15 กลยุทธ์การจัดการอีเมลที่มีประสิทธิภาพที่คุณควรใช้

พวกเราหลายคนถูกครอบงำด้วยอีเมล

คำเพียงคำเดียวสร้างรูปภาพของอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านจำนวนสามหลักตัวหนา ซึ่งแต่ละฉบับต้องการความสนใจจากคุณ

เนื่องจากเป็นศูนย์กลางของการสื่อสารโดยเฉพาะในชีวิตการทำงาน อีเมลจึงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ แม้จะพยายามกำจัดกล่องจดหมายของเราอย่างเต็มที่แล้วก็ตาม อีเมลก็พิสูจน์แล้วว่าจะไม่หายไปไหน

ปัญหาเกิดขึ้นเนื่องจากเราได้รับอีเมลจำนวนมาก หากปล่อยว่างไว้ การจัดลำดับความสำคัญดั้งเดิมของอีเมลเท่านั้นคือวันที่ที่ได้รับ อีเมลโดยการออกแบบไม่ได้สร้างขึ้นเพื่อรองรับปริมาณปัจจุบันของเราและหลายวิธีที่เราโต้ตอบกับกล่องจดหมายของเรา โชคดีที่เทคโนโลยีและแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสามารถช่วยคุณได้

การจัดการอีเมลที่มีประสิทธิภาพต้องการให้คุณนำกล่องขาเข้ามาไว้ในมือของคุณเอง สิ่งนี้จะต้องเพิ่มซอฟต์แวร์อีเมลและกฎทั่วไปสองสามข้อเกี่ยวกับวิธีการจัดการการสื่อสารทางอีเมลที่มีประสิทธิภาพที่สุด

เคล็ดลับ 15 ข้อสำหรับการจัดการอีเมลอย่างเชี่ยวชาญ

อีเมลเป็นรูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจที่ทรงพลังที่สุด และด้วยกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพเหล่านี้ อีเมลจึงสามารถกลายเป็นอีเมลที่คุณชอบทำงานด้วย หากต้องการใช้กลยุทธ์การจัดการอีเมลที่มีประสิทธิภาพ ให้ทำตามเคล็ดลับการจัดการอีเมลง่ายๆ เหล่านี้

1. ลบข้อความส่งเสริมการขาย

ก่อนเข้าสู่การจัดการกล่องจดหมายอย่างมีประสิทธิภาพ คุณต้องจัดลำดับความสำคัญและลบข้อความที่ไม่ต้องการออก ข้อความส่งเสริมการขายควรเป็นข้อความแรกและลากไปยังแท็บการส่งเสริมการขายไม่ได้ผล แนวคิดคือการมีกล่องจดหมายที่เป็นระเบียบซึ่งเต็มไปด้วยเนื้อหาที่สัมพันธ์กับเป้าหมายการทำงานของคุณเท่านั้น ในกรณีส่วนใหญ่ ข้อความขายจะทำให้เสียสมาธิและเพิกเฉยต่อลำดับความสำคัญของคุณ มีโอกาสที่อีเมลบางฉบับอาจเป็นสแปมหรือมาจากที่อยู่อีเมลที่ไม่ปลอดภัย การป้องกันตัวเองจากสิ่งนี้ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการขโมยข้อมูลประจำตัว การละเมิดข้อมูล และปกป้องรายละเอียดการติดต่อของคุณ

2. Unsubscribe from จดหมายข่าวที่คุณไม่เคยอ่าน

หากคุณเป็นผู้สมัครรับจดหมายข่าวแบบต่อเนื่อง นี่เป็นอีกโอกาสหนึ่งในการปรับปรุงกล่องจดหมายของคุณ คุณอาจถูกล่อลวงให้สร้างป้ายกำกับและตัวกรองที่สามารถดำเนินการให้พ้นทางสำหรับคุณ แต่ให้บันทึกกลยุทธ์เหล่านั้นสำหรับอีเมลที่เพิ่มคุณค่าให้กับชีวิตส่วนตัวและอาชีพของคุณ

หากคุณยังไม่ได้อ่านจดหมายข่าวสองฉบับที่ผ่านมา คุณอาจไม่ได้รับคุณค่าใดๆ ดังนั้นให้พิจารณายกเลิกการสมัครรับข่าวสาร หากคุณไม่สามารถยกเลิกการสมัครรับข่าวสาร จดหมายข่าวส่วนใหญ่จะอนุญาตให้คุณลดความถี่ในการส่ง

3. ขอให้ลบออกจากข้อความกลุ่มที่ไม่เกี่ยวข้องกับคุณ

คล้ายกับจดหมายข่าวที่คุณอาจเข้าร่วมกลุ่มต่างๆ ที่สมัครกับคุณในขณะนั้น พิจารณาอีกครั้งถึงคุณค่าที่พวกเขามอบให้ และมีความเกี่ยวข้องกับเป้าหมายและความสนใจในปัจจุบันของคุณหรือไม่

ข้อความกลุ่มอาจรวมถึงอีเมลจากผู้ติดต่อส่วนบุคคลที่มีหัวข้อแบบสุ่ม หรือเพียงแค่ลบตัวคุณเองออกจากกระทู้ "ตอบทั้งหมด" ที่ยาวเหยียดอย่างน่ากลัว การเจรจาต่อรองเล็กน้อยจะไปไกลที่นี่ เนื่องจากคุณไม่สามารถ 'ยกเลิกการสมัคร' หรือ 'บล็อก' เพื่อนและเพื่อนร่วมงานของคุณได้ Gmail มีปุ่ม "ปิดเสียง" แต่สำหรับคนอื่น ๆ คุณจะต้องเปิดเผยความตั้งใจของคุณ

ข้อความสั้นๆ ที่บอกให้พวกเขารู้ว่าคุณไม่เกี่ยวข้องกับการสนทนาอีกต่อไปแล้ว จะช่วยให้คุณออกจากการสนทนาได้อย่างราบรื่นและเข้าใกล้กลยุทธ์อีเมลที่มีการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพไปอีกขั้น

4. สร้างป้ายกำกับสำหรับอีเมลประเภทเดียวกัน

เมื่อคุณลบสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไปแล้ว ก็ถึงเวลาจัดระเบียบอีเมลที่คุณต้องการจริงๆ และติดป้ายกำกับเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยม

สามารถใช้ป้ายกำกับเพื่อสร้างระบบโฟลเดอร์แบบกำหนดเองภายในกล่องจดหมายของคุณ ตั้งชื่อตามหมวดหมู่ ลูกค้า โครงการ หรืออะไรก็ได้ที่คุณต้องการ การจัดระเบียบที่ละเอียดของกล่องจดหมายของคุณจะสร้างระบบที่การสนทนาของคุณมีที่ที่เหมาะสม ทำให้ง่ายต่อการค้นหาและดำเนินการ

5. อย่าอายที่จะทำโฟลเดอร์อีเมลมากมาย

ไม่จำกัดจำนวนโฟลเดอร์อีเมลที่คุณสามารถสร้างในกล่องจดหมายของคุณ ไม่ใช่เรื่องแปลกที่จะมีป้ายกำกับและโฟลเดอร์ 30 รายการขึ้นไปเพื่อจัดระเบียบการสนทนาของคุณในระดับที่ละเอียด

กล่องขาเข้าที่ใช้ร่วมกันและป้ายกำกับที่ใช้ร่วมกันช่วยให้คุณสามารถนำแนวคิดของโฟลเดอร์ไปใช้เพิ่มเติมและจัดการอีเมลในกล่องจดหมายของคุณเป็นทีม G2 มีหมวดหมู่เกี่ยวกับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันที่ดีที่สุดซึ่งสร้างขึ้นสำหรับทีม ซึ่งคุณจะพบรายการแหล่งข้อมูลที่ดีที่สุดสำหรับทีมของคุณ

การกำหนดอีเมลเป็นหนึ่งในองค์ประกอบของกล่องขาเข้าที่แชร์ซึ่งช่วยให้คุณมอบหมายอีเมลได้อย่างชัดเจน

ก่อนเพิ่มเครื่องมือเพิ่มเติม คุณควรพิจารณาใช้เครื่องมือที่ใช้งานได้กับโปรแกรมรับส่งเมลปัจจุบันของคุณ การต้องเด้งเข้าและออกจากกล่องขาเข้าของคุณเป็นผลเสียต่อการจดจ่ออยู่กับการจดจ่อและจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณตั้งแต่แรก

6. ตั้งค่าตัวกรองอัตโนมัติสำหรับผู้ส่งบางราย

ทำไมไม่ทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นด้วยเครื่องมืออีเมลอัตโนมัติ การตอบกลับอีเมลอัตโนมัติสามารถให้ข้อความที่ชัดเจนโดยไม่ต้องใช้เวลามากเกินไป การสร้างตัวกรองอีเมลเป็นอีกวิธีหนึ่งในการจัดเรียง ติดป้ายกำกับ หรือทำเครื่องหมายอีเมลขาเข้าของคุณตามเกณฑ์ที่คุณตั้งไว้

ตัวกรองจะทำให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณจะไม่พลาดใบเรียกเก็บเงินหรืออีเมลสำคัญจากผู้รับรายใดรายหนึ่ง สามารถใช้เพื่อจัดกลุ่มอีเมลโดยอัตโนมัติตามชื่อโครงการหรือลูกค้าตามคำหลัก ไฟล์แนบ และหัวเรื่องที่เฉพาะเจาะจง คุณสามารถพิจารณาตัวกรองเป็นผู้ช่วยส่วนตัวของคุณที่จะทำการจัดระเบียบล่วงหน้าให้คุณ ช่วยให้คุณมีสมาธิกับงานเร่งด่วนมากขึ้น

7. สร้างนามแฝงผู้ส่งแยกต่างหากภายใต้ที่อยู่อีเมลเดียวกัน

อีกวิธีง่ายๆ ในการกรองอีเมลขาเข้าคือการสร้างนามแฝง อีเมลแทนเป็นที่อยู่อีเมลสำรองที่จะยังส่งตรงไปยังอีเมลเดิมของคุณ โดยพื้นฐานแล้ว คุณจะได้รับประโยชน์จากการมีที่อยู่อีเมลใหม่โดยไม่ต้องสร้างและจัดการบัญชีใหม่

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสมัครรับจดหมายข่าวด้วยอีเมลแทนแทนที่อยู่อีเมลหลักของคุณ จากนั้นคุณสามารถสร้างตัวกรองเพื่อติดป้ายกำกับหรือติดดาวอีเมลทั้งหมดที่มาถึงที่อยู่อีเมลแทนโดยอัตโนมัติ

นามแฝงอีเมล Gmail ยังเปิดโอกาสให้คุณส่งอีเมลจากชื่ออื่น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถส่งอีเมลที่เกี่ยวข้องกับงานจากที่อยู่อีเมลหนึ่งและอีเมลส่วนตัวจากนามแฝง หรือในทางกลับกัน

แม้ว่าหากคุณต้องการสร้างบัญชีใหม่ เช่น เพื่อจัดการคำถามเกี่ยวกับการขายหรือการสนับสนุน ซอฟต์แวร์แหล่งความช่วยเหลือจะช่วยให้คุณสามารถรวมแผนกช่วยเหลือภายในกล่องจดหมายส่วนตัวของคุณได้อย่างราบรื่น ด้วยวิธีนี้ อีเมลการขายและการสนับสนุนจะได้รับการจัดการในรูปแบบการออกตั๋ว และมอบหมายให้กับตัวแทนเฉพาะจากกล่องจดหมายส่วนตัวของคุณโดยตรง

8. กำจัดการส่งต่ออีเมลภายใน

การทำความเข้าใจว่าเพื่อนร่วมงานของคุณได้รับอีเมลภายนอกเพียงพอ จึงควรหลีกเลี่ยงการใช้อีเมลเพื่อการสื่อสารภายใน ซึ่งรวมถึง CC ที่ยาวและ BCC chains

การจัดการอีเมลสมัยใหม่ทำให้ไม่จำเป็นต้องส่งต่ออีเมลไปยังทีมภายในของคุณ ซอฟต์แวร์การจัดการอีเมลที่ดีที่สุดจะช่วยให้คุณสามารถสื่อสารกับเพื่อนร่วมทีมของคุณผ่านบันทึกอีเมลผ่านซอฟต์แวร์การส่งข้อความในแอป ประโยชน์สองประการนี้หมายความว่าคุณไม่ต้องใช้แพลตฟอร์มการส่งข้อความภายนอก และคุณยังหลีกเลี่ยงความยุ่งเหยิงในกล่องจดหมายของทุกคนอีกด้วย ทีมของคุณจะขอบคุณสำหรับสิ่งนี้!

9. อ่านและตอบกลับอีเมลตามเวลาที่กำหนดทุกวัน

การตรวจสอบกล่องจดหมายเข้าของคุณอย่างต่อเนื่องอาจกลายเป็นนิสัยที่ไม่มีประสิทธิภาพในการจัดการเวลา

การกำหนดเวลาเชิงกลยุทธ์ในการจัดการอีเมลของคุณจะนำไปสู่การจัดการอีเมลที่มีประสิทธิภาพ และควรทำให้เป็นเวลาเดียวกันทุกวัน วิธีนี้ช่วยให้คุณสร้างช่องภายในวันของคุณและช่วยให้คุณมีสมาธิกับงานอื่นๆ ได้โดยไม่รู้สึกว่าคุณควรตรวจสอบอีเมลอยู่เสมอ

เมื่อคุณจัดการกล่องจดหมายของวันนี้แล้ว คุณควรเลิกกระโดดเข้าและออกจากกล่องจดหมายของคุณ เว้นเสียแต่ว่าจะมีบางสิ่งที่เร่งด่วนมากผ่านเข้ามา คุณยังสามารถตั้งค่าระบบเพื่อทำเครื่องหมายอีเมลเหล่านั้นที่คุณไม่สามารถตอบกลับได้ในทันที

10. ตั้งค่าสถานะข้อความสำคัญที่คุณไม่สามารถตอบกลับได้ในทันที

ซอฟต์แวร์การจัดการอีเมลรวมถึงความสามารถในการปิดเสียงอีเมลชั่วคราวหรือให้กลับมาที่ด้านบนสุดของกล่องจดหมายของคุณในภายหลัง ระบบการตั้งค่าสถานะที่ดีที่สนับสนุนโดยตัวกรองจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะไม่มีอะไรพลาดไป ในขณะเดียวกันก็ช่วยให้คุณตอบสนองต่อผู้รับได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แม้แต่อีเมลสำคัญก็ไม่สามารถตอบกลับได้ในทันทีเสมอไป แต่อย่างที่กล่าวไปแล้วว่ามีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเกี่ยวกับเวลาตอบสนองที่คาดหวัง

11. ตอบกลับอีเมลธุรกิจภายในกรอบเวลา 24-48 ชั่วโมง

ตามกฎทั่วไป อีเมลที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจควรตอบกลับในวันทำการเดียวกัน การศึกษาพบว่าการใช้เวลามากกว่า 48 ชั่วโมงในการตอบกลับอีเมลจะนำไปสู่การสูญเสียผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าและความไม่พอใจของพวกเขา

บริษัทที่รวดเร็วทำแบบสำรวจเกี่ยวกับเวลาตอบกลับอีเมล ซึ่งพบว่าผู้คนมากกว่า 70% คาดหวังเวลาในการตอบกลับภายในสี่ชั่วโมง

อีกครั้ง ซอฟต์แวร์การจัดการอีเมลสามารถช่วยได้ที่นี่ อย่างน้อยที่สุด คุณสามารถตั้งค่าระบบตอบรับอัตโนมัติเพื่อให้ผู้รับของคุณทราบว่าพวกเขามีความสนใจจากคุณพร้อมคำตอบที่ละเอียดมากขึ้นที่จะตามมา ซึ่งน่าจะภายใน 3-5 วันทำการอย่างแน่นอน

12. ติดตามผลอีเมลสำคัญภายใน 3-5 วันทำการ

เราทุกคนต้องจัดการกับงานต่างๆ มากมายพร้อมกับอีเมลรายวันที่มีปริมาณมาก แต่สิ่งสำคัญคือต้องจัดลำดับความสำคัญของอีเมลที่ไม่สามารถยังคงไม่ได้รับคำตอบ ไม่ว่าคุณจะรอการตอบกลับของผู้สรรหา การยืนยันผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก หรือการตัดสินใจของลูกค้า 3-5 วันทำการควรเป็นพื้นฐานในการส่งอีเมลติดตามผล

อาจมีบางกรณีที่จำเป็นต้องติดตามผลเล็กน้อย อย่าลืมเพิ่มวันหรือสองวันระหว่างอีเมลติดตามผลแต่ละฉบับเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้รู้สึกว่าคุณหมดหวัง

สำหรับสถานการณ์ที่คุณไม่สามารถติดตามได้ในทันที ระบบตอบรับอัตโนมัติก็เพียงพอที่จะแสดงการมีส่วนร่วมของคุณ ในกรณีนี้ หากคุณเป็นผู้ใช้ Gmail เครื่องมือสื่อสารของ G-Suite สามารถช่วยได้

การมอบหมายคือกุญแจสำคัญในการจัดการอีเมลที่ประสบความสำเร็จ ด้วยเครื่องมือที่เหมาะสมในมือคุณ หรือในกล่องขาเข้าของคุณอย่างแม่นยำยิ่งขึ้น คุณสามารถส่งบันทึกย่ออีเมลภายในสั้นๆ ถึงเพื่อนร่วมงานของคุณ ซึ่งจะแชร์อีเมลกับพวกเขาโดยอัตโนมัติ คุณยังสามารถก้าวไปอีกขั้น และสร้างกฎอัตโนมัติเพื่อแบ่งปันอีเมลบางฉบับกับเพื่อนร่วมงานคนใดคนหนึ่งโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มบันทึกอีเมลภายในโดยอัตโนมัติเพื่อให้ข้อความของคุณมีความชัดเจนและบริบทมากขึ้น

13. ดาวน์โหลดแอปที่เกี่ยวข้องเพื่อตอบกลับอีเมลขณะเดินทาง

ไคลเอนต์บริการอีเมลยอดนิยมส่วนใหญ่มีแอพมือถือที่เกี่ยวข้องเพื่อช่วยคุณจัดการอีเมลเมื่อคุณไม่ได้อยู่หน้าแล็ปท็อปของคุณ ด้วยการเข้าถึงอีเมลของคุณอย่างง่ายดายในมือคุณ คุณสามารถมีภาพรวมของอีเมลขาเข้าแบบเรียลไทม์อย่างรวดเร็ว และกำหนดเวลาวันของคุณตามนั้น

14. ตั้งค่าลายเซ็นในอีเมลของคุณเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องเขียนชื่อทุกครั้ง

การสละเวลาล่วงหน้าเพื่อจัดโครงสร้างกลยุทธ์อีเมลของคุณสามารถช่วยประหยัดเวลาและปรับปรุงประสิทธิภาพของคุณได้อย่างมาก ลายเซ็นอีเมลที่น่าแปลกใจไม่ได้ใช้บ่อยเท่าที่ควร การพิมพ์ชื่อ ตำแหน่งงาน และข้อมูลบริษัทโดยไม่ต้องคาดเดา ทำให้คุณจดจ่อกับการร่างและส่งอีเมลที่มีประสิทธิภาพได้เร็วขึ้นมาก

กระบวนการลายเซ็นของคุณสามารถปรับปรุงให้ดีขึ้นได้ด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์ลายเซ็นอีเมล ซอฟต์แวร์ลายเซ็นอีเมลไม่เพียงแต่ช่วยคุณประหยัดเวลา แต่ยังช่วยให้คุณและทีมกระชับข้อมูลอีกด้วย เป็นวิธีที่ง่ายแต่มีประสิทธิภาพในการยกระดับแบรนด์และความพยายามทางการตลาดของคุณ ด้วยลายเซ็นอีเมล คุณสามารถโปรโมตธุรกิจของคุณ เปลี่ยนเส้นทางผู้รับไปยังหน้าเว็บไซต์ที่คุณต้องการหรือบัญชีโซเชียลมีเดีย ประกาศกิจกรรมที่จะเกิดขึ้น และอื่นๆ

หากคุณใช้นามแฝง คุณสามารถมีลายเซ็นที่แตกต่างกันสำหรับที่อยู่อีเมลแต่ละแห่งได้ วิธีนี้จะช่วยคุณปรับปรุงกลยุทธ์การสื่อสารและดึงดูดผู้รับอีเมลด้วยวิธีที่ตรงเป้าหมาย

15. สร้างและแชร์เทมเพลตอีเมล

เทมเพลตอีเมลเป็นอีกวิธีหนึ่งในการประหยัดเวลาและให้แน่ใจว่าคุณมีน้ำเสียงที่สม่ำเสมอสำหรับการสร้างแบรนด์ของบริษัท

บริการอีเมลส่วนใหญ่มีวิธีดั้งเดิมในการบันทึกอีเมลเป็นเทมเพลต แม้ว่าจะมีรายการซอฟต์แวร์สร้างเทมเพลตอีเมลที่มีประสิทธิภาพมากกว่า ซึ่งเมื่อรวมเข้ากับกล่องจดหมายเข้าของคุณโดยตรงแล้ว จะทำให้กระบวนการซ้ำๆ ของคุณง่ายขึ้น และเพิ่มพลังให้กล่องจดหมายเข้าของคุณด้วยเทมเพลตอีเมลที่แชร์ได้ ความสามารถในการเพิ่มตัวแปรที่กำหนดเองจะช่วยให้แน่ใจว่าผู้รับของคุณได้รับการตอบกลับที่ปรับแต่งแล้วซึ่งสร้างความประทับใจให้กับพวกเขาโดยเฉพาะ

บทสรุป

การจัดการกล่องจดหมายอย่างมีประสิทธิภาพสามารถช่วยให้คุณมีประสิทธิภาพโดยรวมมากขึ้น ด้วยความช่วยเหลือของเคล็ดลับการจัดการอีเมลและซอฟต์แวร์ที่กล่าวถึงในบทความนี้ คุณกำลังมุ่งสู่การฝึกฝนและสร้างเพื่อนด้วยกล่องจดหมายของคุณ

สำหรับคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับการควบคุมอีเมลของคุณ ทั้งภายในและภายนอก โปรดดูที่ฮับอีเมลของ G2 เพื่อดูคำแนะนำเพิ่มเติม