Gerenciamento de estoque e como lidar com o fluxo de caixa para uma loja online

Recentemente, minha esposa e eu mudamos nossa loja de comércio eletrônico para uma instalação totalmente nova e foi uma das experiências mais estressantes que passamos nos últimos tempos.

Agora, mover-se é sempre uma dor. Mas imagine administrar um negócio e tentar atender aos pedidos enquanto milhares de quilos de estoque estão em completa desordem com lençóis espalhados por todo o escritório.

Além disso, imagine que você tenha 4 funcionários que você deve gerenciar de forma eficiente neste ambiente para mover o produto para fora da porta.

Agora minha esposa e eu realmente não queríamos nos mover , mas alguns eventos forçaram nossa mão.

Em primeiro lugar, nosso aluguel estava acabando, então precisávamos renovar o contrato ou encontrar um novo local o mais rápido possível.

Em segundo lugar, encontrar um espaço maior foi um mal necessário porque programamos um contêiner de 20 pés de roupa para chegar na semana seguinte e nosso antigo escritório era muito pequeno para armazenar a nova remessa :)

Até desliguei os anúncios por um breve período durante a transição para que minha esposa e eu não enlouquecêssemos (isso foi particularmente doloroso para mim, porque odeio deixar dinheiro na mesa).

Abaixo, a foto de uma das áreas de almoxarifado do novo escritório. Demorou 6 caras e 2 dias inteiros para nos mudarmos.

Agora, como alguém que ensina comércio eletrônico e incentiva fortemente o empreendedorismo, por que estou lhe dizendo isso?

Bem, depois de passar pelo inferno da mudança, eu queria dar a você uma dose de realidade para mostrar que administrar um negócio baseado em inventário é uma tonelada de trabalho e que há muitas dificuldades que o acompanham.

Não me entenda mal. Eu amo correr Bumblebee Linens

Mas existem algumas coisas importantes que você precisa perceber sobre como realizar o inventário que podem não ser óbvias para novos empreendedores.

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Lição nº 1: você estará investindo uma parte significativa de seus lucros no estoque

Aqui está o aspecto engraçado de administrar um negócio de comércio eletrônico baseado em inventário.

No papel, você pode ser incrivelmente lucrativo, mas do ponto de vista do fluxo de caixa, pode estar falido.

Deixe-me explicar.

Para ganhar dinheiro com produtos físicos, é necessário ter um produto em estoque . Se não houver produto para vender, você não poderá ganhar dinheiro.

É simples assim.

O estoque custa muito dinheiro e para obter os melhores preços, você precisa comprar a granel .

Para Bumblebee Linens, nós rotineiramente passamos grandes cheques para financiar o estoque e recentemente perdemos 6 dígitos para comprar produto suficiente para durar até as férias.

Escrever cheques de 6 dígitos pode ser assustador.

Mas fazemos essas compras grandes porque SABEMOS que tudo vai vender nas férias . E para ganhar dinheiro é preciso alimentar a máquina .

Agora, hipoteticamente falando, digamos que suas margens sejam de 50% e você invista $ 100.000 em estoque. Isso significa que você gerará uma receita de $ 200.000 quando este lote de mercadorias se esgotar.

Ignorando os custos indiretos, esse é um lucro bruto incrível de US $ 100.000 . $ 100K em lucro parece muito bom no papel, certo?

Mas digamos que seus produtos continuem saindo das prateleiras e você comece a ficar sem mercadorias.

A demanda continua a disparar e com base em seus prazos de produção e no que a Amazon lhe diz , você precisa fazer outra compra de estoque duas vezes maior para manter seu material em estoque.

Portanto, desta vez, você decide fazer uma compra de estoque de $ 200.000 em vez de $ 100.000.

É aqui que começam os problemas ...

Lição # 2: Lucros não equivalem a dinheiro

Em primeiro lugar, gastar US $ 200 mil em estoque não é brincadeira . Neste exemplo, trata-se de cada centavo que você acabou de ganhar.

Observação: você não precisa pedir tanto, mas se não fizer o investimento, poderá ficar sem estoque e prejudicar o seu crescimento.

Mas espere? Você não precisa de algum desse dinheiro para viver? Como você vai pagar as contas?

Nesse ponto, você tem que tomar a difícil decisão de apostar tudo em seu negócio ou tirar algum dinheiro da mesa.

Enquanto isso, o fiscal também pode matá-lo se for pego de surpresa.

Lembra quando eu disse que você poderia ser incrivelmente lucrativo, mas o fluxo de caixa diminuiu?

No exemplo anterior, você teve um lucro de $ 100.000, o que significa que terá de pagar impostos sobre esses $ 100.000 ao Tio Sam no final do ano.

Mas espere Steve ... Você não acabou de gastar US $ 200 mil em um novo estoque? Isso não deveria cancelar seus lucros?

Infelizmente, pelas regras de contabilidade, você não pode deduzir todo o custo do estoque como uma despesa de uma só vez. Você só pode deduzir o custo de um produto depois de concluir a venda.

Nota: Esta é a maior armadilha que a MAIORIA dos novos empreendedores esquece!

Supondo uma taxa de imposto de 33%, você teria que pagar $ 33K em impostos sobre seus lucros ao Tio Sam ALÉM dos $ 200K em estoque para financiar seu negócio.

Então, na realidade, mesmo que você tenha obtido $ 100.000 de lucro no papel, ainda assim você teria um fluxo de caixa negativo em 33.000!

Lição # 3: Reserve algum dinheiro para impostos

Tenho vários amigos que perceberam esse fato tarde demais e não economizaram dinheiro suficiente para pagar os impostos no final do ano.

Alguns desses amigos tiveram que pedir dinheiro emprestado ou cavar seus planos de aposentadoria apenas para pagar o Tio Sam, embora seus negócios fossem insanamente lucrativos no papel .

Infelizmente, muitos empreendedores caem nessa armadilha.

Qualquer pessoa que vende na Amazon sabe que ficar sem estoque é uma das piores coisas que podem acontecer com o seu negócio.

E a necessidade de preservar as classificações de seus produtos geralmente leva a um ciclo vicioso de aumento de risco.

Você ganha muito vendendo produtos online, que são usados ​​para financiar seu estoque futuro, que continua a aumentar de custo à medida que seu negócio cresce.

E logo, você se verá escrevendo cheques de 6 dígitos e mudando-se para um armazém maior :).

Agora mesmo, conheço vários colegas que pediram emprestado centenas de milhares de dólares apenas para sobreviver neste período de festas.

A máquina precisa ser alimentada constantemente!

Lição nº 4: não confie na Amazon como seu único canal de vendas

Além de se preocupar com impostos, também há muito risco se você contar com a Amazon como seu único canal .

Em nosso exemplo anterior, decidimos investir 200 mil em estoque com base nas projeções de vendas atuais da Amazon. Nossos produtos estão saindo das prateleiras e não queremos acabar!

Mas digamos que nosso estoque acabe bem antes da chegada da próxima remessa.

Bem, adivinhe? Nossa classificação de vendas na Amazon irá afundar .

E embora tenhamos 200 mil em estoque a caminho, não há garantia de que nossa velocidade de vendas irá se recuperar . Na verdade, isso aconteceu com muitos dos meus colegas.

Eles fazem um grande pedido com base nas projeções atuais apenas para descobrir que as vendas caíram e demoram a se recuperar no momento em que recebem seu estoque.

Pior ainda, tive amigos que tiveram suas listagens ou contas banidas depois de fazerem grandes pedidos com seus fornecedores!

Tudo o que é necessário é um lote acidental de mercadorias em mau estado e uma pequena sequência de feedback negativo para colocar sua listagem em perigo.

E adivinha? Você está ferrado se não tiver outra plataforma para vender seus produtos.

É por isso que ter sua própria propriedade na web é tão importante!

Na verdade, eu não estaria tão confiante em fazer grandes pedidos com meus fornecedores se não fizesse a maioria das vendas em meu próprio site.

Afinal, ninguém pode me banir e minhas vendas são muito previsíveis de ano para ano.

Lição # 5: esteja ciente de seu crescimento

Ao longo dos anos, testemunhei muitos empreendedores de comércio eletrônico que se deixaram levar por “alimentar a máquina”.

E aqui está a coisa.

Quando você está realizando vendas em uma taxa exponencial, precisa se aprofundar e lembrar por que começou seu negócio em primeiro lugar.

Foi para melhorar seu estilo de vida? Ou era para arrancar os cabelos e perder o sono investindo grandes somas de dinheiro em estoque? Você valoriza seu tempo livre e está crescendo exponencialmente, compensando o risco monetário?

Expandir qualquer negócio rapidamente SEMPRE causa uma tonelada de estresse adicional.

Recentemente, minha esposa me disse que ansiava pelos bons velhos tempos, quando nosso negócio estava ganhando apenas seis dígitos.

Por quê?

É porque as coisas eram muito mais fáceis naquela época. Tínhamos apenas um único funcionário. Os custos de estoque eram baixos. Não tínhamos muita sobrecarga e tudo estava bem frio. E o mais importante, já estávamos ganhando dinheiro suficiente para financiar nosso estilo de vida.

Mas o problema é que nunca concordamos nisso. Sempre quis expandir, expandir, expandir.

No entanto, depois de passar pela dor de mudar de escritório e ver nossos custos indiretos e investimentos em estoque continuarem aumentando ano após ano, comecei a ver as coisas do ponto de vista dela.

Cada aspecto do crescimento causa estresse e risco adicional. Cada funcionário que você contratar. Cada novo produto que você apresenta. Cada metro quadrado que você investe em seu escritório.

O crescimento é empolgante e desafiador, mas também viciante e desgastante, por isso é importante estabelecer alguns limites.

Você está pronto para iniciar um negócio de comércio eletrônico?

Resumindo, você precisa entender no que está se metendo antes de iniciar um negócio de comércio eletrônico baseado em inventário.

Se você não tomar cuidado, as coisas podem rapidamente se agravar em uma situação em que você tem que investir constantemente mais e mais dinheiro em produtos e privar seu fluxo de caixa, mesmo que você o esteja matando.

Se o objetivo de seu negócio de comércio eletrônico é melhorar seu estilo de vida, encorajo você a tirar algum dinheiro da mesa e controlar seu crescimento . Não se concentre em fazer apostas maiores do que você se sente confortável.

Onde eu traço a linha

Hoje, estou muito atento a qualquer coisa que possa causar estresse desnecessário. Mesmo que as vendas da Bumblebee Linens fossem para tacos de hóquei, eu ficaria muito relutante em tomar um empréstimo para financiar o estoque.

Não desejo aumentar o número de funcionários que temos. Na verdade, estou trabalhando atualmente em maneiras de reduzir o número de funcionários, aproveitando nossos fabricantes para fazer mais do trabalho pesado.

Em vez de aumentar o número de SKUs que carregamos, estou tentando abandonar os movimentos lentos e me concentrar nos vencedores.

Em suma, estou gastando meu tempo em atividades que tornam a vida mais fácil, mesmo que seja à custa do crescimento da receita de curto prazo.

Eu sei que alguns de vocês estão balançando a cabeça com essas declarações. Afinal, o objetivo de uma empresa não é se expandir e dominar o mundo?

Não me entenda mal, eu não amolei :). E ainda planejo expandir meus negócios. Mas eu quero fazer isso em um clipe muito controlado. Desenvolver uma empresa em um ritmo constante e gerenciável é divertido e relaxante.

Tentando explodir as coisas o mais rápido possível? Não muito.