Gestión de inventario y cómo gestionar el flujo de caja de una tienda online
Publicado: 2021-08-19Recientemente, mi esposa y yo mudamos nuestra tienda de comercio electrónico a unas instalaciones completamente nuevas y fue una de las experiencias más estresantes por las que hemos pasado en un tiempo.
Ahora moverse es siempre un dolor. Pero imagínese dirigir un negocio y tratar de cumplir con los pedidos mientras miles de libras de inventario están en completo desorden con ropa de cama esparcida por toda la oficina.
Además de eso, imagine que tiene 4 empleados que debe administrar de manera eficiente en este entorno para sacar el producto por la puerta.
Ahora mi esposa y yo realmente no queríamos mudarnos , pero algunos eventos nos obligaron a hacerlo .
En primer lugar, nuestro contrato de arrendamiento se estaba agotando, por lo que necesitábamos renovar el contrato o encontrar un nuevo lugar lo antes posible.
En segundo lugar, encontrar un espacio más grande fue un mal necesario porque programamos un contenedor de 20 pies de ropa de cama para que llegara la semana siguiente y nuestra antigua oficina era demasiado pequeña para almacenar el nuevo envío :)
Incluso apagué los anuncios durante un breve período durante la transición para que mi esposa y yo no nos volviéramos locos (esto fue particularmente doloroso para mí porque odio dejar dinero sobre la mesa).
A continuación se muestra una imagen de una de las áreas de almacén de la nueva oficina. Se necesitaron 6 chicos 2 días completos para mudarnos.
Ahora, como alguien que enseña comercio electrónico y fomenta fuertemente el espíritu empresarial, ¿por qué le digo esto?
Bueno, después de pasar por el infierno en movimiento, quería darte una dosis de realidad para mostrarte que administrar un negocio basado en inventarios es un montón de trabajo y que hay muchas dificultades que lo acompañan.
No me malinterpretes. Me encanta correr Bumblebee Linens
Pero hay algunas cosas importantes que debe tener en cuenta acerca de llevar un inventario que pueden no ser obvias para los nuevos emprendedores.
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Lección n. ° 1: invertirá una parte significativa de sus ganancias en el inventario
Aquí está lo divertido de ejecutar un negocio de comercio electrónico basado en inventario.
Sobre el papel, podría ser increíblemente rentable, pero desde la perspectiva del flujo de efectivo, podría estar en quiebra.
Dejame explicar.
Para ganar dinero con productos físicos, debe tener el producto en stock . Si no hay ningún producto para vender, entonces no puede ganar dinero.
Es así de simple.
El inventario cuesta mucho dinero y para obtener los mejores precios, debe comprar al por mayor .
Para Bumblebee Linens, escribimos cheques grandes de forma rutinaria para financiar el inventario y recientemente redujimos 6 cifras para comprar suficiente producto para las vacaciones.
Escribir cheques de 6 cifras puede dar miedo.
Pero hacemos estas grandes compras porque SABEMOS que todo se venderá durante las vacaciones . Y para ganar dinero, tienes que alimentar la máquina .
Ahora, hipotéticamente hablando, digamos que sus márgenes son del 50% e invierte $ 100K en inventario. Esto significa que obtendrá $ 200 mil en ingresos cuando este lote de mercadería se agote.
Ignorando los costos generales, esta es una ganancia bruta de $ 100 mil . $ 100K en ganancias suena bastante bien en papel, ¿verdad?
Pero digamos que sus productos continúan volando de los estantes y comienza a quedarse sin mercadería.
La demanda continúa disparándose y, en función de sus plazos de fabricación y de lo que le diga Amazon , debe realizar otra compra de inventario del doble de la cantidad para mantener sus productos en stock.
Entonces, esta vez, decide realizar una compra de inventario de $ 200K en lugar de $ 100K.
Aquí es donde comienzan los problemas ...
Lección # 2: Las ganancias no equivalen al efectivo
En primer lugar, gastar 200.000 dólares en inventario no es una broma . En este ejemplo, esto es cada centavo que acaba de ganar.
Nota: No tiene que pedir tanto, pero si no realiza la inversión, podría quedarse sin existencias y obstaculizar su crecimiento.
¿Pero espera? ¿No necesitas algo de este dinero para vivir? ¿Cómo vas a pagar las facturas?
En este punto, tienes que tomar la difícil decisión de hacer todo lo posible por tu negocio o sacar algo de dinero de la mesa.
Mientras tanto, el recaudador de impuestos también puede matarte si te pilla desprevenido.
¿Recuerdas cuando dije que podrías ser tremendamente rentable pero carecer de flujo de efectivo?
En el ejemplo anterior, obtuvo $ 100K en ganancias, lo que significa que debe pagar impuestos sobre estos $ 100K al Tío Sam al final del año.
Pero espera Steve ... ¿No acabas de gastar $ 200.000 en un nuevo inventario? ¿No debería esto cancelar sus ganancias?
Desafortunadamente, según las reglas de contabilidad, no puede deducir su costo total de inventario como gasto de una sola vez. Solo puede deducir el costo de un producto una vez que haya completado la venta.
Nota: ¡Este es el mayor escollo que la mayoría de los nuevos emprendedores pasan por alto!
Suponiendo una tasa impositiva del 33%, tendría que pagar $ 33K en impuestos sobre sus ganancias al Tío Sam ADEMÁS de los $ 200K en inventario para financiar su negocio.
Entonces, en realidad, aunque obtuviste $ 100K en ganancias en papel, ¡aún tendrías un flujo de efectivo negativo en 33K!
Lección # 3: Apartar algo de dinero para impuestos
Tengo varios amigos que se dieron cuenta de este hecho demasiado tarde y no tenían suficiente dinero ahorrado para pagar los impuestos al final del año.
Algunos de estos amigos tuvieron que pedir dinero prestado o investigar sus planes de jubilación solo para pagarle al Tío Sam a pesar de que sus negocios eran increíblemente rentables en el papel .
Desafortunadamente, muchos emprendedores caen en esta trampa.
Cualquiera que venda en Amazon sabe que quedarse sin inventario es una de las peores cosas que le pueden pasar a su negocio.
Y la necesidad de preservar la clasificación de sus productos a menudo conduce a un círculo vicioso de mayor riesgo.
Usted hace una matanza vendiendo productos en línea que se utilizan para financiar su inventario futuro que continúa aumentando en costo a medida que crece su negocio.
Y muy pronto, te encuentras escribiendo cheques de 6 cifras y mudándote a un almacén más grande :).
En este momento, conozco a varios colegas que han pedido prestados cientos de miles de dólares solo para pasar esta temporada navideña.
¡La máquina necesita ser alimentada constantemente!
Lección n. ° 4: No confíe en Amazon como su único canal de ventas
Además de preocuparse por los impuestos, también existe un gran riesgo si confía en Amazon como su único canal .
En nuestro ejemplo anterior, decidimos invertir 200K en inventario según las proyecciones de ventas actuales de Amazon. ¡Nuestros productos están volando de los estantes y no queremos que se agoten!
Pero digamos que nos quedamos sin inventario mucho antes de que llegue el próximo envío.
¿Bien adivina que? Nuestro rango de ventas en Amazon se hundirá .
Y aunque tenemos 200.000 en inventario en camino, no hay garantía de que nuestra velocidad de ventas se recupere . De hecho, esto les ha sucedido a muchos de mis colegas.
Realizan un pedido grande en función de las proyecciones actuales solo para descubrir que las ventas se han estancado y tardan en recuperarse cuando reciben su inventario.
Peor aún, ¡he tenido amigos a los que les han prohibido sus listados o cuentas después de realizar grandes pedidos con sus proveedores!
Todo lo que se necesita es un lote de productos defectuoso accidental y una pequeña serie de comentarios negativos para poner su anuncio en peligro.
¿Y adivina qué? Estás jodido si no tienes otra plataforma para vender tus productos.
¡Por eso es tan importante tener su propia propiedad web!
De hecho, no estaría tan seguro de hacer grandes pedidos a mis proveedores si no hiciera la mayoría de las ventas en mi propio sitio.
Después de todo, nadie puede prohibirme y mis ventas son muy predecibles de un año a otro.
Lección # 5: Sea consciente de su crecimiento
A lo largo de los años, he sido testigo de muchos emprendedores de comercio electrónico que se han dejado llevar por "alimentar la máquina".
Y esta es la cuestión.
Cuando realiza ventas a un ritmo exponencial, debe profundizar y recordar por qué comenzó su negocio en primer lugar.
¿Fue para mejorar tu estilo de vida? ¿O fue para arrancarse el pelo y perder el sueño invirtiendo grandes sumas de dinero en inventario? ¿Valoras tu tiempo libre y el riesgo monetario está creciendo exponencialmente?
Expandir cualquier negocio rápidamente SIEMPRE causa MUCHO estrés adicional.
Recientemente, mi esposa me dijo que añoraba los buenos tiempos en los que nuestro negocio solo ganaba seis cifras.
¿Por qué?
Es porque entonces las cosas eran mucho más fáciles. Solo teníamos un empleado. Los costos de inventario fueron bajos. No teníamos muchos gastos generales y todo estaba bastante frío. Y lo más importante, ya estábamos ganando suficiente dinero para financiar nuestro estilo de vida.
Pero el problema fue que nunca estuvimos de acuerdo en esto. Siempre quise expandirme, expandirme, expandirme.
Sin embargo, después de pasar por el dolor de mudar oficinas y ver que nuestros costos generales y las inversiones en inventario continúan aumentando año tras año, comencé a ver las cosas desde su punto de vista.
Cada aspecto del crecimiento causa estrés y riesgo adicional. Cada empleado que contrate. Cada nuevo producto que presenta. Cada metro cuadrado que inviertes en tu oficina.
El crecimiento es emocionante y desafiante, pero también adictivo y absorbente, por lo que es importante establecer algunos límites.
¿Está listo para iniciar un negocio de comercio electrónico?
En pocas palabras, debe comprender en qué se está metiendo antes de comenzar un negocio de comercio electrónico basado en inventario.
Si no tiene cuidado, las cosas pueden escalar rápidamente a una situación en la que tenga que invertir constantemente más y más dinero en productos y privar a su flujo de caja incluso si lo está matando.
Si el objetivo de tu negocio de comercio electrónico es mejorar tu estilo de vida, te animo a sacar algo de dinero de la mesa y controlar tu crecimiento . No se concentre tanto en hacer apuestas más grandes de las que se siente cómodo.
Donde trazo la linea
Hoy, soy muy consciente de cualquier cosa que pueda causar estrés innecesario. Incluso si las ventas en Bumblebee Linens fueran de palo de hockey, sería muy reacio a pedir un préstamo para financiar el inventario.
No tengo ningún deseo de aumentar la cantidad de empleados que tenemos. De hecho, actualmente estoy trabajando en formas de reducir el número de empleados aprovechando a nuestros fabricantes para que hagan más trabajo pesado.
En lugar de aumentar la cantidad de SKU que tenemos, busco eliminar los motores lentos y centrarme en los ganadores.
En pocas palabras, dedico mi tiempo a actividades que facilitan la vida, incluso si es a expensas del crecimiento de los ingresos a corto plazo.
Sé que algunos de ustedes están sacudiendo la cabeza ante estas declaraciones. Después de todo, ¿no es el objetivo de una empresa expandirse y apoderarse del mundo?
No me malinterpretes, no me he ablandado :). Y todavía planeo hacer crecer mis negocios. Pero quiero hacerlo a un ritmo muy controlado. Hacer crecer un negocio a un ritmo constante y manejable es divertido y relajante.
¿Tratando de hacer estallar las cosas lo más rápido posible? No tanto.