Como realizar reuniões de diretoria virtuais envolventes e de alto impacto

Com o trabalho remoto conquistando o mundo, empresas e organizações sem fins lucrativos contam com um conselho de administração para superar grandes desafios como esses, além de tomar decisões importantes, gerar apoio da comunidade e elaborar planos estratégicos.

Esses objetivos ainda devem ser alcançados, mesmo quando as reuniões presenciais não são seguras ou viáveis. Historicamente, as reuniões do conselho eram realizadas na sala de reuniões apropriadamente nomeada, mas, como a maioria das coisas neste ano, elas se tornaram virtuais.

O que é uma reunião de diretoria virtual?

Uma reunião virtual do conselho é realizada online com a ajuda de um software de videoconferência. Embora qualquer tipo de reunião virtual possa enfrentar dificuldades técnicas, desafios com participantes engajados e falta de eficiência, é possível fazer tanto em suas reuniões virtuais quanto pessoalmente.

O guia a seguir explorará os detalhes de uma reunião de diretoria virtual, oferecerá estratégias para maximizar seu impacto e responderá a perguntas, incluindo:

• Quem deve organizar uma reunião virtual do conselho?
• Quais são as vantagens e desvantagens das reuniões virtuais do conselho?
• Como você administra uma reunião de diretoria virtual eficiente?
• Como você envolve os membros do conselho por meio de uma plataforma remota?
• Como você pode documentar melhor uma reunião virtual do conselho?

Quem deve organizar uma reunião virtual do conselho?

Atualmente, as reuniões digitais do conselho são a melhor escolha para qualquer conselho que precise se reunir enquanto segue as diretrizes de distanciamento social.

Eles podem ser mantidos por qualquer empresa, associação ou outra organização que precise se adaptar às necessidades de um local de trabalho digital, mas este guia abordará especificamente as necessidades dos conselhos sem fins lucrativos.

Antes de mergulhar no processo de planejamento para sua próxima reunião virtual do conselho, verifique se está seguindo os protocolos apropriados. Os regulamentos estaduais ou os próprios estatutos da sua organização podem ter restrições para o que é e o que não é permitido em uma reunião virtual. Por exemplo, você pode não conseguir realizar uma votação tão facilmente quanto faria pessoalmente.

Alguns estatutos podem até proibir completamente as reuniões virtuais. Se for esse o caso, talvez seja necessário considerar a possibilidade de alterar as regras para avançar com os negócios do conselho. As reuniões virtuais do conselho são particularmente necessárias em nossos tempos atuais, mas, como abordaremos mais adiante, podem ser úteis mesmo quando é possível se encontrar pessoalmente.

Benefícios e desafios das reuniões virtuais de diretoria

Embora as reuniões presenciais e virtuais possam ser produtivas e envolventes, existem algumas diferenças importantes entre as duas que devem ser consideradas.

Alterar o formato da reunião leva a mudanças na participação e engajamento dos membros, bem como na tecnologia e na segurança. Embora algumas dessas diferenças sejam desvantagens definitivas das reuniões virtuais do conselho, elas podem ser facilmente resolvidas com as ferramentas e estratégias de planejamento certas.

Benefícios das reuniões virtuais do conselho

As reuniões virtuais do conselho apresentam a principal vantagem de permitir que seu conselho se reúna com segurança remotamente. Como as operações de sua organização sem fins lucrativos devem persistir independentemente de fatores atenuantes, é fundamental ainda solicitar o conselho e o apoio dos membros do conselho em qualquer capacidade que você puder.

As reuniões virtuais do conselho oferecem vários benefícios importantes, incluindo:

• Aumento do comparecimento. Como as reuniões virtuais do conselho eliminam o tempo de viagem, elas exigem menos tempo. Por sua vez, é muito mais provável que os membros reservem um tempo para sua reunião dentro de suas agendas lotadas. Não há necessidade de dirigir até um local de reunião fora do caminho.
• Maior diversidade de membros do conselho . Uma reunião virtual permite que você convide uma variedade maior de membros da diretoria para servir. Você pode abrir a oportunidade para uma área geográfica muito mais ampla do que seria possível com uma reunião presencial, permitindo que pessoas com diferentes perspectivas participem. Além disso, as reuniões virtuais do conselho aumentaram a acessibilidade para os membros que podem contar com tecnologia assistiva para participar.
• Governança aprimorada. Uma reunião virtual do conselho pode ser mais simples de planejar e executar, especialmente com ferramentas de gerenciamento do conselho, que permitem que o conselho se concentre em questões de governança que às vezes não recebem a atenção que merecem. Também é útil ter um ambiente online confiável e seguro para comunicação entre reuniões.

Cada uma dessas vantagens se estende além das circunstâncias da pandemia; portanto, mesmo quando as coisas voltarem ao normal, pode valer a pena considerar a realização de todas as reuniões do conselho virtualmente.

Desafios das reuniões virtuais de diretoria

Infelizmente, a mudança e a inovação podem ter desvantagens. Sempre que você introduz algo novo em uma organização, inevitavelmente surgirão problemas. No entanto, alguns cuidados extras e planejamento antecipado podem reduzir o impacto desses desafios.

As reuniões virtuais do conselho podem ter riscos, incluindo:

• Problemas de segurança. Sempre que você estiver transmitindo informações confidenciais pela Internet, existe o perigo de uma violação de dados. Para reduzir esse risco, certifique-se de que sua equipe esteja ciente das medidas de segurança apropriadas para coisas como informações financeiras confidenciais. A implementação de um sistema seguro de gerenciamento de documentos pode ajudar a mitigar ainda mais esse risco.
• Engajamento reduzido. Os membros do conselho podem não estar tão dispostos a falar em um ambiente remoto se não estiverem acostumados ao formato digital. Exploraremos estratégias específicas para engajar os membros durante a reunião mais adiante neste artigo.
• Confiança tecnológica. A introdução de uma nova tecnologia pode criar uma variedade de obstáculos técnicos e curvas de aprendizado. É importante escolher opções de conferência amigáveis ​​que tornem a mudança o mais simples possível.

Certifique-se de estar ciente dessas armadilhas em potencial, mesmo depois de tomar medidas para resolvê-las. Contanto que você esteja atualizado sobre esses riscos, poderá realizar reuniões virtuais bem-sucedidas (e sem problemas).

Como realizar uma reunião de diretoria virtual eficiente

Em qualquer reunião do conselho, você precisa de um plano para manter a produtividade. Caso contrário, pode ser fácil para a conversa sair do rumo e, antes que você perceba, o tempo alocado para a reunião terminará com várias decisões importantes ainda na agenda. Ou pior, se você não estiver usando uma agenda, poderá omitir tópicos importantes completamente!

Essas preocupações são tão prevalentes em uma reunião presencial, mas o controle remoto pode adicionar mais desafios à mistura. No entanto, com as estratégias e ferramentas certas, uma reunião virtual pode ser tão eficaz quanto uma reunião presencial.

Escolha a plataforma certa

Muito provavelmente, sua reunião virtual do conselho está ocorrendo por meio de um software de videoconferência. A maioria das plataformas simplifica a realização de uma reunião e a gravação da conversa, mas seu conselho provavelmente também tem outras necessidades.

Montar um sistema de retalhos de ferramentas tecnológicas pode facilitar sua reunião virtual, mas abre a possibilidade de que as coisas possam dar errado ou perder tempo.

Em vez disso, a maneira mais fácil de garantir que você tenha uma plataforma que atenda a todas as suas necessidades é implementar um software de placa dedicado. Manter a comunicação, os documentos, as informações da reunião e até a própria reunião em um local centralizado pode ajudar todos a se manterem organizados e eficientes.

Se você estiver pensando em implementar um software de placa especializado, procure recursos, incluindo ferramentas de videoconferência, um sistema de gerenciamento de documentos, agendamento e opções de comunicação. Você também deve confirmar que a plataforma escolhida é compatível com quaisquer ferramentas populares de terceiros nas quais seus membros confiam.

Defina uma agenda com antecedência

Definir uma agenda de reunião do conselho com antecedência é uma das melhores maneiras de garantir que sua reunião seja executada com sucesso. Afinal, as coisas não podem sair exatamente como planejadas se você não começar com um plano em primeiro lugar.

Procure enviar a agenda aproximadamente uma semana antes da reunião. Isso dará a cada membro do conselho a chance de revisar os materiais, adicionar as informações necessárias e vir preparado com perguntas e pontos de discussão.

Quando projetada estrategicamente, uma agenda de reunião é mais do que apenas uma lista rápida de tópicos de conversa. Uma agenda eficaz irá:

• Inclua uma meta para cada item. Para cada tópico de discussão, observe se você está tentando tomar uma decisão, gerar ideias ou compartilhar uma atualização. Dessa forma, você pode seguir em frente assim que atingir o resultado desejado.
• Siga uma ordem lógica. Você pode organizar sua agenda por ordem de importância, o membro do conselho responsável, objetivo da conversa ou qualquer outra coisa. Apenas certifique-se de definir a ordem intencionalmente.
• Limite de comprimento. Isso se aplica a toda a agenda, bem como a cada item. Não sobrecarregue os tópicos de discussão, ou você corre o risco de sobrecarregar os membros e ter uma reunião do conselho que se arrasta. Além disso, você desejará incluir um limite de tempo para cada ponto de discussão para manter as coisas em movimento e na tarefa.

Em uma reunião presencial, você provavelmente imprimiria e distribuiria agendas em papel. Uma agenda de reunião virtual permite recursos dinâmicos como delegação de tarefas em linha e fácil acesso a documentos para tornar as coisas ainda mais eficientes.

Depois de desenvolver uma agenda dinâmica, cumpra-a! Uma agenda bem elaborada não tem sentido se for deixada de lado assim que a reunião começar. Embora os limites de tempo específicos de itens possam ser um ajuste para o seu quadro no início, em breve todos irão apreciar o quão útil eles são para respeitar o valioso tempo dos membros.

Antecipar e resolver problemas técnicos

Para criar um ambiente de reunião produtivo, você deve certificar-se de que o “ambiente” virtual está funcionando corretamente e é útil para todos.

Certifique-se de solucionar problemas de seu software com antecedência para tentar resolver quaisquer problemas fora do horário da reunião. Isso inclui testar sua própria câmera, alto-falantes e microfone e incentivar os membros do conselho a fazer o mesmo. Você não quer que alguém faça logon e perca uma atualização importante porque não consegue ouvir nada!

Para membros do conselho que não são tão experientes em tecnologia, você deve fornecer instruções detalhadas para se conectar e participar da discussão. Embora a maioria dos softwares de reunião virtual seja bastante intuitivo, alguns membros ainda podem não estar familiarizados ou desconfortáveis ​​com ele no início. Faça o seu melhor para aliviar essas preocupações com muita orientação.

Finalmente, pode ser uma boa ideia discutir as melhores práticas de etiqueta de reunião com os membros do conselho. As coisas correrão mais suavemente se todos entenderem os princípios-chave, incluindo:

• Silencie seu microfone. É educado silenciar o microfone quando não estiver falando ativamente. Isso ajuda a reduzir o ruído de fundo e torna mais fácil ouvir o membro do conselho que tem a palavra.
• Determine o protocolo de conversação. Os membros podem entrar na conversa quando têm um ponto a acrescentar ou devem seguir um procedimento como levantar a mão para chamar a atenção do grupo? Estabeleça essas regras com antecedência para minimizar a confusão.
• Não multitarefa. Embora seja fácil trabalhar em outras coisas durante uma reunião virtual, reduza a tentação de multitarefa abrindo apenas as janelas da área de trabalho relevantes para o tópico em questão.
• Esteja ciente de seu entorno. Embora um cenário profissional não seja um requisito, você deve tentar o seu melhor para eliminar as distrações e arrumar a área ao seu redor. Além disso, tente não se posicionar na frente de uma janela, ou a luz dificultará sua visão!

Essas diretrizes de etiqueta impedirão que a reunião saia dos trilhos e criará um ambiente em que todos se sintam respeitados. Essa cortesia ajudará a manter os membros do conselho confortáveis ​​e engajados na conversa.

Como envolver os membros do conselho por meio de uma plataforma remota

Após meses de trabalho remoto, happy hours virtuais e outras videochamadas, você provavelmente já passou pela experiência incômoda de uma teleconferência silenciosa. Pode ser difícil promover o mesmo nível de envolvimento remoto que seria natural pessoalmente.

No entanto, com táticas de conversação e estratégias de comunicação mais intencionais, você ainda pode criar uma atmosfera em que os membros do conselho se sintam preparados e à vontade para participar das discussões. Vamos analisar algumas oportunidades para estabelecer uma sala de reuniões virtual confortável e produtiva.

Incentive um ambiente de colaboração

O ideal é que os membros do conselho se sintam à vontade para participar desde o início, e todas as suas conversas e sessões de brainstorming serão tão produtivas e animadas quanto de costume.

Mas como você provavelmente sabe por experiência, isso não é garantido. Em vez disso, você deve promover ativamente o mesmo ambiente aberto que tinha na sala de reuniões física. Lembre aos membros que suas perspectivas são bem-vindas, mesmo que discordem de outros membros ou da liderança. Falar com opiniões divergentes em uma videochamada pode parecer pouco natural, mas é crucial para tomar as melhores decisões possíveis para sua organização sem fins lucrativos.

Você também quer cultivar um sentimento de confiança. Em uma reunião remota, os membros do conselho podem se sentir menos dispostos a divulgar informações confidenciais ou expressar uma preocupação legal. Se você usa um software de reunião seguro, pode garantir aos membros do conselho que seus pensamentos ainda são confidenciais.

Garantir que todos tenham acesso às informações e ferramentas necessárias

Um obstáculo potencial para o engajamento é sua infraestrutura de reuniões. Se você não fornecer acesso fácil aos documentos certos e às ferramentas de gerenciamento do conselho, você está preparando a reunião para o fracasso – ou pelo menos para a falta de participação.

Certifique-se de que todos os materiais relevantes estejam disponíveis para os membros durante a reunião. Se você estiver usando uma agenda dinâmica, será fácil incluir tudo em um só lugar. Caso contrário, faça o possível para distribuir documentos adicionais para revisão com antecedência. Se você ou seus membros tiverem que procurar algo durante a reunião, você perderá um tempo valioso e poderá correr o risco de os membros não estarem preparados para a discussão.

Outra opção é implementar ferramentas de colaboração em equipe, como sondagem. Esses recursos alimentarão um ambiente saudável de colaboração que ajudará a impulsionar a missão da sua organização sem fins lucrativos.

Solicitar regularmente feedback dos membros durante a reunião

Em uma reunião virtual, você deve criar intencionalmente oportunidades de interação na estrutura da reunião. Sem a linguagem corporal e as dicas sociais de uma conversa pessoal, o medo de interromper pode impedir que alguns membros do conselho se manifestem. Para ajudar a combater isso, peça explicitamente comentários e perguntas dos membros do conselho durante toda a reunião.

No início da reunião, abra a discussão chamando cada membro do conselho para participar. Uma pergunta superficial como: “Alguém tem algo a acrescentar à agenda?” não é suficiente – é melhor garantir que todos participem. Dessa forma, você promove a colaboração desde o início.

Quando a conversa estiver em andamento, faça uma pausa de vez em quando para solicitar feedback dos membros. Como é muito mais difícil fazer a intervenção em um ambiente remoto, é melhor criar essas aberturas propositalmente. Caso contrário, os membros podem guardar as perguntas para o final da reunião e, potencialmente, esquecê-las.

Como documentar melhor uma reunião de diretoria virtual

A documentação detalhada é fundamental para a eficácia da sua reunião virtual. Anotações detalhadas sobre os pontos de discussão e os próximos passos são a melhor maneira de levar adiante uma conversa produtiva.

Esta documentação fornece um contexto útil para membros ausentes, ajuda os futuros líderes do conselho a tomar decisões informadas e até mesmo informa partes externas, como agências reguladoras. Vamos percorrer algumas etapas principais para obter documentação suficiente da reunião virtual.

Faça atas de reuniões abrangentes

As atas são a documentação oficial permanente da sua reunião digital do conselho. Embora sejam um recurso interno útil, eles também servem como um registro legal caso você encontre complicações legais.

As seguintes práticas recomendadas para a tomada de minutos ajudarão a garantir que esse registro seja claro, preciso e completo:

• Use um modelo. Isso garantirá que as atas sejam bem formatadas e consistentes de reunião para reunião. Para iniciar esse processo, você pode usar a agenda da reunião como estrutura básica.
• Atribua um tomador de minutos. A pessoa responsável pela lavratura das atas deve ser previamente designada. Normalmente, esta tarefa é da responsabilidade do secretário.
• Use uma voz objetiva. O conteúdo das atas deve se ater aos fatos concretos e deixar de fora quaisquer opiniões carregadas de emoção.
• Inclua detalhes importantes. Adicione informações pertinentes, como quando a reunião ocorreu, quem estava presente e quais decisões foram tomadas.
• Revise e compartilhe minutos com segurança. Revise as atas e distribua para seus membros usando uma plataforma segura, como o software do seu conselho.

Ao considerar quais informações incluir, seu tomador de minutos deve buscar um equilíbrio entre conciso e completo. Evite incluir votos ou opiniões individuais de membros, discussões não registradas e qualquer conversa que possa ter ramificações legais.

Estabeleça os próximos passos claros

Quando sua reunião virtual chegar ao fim, todos devem ter uma compreensão clara de seus próximos passos. Especificamente, que ações precisam ser tomadas antes da próxima reunião?

Se algum item da agenda tiver uma tarefa de acompanhamento, é melhor atribuí-la imediatamente. Com uma agenda dinâmica, você pode delegá-la ao membro apropriado sem perder o ímpeto. Ou você pode manter uma lista de tarefas pendentes durante a reunião e atribuí-las no acompanhamento pós-reunião. De qualquer forma, certifique-se de definir claramente a tarefa e determinar um prazo.

Com a delegação direta de tarefas, você pode evitar o cenário desconfortável de chegar à próxima reunião e perceber que itens de ação importantes foram deixados sem atribuição e incompletos.

Conclusão

O conselho de uma organização sem fins lucrativos é um componente-chave de seu sucesso em iniciativas de arrecadação de fundos e impacto na comunidade. Como as organizações sem fins lucrativos continuam operando durante a pandemia e as diretrizes de distanciamento social resultantes, as reuniões virtuais continuarão sendo essenciais. Mesmo sem uma sala de reuniões presencial, seu conselho ainda pode realizar reuniões animadas e de alto impacto. Boa sorte!