Plantilla de informe de ventas para pequeñas empresas para mejorar el rendimiento de ventas

Como empresario, propietario de una pequeña empresa o jefe de ventas, debe identificar las oportunidades que acelerarían sus ventas y proporcionarían el impulso necesario para desarrollar su negocio.

En las ventas existen diferentes etapas y múltiples factores juegan un papel clave en el éxito de tus esfuerzos. Aunque, en general, es difícil identificar los principales contribuyentes a las ganancias y el éxito de las ventas, un informe de ventas efectivo lo ayudará a resolver el misterio.

Los informes de ventas que capturan las relaciones causa-efecto y esfuerzo-resultado son mapas que lo guían en su viaje de ventas.

En esta guía para pequeñas empresas, lo guiaremos a través de la importancia de los informes de ventas para una pequeña empresa y describiremos algunas de las plantillas de informes de ventas comunes que puede revisar y comenzar a usar para su negocio.

¿Qué es un informe de ventas?

Un informe de ventas es un registro de todas las actividades de ventas que se han producido durante un período de tiempo específico. Un informe de ventas típico proporciona información sobre el progreso del equipo de ventas y el crecimiento general del negocio.

Los informes de ventas se pueden preparar diariamente, semanalmente, mensualmente o trimestralmente según las necesidades de su negocio. También hay informes de ventas anuales. Los informes de ventas miden los esfuerzos, los resultados y la posible correlación entre los dos.

Importancia de los informes de ventas en el negocio

Para cualquier negocio, un informe de ventas juega un papel importante porque proporciona una imagen clara de las actividades de ventas y el rendimiento de sus equipos de ventas para que pueda usarlo para acelerar el crecimiento de su negocio. Ayuda a trazar estrategias de crecimiento efectivas, identificar clientes ideales y descubrir cómo optimizar el proceso de ventas.

Tener un informe de ventas puede ayudarlo a identificar un problema y abordarlo antes de que se exagere. Además, puede saber dónde se destaca el negocio y en qué área necesita enfocarse más.

Por ejemplo, las ventas de un determinado grupo de productos o servicios pueden ser mayores que las de otros grupos de productos o servicios. Puede dedicar más recursos a productos que se venden bien y productos que muestran más oportunidades. De manera similar, una región específica o un grupo de clientes puede prometer un potencial de crecimiento exponencial en comparación con otros. Puede realinear sus estrategias de ventas para adaptarse a dichos cambios en el comportamiento del mercado.

El informe de ventas le permite centrarse en el público objetivo. Le brinda una idea de qué tan bien se desempeñó durante el último trimestre, cómo nos está yendo en el trimestre actual y qué se debe hacer para lograr más ventas o cumplir los objetivos en el próximo trimestre.

Profundicemos en algunos de los informes de ventas y los indicadores clave de rendimiento (KPI) asociados.

Tipos de informes de ventas.

Informe diario de ventas

Un informe de ventas diario es una herramienta utilizada por las empresas para extraer los datos de ventas diarios, como seguimientos de clientes potenciales, conversaciones con clientes, oportunidades creadas, ventas generadas y muchos otros indicadores clave de rendimiento (KPI) específicos del negocio y relacionados con las ventas.

Los 5 principales KPI de ventas diarias

1.Número de reuniones programadas

Obtener nuevos clientes potenciales generados todos los días es bueno, pero si los miembros de su equipo de ventas no programan reuniones y los nutren, entonces los esfuerzos invertidos en la generación de clientes potenciales no se utilizan ni se aprovechan. El seguimiento de la cantidad de reuniones programadas lo ayudará a analizar si sus inversiones en ventas y su tiempo van en la dirección correcta.

2.Número de conversaciones con clientes

Cuando pasa más tiempo hablando con los clientes y comprende sus necesidades comerciales, es probable que genere más resultados para su negocio. Los aprendizajes de tales conversaciones pueden ayudarlo a afinar su estrategia de ventas.

Si conoce la cantidad de llamadas telefónicas y reuniones en persona que manejó cada uno de sus vendedores y las conversiones de ventas o los tratos cerrados, lo ayudará a comprender qué tipos de modelos de compromiso generan más ventas.

3.Tiempo de respuesta de plomo

Responder rápidamente a tus prospectos es una fórmula secreta que puede aumentar las posibilidades de cerrar un trato. Por ejemplo, si su cliente potencial descargó una información o un libro electrónico de su sitio web, que le resultó útil para su negocio y para recopilar información para resolver su problema, puede comunicarse con él de inmediato tan pronto como descargue el archivo. El contacto puede ser por correo electrónico o redes sociales incluso antes de llamarlos.

Suponga que, si su cliente potencial completó un formulario en su sitio web solicitando una cotización o una demostración, debe llamarlo directamente y comprender mejor sus necesidades comerciales.

4.Número de oportunidades de venta

Una oportunidad de ventas es un cliente potencial que está calificado y ha entrado en su ciclo de ventas. Puede realizar un seguimiento del número de oportunidades de venta y compararlo con el volumen de compras. Este análisis le mostrará el valor de compra potencial de las nuevas oportunidades para que pueda comprender lo que da paso a un cierre probable.

5.Número de nuevos clientes potenciales

Esta métrica determina cuántos clientes potenciales cualificados adquiere cada vendedor cada día. Conocer esta métrica le permitirá determinar si se están alcanzando los objetivos y si necesita colaborar para hacer una corrección a mitad de camino. .

Informe de ventas semanal

Se utiliza un informe de ventas semanal para realizar un seguimiento del rendimiento de las ventas y los KPI esenciales, como la relación de oportunidad de venta, la cantidad de acuerdos ganados y la puntuación de la oportunidad de venta.

Los 5 principales KPI de ventas semanales

1. Proporción de oportunidades de venta

Esta métrica lo ayudará a determinar la cantidad de clientes potenciales calificados y no calificados. Con este valor de métrica, puede determinar cuántos clientes potenciales necesita generar para alcanzar su objetivo de ventas y, al mismo tiempo, puede tener ingresos predecibles. También puede determinar qué canales de generación de prospectos proporcionan más prospectos por unidad de dinero gastada.

2.Número de tratos ganados

Conocer la cantidad de tratos ganados puede ayudarlo a identificar lo que funciona para usted o su mejor vendedor. Luego puede usar estos conocimientos para refinar el proceso de ventas y capacitar e incorporar nuevos miembros del equipo de ventas.

3.Valor medio de compra

El valor medio de compra mide el valor medio de cada compra realizada por tus clientes. Este KPI depende del tipo de productos y servicios que vendas. Puede aumentar el valor de cada transacción de venta ya sea vendiendo más clientes o vendiendo productos o servicios que tienen más valor.

4. Puntaje de oportunidad de ventas

Al asignar un puntaje, un valor estandarizado a sus oportunidades, puede asignar sus recursos de manera más efectiva, por ejemplo, en función de las oportunidades que tienen un mayor potencial. Esta métrica lo ayudará a crear una estrategia semanal efectiva y un plan de acción sobre dónde su vendedor debe enfocar su tiempo y energía.

5. Valor de por vida del cliente

El valor de por vida del cliente es una de las métricas más importantes para medir en cualquier pequeña empresa. Mide las ganancias que su negocio obtiene de cualquier cliente dado durante el tiempo de vida. Ayuda a comprender a sus clientes y lo ayuda a tomar decisiones comerciales importantes sobre ventas, marketing, desarrollo de productos y atención al cliente.

Informe mensual de ventas

Se utiliza un informe de ventas mensual para determinar las tendencias de ventas mensualmente. Se utiliza para medir KPI como la duración del ciclo de ventas, las conversiones de ventas y los KPI de rendimiento de ventas.

Los 3 principales KPI de ventas mensuales

1. Duración del ciclo de ventas

Esta métrica mide la cantidad total de tiempo dedicado a cerrar un trato, es decir, desde su primer contacto con un cliente potencial hasta la fecha de cierre. Ayuda a determinar el desempeño de cada miembro del equipo de ventas y cuán efectivo es su proceso de ventas.

Si el miembro de su equipo de ventas tiene dificultades para lograr la duración promedio del ciclo de ventas objetivo, puede observar las fallas en el enfoque, identificar áreas de mejora para el equipo de ventas y tomar las medidas adecuadas.

2. Tubería de ventas

Un canal de ventas es una estimación de las oportunidades que probablemente se cierren en un período de tiempo determinado. Le permite agilizar su proceso de ventas.

También proporciona información esencial para la previsión precisa y el seguimiento de las ventas frente al objetivo.

3.Informe de conversión de ventas

Esta métrica le permite ver la eficacia de cada miembro del equipo de ventas para convertir los clientes potenciales en clientes. También muestra cuán efectiva es su estrategia general de ventas.

Al monitorear las tasas de conversión, puede identificar las trampas en su ciclo de ventas y rectificarlas. Suponga que si su equipo tiene problemas para convertir clientes potenciales en clientes, puede identificar las áreas de mejora e implementar alternativas adecuadas.

Ya sea que sea una pequeña empresa o una gran corporación, contar con un proceso de generación de informes de ventas es esencial para que su negocio siga funcionando y siga siendo competitivo.