Sempurnakan Alur Kerja Konten Anda dan Buat Konten yang Tepat Waktu dan Menarik

Anda pernah mendengar tentang kematian oleh komite: ketika sebuah konten menjadi korban dari terlalu banyak ide dari terlalu banyak orang.

Tapi bagaimana dengan kematian karena ketidakefisienan, ketika konten Anda terlalu lambat, atau terjebak dalam fase produksi? Jika Anda berjuang untuk membuat konten yang hebat, maka Anda memerlukan alur kerja.

Berikut cara membuat alur kerja konten yang mengoordinasikan tim Anda, mendorong kreativitas, dan memberikan hasil. Kami juga akan melihat alat mana yang akan disertakan dalam tumpukan pemasaran konten Anda.

Apa itu alur kerja konten?

Alur kerja konten adalah rencana bagaimana konten diproduksi di tim Anda. Ini menetapkan tahapan setiap proyek dan menugaskan orang tertentu untuk mengurus setiap tahap.

Berikut adalah contoh alur kerja konten yang sangat sederhana untuk menulis blog:

Dengan alur kerja konten, Anda membuat proses ini resmi. Anda memiliki peta proses yang terdokumentasi. Anda menetapkan tugas-tugas tertentu dengan tenggat waktu tertentu untuk orang-orang tertentu. Itu berarti semua orang mengerti apa yang masuk ke dalam sebuah konten, dan siapa yang bertanggung jawab untuk itu di setiap titik.

Jadi mengapa repot-repot dengan semua ini? Inilah alasannya:

• Ini lebih cepat . Jika Anda memiliki proses yang jelas untuk mengembangkan konten, maka Anda dapat menghindari kemacetan produksi atau kehilangan ide karena orang tidak yakin bagaimana melanjutkannya. Anda juga mendapatkan kapasitas untuk menanggapi topik hangat dan item berita di konten Anda.
• Lebih mudah untuk melacak . Jika Anda mengawasi sebuah tim, maka alur kerja konten yang jelas memudahkan untuk melacak siapa yang harus melakukan apa. Anda dapat memantau kinerja, mengelola beban kerja, dan menciptakan rasa bangga dan kepemilikan atas konten Anda.
• Ini melindungi Anda dari kesalahan . Setelah Anda membuat suntingan, revisi, dan persetujuan ke dalam alur kerja konten Anda, kemungkinan kecil Anda akan menerbitkan konten yang penuh dengan kesalahan. Dengan sistem manajemen persetujuan yang diaktifkan web, Anda dapat melembagakan proses perutean persetujuan antara penulis dan editor. Anda juga dapat menjadwalkan tinjauan konten reguler untuk memastikan bahwa informasi Anda tidak ketinggalan zaman.
• Ini mengakomodasi berbagai jenis konten . Anda dapat mengatur alur kerja konten untuk setiap jenis konten - atau bahkan mengembangkan diagram alur untuk menunjukkan bagaimana berbagai jenis konten dikembangkan. Ini mendorong tim Anda untuk berpikir kreatif dan mencoba format baru.

Membuat alur kerja konten untuk merek Anda

Kedengarannya bagus sejauh ini, bukan? Membuat alur kerja konten yang lebih cepat dapat menghemat banyak waktu dan masalah. Tetapi pertama-tama, Anda harus menginvestasikan beberapa upaya untuk menyiapkannya. Tempat terbaik untuk memulai adalah dengan audit cepat tentang cara Anda membuat konten saat ini.

Tanyakan pada diri Anda dan tim Anda:

• Konten seperti apa yang kami hasilkan?
• Seberapa sering kita mempublikasikan?
• Berapa lama waktu yang dibutuhkan setiap konten untuk berubah dari sebuah ide menjadi kenyataan yang dipublikasikan?
• Siapa saja yang terlibat dalam pembuatan konten?
• Alat dan program apa yang kami gunakan untuk pembuatan konten?
• Siapa yang bertanggung jawab atas kalender konten kami?
• Bagaimana kami mendokumentasikan konten dan mengukur dampaknya?

Setelah Anda mengetahui dasar konten Anda, Anda juga harus mempertimbangkan tujuan Anda. Bertanya pada diri sendiri:

• Apakah ada format konten yang ingin kami mulai produksi?
• Apakah kami menerbitkan konten pada volume yang tepat dan frekuensi yang tepat?
• Apakah kita memiliki jumlah orang yang tepat yang terlibat dalam pembuatan konten? Bisakah mereka menangani jadwal yang lebih intensif?
• Apakah ada alat yang dapat kami gunakan untuk mempercepat atau merampingkan pembuatan konten?
• Apakah kita menggunakan kembali konten?
• Apakah kami memperbarui konten lama?
• Apakah kita berbagi konten berulang kali untuk memperpanjang umurnya?

Ada baiknya mendapatkan masukan dari semua orang yang terlibat dalam pembuatan konten untuk merek Anda, karena mereka mungkin melihat peluang atau penghemat waktu yang mungkin Anda lewatkan sendiri. Jawaban atas semua pertanyaan ini akan memberi Anda tujuan baru untuk alur kerja konten Anda.

Kami sangat menyarankan menggunakan sasaran SMART di sini, karena (seperti alur kerja itu sendiri) target konkret lebih efektif daripada janji yang tidak jelas. Jika seseorang berkata, "kami ingin memproduksi lebih banyak konten", Anda akan mendengar bel alarm. Tetapi jika mereka berkata, "kami ingin mulai menerbitkan dua video seminggu pada bulan Desember", itu adalah tujuan realistis yang juga dapat dicapai .

Alur kerja konten Anda harus sama detailnya. Berikut informasi yang harus dicari dalam alur kerja konten:

• Nama orang yang paling bertanggung jawab atas konten ini.
• Daftar lengkap semua tahapan produksi konten, dengan tanggal.
• Orang yang disebutkan namanya untuk setiap tahap produksi.
• Alat dan sumber daya yang disebutkan untuk digunakan dalam setiap tahap produksi.
• Petunjuk yang jelas tentang cara mendokumentasikan konten, tempat menyimpannya, dan metrik mana yang harus dilacak.

Paradoksnya, alur kerja yang sangat spesifik seperti ini sebenarnya memberi Anda lebih banyak fleksibilitas. Mengapa? Karena Anda tahu persis apa yang terjadi, sepanjang waktu. Ini membuatnya lebih mudah untuk menambahkan proyek yang mendesak, mengelola beban kerja, dan memperkenalkan ide-ide baru.

Anda dapat menulis alur kerja konten Anda dalam dokumen, menggambarnya sebagai diagram alur, atau membuat template proyek di perangkat lunak manajemen tugas pilihan Anda. Selama Anda merekamnya di suatu tempat, tidak apa-apa.

Semua orang yang terlibat dalam pembuatan konten harus tahu di mana menemukan peta alur kerja dasar, dan mereka harus memiliki gagasan yang jelas tentang di mana mereka cocok dengan setiap proyek individu. Setiap kali seseorang baru bergabung dengan tim, mereka harus mendapatkan panduan terperinci sehingga mereka dapat menemukan tempat mereka di alur kerja juga.

Apa yang ada di tumpukan alur kerja konten Anda?

Setiap bisnis berbeda. Bergantung pada format konten yang Anda gunakan, seberapa besar tim Anda, seberapa berpengalaman mereka, dan banyak lagi, kebutuhan Anda akan sangat berbeda. Namun, ada beberapa jenis perangkat lunak yang dapat digunakan secara universal untuk menyempurnakan alur kerja konten Anda.

Perlu diingat bahwa di sebagian besar kategori ini, ada berbagai solusi yang ditujukan untuk bisnis dengan ukuran berbeda. Banyak alat juga menawarkan rencana penetapan harga skala geser untuk pekerja lepas, usaha kecil, amal, dan perusahaan besar. Jangan abaikan perangkat lunak ini – mungkin lebih terjangkau dan lebih penting daripada yang Anda pikirkan.

Perangkat lunak manajemen tugas dan perencanaan

Alur kerja konten Anda adalah template untuk bagaimana proyek terjadi. Perangkat lunak manajemen tugas Anda adalah tempat masing-masing proyek menjalankan templat itu. Jadi perangkat lunak manajemen tugas Anda harus mengakomodasi semua fitur penting dari alur kerja Anda.

Ini termasuk:

• Menetapkan tenggat waktu tertentu untuk tugas
• Menugaskan orang-orang tertentu untuk tugas
• Mengelompokkan sub-tugas bersama dalam satu proyek
• Memungkinkan semua orang melihat kemajuan suatu konten

Untungnya, ini menjelaskan sebagian besar perangkat lunak manajemen tugas di luar sana! Kami tidak akan membahas semua jenis perangkat lunak manajemen tugas yang berbeda di sini, tetapi yakinlah Anda memiliki banyak pilihan.

Alat pengeditan gambar dan pembuatan infografis

Sebelumnya di artikel ini, kami menyarankan untuk menetapkan alat khusus untuk tugas tertentu dengan cara yang sama seperti Anda menetapkan tenggat waktu atau anggota tim untuk setiap tugas. Ada beberapa alasan untuk ini. Saat Anda bekerja dalam tim yang sibuk, bahkan jika Anda menginginkan hasil yang kreatif dan bervariasi, Anda memerlukan proses yang dapat diprediksi.

Anggota tim membutuhkan proses yang dapat diprediksi. Mereka perlu mengetahui jenis file apa yang diharapkan, di mana mereka dapat menemukan dokumen dan aset desain, dan apa yang dapat mereka buat dalam jangka waktu tertentu. Belum lagi, tentu saja, jauh lebih murah menggunakan beberapa program bagus di seluruh tim, daripada membiarkan setiap individu memilih perangkat lunak mereka sendiri.

Terakhir, ketika Anda terus menggunakan program pengeditan gambar yang sama, konten Anda akan mengembangkan tampilan yang dapat dikenali. Itu tidak berarti itu membosankan – itu hanya berarti bahwa pelanggan Anda dapat mengandalkan Anda. Tampilan yang dapat dikenali adalah bagian dari membangun kepercayaan merek. Jika Anda dapat membuat template bermerek untuk digunakan kembali di bagian konten yang berbeda, Anda juga akan menghemat waktu.

Perangkat lunak khusus yang Anda pilih juga akan bergantung pada tingkat keahlian Anda. Jika Anda memiliki desainer grafis internal, bagus! Mereka mungkin akan memiliki beberapa ide tentang perangkat lunak apa yang ingin mereka gunakan.

Tetapi jika Anda melakukan banyak tugas atau baru dalam mendesain, maka yang terbaik adalah tetap menggunakan alat desain drag-and-drop yang sederhana. Ada banyak alat umum dan khusus di luar sana; misalnya, banyak orang menggunakan Canva untuk grafik media sosial, sementara yang lain menyukai Easelly untuk infografis dasar.

Pembuat dan editor konten video

Ya, kategori ini penting. Meskipun video sekarang menjadi format konten terbesar di internet, sungguh menakjubkan betapa sedikit merek yang memiliki alur kerja konten yang disiapkan untuk membuat video. Hasil? Video mereka sudah ketinggalan zaman, tidak profesional, atau tidak konsisten. Ini adalah bentuk konten lain di mana standarisasi tumpukan Anda benar-benar membuat perbedaan.

Setidaknya, Anda harus tahu:

• Bagaimana Anda membuat storyboard dan skrip video
• Pedoman untuk merekam video langsung
• Di mana Anda mendapatkan stok rekaman video dan audio
• Bagaimana Anda merekam video (termasuk panduan nada suara dan peralatan yang Anda butuhkan)
• Perangkat lunak mana yang Anda gunakan untuk mengedit video dan audio
• Perangkat lunak mana yang Anda gunakan untuk subtitle
• Perangkat lunak mana yang Anda gunakan untuk efek khusus

Jika itu terdengar menakutkan, jangan panik. Sama seperti perangkat lunak pengedit gambar, ada banyak sekali pilihan di luar sana – mulai dari program yang layak untuk film pemenang Oscar, hingga storyboard drag-and-drop untuk boneka.

Jika Anda baru membuat video bermerek, ini adalah tempat yang bagus untuk memulai. Bahkan jika Anda baru saja memutuskan untuk menggunakan alat dalam aplikasi di jejaring sosial, fakta itu harus didokumentasikan dalam alur kerja konten Anda.

Perangkat lunak subtitling adalah sesuatu yang diabaikan oleh banyak merek, tetapi ini adalah kunci untuk aksesibilitas. Banyak jejaring sosial menawarkan teks otomatis akhir-akhir ini, tetapi kualitasnya tidak dapat diandalkan. Adobe Spark, Kapwing, dan Clideo adalah opsi populer untuk menambahkan teks video di desktop. Jika Anda lebih suka mengedit video di ponsel, coba AutoCap (Android) atau Caption This (iOS).

Konten media sosial yang digunakan kembali

Berikutnya dalam daftar: peretasan konten. Saat Anda membuat alur kerja konten, Anda harus menyertakan tujuan ulang dan pembagian ulang konten secara default. Apa artinya? Artinya, jika Anda membuat artikel, Anda harus menggunakan konten artikel untuk membuat infografis, video teks saja, dan kumpulan kutipan untuk dibagikan di media sosial, dan terus membagikannya secara berkala.

Artinya, jika Anda membuat video, Anda harus memotongnya kembali menjadi klip dan gif yang lebih pendek untuk dibagikan di media sosial, dan terus membagikannya secara berkala. Anda mendapatkan idenya. Anda juga harus meninjau konten lama secara teratur untuk memeriksa bahwa itu akurat dan terbaru, dan semua tautan masih berfungsi.

Sebagian besar tujuan ulang konten dapat dicapai dengan tumpukan konten Anda yang ada, tetapi ada beberapa aplikasi khusus untuk pekerjaan itu juga. Misalnya, Remix dapat mengubah kutipan atau artikel menjadi kartu untuk dibagikan di media sosial. Desainnya benar-benar dapat disesuaikan dan sangat mudah digunakan, jadi ini berfungsi dengan baik jika Anda ingin menggunakan kembali konten tetapi Anda tidak punya banyak waktu.

Perangkat lunak manajemen tugas Anda juga merupakan bagian penting dari penggunaan kembali, peninjauan, dan pembagian ulang konten. Tetapkan pengingat reguler untuk diri Anda sendiri sehingga tidak ada konten yang terbuang sia-sia.

Konten interaktif

Ini adalah salah satu yang besar. Orang-orang menyukai konten interaktif. Mereka menghabiskan lebih banyak waktu untuk itu. Mereka mengingatnya lebih baik. Mereka lebih menikmatinya. Jadi mengapa hanya sedikit merek yang membuat konten interaktif? Nah, karena kedengarannya menakutkan dan rumit. Tapi itu benar-benar tidak.

Konten interaktif meliputi:

• Kuis seru di profil media sosial Anda
• Iklan video "pilih-petualangan-Anda-sendiri"
• Rekomendasi produk yang memandu pembeli melalui situs web Anda
• Gim yang disematkan di buletin email Anda
• Sebuah posting blog di mana orang dapat menyorot atau memilih poin favorit mereka

Begini masalahnya: semua contoh itu cukup mudah diatur. Dan selain melayani audiens Anda, konten interaktif adalah cara yang ampuh untuk melakukan riset pasar, menghasilkan prospek, dan mengumpulkan data dari target pasar Anda.

Menggunakan stok foto dan rekaman video

Rekaman stok harus menjadi bagian integral dari pembuatan konten. Mengapa? Karena itu jauh lebih murah dan lebih cepat daripada membuat perpustakaan rekaman Anda sendiri untuk mencakup setiap proyek yang mungkin. Memilih rekaman stok, foto, atau audio juga tidak berarti mengorbankan kualitas.

Jika Anda ingin membuat sesuatu sendiri, Anda dapat mengedit stok untuk mencerminkan citra merek Anda. Berikut adalah beberapa tip yang sangat bagus untuk menggunakan stok di media sosial tanpa ada yang memperhatikan. Ada banyak perpustakaan stok hari ini, dan ada baiknya berbelanja untuk menemukan kombinasi titik harga, ukuran perpustakaan, dan spesialisasi yang sesuai untuk Anda.

Alat untuk menulis dan mengedit konten

Menulis tidak memerlukan alat khusus, bukan? Yah, itu tidak sepenuhnya benar. Ingat, membuat alur kerja konten bukan hanya tentang menyelesaikan pekerjaan. Ini tentang meningkatkan efisiensi, produktivitas dan kualitas juga.

Berikut adalah beberapa poin untuk dipertimbangkan:

• Pengolah kata apa yang Anda gunakan? Google Documents sangat fleksibel, tetapi terhenti saat Anda membuat lebih dari 40 halaman. Apple Pages terlihat rapi, tetapi format filenya sangat tidak fleksibel. Pikirkan tentang kebutuhan khusus tim penulisan Anda dan pilih program yang sesuai.
• Alat yang memeriksa tata bahasa, keterbacaan, dan bahkan gaya Anda semakin populer. Grammarly dan Hemingway adalah nama besar di sini. Mereka dapat mempercepat proses pengeditan, tetapi mereka masih belum secerdas pembaca manusia, jadi berhati-hatilah.
• Menulis untuk SEO? Alat seperti Yoast sangat membantu untuk mengukur kepadatan kata kunci dan faktor peringkat lainnya. Ada juga beberapa aplikasi cepat yang membantu Anda bertukar pikiran tentang berita utama berdasarkan kata kunci Anda. Sekali lagi, menyenangkan dan menghemat waktu, tetapi mereka membutuhkan pengawasan manusia.
• Di mana Anda mempublikasikan artikel dan blog? WordPress mendominasi pasar, tetapi itu bukan satu-satunya pilihan Anda.

Kami juga sangat menyarankan untuk membuat panduan gaya (termasuk aturan untuk media sosial) dan setidaknya satu atau dua template artikel dasar. Struktur yang jelas akan membantu penulis Anda untuk merencanakan dan mengembangkan blog lebih cepat – dan juga membantu pembaca untuk menemukan konten dengan keseragaman dalam gaya, nada, dan mekanisme di seluruh papan.

persamaan isi

Kami telah mencoba meyakinkan Anda tentang satu hal sederhana: alur kerja + alat = konten.

Jika Anda memiliki alur kerja yang jelas dan seperangkat alat yang tepat, Anda akan menghasilkan konten yang hebat. Jika Anda memiliki prosedur yang tidak jelas dan alat yang salah, maka konten Anda akan kurang bagus.

Alur kerja konten Anda akan selalu dalam proses. Prioritas berubah, orang berpindah-pindah, dan pembaruan perangkat lunak. Tetapi Anda akan tahu apakah alur kerja konten Anda tepat untuk saat ini jika menghasilkan ide-ide segar dan membantu tim Anda berkolaborasi secara efektif.