¿Cómo elegir la mejor aplicación de administración de propiedades para su pequeña empresa?

Como administrador de propiedades, debe seguir moviéndose. Y es contraproducente dejar que un sistema de software obsoleto o un sistema de administración manual lo detengan.

Para mantenerse en movimiento, el software de administración de propiedades es la mejor alternativa para administrar todas las necesidades comerciales y relacionadas con los clientes que tiene.

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Pero, antes de decidirse por esa única solución, repasemos los elementos que debe tener en cuenta al elegir la mejor aplicación de administración de propiedades para su pequeña empresa.

¿Qué es una aplicación de administración de propiedades?

Una aplicación de administración de propiedades es una categoría de software que ayuda a los administradores de propiedades y propietarios de bienes raíces a administrar a sus inquilinos, la programación, la facturación y los comentarios.

Si bien un software diferente en conjunto puede hacer lo mismo, tener una plataforma centralizada que se encargue de toda la administración puede ser muy útil para su negocio en crecimiento.

Como cualquier otra aplicación moderna, el software de administración de propiedades puede ejecutarse en cualquier dispositivo, como su computadora de escritorio, computadora portátil y dispositivo móvil. Y eres libre de ejecutar cualquier operación en la que prefieras.

Aunque hay algunas características fundamentales que ofrece cada software de administración de propiedades, debe tener cuidado al elegir uno para su negocio según su presupuesto y requisitos.

Veamos algunas de las características importantes que debe tener su software de administración de propiedades.

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Programación extensa

Las consultas, las solicitudes y el mantenimiento de sus inquilinos deben programarse de manera eficiente en el mundo virtual actual. Como administrador de propiedades, las visitas regulares al sitio y los cobros de alquiler oportunos también son fundamentales para su negocio.

Una aplicación de administración de propiedades efectiva debe tener funciones de programación centralizadas que puedan ayudarlo a usted y a su equipo a organizar y programar su horario comercial de manera efectiva.

Un buen software de programación es lo que le permite realizar un seguimiento de la información sobre las fechas de entrada y salida de los inquilinos, los horarios de los empleados y las fechas de vencimiento.

Aunque puede argumentar que Google Calendar o algo similar puede programar sus recorridos de manera efectiva, no es ideal usar varias aplicaciones si puede obtener todo en una plataforma centralizada.

Gestión de viajes

Como administrador de una propiedad en crecimiento, necesitaría realizar muchos recorridos y visitas cada semana. Para eso, necesitas administrar tu tiempo de la mejor manera posible.

Sus empleados deben viajar para visitar a los inquilinos, debe asistir a decenas de recorridos dentro de las tres horas. Sea lo que sea, sin la gestión de viajes, solo será cada vez más desafiante a medida que su negocio crezca.

Su aplicación de administración de propiedades debe tener una funcionalidad de administración de recorridos que lo ayude a planificar los recorridos según cuándo y dónde necesite estar. Funciona como una aplicación de gestión de proyectos clasificada con detalles vívidos sobre todas las citas y lugares.

Sus clientes potenciales también pueden reservar una visita autoguiada a través de su aplicación de administración de propiedades si pueden realizar una por sí mismos. De esa manera, ni siquiera necesitarás estar presente para guiarlos a través de su caza.

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Planificacion de la ruta

Menos es más en los libros de los administradores de propiedades. Imagínese cuánto podría ahorrar si evitara los desvíos, el tráfico y las autopistas. Pero, cuando se espera que administre cientos de recorridos en una semana, es difícil administrar los recorridos con tanta precisión todos los días.

Compruebe si su software de administración de propiedades tiene la función de predefinir rutas óptimas a todos los lugares donde necesita estar ese día.

Si bien los mapas de Google o Apple pueden dirigirlo a los destinos, se vuelve realmente complicado una vez que comienza a planificar rutas con ellos. Estas aplicaciones no están destinadas a ser amigables con los administradores de propiedades y no entienden cómo puedes ofrecer una visita guiada a tres personas diferentes al mismo tiempo.

Simplemente saben a dónde debe ir y definen las rutas. Si los sigue ciegamente, puede dar la vuelta al mismo destino tres veces en un recorrido de dos horas, perdiendo dinero.

Un software de administración de propiedades se desarrolla particularmente teniendo en cuenta las visitas y considerando sus prioridades.

Contabilidad y Facturación

Ya debe tener instalado un software de facturación y contabilidad para su negocio. Pero, ¿por qué no probar algo que se integre con su software de administración de propiedades y genere facturas automáticamente y realice un seguimiento de los pagos de sus inquilinos y propietarios?

Si bien casi todas las aplicaciones de administración de propiedades giran en torno a esta característica específica, es posible que deba verificar el alcance de estas y compararlas con su software de facturación ya existente.

Los depósitos remotos, el manejo y la gestión de pagos y la programación de alquileres deberían ser las características que debe tener en cuenta al elegir la aplicación de administración de propiedades para su negocio.

Gestión de archivos e inquilinos

Mantener registros de sus propiedades y bienes raíces es una parte crítica de su operación comercial. Debería ser útil un software de administración de archivos que le permita realizar un seguimiento del flujo del proceso, el historial de pagos, los registros de recorridos y todo lo relacionado.

Pero tener un software de administración de propiedades que le permita hacer todo eso además de ayudarlo a realizar algunas o todas las operaciones mencionadas anteriormente puede ser mucho más efectivo mientras se amplía.

Una función de administración de archivos en su aplicación de administración de propiedades debería permitirle crear cuentas para todos los demás clientes o empleados que tenga y administrar todos sus detalles y archivos multimedia en un solo lugar.

Gestión de comentarios

Los comentarios y las sugerencias son tan importantes como la gestión de bienes raíces. Entre cómo le está yendo a su negocio y qué tan felices están sus inquilinos con sus pólizas, todo puede usarse como testimonio para el próximo gran proyecto.

Rezagarse en este aspecto de su negocio puede perjudicar sus proyectos futuros. En este mundo basado en datos, no tener suficientes comentarios y calificaciones de proyectos anteriores puede ser un factor perjudicial.

Tener un software de administración de propiedades que les recuerde a sus inquilinos que deben dejar comentarios, administrarlos adecuadamente y responderlos, mantenerlo al tanto de los negativos puede ser bastante efectivo para ejecutar un proceso comercial sostenible.

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Presupuesto

Dependiendo de su situación y necesidades específicas, su presupuesto debe variar. Una aplicación de administración de propiedades con funciones de planificación de rutas puede costar más que una sin ella.

Si solo tiene necesidades de contabilidad para su negocio, es aconsejable no buscar en el segmento de administración de propiedades y buscar uno general que satisfaga sus necesidades.

La línea de fondo

Es poco probable que encuentre todas estas características en un solo software de administración de propiedades. Pero al elegir el mejor para su pequeña empresa, tenga en cuenta los factores que necesita.

Si le falta el departamento de administración y se encuentra buscando a tientas en los archivos como un loco, considere optar por una alternativa que se centre en él.

Si sus requisitos giran en torno al enrutamiento, considere suscribirse al que mejor lo haga.

Todo depende de su situación y requisitos individuales. Elegir sabiamente.