Udoskonal swój przepływ pracy z treściami i twórz na czas, nieodparte treści

Słyszeliście o śmierci przez komisję: kiedy treść jest ofiarą zbyt wielu pomysłów zbyt wielu ludzi.

Ale co ze śmiercią przez nieefektywność, gdy treść jest zbyt wolna lub utknęła w fazie produkcji? Jeśli masz problemy z tworzeniem świetnych treści, potrzebujesz przepływu pracy.

Oto jak stworzyć przepływ pracy treści, który koordynuje Twój zespół, zachęca do kreatywności i zapewnia wyniki. Przyjrzymy się również, jakie narzędzia należy uwzględnić w stosie content marketingu.

Co to jest przepływ treści?

Przepływ pracy treści to plan, w jaki sposób treść jest produkowana w Twoim zespole. Określa etapy każdego projektu i przypisuje konkretną osobę, która zajmie się każdym etapem.

Oto naprawdę prosty przykład przepływu treści do pisania bloga:

Dzięki przepływowi treści, ten proces staje się oficjalny. Masz udokumentowaną mapę procesu. Przypisujesz konkretne zadania z określonymi terminami do konkretnych osób. Oznacza to, że każdy rozumie, co wchodzi w skład treści i kto jest za nią odpowiedzialny na każdym etapie.

Więc po co się tym wszystkim zawracać? Dlatego:

• Jest szybszy . Jeśli masz jasny proces tworzenia treści, możesz uniknąć wąskich gardeł produkcyjnych lub utraty pomysłów, ponieważ ludzie nie byli pewni, jak postępować. Zyskujesz również możliwość odpowiadania na gorące tematy i wiadomości w swoich treściach.
• Łatwiej jest śledzić . Jeśli nadzorujesz zespół, przejrzysty przepływ treści ułatwia śledzenie tego, kto powinien co robić. Możesz monitorować wydajność, zarządzać obciążeniami i tworzyć poczucie dumy i własności nad swoimi treściami.
• Chroni Cię przed błędami . Gdy wbudujesz edycje, poprawki i zatwierdzenie w przepływie pracy treści, znacznie mniej prawdopodobne jest, że publikujesz treści pełne błędów. Dzięki internetowemu systemowi zarządzania zatwierdzaniem możesz zainicjować proces przekazywania zatwierdzania między autorami a redaktorami. Możesz także zaplanować regularne przeglądy treści, aby upewnić się, że Twoje informacje nie są nieaktualne.
• Obsługuje różne rodzaje treści . Możesz skonfigurować przepływy pracy zawartości dla każdego typu zawartości — lub nawet opracować schemat blokowy, aby pokazać, jak opracowywane są różne typy zawartości. Zachęca to Twój zespół do kreatywnego myślenia i wypróbowywania nowych formatów.

Tworzenie obiegu treści dla Twojej marki

Jak dotąd brzmi dobrze, prawda? Stworzenie szybszego przepływu pracy z treściami może zaoszczędzić dużo czasu i kłopotów. Ale najpierw musisz zainwestować trochę wysiłku w konfigurację. Najlepszym miejscem do rozpoczęcia jest szybki audyt tego, jak obecnie tworzysz treści.

Zapytaj siebie i swój zespół:

• Jakie treści produkujemy?
• Jak często publikujemy?
• Ile czasu zajmuje przejście każdego fragmentu treści od pomysłu do opublikowanej rzeczywistości?
• Kto zajmuje się tworzeniem treści?
• Jakich narzędzi i programów używamy do tworzenia treści?
• Kto zarządza naszym kalendarzem treści?
• Jak dokumentujemy treść i mierzymy jej wpływ?

Po ustaleniu bazowej zawartości treści należy również rozważyć swoje cele. Zapytaj siebie:

• Czy są jakieś formaty treści, które chcemy zacząć produkować?
• Czy publikujemy treści we właściwym natężeniu i z odpowiednią częstotliwością?
• Czy mamy odpowiednią liczbę osób zaangażowanych w tworzenie treści? Czy poradzą sobie z bardziej napiętym harmonogramem?
• Czy są jakieś narzędzia, których moglibyśmy użyć, aby przyspieszyć lub usprawnić tworzenie treści?
• Czy zmieniamy przeznaczenie treści?
• Czy aktualizujemy starą zawartość?
• Czy wielokrotnie udostępniamy treści, aby przedłużyć ich żywotność?

Warto zasięgnąć opinii wszystkich osób zaangażowanych w tworzenie treści dla Twojej marki, ponieważ mogą oni dostrzec okazje lub oszczędność czasu, których sam byś przegapił. Odpowiedzi na wszystkie te pytania powinny zapewnić nowe cele dla przepływu treści.

Zdecydowanie zalecamy tutaj używanie celów SMART, ponieważ (podobnie jak sam przepływ pracy) konkretne cele są bardziej skuteczne niż niejasne obietnice. Jeśli ktoś mówi „chcielibyśmy produkować więcej treści”, powinieneś usłyszeć dzwonki alarmowe. Ale jeśli powie „chcielibyśmy zacząć publikować dwa filmy tygodniowo do grudnia”, jest to realistyczny cel, który jest również osiągalny .

Twój przepływ treści powinien być podobnie szczegółowy. Oto informacje, których należy szukać w przepływie pracy treści:

• Imię i nazwisko osoby ostatecznie odpowiedzialnej za ten fragment treści.
• Pełna lista wszystkich etapów produkcji treści wraz z datami.
• Imienna osoba na każdym etapie produkcji.
• Nazwane narzędzia i zasoby do wykorzystania na każdym etapie produkcji.
• Jasne instrukcje, jak dokumentować zawartość, gdzie ją przechowywać i jakie metryki należy śledzić.

Paradoksalnie, taki bardzo specyficzny przepływ pracy zapewnia większą elastyczność. Czemu? Ponieważ przez cały czas dokładnie wiesz, co się dzieje. Ułatwia to dodawanie pilnych projektów, zarządzanie obciążeniami i wprowadzanie nowych pomysłów.

Możesz zapisać przepływ pracy treści w dokumencie, narysować go jako schemat blokowy lub utworzyć szablon projektu w wybranym oprogramowaniu do zarządzania zadaniami. Dopóki masz to gdzieś nagrane, w porządku.

Każdy zaangażowany w tworzenie treści powinien wiedzieć, gdzie znaleźć mapę podstawowego przepływu pracy i powinien mieć jasne wyobrażenie o tym, gdzie pasuje do każdego indywidualnego projektu. Za każdym razem, gdy ktoś nowy dołącza do zespołu, powinien otrzymać szczegółowy przewodnik, aby również mógł znaleźć swoje miejsce w przepływie pracy.

Co znajduje się w twoim stosie przepływu pracy treści?

Każda firma jest inna. W zależności od tego, z jakimi formatami treści pracujesz, jak duży jest Twój zespół, jak ma doświadczenie i nie tylko, Twoje potrzeby będą bardzo różne. Mimo to istnieje kilka typów oprogramowania, które można wykorzystać do doskonalenia przepływu treści.

Warto mieć na uwadze, że w większości tych kategorii istnieje szereg rozwiązań skierowanych do firm różnej wielkości. Wiele narzędzi oferuje również plany cenowe w skali ruchomej dla freelancerów, małych firm, organizacji charytatywnych i dużych korporacji. Nie odrzucaj żadnego z tego oprogramowania od razu — może być bardziej przystępne cenowo i bardziej potrzebne niż myślisz.

Oprogramowanie do zarządzania zadaniami i planowania

Przepływ treści jest szablonem przebiegu projektów. Twoje oprogramowanie do zarządzania zadaniami to miejsce, w którym poszczególne projekty wykonują ten szablon. Dlatego oprogramowanie do zarządzania zadaniami powinno uwzględniać wszystkie istotne funkcje przepływu pracy.

To zawiera:

• Ustalanie konkretnych terminów realizacji zadań
• Przypisywanie konkretnych osób do zadań
• Grupowanie podzadań w jeden projekt
• Umożliwienie wszystkim zobaczenia postępów w treści

Na szczęście opisuje to większość programów do zarządzania zadaniami! Nie zajmiemy się tutaj wszystkimi rodzajami oprogramowania do zarządzania zadaniami, ale zapewniamy, że masz wiele opcji.

Narzędzia do edycji obrazu i tworzenia infografik

Wcześniej w tym artykule zalecaliśmy przypisanie określonych narzędzi do określonych zadań w taki sam sposób, w jaki ustalasz termin lub członka zespołu dla każdego zadania. Powodów jest kilka. Kiedy pracujesz w zajętym zespole, nawet jeśli chcesz kreatywnych i zróżnicowanych wyników, potrzebujesz przewidywalnych procesów.

Członkowie zespołu potrzebują przewidywalnych procesów. Muszą wiedzieć, jakich typów plików się spodziewać, gdzie mogą znaleźć dokumenty i zasoby projektowe oraz dokładnie, co mogą stworzyć w określonym czasie. Nie wspominając oczywiście, że nieskończenie taniej jest używać kilku dobrych programów w całym zespole, niż pozwolić każdemu wybrać własne oprogramowanie.

Wreszcie, gdy będziesz nadal korzystać z tych samych programów do edycji obrazów, Twoje treści będą miały rozpoznawalny wygląd. Nie oznacza to, że jest nudny – oznacza to po prostu, że Twoi klienci mogą na Tobie polegać. Rozpoznawalny wygląd to element budowania zaufania do marki. Jeśli możesz tworzyć markowe szablony do ponownego wykorzystania w różnych fragmentach treści, również zaoszczędzisz czas.

Konkretne oprogramowanie, które wybierzesz, będzie również zależeć od Twojego poziomu wiedzy. Jeśli masz własnego grafika, to świetnie! Prawdopodobnie będą mieli pomysły na to, jakiego oprogramowania chcą używać.

Ale jeśli pracujesz wielozadaniowo lub dopiero zaczynasz projektować, najlepiej jest trzymać się prostego narzędzia do projektowania typu „przeciągnij i upuść”. Istnieje wiele ogólnych i specjalistycznych narzędzi; na przykład wiele osób przysięga na serwis Canva za grafikę w mediach społecznościowych, podczas gdy inni lubią Easelly za podstawowe infografiki.

Generatory i edytory treści wideo

Tak, ta kategoria ma znaczenie. Mimo że wideo jest obecnie największym formatem treści w Internecie, to niewiarygodne, jak niewiele marek ma skonfigurowane przepływy pracy związane z tworzeniem wideo. Wynik? Ich filmy są nieaktualne, nieprofesjonalne lub po prostu niespójne. Jest to kolejna forma treści, w której standaryzacja stosu naprawdę robi różnicę.

Powinieneś przynajmniej wiedzieć:

• Jak przygotowujesz storyboardy i scenariusze wideo
• Wytyczne dotyczące filmowania wideo na żywo
• Skąd pozyskujesz Stockowe materiały wideo i audio
• Jak nagrywasz filmy (w tym wskazówki dotyczące tonu głosu i potrzebny sprzęt)
• Jakiego oprogramowania używasz do edycji wideo i audio
• Jakiego oprogramowania używasz do napisów
• Jakiego oprogramowania używasz do efektów specjalnych

Jeśli brzmi to onieśmielająco, nie panikuj. Podobnie jak oprogramowanie do edycji obrazu, istnieje cały świat opcji – od programów godnych nagrodzonego Oscarem filmu po storyboardy typu „przeciągnij i upuść” dla manekinów.

Jeśli dopiero zaczynasz tworzyć filmy promujące markę, jest to całkiem dobre miejsce na rozpoczęcie. Nawet jeśli po prostu zdecydujesz się korzystać z narzędzi w aplikacji w sieciach społecznościowych, fakt ten powinien zostać udokumentowany w przepływie treści.

Oprogramowanie do tworzenia napisów jest czymś, co wiele marek zaniedbuje, ale ma kluczowe znaczenie dla dostępności. Wiele sieci społecznościowych oferuje obecnie napisy automatyczne, ale ich jakość może być zawodna. Adobe Spark, Kapwing i Clideo to popularne opcje dodawania napisów wideo na komputerze. Jeśli wolisz edytować filmy na urządzeniu mobilnym, wypróbuj AutoCap (Android) lub Caption This (iOS).

Zmienione przeznaczenie treści w mediach społecznościowych

Następna na liście: hack treści. Podczas tworzenia przepływu pracy zawartości należy domyślnie uwzględnić zmianę przeznaczenia i ponowne udostępnianie zawartości. Co to znaczy? Oznacza to, że jeśli tworzysz artykuł, powinieneś użyć jego treści do stworzenia infografiki, wideo zawierającego tylko tekst oraz zestawu cytatów do udostępnienia w mediach społecznościowych i udostępniaj je w regularnych odstępach czasu.

Oznacza to, że jeśli tworzysz film, powinieneś ponownie pociąć go na krótsze klipy i gify, aby udostępnić je w mediach społecznościowych i udostępniać je w regularnych odstępach czasu. Masz pomysł. Należy również regularnie przeglądać stare treści, aby sprawdzić, czy są dokładne i aktualne, a wszystkie linki nadal działają.

Większość zmian przeznaczenia treści można osiągnąć za pomocą istniejącego stosu treści, ale istnieją również specjalistyczne aplikacje do tego zadania. Na przykład Remix może przekształcać cytaty lub artykuły w karty do udostępniania w mediach społecznościowych. Projekt jest naprawdę konfigurowalny i bardzo łatwy w użyciu, więc działa dobrze, jeśli chcesz zmienić przeznaczenie treści, ale nie masz dużo czasu.

Oprogramowanie do zarządzania zadaniami jest również kluczowym elementem zmiany przeznaczenia, przeglądania i udostępniania treści. Ustaw dla siebie regularne przypomnienia, aby żadna treść nie została zmarnowana.

Treści interaktywne

Ten jest duży. Ludzie lubią treści interaktywne. Spędzają nad tym więcej czasu. Lepiej to pamiętają. Bardziej im się to podoba. Dlaczego więc tak mało marek tworzy interaktywne treści? No bo brzmi to przerażająco i skomplikowanie. Ale tak naprawdę nie jest.

Treści interaktywne obejmują:

• Zabawny quiz na Twoim profilu w mediach społecznościowych
• Reklama wideo „Wybierz własną przygodę”
• Osoba polecająca produkt, która prowadzi kupujących przez Twoją witrynę
• Gra osadzona w Twoim biuletynie e-mail
• Post na blogu, w którym ludzie mogą podkreślać lub głosować na swoje ulubione punkty

Oto rzecz: wszystkie te przykłady są dość łatwe do skonfigurowania. Oprócz cateringu dla odbiorców, interaktywne treści to potężny sposób na badanie rynku, generowanie potencjalnych klientów i zbieranie danych z rynku docelowego.

Korzystanie ze zdjęć stockowych i materiałów wideo

Materiał filmowy powinien być integralną częścią tworzenia treści. Czemu? Ponieważ jest to o wiele tańsze i szybsze niż tworzenie własnej biblioteki materiałów filmowych, aby pokryć każdy możliwy projekt. Wybór materiału filmowego, zdjęć lub dźwięku również nie oznacza kompromisu w zakresie jakości.

Jeśli chcesz stworzyć coś własnego, możesz edytować stock, aby odzwierciedlić wizerunek Twojej marki. Oto kilka naprawdę świetnych wskazówek dotyczących korzystania z akcji w mediach społecznościowych bez zauważenia nikogo. W dzisiejszych czasach jest wiele bibliotek, warto się rozejrzeć, aby znaleźć kombinację ceny, rozmiaru biblioteki i specjalizacji, która będzie dla Ciebie odpowiednia.

Narzędzia do pisania i edycji treści

Pisanie nie wymaga specjalnych narzędzi, prawda? Cóż, to nie do końca prawda. Pamiętaj, że tworzenie przepływu pracy treści to nie tylko wykonanie zadania. Chodzi również o zwiększenie wydajności, produktywności i jakości.

Oto kilka punktów do rozważenia:

• Jakiego edytora tekstu używasz? Dokumenty Google są bardzo elastyczne, ale zatrzymują się, gdy tworzysz coś dłuższego niż 40 stron. Apple Pages wygląda schludnie, ale jest to bardzo nieelastyczny format pliku. Pomyśl o konkretnych potrzebach swojego zespołu piszącego i wybierz odpowiedni program.
• Narzędzia sprawdzające gramatykę, czytelność, a nawet styl stają się coraz bardziej popularne. Grammarly i Hemingway to tutaj wielkie nazwiska. Mogą przyspieszyć proces edycji, ale nadal nie są tak mądrzy, jak ludzki czytelnik, więc bądź ostrożny.
• Piszesz dla SEO? Narzędzia takie jak Yoast są bardzo przydatne do pomiaru gęstości słów kluczowych i innych czynników rankingowych. Istnieje również kilka zgrabnych aplikacji, które pomogą Ci przeprowadzić burzę mózgów na podstawie Twoich słów kluczowych. Znowu zabawa i oszczędność czasu, ale wymagają nadzoru człowieka.
• Gdzie publikujesz artykuły i blogi? WordPress dominuje na rynku, ale nie jest to jedyna opcja.

Zdecydowanie zalecamy również stworzenie przewodnika stylu (w tym zasad dla mediów społecznościowych) i co najmniej jednego lub dwóch podstawowych szablonów artykułów. Przejrzysta struktura pomoże Twoim autorom w szybszym planowaniu i rozwijaniu blogów – a także pomaga czytelnikom w napotkaniu treści o jednolitym stylu, tonie i mechanice we wszystkich dziedzinach.

Równanie treści

Przekonaliśmy Cię o jednej prostej rzeczy: workflow + narzędzia = treść.

Jeśli masz przejrzysty przepływ pracy i odpowiedni zestaw narzędzi, będziesz tworzyć świetne treści. Jeśli masz niejasne procedury i niewłaściwe narzędzia, Twoje treści będą mniej niż świetne.

Twój przepływ treści zawsze będzie w toku. Zmieniają się priorytety, ludzie przemieszczają się i aktualizują oprogramowanie. Ale dowiesz się, czy przepływ pracy nad zawartością jest odpowiedni w tej chwili, jeśli generuje nowe pomysły i pomaga zespołowi efektywnie współpracować.