Aperfeiçoe seu fluxo de trabalho de conteúdo e crie conteúdo oportuno e irresistível

Você já ouviu falar sobre morte por comitê: quando um conteúdo é vítima de muitas ideias de muitas pessoas.

Mas e a morte por ineficiência, quando seu conteúdo está muito lento, ou fica preso na fase de produção? Se você está lutando para criar um ótimo conteúdo, precisa de um fluxo de trabalho.

Veja como criar um fluxo de trabalho de conteúdo que coordene sua equipe, incentive a criatividade e forneça resultados. Também veremos quais ferramentas incluir em sua pilha de marketing de conteúdo.

O que é um fluxo de trabalho de conteúdo?

Um fluxo de trabalho de conteúdo é um plano de como o conteúdo é produzido em sua equipe. Ele define as etapas de cada projeto e designa uma pessoa específica para cuidar de cada etapa.

Aqui está um exemplo de fluxo de trabalho de conteúdo realmente simples para escrever um blog:

Com um fluxo de trabalho de conteúdo, você torna esse processo oficial. Você tem um mapa documentado do processo. Você atribui tarefas específicas com prazos específicos a pessoas específicas. Isso significa que todos entendem o que entra em um conteúdo e quem é responsável por ele em todos os pontos.

Então, por que se preocupar com tudo isso? Aqui está o porquê:

• É mais rápido . Se você tiver um processo claro para desenvolver conteúdo, poderá evitar gargalos de produção ou perder ideias porque as pessoas não sabiam como proceder. Você também ganha a capacidade de responder a tópicos quentes e notícias em seu conteúdo.
• É mais fácil de rastrear . Se você estiver supervisionando uma equipe, um fluxo de trabalho de conteúdo claro facilita o acompanhamento de quem deve fazer o quê. Você pode monitorar o desempenho, gerenciar cargas de trabalho e criar um sentimento de orgulho e propriedade sobre seu conteúdo.
• Ele protege você de erros . Depois de criar edições, revisões e aprovações em seu fluxo de trabalho de conteúdo, é muito menos provável que você publique conteúdo repleto de erros. Com um sistema de gerenciamento de aprovação habilitado para web, você pode instituir um processo de roteamento de aprovação entre autores e editores. Você também pode agendar revisões regulares de conteúdo para garantir que suas informações não estejam desatualizadas.
• Ele acomoda diferentes tipos de conteúdo . Você pode configurar fluxos de trabalho de conteúdo para cada tipo de conteúdo - ou até mesmo desenvolver um fluxograma para mostrar como os diferentes tipos de conteúdo são desenvolvidos. Isso incentiva sua equipe a pensar de forma criativa e experimentar novos formatos.

Criando um fluxo de trabalho de conteúdo para sua marca

Até agora soa bem, certo? Criar um fluxo de trabalho de conteúdo mais rápido pode economizar muito tempo e problemas. Mas primeiro, você precisará investir algum esforço na configuração. O melhor lugar para começar é com uma auditoria rápida de como você cria conteúdo no momento.

Pergunte a si mesmo e à sua equipe:

• Que tipo de conteúdo produzimos?
• Com que frequência publicamos?
• Quanto tempo leva para cada conteúdo passar de uma ideia para uma realidade publicada?
• Quem está envolvido na criação de conteúdo?
• Quais ferramentas e programas usamos para a criação de conteúdo?
• Quem é responsável pelo nosso calendário de conteúdo?
• Como documentamos o conteúdo e medimos seu impacto?

Depois de descobrir sua linha de base de conteúdo, você também deve considerar seus objetivos. Pergunte a si mesmo:

• Existem formatos de conteúdo que queremos começar a produzir?
• Estamos publicando conteúdo no volume certo e com a frequência certa?
• Temos o número certo de pessoas envolvidas na criação de conteúdo? Eles podem lidar com uma programação mais intensa?
• Existem ferramentas que poderíamos usar para acelerar ou simplificar a criação de conteúdo?
• Estamos redirecionando o conteúdo?
• Estamos atualizando o conteúdo antigo?
• Estamos compartilhando conteúdo repetidamente para prolongar sua vida útil?

Vale a pena obter informações de todos os envolvidos na criação de conteúdo para sua marca, porque eles podem identificar oportunidades ou economias de tempo que você perderia por conta própria. As respostas para todas essas perguntas devem fornecer novos objetivos para seu fluxo de trabalho de conteúdo.

Recomendamos fortemente o uso de metas SMART aqui, porque (assim como o próprio fluxo de trabalho) metas concretas são mais eficazes do que promessas vagas. Se alguém disser "gostaríamos de produzir mais conteúdo", você deve ouvir os alarmes. Mas se disser "gostaríamos de começar a publicar dois vídeos por semana até dezembro", é uma meta realista que também é alcançável .

Seu fluxo de trabalho de conteúdo deve ser igualmente detalhado. Aqui estão as informações a serem procuradas em um fluxo de trabalho de conteúdo:

• Nome da pessoa responsável por este conteúdo.
• Uma lista completa de todas as etapas da produção de conteúdo, com datas.
• Uma pessoa nomeada para cada etapa de produção.
• Ferramentas e recursos nomeados para usar em cada etapa da produção.
• Instruções claras sobre como documentar o conteúdo, onde armazená-lo e quais métricas rastrear.

Paradoxalmente, um fluxo de trabalho ultra específico como esse realmente oferece mais flexibilidade. Por quê? Porque você sabe exatamente o que está acontecendo, o tempo todo. Isso torna muito mais fácil adicionar projetos urgentes, gerenciar cargas de trabalho e apresentar novas ideias.

Você pode escrever seu fluxo de trabalho de conteúdo em um documento, desenhá-lo como um fluxograma ou criar um modelo de projeto no software de gerenciamento de tarefas de sua escolha. Contanto que você tenha gravado em algum lugar, tudo bem.

Todos os envolvidos na criação de conteúdo devem saber onde encontrar um mapa do fluxo de trabalho básico e devem ter uma ideia clara de onde se encaixam em cada projeto individual. Toda vez que alguém novo se junta à equipe, ele deve receber um passo a passo detalhado para que também possa encontrar seu lugar no fluxo de trabalho.

O que está em sua pilha de fluxo de trabalho de conteúdo?

Cada negócio é diferente. Dependendo de quais formatos de conteúdo você trabalha, quão grande é sua equipe, quão experiente eles são e muito mais, suas necessidades serão muito diferentes. Ainda assim, existem alguns tipos de software universalmente utilizáveis ​​para aperfeiçoar seu fluxo de trabalho de conteúdo.

Vale lembrar que, na maioria dessas categorias, há um leque de soluções voltadas para empresas de diversos portes. Muitas ferramentas também oferecem planos de preços em escala móvel para freelancers, pequenas empresas, instituições de caridade e grandes corporações. Não descarte nenhum desses softwares de imediato – pode ser mais acessível e mais necessário do que você pensa.

Software de gerenciamento e planejamento de tarefas

Seu fluxo de trabalho de conteúdo é um modelo de como os projetos acontecem. Seu software de gerenciamento de tarefas é onde projetos individuais executam esse modelo. Portanto, seu software de gerenciamento de tarefas deve acomodar todos os recursos essenciais do seu fluxo de trabalho.

Isso inclui:

• Definir prazos específicos para tarefas
• Atribuir pessoas específicas a tarefas
• Agrupando subtarefas em um projeto
• Permitir que todos vejam o progresso de um conteúdo

Felizmente, isso descreve a maioria dos softwares de gerenciamento de tarefas disponíveis! Não entraremos em todos os diferentes tipos de software de gerenciamento de tarefas aqui, mas tenha certeza de que você tem muitas opções.

Ferramentas de edição de imagem e criação de infográficos

Anteriormente neste artigo, recomendamos atribuir ferramentas específicas para tarefas específicas da mesma forma que você define um prazo ou um membro da equipe para cada tarefa. Há várias razões para isso. Quando você está trabalhando em uma equipe ocupada, mesmo que queira resultados criativos e variados, você precisa de processos previsíveis.

Os membros da equipe precisam de processos previsíveis. Eles precisam saber quais tipos de arquivo esperar, onde podem encontrar documentos e recursos de design e exatamente o que podem criar dentro de um determinado período de tempo. Sem mencionar, é claro, que é infinitamente mais barato usar alguns bons programas em toda a equipe do que deixar que cada indivíduo escolha seu próprio software.

Por fim, quando você continuar usando os mesmos programas de edição de imagem, seu conteúdo desenvolverá uma aparência reconhecível. Isso não significa que seja chato – significa apenas que seus clientes podem confiar em você. Um visual reconhecível faz parte da construção da confiança da marca. Se você puder criar modelos de marca para reutilizar em diferentes partes do conteúdo, também economizará tempo.

O software específico que você escolher também dependerá do seu nível de conhecimento. Se você tem um designer gráfico interno, ótimo! Eles provavelmente terão algumas idéias de qual software eles querem usar.

Mas se você é multitarefa ou novo em design, é melhor ficar com uma ferramenta de design simples de arrastar e soltar. Existem muitas ferramentas generalizadas e especializadas por aí; por exemplo, muitas pessoas confiam no Canva para gráficos de mídia social, enquanto outros gostam do Easelly para infográficos básicos.

Geradores e editores de conteúdo de vídeo

Sim, esta categoria é importante. Embora o vídeo seja agora o maior formato de conteúdo da Internet, é incrível como poucas marcas têm fluxos de trabalho de conteúdo configurados para criar vídeo. O resultado? Seus vídeos estão desatualizados, pouco profissionais ou simplesmente inconsistentes. Essa é outra forma de conteúdo em que padronizar sua pilha realmente faz a diferença.

No mínimo, você deve saber:

• Como você faz o storyboard e o roteiro dos vídeos preparados
• Diretrizes para filmar vídeos ao vivo
• Onde você obtém vídeos e áudios de arquivo
• Como você filma vídeos (incluindo diretrizes de tom de voz e o equipamento necessário)
• Qual software você usa para editar vídeo e áudio
• Qual software você usa para legendas
• Qual software você usa para efeitos especiais

Se isso soa intimidante, não entre em pânico. Assim como o software de edição de imagem, há um mundo inteiro de opções por aí – desde programas dignos de um filme vencedor do Oscar até storyboards de arrastar e soltar para manequins.

Se você é novo na criação de vídeos de marca, este é um bom lugar para começar. Mesmo que você decida usar as ferramentas do aplicativo nas redes sociais, esse fato deve ser documentado em seu fluxo de trabalho de conteúdo.

O software de legendagem é algo que muitas marcas negligenciam, mas é fundamental para a acessibilidade. Muitas redes sociais oferecem legendas automatizadas hoje em dia, mas a qualidade pode não ser confiável. Adobe Spark, Kapwing e Clideo são opções populares para adicionar legendas de vídeo na área de trabalho. Se você preferir editar vídeos no celular, experimente o AutoCap (Android) ou Caption This (iOS).

Conteúdo de mídia social reaproveitado

O próximo da lista: um hack de conteúdo. Ao criar um fluxo de trabalho de conteúdo, você deve incluir o redirecionamento e o novo compartilhamento de conteúdo por padrão. O que isso significa? Isso significa que se você criar um artigo, você deve usar o conteúdo do artigo para criar um infográfico, um vídeo somente texto e um conjunto de citações para compartilhar nas mídias sociais e continuar compartilhando-os em intervalos regulares.

Isso significa que, se você fizer um vídeo, deverá recortar em clipes e gifs mais curtos para compartilhar nas mídias sociais e continuar compartilhando-os em intervalos regulares. Você entendeu a ideia. Você também deve revisar o conteúdo antigo regularmente para verificar se ele está correto e atualizado e se todos os links ainda funcionam.

A maior parte do redirecionamento de conteúdo pode ser alcançada com sua pilha de conteúdo existente, mas também existem alguns aplicativos especializados para o trabalho. Por exemplo, o Remix pode transformar citações ou artigos em cartões para compartilhar nas redes sociais. O design é realmente personalizável e é muito fácil de usar, por isso funciona bem se você deseja redirecionar o conteúdo, mas não tem muito tempo.

Seu software de gerenciamento de tarefas também é uma parte essencial da reutilização, revisão e compartilhamento de conteúdo. Defina lembretes regulares para si mesmo para que nenhum conteúdo seja desperdiçado.

Conteúdo interativo

Este é um grande problema. As pessoas gostam de conteúdo interativo. Eles gastam mais tempo com isso. Eles se lembram melhor. Eles gostam mais. Então, por que tão poucas marcas estão criando conteúdo interativo? Bem, porque soa assustador e complicado. Mas realmente não é.

O conteúdo interativo inclui:

• Um quiz divertido em seu perfil de mídia social
• Um anúncio em vídeo "escolha sua própria aventura"
• Um recomendador de produtos que orienta os compradores pelo seu site
• Um jogo incorporado em seu boletim informativo por e-mail
• Uma postagem de blog onde as pessoas podem destacar ou votar em seus pontos favoritos

Aqui está a coisa: todos esses exemplos são muito fáceis de configurar. E, além de atender ao seu público, o conteúdo interativo é uma maneira poderosa de fazer pesquisas de mercado, gerar leads e coletar dados do seu mercado-alvo.

Usando imagens de banco de imagens e vídeos

As imagens de estoque devem ser parte integrante da criação de conteúdo. Por quê? Porque é muito mais barato e rápido do que criar sua própria biblioteca de imagens para cobrir todos os projetos possíveis. Escolher imagens de arquivo, fotos ou áudio também não significa comprometer a qualidade.

Se você quiser fazer algo seu, você pode editar o estoque para refletir a imagem da sua marca. Aqui estão algumas dicas realmente ótimas para usar ações nas mídias sociais sem que ninguém perceba. Existem muitas bibliotecas de estoque hoje em dia, e vale a pena pesquisar para encontrar a combinação de preço, tamanho da biblioteca e especialização que funciona para você.

Ferramentas para escrever e editar conteúdo

Escrever não precisa de ferramentas especiais, certo? Bem, isso não é bem verdade. Lembre-se, criar um fluxo de trabalho de conteúdo não é apenas fazer o trabalho. Trata-se também de aumentar a eficiência, a produtividade e a qualidade.

Aqui estão alguns pontos a serem considerados:

• Qual processador de texto você usa? O Google Docs é altamente flexível, mas para quando você cria algo com mais de 40 páginas. O Apple Pages parece legal, mas é um formato de arquivo muito inflexível. Pense nas necessidades específicas de sua equipe de redação e escolha um programa adequado.
• Ferramentas que verificam sua gramática, legibilidade e até mesmo estilo estão cada vez mais populares. Grammarly e Hemingway são os grandes nomes aqui. Eles podem acelerar o processo de edição, mas ainda não são tão inteligentes quanto um leitor humano, então seja cauteloso.
• Escrevendo para SEO? Ferramentas como o Yoast são muito úteis para medir a densidade de palavras-chave e outros fatores de classificação. Existem também alguns aplicativos rápidos que ajudam você a fazer um brainstorming de títulos com base em suas palavras-chave. Novamente, diversão e economia de tempo, mas eles precisam de supervisão humana.
• Onde você publica artigos e blogs? O WordPress domina o mercado, mas não é sua única opção.

Também recomendamos a criação de um guia de estilo (incluindo regras para mídias sociais) e pelo menos um ou dois modelos básicos de artigos. Uma estrutura clara ajudará seus escritores a planejar e desenvolver blogs mais rapidamente – e também é útil para os leitores encontrarem conteúdo com uniformidade de estilo, tom e mecânica em todos os aspectos.

A equação do conteúdo

Tentamos convencê-lo de uma coisa simples: fluxo de trabalho + ferramentas = conteúdo.

Se você tiver um fluxo de trabalho claro e o conjunto certo de ferramentas, produzirá um ótimo conteúdo. Se você tiver procedimentos vagos e as ferramentas erradas, seu conteúdo não será ótimo.

Seu fluxo de trabalho de conteúdo sempre será um trabalho em andamento. As prioridades mudam, as pessoas se movimentam e as atualizações de software. Mas você saberá se seu fluxo de trabalho de conteúdo é adequado para o momento se estiver produzindo novas ideias e ajudando sua equipe a colaborar de forma eficaz.