完善您的內容工作流程並創建及時、令人無法抗拒的內容

您聽說過委員會死亡：當一個內容成為太多人的太多想法的受害者時。

但是，當您的內容太慢或卡在製作階段時，效率低下會導致死亡怎麼辦？ 如果您正在努力創建出色的內容，那麼您需要一個工作流程。

以下是創建內容工作流程以協調您的團隊、鼓勵創造力並交付成果的方法。 我們還將看看您的內容營銷堆棧中包含哪些工具。

什麼是內容工作流程？

內容工作流是關於如何在您的團隊中生成內容的計劃。 它列出了每個項目的階段，並指定一個特定的人來照顧每個階段。

這是一個非常簡單的內容工作流示例，用於編寫博客：

通過內容工作流程，您可以使此流程正式化。 您有一份記錄在案的流程地圖。 您將具有特定截止日期的特定任務分配給特定人員。 這意味著每個人都了解一段內容的內容，以及在每一點上由誰負責。

那麼為什麼要為這一切煩惱呢？ 原因如下：

• 它更快。 如果您有一個清晰的內容開發流程，那麼您可以避免生產瓶頸或因人們不確定如何進行而失去創意。 您還可以獲得對內容中的熱門話題和新聞項目做出回應的能力。
• 更容易追踪。 如果您正在監督一個團隊，那麼清晰的內容工作流程可以讓您更輕鬆地跟踪誰應該做什麼。 您可以監控性能、管理工作負載，並為您的內容營造一種自豪感和主人翁感。
• 它可以保護您免受錯誤。 一旦您在內容工作流程中構建了編輯、修訂和批准，那麼您發布充滿錯誤的內容的可能性就會大大降低。 借助啟用 Web 的審批管理系統，您可以在作者和編輯之間建立審批路由流程。 您還可以安排定期內容審核，以確保您的信息不會過時。
• 它容納不同類型的內容。 您可以為每種類型的內容設置內容工作流程 - 甚至可以開發流程圖來展示如何開發不同的內容類型。 這鼓勵您的團隊創造性地思考並嘗試新的格式。

為您的品牌創建內容工作流程

到目前為止聽起來不錯，對吧？ 創建更快的內容工作流程可以為您節省大量時間和麻煩。 但首先，您需要投入一些精力來進行設置。 最好的起點是快速審核您目前如何創建內容。

問問你自己和你的團隊：

• 我們製作什麼樣的內容？
• 我們多久發布一次？
• 每條內容從一個想法變成現實需要多長時間？
• 誰參與內容創作？
• 我們使用哪些工具和程序來創建內容？
• 誰負責我們的內容日曆？
• 我們如何記錄內容並衡量其影響？

一旦你確定了你的內容基線，你還應該考慮你的目標。 問你自己：

• 是否有我們想要開始製作的任何內容格式？
• 我們是否以正確的數量和正確的頻率發佈內容？
• 我們是否有合適數量的人參與內容創作？ 他們能處理更密集的日程安排嗎？
• 我們可以使用任何工具來加速或簡化內容創建嗎？
• 我們是否在重新利用內容？
• 我們在更新舊內容嗎？
• 我們是否重複分享內容以延長其生命週期？

值得從參與為您的品牌創建內容的每個人那裡獲得意見，因為他們很可能會發現您自己會錯過的機會或節省時間的機會。 所有這些問題的答案應該為您的內容工作流程提供新的目標。

我們強烈建議在這裡使用 SMART 目標，因為（就像工作流程本身一樣）具體目標比模糊的承諾更有效。 如果有人說“我們願意製作更多內容”，您應該會聽到警鐘。但如果他們說“我們想在 12 月之前每週發布兩個視頻”，這是一個現實的目標，也是可以實現的.

您的內容工作流程應該同樣詳細。 以下是要在內容工作流程中查找的信息：

• 最終對該內容負責的人的姓名。
• 內容製作所有階段的完整列表，並附有日期。
• 每個生產階段都有一個指定的人。
• 在每個生產階段使用的命名工具和資源。
• 關於如何記錄內容、存儲內容以及跟踪哪些指標的明確說明。

矛盾的是，像這樣的超特定工作流程實際上為您提供了更大的靈活性。 為什麼？ 因為你一直都知道到底發生了什麼。 這使得添加緊急項目、管理工作負載和引入新想法變得更加容易。

您可以在文檔中編寫內容工作流程，將其繪製為流程圖，或在您選擇的任務管理軟件中創建項目模板。 只要你把它記錄在某個地方，那很好。

參與內容創建的每個人都應該知道在哪裡可以找到基本工作流程的地圖，並且他們應該清楚地知道它們適合每個單獨的項目。 每次有新人加入團隊時，他們都應該進行詳細的演練，以便他們也可以在工作流程中找到自己的位置。

您的內容工作流堆棧中有什麼？

每個企業都是不同的。 根據您使用的內容格式、團隊的規模、他們的經驗等等，您的需求會大不相同。 儘管如此，仍有一些軟件類型普遍可用於完善您的內容工作流程。

值得記住的是，在大多數這些類別中，都有一系列針對不同規模企業的解決方案。 許多工具還為自由職業者、小型企業、慈善機構和大公司提供浮動定價計劃。 不要立即放棄任何此類軟件——它可能比您想像的更實惠、更必要。

任務管理和計劃軟件

您的內容工作流程是項目發生方式的模板。 您的任務管理軟件是各個項目執行該模板的地方。 因此，您的任務管理軟件應該適應您工作流程的所有基本功能。

這包括：

• 為任務設定具體期限
• 將特定人員分配給任務
• 在一個項目中將子任務組合在一起
• 讓每個人都能看到一個內容的進度

幸運的是，這描述了大多數任務管理軟件！ 我們不會在這裡介紹所有不同類型的任務管理軟件，但請放心，您有很多選擇。

圖像編輯和信息圖表創建工具

在本文前面，我們建議為特定任務分配特定工具，就像為每個任務設置截止日期或團隊成員一樣。 有幾個原因。 當您在一個繁忙的團隊中工作時，即使您想要創造性和多樣化的結果，您也需要可預測的流程。

團隊成員需要可預測的流程。 他們需要知道預期的文件類型，在哪裡可以找到文檔和設計資產，以及在給定時間範圍內可以創建的確切內容。 當然，更不用說在團隊中使用一些好的程序比讓每個人選擇自己的軟件要便宜得多。

最後，當您繼續使用相同的圖像編輯程序時，您的內容將具有可識別的外觀。 這並不意味著它很無聊——它只是意味著您的客戶可以依賴您。 可識別的外觀是建立品牌信任的一部分。 如果您可以創建品牌模板以在不同的內容中重複使用，那麼您也將節省時間。

您選擇的特定軟件還取決於您的專業水平。 如果您有內部平面設計師，那就太好了！ 他們可能會對他們想要使用的軟件有一些想法。

但是，如果您是多任務處理或設計新手，那麼最好堅持使用簡單的拖放式設計工具。 有很多通用的和專業的工具。 例如，很多人都喜歡 Canva 的社交媒體圖形，而其他人則喜歡 Easelly 的基本信息圖表。

視頻內容生成器和編輯器

是的，這個類別很重要。 儘管視頻現在是互聯網上最大的內容格式，但令人難以置信的是，很少有品牌為創建視頻設置了內容工作流程。 結果？ 他們的視頻已經過時、不專業或根本不一致。 這是另一種形式的內容，標準化您的堆棧確實會有所作為。

至少，您應該知道：

• 您如何使用故事板和腳本準備視頻
• 拍攝實況視頻指南
• 您在哪裡獲取庫存錄像和音頻
• 您如何拍攝視頻（包括語氣準則和您需要的設備）
• 您用於編輯視頻和音頻的軟件
• 你用什麼軟件做字幕
• 你用什麼軟件做特效

如果這聽起來令人生畏，請不要驚慌。 就像圖像編輯軟件一樣，那裡有一個完整的選擇——從值得奧斯卡獲獎電影的程序，到傻瓜的拖放故事板。

如果您不熟悉創建品牌視頻，那麼這是一個很好的起點。 即使您只是決定在社交網絡上使用應用內工具，該事實也應該記錄在您的內容工作流程中。

字幕軟件是許多品牌忽視的東西，但它是可訪問性的關鍵。 如今，許多社交網絡都提供自動字幕，但質量可能不可靠。 Adobe Spark、Kapwing 和 Clideo 都是在桌面上添加視頻字幕的流行選項。 如果您更喜歡在移動設備上編輯視頻，請嘗試 AutoCap (Android) 或 Caption This (iOS)。

重新利用社交媒體內容

列表中的下一個：內容黑客。 創建內容工作流時，默認情況下應包括重新利用和重新共享內容。 這意味著什麼？ 這意味著如果您創建一篇文章，您應該使用文章的內容創建一個信息圖、一個純文本視頻和一組引用，以便在社交媒體上分享，並定期分享它們。

這意味著如果您製作視頻，您應該將其重新剪輯成更短的剪輯和 GIF 以在社交媒體上分享，並定期分享。 你明白了。 您還應該定期查看舊內容，以檢查它是否準確和最新，並且所有鏈接仍然有效。

大多數內容再利用都可以通過您現有的內容堆棧來實現，但也有一些專業的應用程序可以完成這項工作。 例如，Remix 可以將引語或文章轉換成卡片以在社交媒體上分享。 該設計確實是可定制的，並且非常易於使用，因此如果您想重新利用內容但沒有太多時間，它會很好地工作。

您的任務管理軟件也是重新利用、審查和重新共享內容的關鍵部分。 為自己設置定期提醒，以免浪費任何內容。

互動內容

這是一個很大的。 人們喜歡互動內容。 他們花更多的時間在上面。 他們記得更清楚。 他們更享受它。 那麼為什麼很少有品牌創造互動內容呢？ 好吧，因為這聽起來既可怕又復雜。 但事實並非如此。

互動內容包括：

• 在您的社交媒體資料上進行有趣的測驗
• “選擇你自己的冒險”視頻廣告
• 引導購物者瀏覽您的網站的產品推薦器
• 嵌入在您的電子郵件通訊中的遊戲
• 一篇博文，人們可以在其中突出顯示或投票選出他們最喜歡的觀點

事情是這樣的：所有這些示例都非常容易設置。 除了迎合您的受眾之外，交互式內容還是進行市場研究、產生潛在客戶和從目標市場收集數據的有效方式。

使用庫存照片和視頻片段

素材應該是內容創作的一個組成部分。 為什麼？ 因為它比創建自己的素材庫來涵蓋所有可能的項目要便宜得多，而且速度要快得多。 選擇素材、照片或音頻也不意味著要犧牲質量。

如果您想製作自己的東西，您可以編輯庫存以反映您的品牌形象。 這裡有一些非常棒的技巧，可以在沒有人注意的情況下在社交媒體上使用股票。 現在有很多庫存圖書館，值得四處尋找適合您的價格點、圖書館規模和專業的組合。

用於編寫和編輯內容的工具

寫作不需要任何特殊的工具，對吧？ 嗯，這並不完全正確。 請記住，創建內容工作流程不僅僅是完成工作。 這也與提高效率、生產力和質量有關。

這裡有幾點需要考慮：

• 你用什麼文字處理器？ Google Docs 非常靈活，但是當您創建超過 40 頁的內容時，它就會停止運行。 Apple Pages 看起來很整潔，但它是一種非常不靈活的文件格式。 想想你的寫作團隊的具體需求，然後選擇一個適合的程序。
• 檢查語法、可讀性甚至風格的工具越來越受歡迎。 語法和海明威是這裡的大牌。 他們可以加快編輯過程，但他們仍然不如人類讀者那麼聰明，所以要小心。
• 為SEO寫作？ Yoast 之類的工具對於衡量關鍵字密度和其他排名因素非常有幫助。 還有一些活潑的應用程序可以幫助您根據關鍵字集思廣益。 同樣，既有趣又省時，但它們需要人工監督。
• 你在哪裡發表文章和博客？ WordPress 主導市場，但它不是您唯一的選擇。

我們還強烈建議創建一個風格指南（包括社交媒體規則）和至少一兩個基本文章模板。 清晰的結構將幫助您的作者更快地規劃和開發博客——它也有助於讀者在風格、語氣和機制方面全面統一。

內容方程式

我們試圖讓您相信一件簡單的事情：工作流程 + 工具 = 內容。

如果您有清晰的工作流程和正確的工具集，您將產生出色的內容。 如果您有模糊的程序和錯誤的工具，那麼您的內容將不太好。

您的內容工作流程將始終是一項正在進行的工作。 優先事項發生變化，人們四處走動，軟件更新。 但是，您會知道您的內容工作流程是否適合現在，如果它產生新的想法並幫助您的團隊有效協作。