Perfektionieren Sie Ihren Content-Workflow und erstellen Sie zeitnahe, unwiderstehliche Inhalte

Sie haben schon vom Tod durch Komitee gehört: wenn ein Inhalt das Opfer zu vieler Ideen von zu vielen Leuten wird.

Aber was ist mit dem Tod durch Ineffizienz, wenn Ihre Inhalte zu langsam vom Ziel kommen oder in der Produktionsphase stecken bleiben? Wenn Sie Schwierigkeiten haben, großartige Inhalte zu erstellen, brauchen Sie einen Workflow.

So erstellen Sie einen Content-Workflow, der Ihr Team koordiniert, Kreativität fördert und Ergebnisse liefert. Wir werden uns auch ansehen, welche Tools Sie in Ihren Content-Marketing-Stack aufnehmen sollten.

Was ist ein Content-Workflow?

Ein Content-Workflow ist ein Plan, wie Inhalte in Ihrem Team produziert werden. Es legt die Phasen jedes Projekts fest und weist eine bestimmte Person zu, die sich um jede Phase kümmert.

Hier ist ein wirklich einfaches Content-Workflow-Beispiel zum Schreiben eines Blogs:

Mit einem Content-Workflow machen Sie diesen Prozess offiziell. Sie haben eine dokumentierte Karte des Prozesses. Sie weisen bestimmten Personen bestimmte Aufgaben mit bestimmten Fristen zu. Das bedeutet, dass jeder versteht, was zu einem Inhalt gehört und wer an jeder Stelle dafür verantwortlich ist.

Warum sich also mit all dem beschäftigen? Hier ist der Grund:

• Es ist schneller . Wenn Sie einen klaren Prozess für die Entwicklung von Inhalten haben, können Sie Produktionsengpässe oder den Verlust von Ideen vermeiden, weil die Leute nicht sicher waren, wie sie vorgehen sollten. Sie erhalten auch die Möglichkeit, auf heiße Themen und Nachrichten in Ihren Inhalten zu reagieren.
• Es ist einfacher zu verfolgen . Wenn Sie ein Team beaufsichtigen, erleichtert ein klarer Content-Workflow den Überblick darüber, wer was tun soll. Sie können die Leistung überwachen, Workloads verwalten und ein Gefühl von Stolz und Eigenverantwortung für Ihre Inhalte schaffen.
• Es schützt Sie vor Fehlern . Sobald Sie Bearbeitungen, Überarbeitungen und Genehmigungen in Ihren Content-Workflow integriert haben, ist es viel unwahrscheinlicher, dass Sie Inhalte veröffentlichen, die mit Fehlern durchsetzt sind. Mit einem webfähigen Genehmigungsmanagementsystem können Sie einen Freigabe-Routing-Prozess zwischen Autoren und Redakteuren einrichten. Sie können auch regelmäßige Inhaltsüberprüfungen planen, um sicherzustellen, dass Ihre Informationen nicht veraltet sind.
• Es bietet Platz für verschiedene Arten von Inhalten . Sie können Inhalts-Workflows für jeden Inhaltstyp einrichten – oder sogar ein Flussdiagramm entwickeln, um zu zeigen, wie verschiedene Inhaltstypen entwickelt werden. Dies ermutigt Ihr Team, kreativ zu denken und neue Formate auszuprobieren.

Erstellung eines Content-Workflows für Ihre Marke

Klingt soweit gut, oder? Die Erstellung eines schnelleren Content-Workflows kann Ihnen viel Zeit und Ärger ersparen. Aber zuerst müssen Sie etwas Mühe in die Einrichtung investieren. Der beste Ausgangspunkt ist ein kurzer Überblick darüber, wie Sie derzeit Inhalte erstellen.

Fragen Sie sich und Ihr Team:

• Welche Inhalte produzieren wir?
• Wie oft veröffentlichen wir?
• Wie lange dauert es, bis jeder Inhalt von einer Idee zu einer veröffentlichten Realität wird?
• Wer ist an der Inhaltserstellung beteiligt?
• Welche Tools und Programme verwenden wir für die Content-Erstellung?
• Wer betreut unseren Content-Kalender?
• Wie dokumentieren wir Inhalte und messen ihre Wirkung?

Sobald Sie Ihre Inhaltsbaseline herausgefunden haben, sollten Sie auch Ihre Ziele berücksichtigen. Frag dich selbst:

• Gibt es Content-Formate, die wir produzieren wollen?
• Veröffentlichen wir Inhalte im richtigen Umfang und mit der richtigen Häufigkeit?
• Haben wir die richtige Anzahl an Personen, die an der Erstellung von Inhalten beteiligt sind? Können sie mit einem intensiveren Zeitplan umgehen?
• Gibt es Tools, mit denen wir die Erstellung von Inhalten beschleunigen oder rationalisieren könnten?
• Nutzen wir Inhalte um?
• Aktualisieren wir alte Inhalte?
• Teilen wir Inhalte wiederholt, um ihre Lebensdauer zu verlängern?

Es lohnt sich, Input von allen zu erhalten, die an der Erstellung von Inhalten für Ihre Marke beteiligt sind, da sie möglicherweise Gelegenheiten oder Zeitersparnisse erkennen, die Sie alleine verpassen würden. Die Antworten auf all diese Fragen sollen Ihnen neue Ziele für Ihren Content-Workflow liefern.

Wir empfehlen hier dringend, SMARTe Ziele zu verwenden, da (genau wie der Workflow selbst) konkrete Ziele effektiver sind als vage Versprechungen. Wenn jemand sagt, „wir würden gerne mehr Inhalte produzieren“, sollten Sie Alarmglocken hören. Aber wenn jemand sagt, „wir möchten ab Dezember zwei Videos pro Woche veröffentlichen“, ist das ein realistisches Ziel, das auch erreichbar ist .

Ihr Content-Workflow sollte ähnlich detailliert sein. Hier sind die Informationen, nach denen Sie in einem Content-Workflow suchen sollten:

• Name der Person, die letztendlich für diesen Inhalt verantwortlich ist.
• Eine vollständige Liste aller Phasen der Inhaltserstellung mit Datum.
• Eine benannte Person für jede Produktionsstufe.
• Benannte Werkzeuge und Ressourcen, die in jeder Produktionsphase verwendet werden können.
• Klare Anweisungen, wie Inhalte dokumentiert werden, wo sie gespeichert werden und welche Metriken zu verfolgen sind.

Paradoxerweise bietet Ihnen ein ultraspezifischer Workflow wie dieser tatsächlich mehr Flexibilität. Wieso den? Weil Sie immer genau wissen, was passiert. Dies macht es viel einfacher, dringende Projekte hinzuzufügen, Arbeitslasten zu verwalten und neue Ideen einzubringen.

Sie können Ihren Content-Workflow in einem Dokument aufschreiben, als Flussdiagramm zeichnen oder eine Projektvorlage in der Task-Management-Software Ihrer Wahl erstellen. Solange Sie es irgendwo aufgezeichnet haben, ist das in Ordnung.

Jeder, der an der Erstellung von Inhalten beteiligt ist, sollte wissen, wo er eine Karte des grundlegenden Arbeitsablaufs finden kann, und er sollte eine klare Vorstellung davon haben, wo er in jedes einzelne Projekt passt. Jedes Mal, wenn jemand neu ins Team kommt, sollte er einen ausführlichen Walk-Through bekommen, damit auch er seinen Platz im Workflow findet.

Was befindet sich in Ihrem Content-Workflow-Stack?

Jedes Geschäft ist anders. Je nachdem, mit welchen Inhaltsformaten Sie arbeiten, wie groß Ihr Team ist, wie erfahren es ist und mehr, werden Ihre Anforderungen sehr unterschiedlich sein. Dennoch gibt es einige Softwaretypen, die universell einsetzbar sind, um Ihren Content-Workflow zu perfektionieren.

Beachten Sie, dass es in den meisten dieser Kategorien eine Reihe von Lösungen gibt, die sich an Unternehmen unterschiedlicher Größe richten. Viele Tools bieten auch gestaffelte Preispläne für Freiberufler, kleine Unternehmen, Wohltätigkeitsorganisationen und große Unternehmen an. Verwerfen Sie diese Software nicht von der Hand – sie kann erschwinglicher und notwendiger sein, als Sie denken.

Aufgabenverwaltungs- und Planungssoftware

Ihr Content-Workflow ist eine Vorlage dafür, wie Projekte ablaufen. In Ihrer Aufgabenverwaltungssoftware führen einzelne Projekte diese Vorlage aus. Daher sollte Ihre Aufgabenverwaltungssoftware alle wesentlichen Funktionen Ihres Arbeitsablaufs berücksichtigen.

Das beinhaltet:

• Bestimmte Fristen für Aufgaben festlegen
• Zuweisen bestimmter Personen zu Aufgaben
• Gruppieren von Teilaufgaben in einem Projekt
• Jeder kann den Fortschritt eines Inhalts sehen

Glücklicherweise beschreibt dies die meisten Aufgabenverwaltungsprogramme da draußen! Wir werden hier nicht auf alle verschiedenen Arten von Aufgabenverwaltungssoftware eingehen, aber seien Sie versichert, dass Sie viele Optionen haben.

Tools zur Bildbearbeitung und Erstellung von Infografiken

Weiter oben in diesem Artikel haben wir empfohlen, bestimmte Tools für bestimmte Aufgaben auf die gleiche Weise zuzuweisen, wie Sie für jede Aufgabe eine Frist oder ein Teammitglied festlegen. Dafür gibt es mehrere Gründe. Wenn Sie in einem vielbeschäftigten Team arbeiten, benötigen Sie vorhersehbare Prozesse, selbst wenn Sie kreative und abwechslungsreiche Ergebnisse erzielen möchten.

Teammitglieder brauchen vorhersehbare Prozesse. Sie müssen wissen, welche Dateitypen zu erwarten sind, wo sie Dokumente und Design-Assets finden können und was genau sie innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erstellen können. Ganz zu schweigen davon, dass es unendlich billiger ist, ein paar gute Programme im Team zu verwenden, als jeden Einzelnen seine eigene Software auswählen zu lassen.

Wenn Sie schließlich immer dieselben Bildbearbeitungsprogramme verwenden, entwickeln Ihre Inhalte einen wiedererkennbaren Look. Das bedeutet nicht, dass es langweilig ist – es bedeutet nur, dass sich Ihre Kunden auf Sie verlassen können. Ein wiedererkennbares Erscheinungsbild ist Teil des Aufbaus von Markenvertrauen. Wenn Sie Markenvorlagen zur Wiederverwendung in verschiedenen Inhalten erstellen können, sparen Sie auch Zeit.

Die spezifische Software, die Sie wählen, hängt auch von Ihrem Kenntnisstand ab. Wenn Sie einen internen Grafikdesigner haben, großartig! Sie werden wahrscheinlich einige Ideen haben, welche Software sie verwenden möchten.

Aber wenn Sie Multitasking betreiben oder neu im Design sind, dann ist es am besten, bei einem einfachen Drag-and-Drop-Designtool zu bleiben. Es gibt viele verallgemeinerte und spezialisierte Tools; Beispielsweise schwören viele Leute auf Canva für Social-Media-Grafiken, während andere Easelly für einfache Infografiken mögen.

Generatoren und Editoren für Videoinhalte

Ja, diese Kategorie ist wichtig. Obwohl Video mittlerweile das größte Inhaltsformat im Internet ist, ist es unglaublich, wie wenige Marken Content-Workflows für die Erstellung von Videos eingerichtet haben. Das Ergebnis? Ihre Videos sind veraltet, unprofessionell oder einfach inkonsistent. Dies ist eine weitere Form von Inhalten, bei der die Standardisierung Ihres Stacks wirklich einen Unterschied macht.

Sie sollten mindestens Folgendes wissen:

• Wie Sie Storyboards und Skripts für vorbereitete Videos erstellen
• Richtlinien für das Filmen von Live-Videos
• Wo Sie Stock-Videomaterial und -Audio beziehen
• Wie Sie Videos filmen (einschließlich Richtlinien zur Tonalität und der benötigten Ausrüstung)
• Welche Software verwenden Sie zum Bearbeiten von Video und Audio?
• Welche Software verwendest du für Untertitel?
• Welche Software Sie für Spezialeffekte verwenden

Wenn das einschüchternd klingt, keine Panik. Genau wie Bildbearbeitungssoftware gibt es eine ganze Welt von Optionen – von Programmen, die eines Oscar-prämierten Films würdig sind, bis hin zu Drag-and-Drop-Storyboards für Dummies.

Wenn Sie neu in der Erstellung von Markenvideos sind, ist dies ein ziemlich guter Ausgangspunkt. Selbst wenn Sie sich nur dafür entscheiden, die In-App-Tools in sozialen Netzwerken zu verwenden, sollte dies in Ihrem Content-Workflow dokumentiert werden.

Untertitelungssoftware wird von vielen Marken vernachlässigt, ist aber der Schlüssel zur Barrierefreiheit. Viele soziale Netzwerke bieten heutzutage automatische Untertitel an, aber die Qualität kann unzuverlässig sein. Adobe Spark, Kapwing und Clideo sind beliebte Optionen zum Hinzufügen von Videountertiteln auf dem Desktop. Wenn Sie Videos lieber auf Mobilgeräten bearbeiten möchten, versuchen Sie es mit AutoCap (Android) oder Caption This (iOS).

Wiederverwendete Social-Media-Inhalte

Als nächstes auf der Liste: ein Content-Hack. Wenn Sie einen Inhaltsworkflow erstellen, sollten Sie standardmäßig die Neuverwendung und erneute Freigabe von Inhalten einbeziehen. Was bedeutet das? Wenn Sie also einen Artikel erstellen, sollten Sie den Inhalt des Artikels verwenden, um eine Infografik, ein Nur-Text-Video und eine Reihe von Zitaten zu erstellen, die Sie in sozialen Medien teilen können, und diese in regelmäßigen Abständen weitergeben.

Das bedeutet, wenn Sie ein Video erstellen, sollten Sie es in kürzere Clips und Gifs schneiden, um sie in sozialen Medien zu teilen, und diese in regelmäßigen Abständen weitergeben. Du hast die Idee. Sie sollten auch alte Inhalte regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie korrekt und aktuell sind und alle Links noch funktionieren.

Die meisten Inhalte können mit Ihrem vorhandenen Inhaltsstapel umfunktioniert werden, aber es gibt auch einige spezielle Apps für diesen Job. Zum Beispiel kann Remix Zitate oder Artikel in Karten umwandeln, um sie in sozialen Medien zu teilen. Das Design ist wirklich anpassbar und sehr einfach zu bedienen, sodass es gut funktioniert, wenn Sie Inhalte wiederverwenden möchten, aber nicht viel Zeit haben.

Ihre Aufgabenverwaltungssoftware ist auch ein wichtiger Bestandteil der Wiederverwendung, Überprüfung und erneuten Freigabe von Inhalten. Richten Sie sich regelmäßige Erinnerungen ein, damit kein Inhalt verschwendet wird.

Interaktiver Inhalt

Dies ist eine große Sache. Menschen mögen interaktive Inhalte. Sie verbringen mehr Zeit damit. Sie erinnern sich besser. Sie genießen es mehr. Warum also erstellen so wenige Marken interaktive Inhalte? Nun, weil es beängstigend und kompliziert klingt. Aber das ist es wirklich nicht.

Zu den interaktiven Inhalten gehören:

• Ein lustiges Quiz auf Ihrem Social-Media-Profil
• Eine Videoanzeige, bei der Sie Ihr eigenes Abenteuer auswählen
• Ein Produktempfehlungstool, das Käufer durch Ihre Website führt
• Ein in Ihren E-Mail-Newsletter eingebettetes Spiel
• Ein Blogbeitrag, in dem Menschen ihre Lieblingspunkte hervorheben oder darüber abstimmen können

Hier ist die Sache: Alle diese Beispiele sind ziemlich einfach einzurichten. Und neben der Versorgung Ihres Publikums sind interaktive Inhalte eine leistungsstarke Möglichkeit, Marktforschung zu betreiben, Leads zu generieren und Daten von Ihrem Zielmarkt zu sammeln.

Verwendung von Foto- und Videomaterial

Stock Footage sollte ein fester Bestandteil der Content-Erstellung sein. Wieso den? Weil es viel billiger und schneller ist, als eine eigene Footage-Bibliothek zu erstellen, um jedes mögliche Projekt abzudecken. Die Auswahl von Stock-Footage, Fotos oder Audio bedeutet auch keine Kompromisse bei der Qualität.

Wenn Sie etwas zu Ihrem eigenen machen möchten, können Sie den Bestand bearbeiten, um Ihr Markenimage widerzuspiegeln. Hier sind einige wirklich gute Tipps für die Verwendung von Aktien in sozialen Medien, ohne dass es jemand merkt. Heutzutage gibt es viele Bestandsbibliotheken, und es lohnt sich, sich umzuschauen, um die Kombination aus Preispunkt, Bibliotheksgröße und Fachgebiet zu finden, die für Sie funktioniert.

Tools zum Schreiben und Bearbeiten von Inhalten

Schreiben braucht kein spezielles Werkzeug, oder? Nun, das stimmt nicht ganz. Denken Sie daran, dass es bei der Erstellung eines Content-Workflows nicht nur darum geht, die Arbeit zu erledigen. Es geht auch um die Steigerung von Effizienz, Produktivität und Qualität.

Hier sind einige Punkte zu beachten:

• Welche Textverarbeitung verwendest du? Google Docs ist sehr flexibel, aber es kommt zum Erliegen, wenn Sie mehr als 40 Seiten erstellen. Apple Pages sieht ordentlich aus, aber es ist ein sehr unflexibles Dateiformat. Denken Sie an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Schreibteams und wählen Sie ein passendes Programm.
• Tools, die Ihre Grammatik, Lesbarkeit und sogar Ihren Stil überprüfen, werden immer beliebter. Grammarly und Hemingway sind hier die großen Namen. Sie können den Bearbeitungsprozess beschleunigen, sind aber immer noch nicht ganz so schlau wie ein menschlicher Leser, seien Sie also vorsichtig.
• Schreiben für SEO? Tools wie Yoast sind sehr hilfreich, um die Keyword-Dichte und andere Ranking-Faktoren zu messen. Es gibt auch einige bissige Apps, die Ihnen helfen, Schlagzeilen basierend auf Ihren Schlüsselwörtern zu erstellen. Wieder Spaß und Zeitersparnis, aber sie brauchen menschliche Aufsicht.
• Wo veröffentlichen Sie Artikel und Blogs? WordPress dominiert den Markt, aber es ist nicht Ihre einzige Option.

Wir empfehlen außerdem dringend, einen Styleguide (einschließlich Regeln für soziale Medien) und mindestens ein oder zwei grundlegende Artikelvorlagen zu erstellen. Eine klare Struktur hilft Ihren Autoren, Blogs schneller zu planen und zu entwickeln – und es ist auch hilfreich für die Leser, Inhalten mit einheitlichen Stilen, Tönen und Mechanismen auf ganzer Linie zu begegnen.

Die Inhaltsgleichung

Wir haben versucht, Sie von einer einfachen Sache zu überzeugen: Workflow + Tools = Inhalt.

Wenn Sie einen klaren Workflow und die richtigen Tools haben, werden Sie großartige Inhalte produzieren. Wenn Sie vage Verfahren und die falschen Tools haben, werden Ihre Inhalte alles andere als großartig sein.

Ihr Content-Workflow wird immer in Arbeit sein. Prioritäten ändern sich, Menschen ziehen um und Software-Updates. Aber Sie werden wissen, ob Ihr Content-Workflow im Moment richtig ist, wenn er frische Ideen hervorbringt und Ihrem Team hilft, effektiv zusammenzuarbeiten.