Szablon raportu sprzedaży dla małych firm w celu poprawy wyników sprzedaży

Będąc przedsiębiorcą, właścicielem małej firmy lub szefem sprzedaży, powinieneś zidentyfikować możliwości, które przyspieszą Twoją sprzedaż i zapewnią niezbędny impuls do rozwoju Twojego biznesu.

W sprzedaży istnieją różne etapy, a wiele czynników odgrywa kluczową rolę w powodzeniu Twoich wysiłków. Chociaż ogólnie rzecz biorąc, trudno jest zidentyfikować główne czynniki przyczyniające się do zwycięstw i sukcesu sprzedaży, skuteczny raport sprzedaży pomoże Ci rozwiązać zagadkę.

Raporty sprzedaży, które odwzorowują relacje przyczynowo-skutkowe i wysiłek-wynik, to mapy, które prowadzą Cię w Twojej podróży sprzedażowej.

W tym przewodniku dla małych firm przeprowadzimy Cię przez znaczenie raportów sprzedaży dla małych firm i przedstawimy niektóre z typowych szablonów raportów sprzedaży, które możesz przejrzeć i zacząć używać w swojej firmie.

Co to jest raport sprzedaży?

Raport sprzedaży to zapis wszystkich działań sprzedażowych, które miały miejsce w określonym czasie. Typowy raport sprzedaży zawiera informacje o postępach zespołu sprzedaży i ogólnym wzroście biznesowym.

Raporty sprzedaży mogą być przygotowywane codziennie, co tydzień, co miesiąc lub kwartalnie w zależności od potrzeb Twojej firmy. Dostępne są również roczne raporty sprzedaży. Raporty sprzedaży mierzą wysiłki, wyniki i możliwą korelację między nimi.

Znaczenie raportów sprzedaży w biznesie

W każdej firmie raport sprzedaży odgrywa ważną rolę, ponieważ zapewnia jasny obraz działań sprzedażowych i wydajności zespołów sprzedaży, dzięki czemu można go wykorzystać do przyspieszenia rozwoju firmy. Pomaga w opracowaniu skutecznych strategii rozwoju, identyfikacji idealnych klientów i zastanowieniu się, jak zoptymalizować proces sprzedaży.

Posiadanie raportu sprzedaży może pomóc w zidentyfikowaniu problemu i rozwiązaniu go, zanim stanie się przesadny. Możesz także powiedzieć, na czym firma się wyróżnia i na którym obszarze musisz się bardziej skoncentrować.

Na przykład sprzedaż danej grupy produktów lub usług może być większa niż innych grup produktów lub usług. Możesz poświęcić więcej zasobów na produkty dobrze sprzedające się i produkty, które wykazują więcej możliwości. Podobnie, określony region lub grupa klientów może obiecać wykładniczy potencjał wzrostu w porównaniu z innymi. Możesz dostosować swoje strategie sprzedaży do takich zmian w zachowaniu rynku.

Raport sprzedaży pozwala skoncentrować się na grupie docelowej. Daje wgląd w to, jak dobrze radziłeś sobie w ostatnim kwartale, jak sobie radzimy w bieżącym kwartale i co należy zrobić, aby osiągnąć większą sprzedaż lub osiągnąć cele w kolejnym kwartale.

Zagłębmy się w niektóre raporty sprzedaży i powiązane kluczowe wskaźniki wydajności (KPI).

Rodzaje raportów sprzedaży

Dzienny raport sprzedaży

Codzienny raport sprzedaży to narzędzie używane przez firmy do wyodrębniania codziennych danych dotyczących sprzedaży, takich jak obserwacje potencjalnych klientów, rozmowy z klientami, utworzone możliwości, wygenerowana sprzedaż i wiele innych kluczowych wskaźników wydajności (KPI) związanych z biznesem i sprzedażą.

5 najważniejszych wskaźników KPI w codziennej sprzedaży

1.Liczba zaplanowanych spotkań

Pozyskiwanie nowych leadów generowanych każdego dnia jest dobre, ale jeśli członkowie Twojego zespołu sprzedaży nie planują spotkań i nie pielęgnują ich, wtedy wysiłki włożone w generowanie leadów pozostają niewykorzystane i nie będą wykorzystywane. Śledzenie liczby zaplanowanych spotkań pomoże Ci przeanalizować, czy Twoje inwestycje sprzedażowe i czas idą w dobrym kierunku.

2.Liczba rozmów z klientem

Kiedy spędzasz więcej czasu na rozmowach z klientami i rozumiesz ich potrzeby biznesowe, prawdopodobnie wygenerujesz więcej wyników dla swojej firmy. Wnioski z takich rozmów mogą pomóc w dopracowaniu strategii sprzedaży.

Jeśli znasz liczbę rozmów telefonicznych i spotkań osobistych obsługiwanych przez każdego z Twoich sprzedawców oraz liczbę konwersji sprzedaży lub zawartych transakcji, pomoże Ci to zrozumieć, jakie modele zaangażowania zwiększają sprzedaż.

3. Czas odpowiedzi ołowiu

Szybkie reagowanie na potencjalnych klientów to tajna formuła, która może zwiększyć szanse na zamknięcie transakcji. Na przykład, jeśli Twój potencjalny klient pobrał z Twojej witryny statystyki lub e-booka, które okazały się przydatne dla jego firmy i zebrał pewne informacje, aby rozwiązać jego problem, możesz skontaktować się z nim natychmiast po pobraniu pliku. Kontakt można uzyskać za pośrednictwem poczty e-mail lub mediów społecznościowych, zanim jeszcze do nich zadzwonisz.

Załóżmy, że jeśli Twój potencjalny klient wypełnił formularz w Twojej witrynie, prosząc o wycenę lub prezentację, powinieneś bezpośrednio do niego zadzwonić i lepiej zrozumieć jego potrzeby biznesowe.

4. Liczba możliwości sprzedaży

Szansa sprzedaży to potencjalny klient, który został zakwalifikowany i wszedł w cykl sprzedaży. Możesz śledzić liczbę szans sprzedaży i porównywać je z wielkością zakupów. Ta analiza pokaże Ci potencjalną wartość zakupu dla nowych możliwości, dzięki czemu będziesz mógł zrozumieć, co powoduje prawdopodobne zamknięcie.

5.Liczba nowych leadów

Ta metryka określa, ile zakwalifikowanych potencjalnych klientów pozyskuje każdego dnia każdy sprzedawca. Znajomość tego wskaźnika pozwoli ci określić, czy cele są osiągane i czy musisz rzucić się, aby dokonać korekty w połowie kursu. .

Tygodniowy raport sprzedaży

Tygodniowy raport sprzedaży służy do śledzenia wyników sprzedaży i kluczowych wskaźników KPI, takich jak stosunek potencjalnych klientów do szans, liczba wygranych transakcji i ocena szans sprzedaży.

Top 5 tygodniowych wskaźników KPI sprzedaży

1. Stosunek ołowiu do szansy

Ten wskaźnik pomoże Ci określić liczbę kwalifikowanych i niekwalifikowanych leadów. Korzystając z tej wartości metryki, możesz określić, ile potencjalnych klientów musisz wygenerować, aby osiągnąć cel sprzedaży, a jednocześnie możesz mieć przewidywalny przychód. Możesz także określić, które kanały generowania leadów zapewniają więcej leadów na jednostkę wydanych pieniędzy.

2. Liczba wygranych ofert

Znajomość liczby wygranych transakcji może pomóc Ci określić, co działa dla Ciebie lub Twojego najlepszego sprzedawcy. Następnie możesz wykorzystać te spostrzeżenia, aby udoskonalić proces sprzedaży oraz przeszkolić i wdrożyć nowych członków zespołu sprzedaży.

3. Średnia wartość zakupu

Średnia wartość zakupu mierzy średnią wartość każdego zakupu dokonanego przez Twoich klientów. Ten KPI zależy od rodzaju sprzedawanych produktów i usług. Możesz zwiększyć wartość każdej transakcji sprzedaży, sprzedając klientom więcej lub sprzedając produkty lub usługi, które mają większą wartość.

4. Ocena szans sprzedaży

Przypisując punktację – ustandaryzowaną wartość swoim możliwościom, możesz efektywniej alokować swoje zasoby, powiedzmy w oparciu o możliwości, które mają wyższy potencjał. Ten wskaźnik pomoże Ci stworzyć skuteczną tygodniową strategię i plan działania, na których Twój sprzedawca powinien skoncentrować swój czas i energię.

5. Żywotna wartość klienta

Żywotna wartość klienta to jeden z najważniejszych wskaźników mierzonych w każdej małej firmie. Mierzy zysk, jaki Twoja firma osiąga od dowolnego klienta w ciągu całego życia. Pomaga w zrozumieniu klientów i podejmowaniu ważnych decyzji biznesowych dotyczących sprzedaży, marketingu, rozwoju produktów i obsługi klienta.

Miesięczny raport sprzedaży

Miesięczny raport sprzedaży służy do określania trendów sprzedaży w ujęciu miesięcznym. Służy do pomiaru wskaźników KPI, takich jak długość cyklu sprzedaży, konwersje sprzedaży i wskaźniki wydajności sprzedaży.

3 najważniejsze miesięczne wskaźniki KPI sprzedaży

1. Długość cyklu sprzedaży

Ta metryka mierzy całkowitą ilość czasu spędzonego na zamknięciu transakcji, tj. od pierwszego kontaktu z potencjalnym klientem do daty zamknięcia. Pomaga w określeniu wydajności każdego członka zespołu sprzedaży i efektywności procesu sprzedaży.

Jeśli członek Twojego zespołu sprzedaży ma problemy z osiągnięciem docelowej średniej długości cyklu sprzedaży, możesz przyjrzeć się wadom w podejściu, zidentyfikować obszary poprawy dla zespołu sprzedaży i podjąć odpowiednie działania.

2. Rurociąg sprzedaży

Plan sprzedaży to oszacowanie szans, które prawdopodobnie zostaną zamknięte w danym okresie. Pozwala usprawnić proces sprzedaży.

Dostarcza również niezbędnych informacji do dokładnego prognozowania i śledzenia sprzedaży w stosunku do celu.

3. Raport konwersji sprzedaży

Ta metryka pozwala zobaczyć, jak skutecznie każdy członek zespołu sprzedaży przekształca potencjalnych klientów w klientów. Pokazuje również, jak skuteczna jest Twoja ogólna strategia sprzedaży.

Monitorując współczynniki konwersji, możesz zidentyfikować pułapki w swoim cyklu sprzedaży i je naprawić. Załóżmy, że jeśli Twój zespół ma problemy z przekształceniem potencjalnych klientów w klientów, możesz zidentyfikować obszary poprawy i wdrożyć odpowiednie alternatywy.

Niezależnie od tego, czy jesteś małą firmą, czy dużą korporacją, posiadanie procesu raportowania sprzedaży jest niezbędne, aby Twoja firma działała i była konkurencyjna.