完善您的内容工作流程并创建及时、令人无法抗拒的内容

您听说过委员会死亡：当一个内容成为太多人的太多想法的受害者时。

但是，当您的内容太慢或卡在制作阶段时，效率低下会导致死亡怎么办？ 如果您正在努力创建出色的内容，那么您需要一个工作流程。

以下是创建内容工作流程以协调您的团队、鼓励创造力并交付成果的方法。 我们还将看看您的内容营销堆栈中包含哪些工具。

什么是内容工作流程？

内容工作流是关于如何在您的团队中生成内容的计划。 它列出了每个项目的阶段，并指定一个特定的人来照顾每个阶段。

这是一个非常简单的内容工作流示例，用于编写博客：

通过内容工作流程，您可以使此流程正式化。 您有一份记录在案的流程地图。 您将具有特定截止日期的特定任务分配给特定人员。 这意味着每个人都了解一段内容的内容，以及在每一点上由谁负责。

那么为什么要为这一切烦恼呢？ 原因如下：

• 它更快。 如果您有一个清晰的内容开发流程，那么您可以避免生产瓶颈或因人们不确定如何进行而失去创意。 您还可以获得对内容中的热门话题和新闻项目做出回应的能力。
• 更容易追踪。 如果您正在监督一个团队，那么清晰的内容工作流程可以让您更轻松地跟踪谁应该做什么。 您可以监控性能、管理工作负载，并为您的内容营造一种自豪感和主人翁感。
• 它可以保护您免受错误。 一旦您在内容工作流程中构建了编辑、修订和批准，那么您发布充满错误的内容的可能性就会大大降低。 借助启用 Web 的审批管理系统，您可以在作者和编辑之间建立审批路由流程。 您还可以安排定期内容审核，以确保您的信息不会过时。
• 它容纳不同类型的内容。 您可以为每种类型的内容设置内容工作流程 - 甚至可以开发流程图来展示如何开发不同的内容类型。 这鼓励您的团队创造性地思考并尝试新的格式。

为您的品牌创建内容工作流程

到目前为止听起来不错，对吧？ 创建更快的内容工作流程可以为您节省大量时间和麻烦。 但首先，您需要投入一些精力来进行设置。 最好的起点是快速审核您目前如何创建内容。

问问你自己和你的团队：

• 我们制作什么样的内容？
• 我们多久发布一次？
• 每条内容从一个想法变成现实需要多长时间？
• 谁参与内容创作？
• 我们使用哪些工具和程序来创建内容？
• 谁负责我们的内容日历？
• 我们如何记录内容并衡量其影响？

一旦你确定了你的内容基线，你还应该考虑你的目标。 问你自己：

• 是否有我们想要开始制作的任何内容格式？
• 我们是否以正确的数量和正确的频率发布内容？
• 我们是否有合适数量的人参与内容创作？ 他们能处理更密集的日程安排吗？
• 我们可以使用任何工具来加速或简化内容创建吗？
• 我们是否在重新利用内容？
• 我们在更新旧内容吗？
• 我们是否重复分享内容以延长其生命周期？

值得从参与为您的品牌创建内容的每个人那里获得意见，因为他们很可能会发现您自己会错过的机会或节省时间的机会。 所有这些问题的答案应该为您的内容工作流程提供新的目标。

我们强烈建议在这里使用 SMART 目标，因为（就像工作流程本身一样）具体目标比模糊的承诺更有效。 如果有人说“我们愿意制作更多内容”，您应该会听到警钟。但如果他们说“我们想在 12 月之前每周发布两个视频”，这是一个现实的目标，也是可以实现的.

您的内容工作流程应该同样详细。 以下是要在内容工作流程中查找的信息：

• 最终对该内容负责的人的姓名。
• 内容制作所有阶段的完整列表，并附有日期。
• 每个生产阶段都有一个指定的人。
• 在每个生产阶段使用的命名工具和资源。
• 关于如何记录内容、存储内容以及跟踪哪些指标的明确说明。

矛盾的是，像这样的超特定工作流程实际上为您提供了更大的灵活性。 为什么？ 因为你一直都知道到底发生了什么。 这使得添加紧急项目、管理工作负载和引入新想法变得更加容易。

您可以在文档中编写内容工作流程，将其绘制为流程图，或在您选择的任务管理软件中创建项目模板。 只要你把它记录在某个地方，那很好。

参与内容创建的每个人都应该知道在哪里可以找到基本工作流程的地图，并且他们应该清楚地知道它们适合每个单独的项目。 每次有新人加入团队时，他们都应该进行详细的演练，以便他们也可以在工作流程中找到自己的位置。

您的内容工作流堆栈中有什么？

每个企业都是不同的。 根据您使用的内容格式、团队的规模、他们的经验等等，您的需求会大不相同。 尽管如此，仍有一些软件类型普遍可用于完善您的内容工作流程。

值得记住的是，在大多数这些类别中，都有一系列针对不同规模企业的解决方案。 许多工具还为自由职业者、小型企业、慈善机构和大公司提供浮动定价计划。 不要立即放弃任何此类软件——它可能比您想象的更实惠、更必要。

任务管理和计划软件

您的内容工作流程是项目发生方式的模板。 您的任务管理软件是各个项目执行该模板的地方。 因此，您的任务管理软件应该适应您工作流程的所有基本功能。

这包括：

• 为任务设定具体期限
• 将特定人员分配给任务
• 在一个项目中将子任务组合在一起
• 让每个人都能看到一个内容的进度

幸运的是，这描述了大多数任务管理软件！ 我们不会在这里介绍所有不同类型的任务管理软件，但请放心，您有很多选择。

图像编辑和信息图表创建工具

在本文前面，我们建议为特定任务分配特定工具，就像为每个任务设置截止日期或团队成员一样。 有几个原因。 当您在一个繁忙的团队中工作时，即使您想要创造性和多样化的结果，您也需要可预测的流程。

团队成员需要可预测的流程。 他们需要知道预期的文件类型，在哪里可以找到文档和设计资产，以及在给定时间范围内可以创建的确切内容。 当然，更不用说在团队中使用一些好的程序比让每个人选择自己的软件要便宜得多。

最后，当您继续使用相同的图像编辑程序时，您的内容将具有可识别的外观。 这并不意味着它很无聊——它只是意味着您的客户可以依赖您。 可识别的外观是建立品牌信任的一部分。 如果您可以创建品牌模板以在不同的内容中重复使用，那么您也将节省时间。

您选择的特定软件还取决于您的专业水平。 如果您有内部平面设计师，那就太好了！ 他们可能会对他们想要使用的软件有一些想法。

但是，如果您是多任务处理或设计新手，那么最好坚持使用简单的拖放式设计工具。 有很多通用的和专业的工具。 例如，很多人都喜欢 Canva 的社交媒体图形，而其他人则喜欢 Easelly 的基本信息图表。

视频内容生成器和编辑器

是的，这个类别很重要。 尽管视频现在是互联网上最大的内容格式，但令人难以置信的是，很少有品牌为创建视频设置了内容工作流程。 结果？ 他们的视频已经过时、不专业或根本不一致。 这是另一种形式的内容，标准化您的堆栈确实会有所作为。

至少，您应该知道：

• 您如何使用故事板和脚本准备视频
• 拍摄实况视频指南
• 您在哪里获取库存录像和音频
• 您如何拍摄视频（包括语气准则和您需要的设备）
• 您用于编辑视频和音频的软件
• 你用什么软件做字幕
• 你用什么软件做特效

如果这听起来令人生畏，请不要惊慌。 就像图像编辑软件一样，那里有一个完整的选择——从值得奥斯卡获奖电影的程序，到傻瓜的拖放故事板。

如果您不熟悉创建品牌视频，那么这是一个很好的起点。 即使您只是决定在社交网络上使用应用内工具，该事实也应该记录在您的内容工作流程中。

字幕软件是许多品牌忽视的东西，但它是可访问性的关键。 如今，许多社交网络都提供自动字幕，但质量可能不可靠。 Adobe Spark、Kapwing 和 Clideo 都是在桌面上添加视频字幕的流行选项。 如果您更喜欢在移动设备上编辑视频，请尝试 AutoCap (Android) 或 Caption This (iOS)。

重新利用社交媒体内容

列表中的下一个：内容黑客。 创建内容工作流时，默认情况下应包括重新利用和重新共享内容。 这意味着什么？ 这意味着如果您创建一篇文章，您应该使用文章的内容创建一个信息图、一个纯文本视频和一组引用，以便在社交媒体上分享，并定期分享它们。

这意味着如果您制作视频，您应该将其重新剪辑成更短的剪辑和 GIF 以在社交媒体上分享，并定期分享。 你明白了。 您还应该定期查看旧内容，以检查它是否准确和最新，并且所有链接仍然有效。

大多数内容再利用都可以通过您现有的内容堆栈来实现，但也有一些专业的应用程序可以完成这项工作。 例如，Remix 可以将引语或文章转换成卡片以在社交媒体上分享。 该设计确实是可定制的，并且非常易于使用，因此如果您想重新利用内容但没有太多时间，它会很好地工作。

您的任务管理软件也是重新利用、审查和重新共享内容的关键部分。 为自己设置定期提醒，以免浪费任何内容。

互动内容

这是一个很大的。 人们喜欢互动内容。 他们花更多的时间在上面。 他们记得更清楚。 他们更享受它。 那么为什么很少有品牌创造互动内容呢？ 好吧，因为这听起来既可怕又复杂。 但事实并非如此。

互动内容包括：

• 在您的社交媒体资料上进行有趣的测验
• “选择你自己的冒险”视频广告
• 引导购物者浏览您的网站的产品推荐器
• 嵌入在您的电子邮件通讯中的游戏
• 一篇博文，人们可以在其中突出显示或投票选出他们最喜欢的观点

事情是这样的：所有这些示例都非常容易设置。 除了迎合您的受众之外，交互式内容还是进行市场研究、产生潜在客户和从目标市场收集数据的有效方式。

使用库存照片和视频片段

素材应该是内容创作的一个组成部分。 为什么？ 因为它比创建自己的素材库来涵盖所有可能的项目要便宜得多，而且速度要快得多。 选择素材、照片或音频也不意味着要牺牲质量。

如果您想制作自己的东西，您可以编辑库存以反映您的品牌形象。 这里有一些非常棒的技巧，可以在没有人注意的情况下在社交媒体上使用股票。 现在有很多库存图书馆，值得四处寻找适合您的价格点、图书馆规模和专业的组合。

用于编写和编辑内容的工具

写作不需要任何特殊的工具，对吧？ 嗯，这并不完全正确。 请记住，创建内容工作流程不仅仅是完成工作。 这也与提高效率、生产力和质量有关。

这里有几点需要考虑：

• 你用什么文字处理器？ Google Docs 非常灵活，但是当您创建超过 40 页的内容时，它就会停止运行。 Apple Pages 看起来很整洁，但它是一种非常不灵活的文件格式。 想想你的写作团队的具体需求，然后选择一个适合的程序。
• 检查语法、可读性甚至风格的工具越来越受欢迎。 语法和海明威是这里的大牌。 他们可以加快编辑过程，但他们仍然不如人类读者那么聪明，所以要小心。
• 为SEO写作？ Yoast 之类的工具对于衡量关键字密度和其他排名因素非常有帮助。 还有一些活泼的应用程序可以帮助您根据关键字集思广益。 同样，既有趣又省时，但它们需要人工监督。
• 你在哪里发表文章和博客？ WordPress 主导市场，但它不是您唯一的选择。

我们还强烈建议创建一个风格指南（包括社交媒体规则）和至少一两个基本文章模板。 清晰的结构将帮助您的作者更快地规划和开发博客——它也有助于读者在风格、语气和机制方面全面统一。

内容方程式

我们试图让您相信一件简单的事情：工作流程 + 工具 = 内容。

如果您有清晰的工作流程和正确的工具集，您将产生出色的内容。 如果您有模糊的程序和错误的工具，那么您的内容将不太好。

您的内容工作流程将始终是一项正在进行的工作。 优先事项发生变化，人们四处走动，软件更新。 但是，您会知道您的内容工作流程是否适合现在，如果它产生新的想法并帮助您的团队有效协作。