Kullanmanız Gereken 15 Etkili E-posta Yönetim Stratejisi

Birçoğumuz e-posta ile boğulmuş durumdayız.

Tek başına kelime, her biri dikkatinizi gerektiren, kalın, üç basamaklı okunmamış e-postaların resimlerini çağrıştırır.

Özellikle iş hayatımızda iletişimin merkezi olan e-posta kaçınılmazdır. Gelen kutumuzdan kurtulmak için en büyük çabalara rağmen, e-posta hiçbir yere gitmediğini kanıtladı.

Sorunlar, aldığımız çok sayıda e-posta nedeniyle ortaya çıkıyor. İşaretlenmeden bırakılırsa, e-postaya özgü tek öncelik, alındığı tarihtir. Tasarım gereği e-posta, mevcut hacmimizi ve gelen kutumuzla etkileşim kurmamızın birçok yolunu idare etmek için oluşturulmamıştır. Neyse ki, teknoloji ve en iyi uygulamalar imdadınıza yetişebilir.

Etkili e-posta yönetimi, gelen kutunuzu aktif olarak kendi elinize almanızı gerektirir. Bu, e-posta yazılımının eklenmesini ve e-posta iletişimini yönetmenin en etkili yolu hakkında birkaç genel kuralı gerektirecektir.

E-posta yönetiminde uzmanlaşmak için 15 ipucu

E-posta, iş iletişiminin en güçlü şeklidir ve bu etkili stratejilerle birlikte çalışmaktan gerçekten keyif alacağınız biri haline gelebilir. Etkili e-posta yönetimi stratejilerine girmek için bu basit e-posta yönetimi ipuçlarını izleyin.

1. Promosyon satış mesajlarını silin

Gelen kutunuzun etkin yönetimine geçmeden önce, istenmeyen iletilere öncelik vermek ve bunları kaldırmak önemlidir. Promosyon satış mesajları ilk giden olmalıdır ve bunları Promosyon sekmesine sürüklemek o kadar etkili değildir. Buradaki fikir, yalnızca iş hedeflerinizle ilgili içerikle dolu organize bir gelen kutusuna sahip olmaktır. Çoğu durumda satış mesajları dikkati dağıtır ve dikkati önceliklerinizden uzaklaştırır. Bazı e-postaların spam olma veya güvenli olmayan e-posta adreslerinden gelme olasılığı vardır. Kendinizi buna karşı korumak, kimlik hırsızlıklarından, veri ihlallerinden kaçınmanıza yardımcı olur ve iletişim bilgilerinizi korur.

2. Hiç okumadığınız haber bültenlerinin aboneliğinden çıkın

Seri haber bülteni abonesiyseniz, gelen kutunuzu düzene sokmak için başka bir fırsat. Bunları sizin için işleyebilecek etiketler ve filtreler oluşturmak cezbedici olabilir, ancak yine de bu stratejileri kişisel ve profesyonel yaşamınıza değer katan e-postalar için kaydedelim.

Bu haber bülteninin son iki baskısını okumadıysanız, muhtemelen herhangi bir değer alamayacaksınız, bu nedenle abonelikten çıkmayı düşünün. Aboneliğinizi iptal etmeye dayanamıyorsanız, çoğu haber bülteni gönderme sıklığını en aza indirmenize izin verecektir.

3. Size ait olmayan grup mesajlarından kaldırma talebinde bulunun

Haber bültenlerine benzer şekilde, o sırada size başvuran çeşitli gruplara katılmış olabilirsiniz. Sağladıkları değere ve mevcut hedeflerinizle ve ilgi alanlarınızla alakalı olup olmadıklarına bir kez daha bakın.

Grup mesajları, rastgele konulara sahip kişisel kişilerden gelen e-postaları içerebilir veya kendinizi korkunç derecede uzun "tümünü yanıtla" mesaj dizilerinden çıkarmayı içerebilir. Arkadaşlarınızı ve iş arkadaşlarınızı sadece 'abonelikten çıkamazsınız' veya 'engelleyemezsiniz' çünkü biraz diplomasi burada uzun bir yol kat edecektir. Gmail bir "sessiz" düğmesi sunar, ancak diğer herkes için niyetinizi bildirmeniz gerekir.

Artık konuşmayla ilgili olmadığınızı bildiren kısa bir mesaj, sorunsuz bir çıkış yapmanıza ve etkili bir şekilde yönetilen bir e-posta stratejisine bir adım daha yaklaşmanıza olanak tanır.

4. Benzer e-posta türleri için etiketler oluşturun

Gereksizleri ortadan kaldırdığınıza göre, gerçekten istediğiniz e-postaları düzenlemenin zamanı geldi ve etiketler bunu yapmanın harika bir yoludur.

Etiketler, gelen kutunuzda özel bir klasör sistemi oluşturmak için kullanılabilir. Bunları kategoriye, müşteriye, projeye veya istediğiniz herhangi bir şeye göre adlandırın. Gelen kutunuzun bu ayrıntılı organizasyonuna sahip olmak, konuşmalarınızın uygun bir yere sahip olduğu bir sistem oluşturarak onları bulmayı ve işlemeyi kolaylaştırır.

5. Çok sayıda e-posta klasörü oluşturmaktan çekinmeyin

Gelen kutunuzda oluşturabileceğiniz e-posta klasörlerinin sayısında bir sınırlama yoktur. Görüşmelerinizi ayrıntılı bir düzeyde düzenlemek için 30 veya daha fazla etiket ve klasöre sahip olmak alışılmadık bir durum değildir.

Paylaşılan gelen kutuları ve paylaşılan etiketler, klasör konseptini daha ileriye taşımanıza ve gelen kutunuzdaki e-postaları ekip olarak yönetmenize olanak tanır. G2, ekipler için oluşturulmuş en iyi paylaşılan gelen kutularında, ekibiniz için en iyi kaynakların listesini bulabileceğiniz bir kategoriye sahiptir.

E-posta ataması, e-postaları net bir şekilde yetkilendirmenize olanak tanıyan paylaşılan gelen kutularının bileşenlerinden biridir.

Ek araçlar eklemeden önce, mevcut e-posta istemcinizle çalışan birini düşünmelisiniz. Gelen kutunuza girip çıkmak zorunda kalmanız, ilk etapta odaklanmanıza ve gelen kutunuzu düzenlemenize ters etki yapar.

6. Belirli gönderenler için otomatik ayar filtreleri

Neden bazı e-posta otomasyon araçlarıyla hayatınızı kolaylaştırmıyorsunuz? Otomatik e-posta yanıtları, çok fazla zamanınızı almadan net mesajlaşma sağlayabilir. E-posta filtreleri oluşturmak, gelen e-postalarınızın sizin için belirlediğiniz kriterlere göre sıralanması, etiketlenmesi veya işaretlenmesinin başka bir yoludur.

Filtreler, belirli bir alıcıdan gelen faturalarınızı veya önemli e-postalarınızı asla kaçırmamanızı sağlar. Belirli anahtar kelimelere, eklere ve konu satırlarına göre e-postaları proje veya müşteri adına göre otomatik olarak gruplamak için kullanılabilirler. Filtreleri, sizin için önceden düzenleme yapan ve daha acil görevlere odaklanmanızı sağlayan kişisel asistanınız olarak düşünebilirsiniz.

7. Aynı e-posta adresi altında ayrı gönderen takma adları oluşturun

Gelen e-postaları filtrelemenin bir başka basit yolu da takma adlar oluşturmaktır. E-posta takma adları, orijinal e-postanıza yönlendirmeye devam edecek alternatif bir e-posta adresidir. Esasen, yeni bir hesap oluşturmadan ve yönetmeden yeni bir e-posta adresine sahip olma avantajına sahip olacaksınız.

Örneğin, birincil e-posta adresiniz yerine bir e-posta takma adıyla haber bültenlerine abone olabilirsiniz. Ardından, takma ad e-posta adresine gelen tüm e-postaları otomatik olarak etiketlemek veya yıldız eklemek için filtreler oluşturabilirsiniz.

Gmail e-posta takma adları, size farklı bir adla e-posta gönderme fırsatı da verir. Örneğin, bir e-posta adresinden işle ilgili e-postalar ve bir takma addan kişisel e-postalar veya tam tersi şekilde gönderebilirsiniz.

Bununla birlikte, örneğin satış veya destek sorgularınızı yönetmek için yeni bir hesap oluşturmanız gerekiyorsa, yardım masası yazılımı, bir yardım masasını kişisel gelen kutunuza sorunsuz bir şekilde entegre etmenize olanak tanır. Bu şekilde, satış ve destek e-postaları bir biletleme tarzında ele alınabilir ve doğrudan kişisel gelen kutunuzdan belirli temsilcilere atanabilir.

8. Dahili e-posta yönlendirmeyi ortadan kaldırın

İş arkadaşlarınızın yeterince harici e-posta aldığını anlayarak, dahili iletişim için e-posta kullanmaktan kaçınmak iyi bir uygulamadır ve buna uzun CC, BCC zincirleri dahildir.

Modern e-posta yönetimi, e-postaları dahili ekibinize iletme ihtiyacını ortadan kaldırdı. En iyi e-posta yönetim yazılımı, uygulama içi mesajlaşma yazılımı aracılığıyla e-posta notları aracılığıyla ekip arkadaşlarınızla iletişim kurmanıza olanak tanır. Bu ikili avantaj, harici bir mesajlaşma platformu kullanmak zorunda olmadığınız ve ayrıca herkesin gelen kutusunun dağınıklığını ortadan kaldırdığınız anlamına gelir. Ekibiniz bunun için size teşekkür edecek!

9. Her gün belirli bir saatte e-postaları okuyun ve yanıtlayın

Gelen kutunuzu sürekli izlemek, zaman yönetiminde etkisiz bir alışkanlığa dönüşebilir.

E-postalarınızı yönetmek için stratejik bir zaman planlamak, verimli e-posta yönetimine yol açar ve bunu her gün aynı saatte yapmak en iyisidir. Bu, gün içinde boşluklar oluşturmanıza olanak tanır ve sürekli olarak e-postalarınızı kontrol etmeniz gerektiği hissine kapılmadan diğer görevlere odaklanmanıza izin verir.

Gelen kutunuzu o gün için yönettikten sonra, çok acil bir durum olmadıkça gelen kutunuza girip çıkmayı ertelemelisiniz. O zaman bile, hemen yanıtlayamayacağınız e-postaları işaretlemek için sistemler kurabilirsiniz.

10. Hemen yanıtlayamayacağınız önemli mesajları işaretleyin

E-posta yönetim yazılımı, e-postaları erteleme veya daha sonra gelen kutunuzun en üstüne gelmelerini sağlama özelliğini içerir. Filtrelerle desteklenen iyi bir işaretleme sistemi, alıcılarınıza etkin bir şekilde yanıt vermenize izin verirken hiçbir şeyin kaçırılmamasını sağlar.

Önemli e-postalar bile her zaman hemen yanıtlanamayabilir, ancak beklenen yanıt süreleri söz konusu olduğunda en iyi uygulamaların olduğu söyleniyor.

11. İş e-postalarına 24-48 saat içinde yanıt verin

Genel bir kural olarak, işle ilgili e-postalar aynı iş günü içinde yanıtlanmalıdır. Araştırmalar, bir e-postayı yanıtlamanın 48 saatten fazla sürmesinin potansiyel müşterilerin kaybına ve memnuniyetsizliklerine yol açacağını göstermiştir.

Fast şirketi, e-posta yanıt süreleri hakkında bir anket yaptı ve insanların %70'inden fazlasının dört saat içinde yanıt beklediğini belirledi.

Yine, e-posta yönetim yazılımı burada yardımcı olabilir. En azından, alıcınıza, kesinlikle 3-5 iş günü içinde olması gereken daha ayrıntılı bir yanıtla dikkatinizi çektiklerini bildirmek için otomatik yanıtlayıcılar ayarlayabilirsiniz.

12. 3-5 iş günü içinde önemli e-postaların takibi

Hepimiz, yüksek hacimli günlük e-postaların yanı sıra çok sayıda çeşitli görevlerle uğraşıyoruz, ancak yanıtsız kalamayacak e-postalara öncelik vermek önemlidir. İster bir işe alım görevlisinin yanıtını, ister harici bir paydaş onayı veya bir müşterinin kararını bekliyor olun, bir takip e-postası göndermek için temeliniz 3-5 iş günü olmalıdır.

Birkaç takibin gerekli olabileceği durumlar olabilir. Çaresiz olduğunuz izlenimini vermekten kaçınmak için her takip e-postası arasına bir veya iki gün eklemeyi unutmayın.

Hemen takip edemediğiniz durumlarda, katılımınızı göstermek için bir otomatik yanıtlayıcı yeterlidir. Bu durumda, bir Gmail kullanıcısıysanız, G-Suite iletişim araçları yardımcı olabilir.

Yetkilendirme, başarılı e-posta yönetiminin anahtarıdır. Elinizde doğru araçlarla veya daha doğrusu gelen kutunuzdayken, iş arkadaşınıza onlarla otomatik olarak bir e-posta paylaşacak hızlı bir dahili e-posta notu bırakabilirsiniz. Hatta bir adım daha ileri gidebilir ve belirli e-postaları belirli bir iş arkadaşınızla otomatik olarak paylaşmak için otomatik kurallar oluşturabilirsiniz. Mesajınıza daha fazla netlik ve bağlam sağlamak için dahili e-posta notları da otomatik olarak eklenebilir.

13. Hareket halindeyken e-postalara yanıt vermek için ilgili uygulamaları indirin

Çoğu popüler e-posta hizmeti istemcisinde, dizüstü bilgisayarınızın başında olmadığınızda e-postaları yönetmenize yardımcı olacak ilgili bir mobil uygulama bulunur. E-postanıza avucunuzun içinde kolayca erişerek, gelen e-postalara hızlı ve gerçek zamanlı bir genel bakışa sahip olabilir ve gününüzü buna göre planlayabilirsiniz.

14. Her seferinde adınızı yazmak zorunda kalmamak için e-postalarınıza bir imza koyun

E-posta stratejinizi yapılandırmak için önceden biraz zaman ayırmak size zaman kazandırmak ve verimliliğinizi artırmak için uzun bir yol kat edebilir. Şaşırtıcı bir şekilde, e-posta imzaları gerektiği kadar sık ​​kullanılmamaktadır. Adınızı, unvanınızı ve şirket bilgilerinizi yazarken tahmin yürütmeyi ortadan kaldırarak, etkili e-postaları çok daha hızlı hazırlamaya ve göndermeye odaklanabilirsiniz.

İmza süreciniz, e-posta imza yazılımının yardımıyla daha da kolaylaştırılabilir. E-posta imza yazılımı yalnızca size zaman kazandırmakla kalmaz, aynı zamanda sizin ve ekibinizin özlü kalmanıza yardımcı olur. Markanızı ve pazarlama çabalarınızı geliştirmenin basit ama etkili bir yolu. E-posta imzaları ile işletmenizi tanıtabilir, alıcıları tercih ettiğiniz site sayfalarına veya sosyal medya hesaplarına yönlendirebilir, yaklaşan etkinlikleri duyurabilir ve daha fazlasını yapabilirsiniz.

Takma ad kullanıyorsanız, her e-posta adresi için farklı bir imzanız bile olabilir. Bu, iletişim stratejinizi geliştirmenize ve e-posta alıcılarıyla hedeflenen yollarla etkileşim kurmanıza yardımcı olacaktır.

15. E-posta şablonları oluşturun ve paylaşın

E-posta şablonları, zaman kazanmanın ve şirket markalaşması için tutarlı bir ses tonuna sahip olduğunuzdan emin olmanın başka bir yoludur.

Çoğu e-posta hizmeti, e-postaları şablon olarak kaydetmenin yerel yollarını sunar. Bununla birlikte, doğrudan gelen kutunuza entegre edildiğinde, tekrarlayan işlemlerinizin çoğunu basitleştirebilen ve gelen kutunuzu paylaşılabilir e-posta şablonlarıyla güçlendirebilen daha güçlü e-posta şablonu oluşturma yazılımının bir listesi vardır. Özel değişkenler ekleme yeteneğine sahip olmak, alıcılarınızın kendileri için özel olarak oluşturulduğu izlenimini veren özel bir yanıt almalarını sağlayacaktır.

Çözüm

Gelen kutunuzu etkili bir şekilde yönetmek, sizi genel olarak daha verimli hale getirmek için uzun bir yol kat edebilir. Bu makalede tartışılan e-posta yönetimi ipuçlarının ve yazılımların yardımıyla, gelen kutunuzu evcilleştirme ve arkadaş edinme yolunda ilerliyorsunuz.

E-postanızın kontrolünü dahili ve harici olarak ele alma konusunda daha fazla tavsiye için, daha fazla rehberlik için G2'nin e-posta merkezine göz atın!