Perfeziona il flusso di lavoro dei tuoi contenuti e crea contenuti tempestivi e irresistibili

Hai sentito parlare di morte per commissione: quando un contenuto è vittima di troppe idee di troppe persone.

Ma che dire della morte per inefficienza, quando i tuoi contenuti sono troppo lenti o si bloccano nella fase di produzione? Se stai lottando per creare ottimi contenuti, allora hai bisogno di un flusso di lavoro.

Ecco come creare un flusso di lavoro di contenuti che coordini il tuo team, incoraggi la creatività e fornisca risultati. Daremo anche un'occhiata a quali strumenti includere nel tuo stack di content marketing.

Che cos'è un flusso di lavoro dei contenuti?

Un flusso di lavoro dei contenuti è un piano per il modo in cui i contenuti vengono prodotti nel tuo team. Stabilisce le fasi di ogni progetto e assegna una persona specifica a prendersi cura di ogni fase.

Ecco un esempio di flusso di lavoro dei contenuti davvero semplice per scrivere un blog:

Con un flusso di lavoro dei contenuti, rendi ufficiale questo processo. Hai una mappa documentata del processo. Assegni compiti specifici con scadenze specifiche a persone specifiche. Ciò significa che tutti capiscono cosa c'è in un contenuto e chi ne è responsabile in ogni momento.

Allora perché preoccuparsi di tutto questo? Ecco perché:

• È più veloce . Se hai un processo chiaro per lo sviluppo dei contenuti, puoi evitare colli di bottiglia nella produzione o perdere idee perché le persone non erano sicure di come procedere. Ottieni anche la capacità di rispondere ad argomenti caldi e notizie nei tuoi contenuti.
• È più facile da rintracciare . Se stai supervisionando un team, un flusso di lavoro dei contenuti chiaro rende più facile tenere traccia di chi dovrebbe fare cosa. Puoi monitorare le prestazioni, gestire i carichi di lavoro e creare un senso di orgoglio e appartenenza ai tuoi contenuti.
• Ti protegge dagli errori . Una volta apportate modifiche, revisioni e approvazioni al flusso di lavoro dei contenuti, è molto meno probabile che pubblichi contenuti pieni di errori. Con un sistema di gestione dell'approvazione abilitato al Web, è possibile istituire un processo di instradamento dell'approvazione tra autori ed editori. Puoi anche programmare revisioni regolari dei contenuti per assicurarti che le tue informazioni non siano obsolete.
• Accoglie diversi tipi di contenuto . Puoi impostare flussi di lavoro di contenuto per ogni tipo di contenuto o persino sviluppare un diagramma di flusso per mostrare come vengono sviluppati i diversi tipi di contenuto. Questo incoraggia il tuo team a pensare in modo creativo e provare nuovi formati.

Creazione di un flusso di lavoro di contenuti per il tuo marchio

Suona bene finora, giusto? La creazione di un flusso di lavoro dei contenuti più veloce potrebbe farti risparmiare un sacco di tempo e problemi. Ma prima, dovrai investire un po' di impegno nella configurazione. Il miglior punto di partenza è con un rapido controllo di come crei i contenuti in questo momento.

Chiedi a te stesso e al tuo team:

• Che tipo di contenuto produciamo?
• Ogni quanto pubblichiamo?
• Quanto tempo impiega ogni contenuto per passare da un'idea a una realtà pubblicata?
• Chi è coinvolto nella creazione di contenuti?
• Quali strumenti e programmi utilizziamo per la creazione di contenuti?
• Chi è responsabile del nostro calendario dei contenuti?
• Come documentiamo i contenuti e ne misuriamo l'impatto?

Una volta che hai capito la tua linea di base dei contenuti, dovresti anche considerare i tuoi obiettivi. Chiedilo a te stesso:

• Ci sono dei formati di contenuto che vogliamo iniziare a produrre?
• Pubblichiamo contenuti al giusto volume e con la giusta frequenza?
• Abbiamo il giusto numero di persone coinvolte nella creazione di contenuti? Possono gestire un programma più intenso?
• Ci sono strumenti che potremmo utilizzare per accelerare o semplificare la creazione di contenuti?
• Stiamo riproponendo i contenuti?
• Stiamo aggiornando i vecchi contenuti?
• Condividiamo ripetutamente i contenuti per prolungarne la durata?

Vale la pena ottenere input da tutti coloro che sono coinvolti nella creazione di contenuti per il tuo marchio, perché potrebbero individuare opportunità o risparmi di tempo che ti perderesti da solo. Le risposte a tutte queste domande dovrebbero fornirti nuovi obiettivi per il flusso di lavoro dei tuoi contenuti.

Raccomandiamo vivamente di utilizzare gli obiettivi SMART qui, perché (proprio come il flusso di lavoro stesso) gli obiettivi concreti sono più efficaci delle vaghe promesse. Se qualcuno dice "ci piacerebbe produrre più contenuti", dovresti sentire un campanello d'allarme. Ma se dice "vorremmo iniziare a pubblicare due video a settimana entro dicembre", è un obiettivo realistico che è anche raggiungibile .

Il flusso di lavoro dei tuoi contenuti dovrebbe essere altrettanto dettagliato. Ecco le informazioni da cercare in un flusso di lavoro di contenuti:

• Nome della persona in ultima analisi responsabile di questo contenuto.
• Un elenco completo di tutte le fasi della produzione dei contenuti, con le date.
• Una persona nominata per ogni fase della produzione.
• Strumenti e risorse nominati da utilizzare in ogni fase della produzione.
• Istruzioni chiare su come documentare i contenuti, dove archiviarli e quali metriche monitorare.

Paradossalmente, un flusso di lavoro ultra specifico come questo ti dà effettivamente più flessibilità. Come mai? Perché sai esattamente cosa sta succedendo, tutto il tempo. Ciò semplifica notevolmente l'aggiunta di progetti urgenti, la gestione dei carichi di lavoro e l'introduzione di nuove idee.

Puoi scrivere il flusso di lavoro dei tuoi contenuti in un documento, disegnarlo come diagramma di flusso o creare un modello di progetto nel tuo software di gestione delle attività preferito. Finché l'hai registrato da qualche parte, va bene.

Tutti coloro che sono coinvolti nella creazione di contenuti dovrebbero sapere dove trovare una mappa del flusso di lavoro di base e dovrebbero avere un'idea chiara di dove si inseriscono in ogni singolo progetto. Ogni volta che qualcuno di nuovo entra a far parte del team, dovrebbe ricevere una procedura dettagliata in modo che anche loro possano trovare il loro posto nel flusso di lavoro.

Cosa c'è nello stack del flusso di lavoro dei contenuti?

Ogni azienda è diversa. A seconda dei formati di contenuto con cui lavori, di quanto è grande il tuo team, di quanto sono esperti e altro, le tue esigenze saranno molto diverse. Tuttavia, ci sono alcuni tipi di software universalmente utilizzabili per perfezionare il flusso di lavoro dei contenuti.

Vale la pena ricordare che nella maggior parte di queste categorie sono presenti una gamma di soluzioni rivolte ad aziende di diverse dimensioni. Molti strumenti offrono anche piani tariffari a scala variabile per liberi professionisti, piccole imprese, enti di beneficenza e grandi aziende. Non respingere nessuno di questi software a priori: potrebbe essere più conveniente e più necessario di quanto pensi.

Software di gestione e pianificazione delle attività

Il flusso di lavoro dei tuoi contenuti è un modello per come si realizzano i progetti. Il tuo software di gestione delle attività è il luogo in cui i singoli progetti eseguono quel modello. Quindi il tuo software di gestione delle attività dovrebbe ospitare tutte le funzionalità essenziali del tuo flusso di lavoro.

Ciò comprende:

• Stabilire scadenze specifiche per le attività
• Assegnare persone specifiche a compiti
• Raggruppare sotto-attività in un unico progetto
• Consentire a tutti di vedere lo stato di avanzamento di un contenuto

Fortunatamente, questo descrive la maggior parte dei software di gestione delle attività là fuori! Non entreremo in tutti i diversi tipi di software di gestione delle attività qui, ma ti assicuriamo che hai molte opzioni.

Strumenti di modifica delle immagini e creazione di infografiche

In precedenza in questo articolo, ti consigliamo di assegnare strumenti specifici per attività specifiche nello stesso modo in cui imposti una scadenza o un membro del team per ciascuna attività. Ci sono diverse ragioni per questo. Quando lavori in un team impegnato, anche se desideri risultati creativi e vari, hai bisogno di processi prevedibili.

I membri del team hanno bisogno di processi prevedibili. Devono sapere quali tipi di file aspettarsi, dove possono trovare documenti e risorse di progettazione e esattamente cosa possono creare in un determinato periodo di tempo. Per non parlare, ovviamente, del fatto che è infinitamente più economico utilizzare alcuni buoni programmi all'interno del team, piuttosto che lasciare che ogni individuo scelga il proprio software.

Infine, quando continui a utilizzare gli stessi programmi di modifica delle immagini, i tuoi contenuti svilupperanno un aspetto riconoscibile. Ciò non significa che sia noioso, significa solo che i tuoi clienti possono fare affidamento su di te. Un aspetto riconoscibile fa parte della costruzione della fiducia del marchio. Se riesci a creare modelli con marchio da riutilizzare in diversi contenuti, risparmierai anche tempo.

Il software specifico che scegli dipenderà anche dal tuo livello di esperienza. Se hai un grafico interno, fantastico! Probabilmente avranno qualche idea su quale software vogliono usare.

Ma se sei multitasking o sei nuovo nel design, allora è meglio attenersi a un semplice strumento di progettazione drag-and-drop. Ci sono molti strumenti generici e specialistici là fuori; ad esempio, molte persone giurano su Canva per la grafica dei social media, mentre altri come Easelly per le infografiche di base.

Generatori ed editor di contenuti video

Sì, questa categoria è importante. Anche se il video è ora il più grande formato di contenuto su Internet, è incredibile come pochi marchi abbiano flussi di lavoro di contenuto impostati per la creazione di video. Il risultato? I loro video sono obsoleti, non professionali o semplicemente incoerenti. Questa è un'altra forma di contenuto in cui standardizzare il tuo stack fa davvero la differenza.

Come minimo, dovresti sapere:

• Come lo storyboard e la sceneggiatura hanno preparato i video
• Linee guida per le riprese di video dal vivo
• Da dove procuri filmati e audio d'archivio
• Come filmare i video (comprese le linee guida sul tono della voce e l'attrezzatura necessaria)
• Quale software usi per modificare video e audio
• Quale software usi per i sottotitoli
• Quale software usi per gli effetti speciali

Se questo suona intimidatorio, non farti prendere dal panico. Proprio come i software di editing delle immagini, c'è un intero mondo di opzioni là fuori: da programmi degni di un film da Oscar, a storyboard drag-and-drop per manichini.

Se non conosci la creazione di video di marca, questo è un buon punto di partenza. Anche se decidi di utilizzare gli strumenti in-app sui social network, questo fatto dovrebbe essere documentato nel flusso di lavoro dei tuoi contenuti.

Il software di sottotitolazione è qualcosa che molti marchi trascurano, ma è fondamentale per l'accessibilità. Oggigiorno molti social network offrono sottotitoli automatici, ma la qualità può essere inaffidabile. Adobe Spark, Kapwing e Clideo sono tutte opzioni popolari per l'aggiunta di sottotitoli video sul desktop. Se preferisci modificare i video su dispositivi mobili, prova AutoCap (Android) o Caption This (iOS).

Contenuti dei social media riproposti

Il prossimo sulla lista: un hack di contenuti. Quando crei un flusso di lavoro del contenuto, dovresti includere il riutilizzo e la ricondivisione del contenuto per impostazione predefinita. Che cosa significa? Significa che se crei un articolo, dovresti utilizzare il contenuto dell'articolo per creare un'infografica, un video di solo testo e una serie di citazioni da condividere sui social media e continuare a condividerli a intervalli regolari.

Significa che se realizzi un video, dovresti ritagliarlo di nuovo in clip e gif più brevi da condividere sui social media e continuare a condividerli a intervalli regolari. Ti viene l'idea. Dovresti anche rivedere regolarmente i vecchi contenuti per verificare che siano accurati e aggiornati e che tutti i collegamenti funzionino ancora.

La maggior parte del riutilizzo dei contenuti può essere ottenuta con il tuo stack di contenuti esistente, ma ci sono anche alcune app specializzate per il lavoro. Ad esempio, Remix può trasformare citazioni o articoli in biglietti da condividere sui social media. Il design è davvero personalizzabile ed è molto facile da usare, quindi funziona bene se vuoi riutilizzare i contenuti ma non hai molto tempo.

Il tuo software di gestione delle attività è anche una parte fondamentale del riutilizzo, della revisione e della ricondivisione dei contenuti. Imposta promemoria regolari per te stesso in modo che nessun contenuto venga sprecato.

Contenuti interattivi

Questo è grande. Alle persone piacciono i contenuti interattivi. Ci passano più tempo. Lo ricordano meglio. Si divertono di più. Allora perché sono così pochi i marchi che creano contenuti interattivi? Bene, perché sembra spaventoso e complicato. Ma non lo è davvero.

I contenuti interattivi includono:

• Un divertente quiz sul tuo profilo sui social media
• Un annuncio video "scegli la tua avventura".
• Un prodotto consigliato che guida gli acquirenti attraverso il tuo sito web
• Un gioco incorporato nella tua newsletter via email
• Un post sul blog in cui le persone possono evidenziare o votare i loro punti preferiti

Ecco il punto: tutti questi esempi sono abbastanza facili da configurare. E oltre a soddisfare il tuo pubblico, i contenuti interattivi sono un modo potente per fare ricerche di mercato, generare lead e raccogliere dati dal tuo mercato di riferimento.

Utilizzo di filmati d'archivio e filmati

I filmati d'archivio dovrebbero essere parte integrante della creazione di contenuti. Come mai? Perché è molto più economico e veloce rispetto alla creazione della propria libreria di filmati per coprire ogni possibile progetto. Scegliere filmati d'archivio, foto o audio non significa nemmeno scendere a compromessi sulla qualità.

Se vuoi creare qualcosa di tuo, puoi modificare lo stock per riflettere l'immagine del tuo marchio. Ecco alcuni ottimi suggerimenti per utilizzare le azioni sui social media senza che nessuno se ne accorga. Al giorno d'oggi ci sono molte biblioteche di stock e vale la pena fare shopping per trovare la combinazione di prezzo, dimensione della biblioteca e specializzazione che funziona per te.

Strumenti per la scrittura e la modifica dei contenuti

La scrittura non ha bisogno di strumenti speciali, giusto? Beh, non è del tutto vero. Ricorda, la creazione di un flusso di lavoro di contenuti non significa solo portare a termine il lavoro. Si tratta anche di aumentare l'efficienza, la produttività e la qualità.

Ecco alcuni punti da considerare:

• Che word processor usi? Google Docs è altamente flessibile, ma si ferma quando crei qualcosa di più lungo di 40 pagine. Apple Pages sembra pulito, ma è un formato di file molto rigido. Pensa alle esigenze specifiche del tuo team di sceneggiatori e scegli un programma adatto.
• Gli strumenti che controllano la grammatica, la leggibilità e persino lo stile sono sempre più popolari. Grammarly e Hemingway sono i grandi nomi qui. Possono accelerare il processo di editing, ma non sono ancora così intelligenti come un lettore umano, quindi sii prudente.
• Scrivere per SEO? Strumenti come Yoast sono molto utili per misurare la densità delle parole chiave e altri fattori di ranking. Ci sono anche alcune app scattanti che ti aiutano a fare brainstorming sui titoli in base alle tue parole chiave. Ancora una volta, divertimento e risparmio di tempo, ma hanno bisogno della supervisione umana.
• Dove pubblichi articoli e blog? WordPress domina il mercato, ma non è la tua unica opzione.

Ti consigliamo inoltre di creare una guida di stile (comprese le regole per i social media) e almeno uno o due modelli di articolo di base. Una struttura chiara aiuterà i tuoi scrittori a pianificare e sviluppare blog più velocemente, ed è anche utile per i lettori incontrare i contenuti con uniformità di stile, tono e meccanica su tutta la linea.

L'equazione del contenuto

Abbiamo cercato di convincerti di una cosa semplice: flusso di lavoro + strumenti = contenuto.

Se disponi di un flusso di lavoro chiaro e del giusto set di strumenti, produrrai ottimi contenuti. Se hai procedure vaghe e strumenti sbagliati, il tuo contenuto sarà tutt'altro che eccezionale.

Il flusso di lavoro dei tuoi contenuti sarà sempre un work in progress. Le priorità cambiano, le persone si spostano e gli aggiornamenti software. Ma saprai se il flusso di lavoro dei tuoi contenuti è giusto per il momento se sta producendo nuove idee e aiutando il tuo team a collaborare in modo efficace.