您应该使用的 15 种有效的电子邮件管理策略

我们中的许多人都被电子邮件淹没了。

仅这个词就让人联想到粗体的三位数未读电子邮件的图像，每封电子邮件都需要您的注意。

作为沟通的中心，尤其是在我们的职业生涯中，电子邮件是不可避免的。 即使尽了最大的努力摆脱我们的收件箱，电子邮件也证明它不会去任何地方。

问题的出现是因为我们收到了大量的电子邮件。 如果未选中，电子邮件的唯一优先级是接收日期。 设计电子邮件并不是为了处理我们当前的数量以及我们与收件箱交互的多种方式。 值得庆幸的是，技术和最佳实践可以助您一臂之力。

有效的电子邮件管理要求您主动将收件箱掌握在自己手中。 这将需要添加电子邮件软件和一些关于处理电子邮件通信的最有效方式的一般规则。

掌握电子邮件管理的 15 个技巧

电子邮件是最强大的商务沟通形式，通过这些有效的策略，它可以成为您真正喜欢与之合作的一种方式。 要获得有效的电子邮件管理策略，请遵循这些简单的电子邮件管理技巧。

1.删​​除促销信息

在对收件箱进行有效管理之前，优先考虑并删除不需要的邮件非常重要。 促销销售信息应该是第一个去的，将它们拖到促销标签中并不那么有效。 这个想法是有一个有组织的收件箱，只填充与您的工作目标相关的内容。 在大多数情况下，销售信息会分散您的注意力，并从您的优先事项上转移注意力。 有些电子邮件可能是垃圾邮件或来自不安全的电子邮件地址。 保护自己免受这种情况的影响有助于您避免身份盗用、数据泄露并保护您的联系方式。

2. 取消订阅您从未阅读过的时事通讯

如果您是连续通讯订阅者，这是另一个简化收件箱的机会。 您可能很想创建可以为您处理它们的标签和过滤器，但同样，让我们​​将这些策略保存在为您的个人和职业生活增加价值的电子邮件中。

如果您还没有阅读该通讯的前两个版本，那么您很可能没有获得任何价值，因此请考虑退订。 如果您不忍心退订，大多数时事通讯都会允许您将其发送频率降至最低。

3. 请求从与您无关的群组消息中删除

与时事通讯类似，您可能已经加入了当时适用于您的各种组。 再看看他们提供的价值，以及它们是否与您当前的目标和兴趣相关。

群组消息可以包括来自个人联系人的带有随机主题的电子邮件，或者只是将自己从那些冗长的“全部回复”线程中删除。 因为你不能只是“取消订阅”或“阻止”你的朋友和同事，所以一点点外交在这里会有很长的路要走。 Gmail 确实提供了一个“静音”按钮，但对于其他所有人，您必须表明您的意图。

一条让他们知道您不再与对话相关的短消息将使您顺利退出，并更接近有效管理的电子邮件策略。

4. 为类似类型的电子邮件创建标签

现在您已经删除了不必要的内容，是时候整理您真正想要的电子邮件了，标签是一种很好的方式。

标签可用于在收件箱中创建自定义文件夹系统。 按类别、客户、项目或任何您想要的名称命名它们。 对收件箱进行这种细粒度的组织可以创建一个系统，您的对话在其中有适当的位置，使它们易于查找和处理。

5. 不要回避制作大量的电子邮件文件夹

您可以在收件箱中创建的电子邮件文件夹数量没有限制。 拥有 30 个或更多标签和文件夹来细化组织对话的情况并不少见。

共享收件箱和共享标签使您可以更深入地了解文件夹概念，并将收件箱中的电子邮件作为一个团队进行管理。 G2 在为团队构建的最佳共享收件箱中有一个类别，您可以在其中找到适合您团队的最佳资源列表。

电子邮件分配是共享收件箱的组件之一，可让您清晰地委派电子邮件。

在添加其他工具之前，您应该考虑一种适用于您当前电子邮件客户端的工具。 必须在收件箱中反复进出对于保持专注和首先整理收件箱会适得其反。

6.自动为某些发件人设置过滤器

为什么不使用一些电子邮件自动化工具让您的生活更轻松？ 自动电子邮件回复可以提供清晰的信息，而不会占用您太多时间。 创建电子邮件过滤器是另一种可以根据您设置的标准为您对传入电子邮件进行排序、标记或标记的方式。

过滤器将确保您不会错过来自特定收件人的账单或重要电子邮件。 它们可用于根据特定关键字、附件和主题行按项目或客户名称自动对电子邮件进行分组。 您可以将过滤器视为您的个人助理，为您进行一些预先组织，让您专注于更紧迫的任务。

7. 在同一电子邮件地址下创建单独的发件人别名

另一种过滤传入电子邮件的简单方法是创建别名。 电子邮件别名是一个替代电子邮件地址，仍将指向您的原始电子邮件。 从本质上讲，您将受益于拥有一个新的电子邮件地址，而无需创建和管理新帐户。

例如，您可以使用电子邮件别名而不是您的主要电子邮件地址订阅新闻通讯。 然后，您可以创建过滤器以自动标记或加注所有发往别名电子邮件地址的电子邮件。

Gmail 电子邮件别名还使您有机会以不同的名称发送电子邮件。 例如，您可以从一个电子邮件地址发送与工作相关的电子邮件，从别名发送个人电子邮件，反之亦然。

虽然，如果您确实需要创建一个新帐户，例如管理您的销售或支持查询，帮助台软件将允许您将帮助台无缝集成到您的个人收件箱中。 这样，销售和支持电子邮件可以以票务方式处理，并直接从您的个人收件箱分配给特定代理。

8. 消除内部电子邮件转发

了解您的同事收到足够多的外部电子邮件，避免使用电子邮件进行内部沟通是一种很好的做法，这包括长 CC、BCC 链。

现代电子邮件管理消除了将电子邮件转发给内部团队的需要。 最好的电子邮件管理软件将允许您通过应用内消息传递软件通过电子邮件笔记与您的队友进行交流。 这种双重好处意味着您不必使用外部消息传递平台，还可以避免使每个人的收件箱变得混乱。 您的团队将为此感谢您！

9. 每天在固定时间阅读和回复邮件

不断监控您的收件箱可能会变成一种无效的时间管理习惯。

安排一个战略时间来管理您的电子邮件会导致有效的电子邮件管理，最好每天都在同一时间进行。 这使您可以在一天内创建插槽，并让您腾出时间专注于其他任务，而不会一直挥之不去的感觉，您应该检查您的电子邮件。

一旦你管理好当天的收件箱，你应该推迟进出收件箱，除非有非常紧急的事情发生。 即使这样，您也可以设置系统来标记那些您无法立即回复的电子邮件。

10. 标记您无法立即回复的重要消息

电子邮件管理软件包括暂停电子邮件或让它们稍后返回收件箱顶部的功能。 过滤器支持的良好标记系统将确保不会遗漏任何内容，同时允许您有效地响应收件人。

即使是重要的电子邮件也不能总是立即回复，但据说在预期响应时间方面存在最佳实践。

11. 在 24-48 小时内回复商务邮件

作为一般规则，与业务相关的电子邮件应在同一工作日回复。 研究表明，回复一封电子邮件超过 48 小时会导致潜在客户的流失和他们的不满。

Fast Company 对电子邮件响应时间进行了一项调查，他们发现超过 70% 的人希望在四小时内获得响应时间。

同样，电子邮件管理软件可以在这里提供帮助。 至少，您可以设置自动回复，让您的收件人知道他们有您的关注，并提供更详细的回复，这绝对应该在 3-5 个工作日内。

12. 重要邮件3-5个工作日内跟进

我们都处理大量不同的任务以及大量的日常电子邮件，但重要的是要优先处理那些不能无人回复的电子邮件。 无论您是在等待招聘人员的回复、外部利益相关者的确认，还是客户的决定，3-5 个工作日都应该是您发送后续电子邮件的基准。

在某些情况下，可能需要进行一些后续操作。 不要忘记在每封后续电子邮件之间添加一两天，以免给人一种绝望的印象。

对于您无法及时跟进的情况，自动回复足以表明您的参与度。 在这种情况下，如果您是 Gmail 用户，G-Suite 通信工具可以提供帮助。

委派是成功的电子邮件管理的关键。 使用正确的工具，或者更准确地说，在您的收件箱中，您可以简单地向您的同事发送一封快速的内部电子邮件便笺，该便笺将自动与他们共享一封电子邮件。 您甚至可以更进一步，创建自动规则以自动与特定同事共享某些电子邮件。 内部电子邮件注释也可以自动添加，以使您的消息更加清晰和上下文。

13.下载相应的应用程序以在旅途中回复电子邮件

大多数流行的电子邮件服务客户端都有相应的移动应用程序，可在您不在笔记本电脑前时帮助您管理电子邮件。 通过在您的手掌中轻松访问您的电子邮件，您可以快速实时了解收到的电子邮件，并相应地安排您的一天。

14. 在你的电子邮件上设置签名，这样你就不必每次都写你的名字

花一些时间来构建您的电子邮件策略可以大大节省您的时间和提高您的效率。 令人惊讶的是，电子邮件签名并没有像应有的那样经常使用。 通过输入您的姓名、职位和公司信息，您可以专注于更快地起草和发送有效的电子邮件。

借助电子邮件签名软件，可以进一步简化您的签名过程。 电子邮件签名软件不仅可以节省您的时间，还可以帮助您和您的团队保持简洁。 这是一种简单而有效的方式来增强您的品牌和营销工作。 通过电子邮件签名，您可以宣传您的业务、将收件人重定向到您喜欢的网站页面或社交媒体帐户、宣布即将发生的事件等等。

如果您使用别名，您甚至可以为每个电子邮件地址使用不同的签名。 这将帮助您改进沟通策略并以有针对性的方式吸引电子邮件收件人。

15. 创建和共享电子邮件模板

电子邮件模板是另一种节省时间并确保您为公司品牌打造一致的语气的方法。

大多数电子邮件服务都提供将电子邮件另存为模板的本地方式。 虽然，有一个更强大的电子邮件模板构建器软件列表，当直接集成到您的收件箱中时，可以简化您的许多重复过程，并使用可共享的电子邮件模板来增强您的收件箱。 能够添加自定义变量将确保您的收件人收到量身定制的回复，给人一种专为他们创建的印象。

结论

有效地管理您的收件箱可以大大提高您的整体效率。 在本文中讨论的电子邮件管理技巧和软件的帮助下，您可以很好地驯服收件箱并与您的收件箱交朋友。

有关在内部和外部控制您的电子邮件的更多建议，请查看 G2 的电子邮件中心以获得更多指导！