوسوك المباشرون محادثتك الفردية إلا إذا قمت بإزالة عوامل التشتيت المحتملة ومنحتها انتباهك الكامل. بالإضافة إلى جعل هاتفك الذكي في وضع صامت وبعيدًا عن الأنظار ، فإن مواقع الاجتماعات مهمة.

قد يكون عقد اجتماعات فردية في مكتبك مخيفًا لبعض الموظفين. إذا كان لديهم مكتب خاص ، فاجتمع في مساحتهم. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فاختر غرفة اجتماعات ، أو اذهب في نزهة على الأقدام ، أو تناول الغداء - طالما يمكنك التحدث على انفراد.

مهما كان ما تفعله ، لا تنس أن تترك مشتتاتك الذهنية عند الباب أيضًا. ركز على ما يقوله الموظف وتجنب الأفكار الشاردة. أنت هناك للاستماع وتقديم إرشادات بناءة ، لذا لا تدع أي شيء غريب يقف في طريقك.

في بعض الأحيان ، يكون الخروج من المكتب هو أفضل طريقة لترك الأشياء التي تشتت الانتباه وراءك. بالنسبة للوقت المخصص ، وربما أكثر ، فإن المناقشة هي المهمة المطروحة. ستظل هذه الإلهاءات موجودة عند عودتك.

اجعلها لحظات تعليمية

المديرون الجيدون يقودون بالقدوة والتوجيه ، ويظهرون ويخبرون الموظفين كيف يقومون بعمل جيد. إنهم لا يقومون بالعمل لأعضاء فريقهم ولكن بدلاً من ذلك يقدمون المعلومات والدعم الذي يحتاجون إليه للنجاح. توفر فرصة الإلهام الفردي.

توفر هذه الاجتماعات للموظفين منتدى للحديث عن المشاكل. يمكنك استخدامها لمساعدة أعضاء فريقك على حل المشكلات بأنفسهم عن طريق طرح الأسئلة. إذا كان الموظف يكافح من أجل مشروع ، اسأله عن سبب اعتقاده بذلك.

يشجع هذا النهج السقراطي على الاستبطان والتفكير بدلاً من ردود الفعل العاطفية. علاوة على ذلك ، فإن الإجابات التي يقدمها الموظف قد تكشف لك الكثير عن مصدر المشكلة. إذا كان الأمر يؤثر على الفريق بأكمله ، فإنه يستدعي مخاطبة كل عضو في فريق واحد لواحد.

تمنحك هذه الاجتماعات أيضًا مساحة لمعرفة الأهداف المهنية لموظفيك. إذا لم يحددوا أيًا منها ، يمكنك طرح الأسئلة التي ستمنحهم الدافع للتفكير فيها. اقض بعض الوقت في تدريبهم على الطرق التي يمكنهم من خلالها تحقيق أهدافهم ، ويفوز الجميع.

اقرأ أيضًا: حالة الاستقرار المالي مع التشفير

احصل على الشخصية

إذا كنت ترغب في تكوين علاقات قوية مع أعضاء فريقك ، فسيتعين عليك أن تكون شخصيًا. عليك أن تعرف شيئًا عن موظفيك خارج المكتب ، وعليهم أن يعرفوا الشيء نفسه عنك. يتيح التعامل الفردي فرصة للتعرف على بعضنا البعض بشكل أفضل.

إذا علمتنا الجائحة العالمية أي دروس ، فهناك خط رفيع بين العمل والحياة الشخصية. في حين أنه من الصحي أن يكون هناك فصل بين الاثنين ، إلا أن الشخصي والمهني مرتبطان ارتباطًا وثيقًا. سيقدر موظفوك اهتمامك بكليهما.

لا تسأل أسئلة حميمة بشكل غير لائق بالطبع. قم بطرح الأسئلة التي ستظهر أنك مهتم بمن هم ، وليس فقط كيف يكسبون أموال شركتك. وعندما يكون هناك مقطع جيد ، تطوع ببعض التفاصيل الشخصية عنك.

قد تؤدي مشاركة المعلومات حول الهوايات أو الأطفال أو الاهتمامات إلى اختراق أي حواجز تخيف المرؤوس. قد يكون الموظفون الأكثر استرخاءً على استعداد لمشاركة المزيد من المعلومات المتعلقة بالعمل عندما تبدو الاجتماعات أقل رسمية. إنها فرصة لتسجيل الوصول التي يقدرها الموظفون الآن أكثر من أي وقت مضى.

استثمار في فريقك

تتكون الفرق الكبيرة من أفراد عظماء. واحد على واحد جيد بناء كليهما.

بصفتك مديرًا ، قد تقلق بشأن مقدار الوقت الذي ستحتاج إلى تخصيصه لهذه الاجتماعات. كلما زاد عدد الموظفين الذين يخضعون لإشرافك ، ستحتاج إلى مزيد من الوقت. يمكن أن يؤدي عقد جلسة فردية مع كل موظف كل أسبوعين إلى قطع جزء كبير من جدول الأعمال المزدحم.

بدلاً من النظر إلى عمليات تسجيل الوصول هذه على أنها مهام شاقة ، اعتبرها استثمارات في فريقك. إذا كانت وظيفتك هي الحفاظ على مشاركة الموظفين وإنتاجيتهم العالية ، فيمكن لشخص واحد أن يحقق هذه الأهداف. هذا شيء يمكن أن يقدّره كل من يرفع تقارير إليك ومن تقوم بإبلاغه.