Jak radzić sobie z wyzwaniami związanymi z pracą zdalną?

Jest coś wspaniałego w tym, że nie musisz dojeżdżać dalej niż z łóżka do kuchni, wiedząc dokładnie, które przekąski są w lodówce i możesz żyć w piżamie dzień w dzień.

Praca zdalna brzmi jak spełnienie marzeń – aż tak nie jest. Chociaż korzyści są oczywiste, wyzwania, które się pojawiają, stają się coraz bardziej widoczne, gdy nastaje rzeczywistość pracy w domu, zarówno dla zespołów, jak i poszczególnych pracowników.

Od zakłóceń po awarie technologiczne, w tym artykule omówimy najczęstsze trudności, z jakimi borykają się pracownicy zdalni, oraz sposoby ich przezwyciężania, pojedynczo.

Wyzwania dla zdalnych zespołów

Każdy zespół stoi przed wyjątkowymi wyzwaniami, ale bez względu na branżę wydaje się, że niektóre z trudności, z którymi borykają się zespoły zdalne, są podobne. Poniżej znajdują się niektóre z najczęstszych wyzwań, z którymi borykają się te zespoły, oraz sposoby ich przezwyciężenia.

Komunikacja i współpraca

Każdemu zespołowi trudno jest osiągnąć krystalicznie czystą komunikację, ale zespoły zdalne często borykają się z tym bardziej niż zespoły w biurze ze względu na wirtualną ścianę, która stale stoi między menedżerami a pracownikami.

Współpraca z zespołem w biurze nie zawsze jest łatwa, ale przynajmniej można zagwarantować, że wszyscy ci współpracownicy patrzą na te same dokumenty, artykuły i projekty jednym spojrzeniem.

Komunikacja na odległość różni się od komunikacji w biurze tym, że trudniej jest znaleźć opcję „twarzą w twarz”, co oznacza, że ​​to, co zostało powiedziane, może czasami zostać błędnie zinterpretowane, a otrzymanie odpowiedzi może zająć więcej czasu.

Jak zdalne zespoły mogą pracować nad tym samym projektem, jeśli nie znajdują się nawet w tym samym pomieszczeniu?

Rozwiązanie

Zdalnie czy nie, zespoły powinny stworzyć skuteczny kanał komunikacji. I niech to nie będzie tylko e-mail. Wybrane narzędzie powinno być wszechstronne, elastyczne i zapewniać natychmiastową komunikację, aby członkowie zespołu mogli dzielić się pomysłami, pytaniami, a nawet plikami w ciągu kilku sekund.

Biznesowe oprogramowanie do obsługi wiadomości błyskawicznych jest często odpowiedzią na wiele pytań, jakie pracownicy zdalni mają na temat natychmiastowej komunikacji ze współpracownikami, niezależnie od wykonywanego zawodu.

Możliwość sprawdzania, kiedy inni są dostępni, otrzymywania powiadomień o wiadomościach, udostępniania plików, a nawet możliwość uczestniczenia w wiadomościach grupowych nie tylko zwiększa wydajność współpracy, ale także natychmiast tworzy więcej środowiska zespołowego niż jednorazowe rozmowy telefoniczne lub niekończące się łańcuchy e-mail.

Często wiadomości błyskawiczne nie wystarczają, aby zacząć działać. Narzędzia do współpracy nad zawartością w chmurze są niezbędne do współpracy nad projektami w fazie tworzenia pomysłów, tworzenia, opinii i finalizacji dowolnego produktu. Od projektu po artykuły, a nawet wersje robocze wiadomości e-mail — inwestycja w narzędzia do współpracy w zakresie treści w chmurze zapewni wsparcie Twojemu zespołowi zdalnemu.

Zarządzanie projektami

Nawet jeśli masz wszystkie narzędzia do współpracy w swojej tylnej kieszeni, nigdy tak naprawdę nie obiecuje to rozwiązania problemu zdalnego zarządzania projektami. Niezależnie od tego, czy jesteś jedynym zdalnym pracownikiem w swojej firmie, czy też cała firma jest zdalna, zawsze zadaniem menedżera jest zarówno wyznaczanie terminów, jak i upewnianie się, że te terminy są dotrzymywane.

W środowisku biurowym łatwo jest spojrzeć przez ramiona pracowników (lub poczuć na sobie oczy kierownika), zapewniając czasami niezbędną presję, która jest potrzebna do ukończenia projektów na czas.

Ale jeśli jesteś daleko, jak możesz mieć oko na postęp?

Rozwiązanie

Oprogramowanie do zarządzania projektami, którego używają zespoły w biurach do śledzenia postępów, jest dokładnie tym, czego zespoły zdalne powinny używać do tego samego celu. Bez względu na to, jak prosty lub złożony jest projekt, kluczowe jest posiadanie wyznaczonego narzędzia dla wszystkich pracowników, aby śledzić postępy i utrzymywać członków zespołu na bieżąco.

Nakreślenie etapów projektu w formie listy kontrolnej to coś, do czego zdolne jest wiele narzędzi do zarządzania projektami. Zachęcanie członków zespołu do odhaczania zadań w trakcie realizacji projektów to jeden z wielu sposobów monitorowania postępów.

Oprócz narzędzi do zarządzania projektami, proste planowanie cotygodniowych spotkań 1:1 z pracownikami w celu odprawy za pośrednictwem wideokonferencji to świetny sposób, aby usłyszeć o ich postępach i wyzwaniach, z którymi się borykają, a także uzyskać trochę czasu na spotkanie.

Wyzwania dla pracowników zdalnych

Wraz z wyzwaniami zespołowymi, poszczególni pracownicy zdalni doświadczają własnych przeszkód. Od zachowania produktywności po zwykłe zmuszanie się do opuszczenia domu, poniżej przedstawiamy niektóre z typowych trudności, z jakimi borykają się pracownicy podczas pracy w domu.

Przepracowanie

Zawsze istnieje szansa, że ​​zdalni pracownicy zwolnią się, gdy dowiedzą się, że menedżer nie jest obecny, ale najczęściej jest odwrotnie: przepracowanie.

Kiedy nie ma granicy między życiem osobistym a życiem zawodowym, podjęcie kroków, aby samodzielnie wytyczyć tę granicę, może być trudne.

„Ponieważ zawsze jestem w kontakcie, bardzo łatwo jest odpowiedzieć na e-mail lub skontaktować się z klientem, ale staje się to ogromnym rozproszeniem”.

Suzi Whitford
Założyciel StartAMomBlog

Praca w domu może prowadzić do zapomnienia o wstaniu i spacerze, zapomnienia o przerwie na lunch, a nawet całkowitym zapomnieniu o przerwaniu dnia pracy. Zawsze jest wiadomość e-mail do sprawdzenia, małe zadania do wykonania lub duże zadania do wykonania.

Jeśli nie masz biura do opuszczenia, skąd wiesz, kiedy dzień pracy jest skończony?

Rozwiązanie

Wyznaczanie sobie granic wymaga trochę dodatkowej pracy, ale twoje życie osobiste ci podziękuje.

Poświęć czas na zablokowanie kalendarza z ustalonymi godzinami pracy nad określonymi zadaniami, uczestniczenie w wideokonferencjach i sprawdzanie poczty e-mail. Podobnie ustal godziny, aby odejść o krok od biurka w ciągu dnia. Nawet jeśli spotkanie to przerwa na czytanie lub zrobienie sobie lunchu, zobowiązanie się do bloku w kalendarzu może mieć ogromne znaczenie.

Zadbaj o to, aby godziny, które sobie wyznaczyłeś, odpowiadały godzinom pracy w biurze – 8-godzinny dzień pracy jest typowy dla wielu pracowników.

Rysowanie tych metaforycznych linii może być tak samo pomocne, jak rysowanie niektórych fizycznych.

Innym pomocnym ograniczeniem jest zorganizowanie domowego biura specjalnie dla Ciebie w ciągu dnia pracy i z dala od jego zakończenia.

Jeśli nie masz wyznaczonego biura, nadszedł czas na kreatywność: zainwestowanie w biurko, które można postawić pod ścianą, stworzenie miejsca przeznaczonego wyłącznie na produktywność na stole kuchennym, a nawet wsunięcie laptopa do pracy pod łóżko na stole. koniec dnia to sposoby, aby zasymbolizować sobie, że po zakończeniu dnia pracy nadszedł czas, aby odejść.

Koncentracja

Dom jest tam gdzie serce.

I dzieci, pies, jedzenie i telewizor. Nawet jeśli nie pracujesz w domu, kawiarnie, biblioteki i inne publiczne ucieczki z domu mogą się rozpraszać.

Podczas gdy niektórzy pracownicy zdalni borykają się ze zbyt dużą ilością pracy, inni mogą uznać, że zbyt łatwo stracić koncentrację, gdy nie jesteś fizycznie otoczony współpracownikami.

Bez nikogo, kto by cię trzymał w ryzach, jak możesz się rozliczać?

Rozwiązanie

Niezależnie od tego, czy Twój brak produktywności wynika z braku motywacji, doświadczania zbyt wielu rozrywek czy zwlekania, istnieją proste sposoby na upewnienie się, że praca jest wykonywana i że ponosisz odpowiedzialność.

Narzędzia ograniczające rozpraszanie to świetne miejsce na rozpoczęcie i mogą być ratunkiem dla tych, którzy nie mogą przestać sprawdzać swoich kanałów na Twitterze lub odświeżać Reddit przez cały dzień.

Ponadto poświęcenie czasu na utworzenie listy rzeczy do zrobienia na następny dzień z zadaniami, którymi można zarządzać, jest sposobem na kontrolowanie siebie, śledzenie tego, co udało Ci się osiągnąć, i pomoc w ustaleniu priorytetów tego, co najważniejsze. Nie pozwól sobie na zamknięcie laptopa, dopóki Twoja lista rzeczy do zrobienia na dany dzień nie zostanie ukończona.

Trudności technologiczne

Kiedy sieć Wi-Fi gaśnie w biurze, jest dostępna dla wszystkich. Jeśli pracownik w biurze ma zepsuty laptop, czasami może pobiec na górę i wymienić go na nowy.

To inna historia dla pracowników zdalnych. Niezależnie od tego, czy masz awarię sieci Wi-Fi, czy masz problem z komputerem, jako zdalny pracownik całkowicie zależy Ci na znalezieniu własnego rozwiązania.

Chociaż mogą wystąpić problemy z fizycznym komputerem, utrzymywanie stabilnego połączenia internetowego jest znacznie częstszą trudnością, której doświadczają pracownicy zdalni na całym świecie. Nawet jeśli kupiłeś najlepszy router na świecie, połączenie nigdy nie jest gwarantowane. I chociaż niektórzy mogą znaleźć rozwiązanie w lokalnej kawiarni lub bibliotece, publiczne hotspoty mogą być równie, jeśli nie bardziej, nierówne.

Jak pracownicy zdalni mogą obejść problemy technologiczne?

Rozwiązanie

Często te trudności nie są pod naszą kontrolą, dlatego rozwiązanie dla tych scenariuszy należy przygotować z planem tworzenia kopii zapasowych.

„Odkryłem, że przygotowanie i posiadanie odpowiednich narzędzi ostatecznie robi różnicę”.

dr Annette Ponnock
Staż podoktorski w Yale

Posiadanie telefonu komórkowego z funkcją tetheringu lub mobilnego urządzenia hotspot może pomóc Ci zaoszczędzić, gdy sieć Wi-Fi przestanie działać, a posiadanie tabletu lub nawet starszego komputera pod ręką może Cię zatrzymać podczas naprawy urządzenia roboczego.

Dodatkowo wszelkie problemy, których doświadczasz, powinny być komunikowane Twojemu zespołowi. Jeśli jesteś jednym z niewielu zdalnych pracowników w firmie, zasługujesz na taki sam dostęp do odpowiedniej technologii, jaki otrzymują wszyscy w biurze.

Samotność

Istoty ludzkie są z natury stworzeniami społecznymi, a praca zdalna może naprawdę to zaszkodzić. Brak interakcji międzyludzkich, którego doświadczają niektórzy pracownicy zdalni, może prowadzić do poczucia izolacji.

Chociaż spędzanie czasu w samotności może prowadzić do znacznej produktywności, ważne jest, aby pamiętać, aby zaspokoić również swoje inne potrzeby.

Jak utrzymujesz równowagę między życiem zawodowym i prywatnym?

Rozwiązanie

Praca zdalna nie oznacza pracy w pojedynkę.

Twoi zdalni współpracownicy mogą odczuwać te same uczucia, ale kto powiedział, że wideokonferencje muszą być produktywne? Organizowanie cotygodniowej porannej sesji przy kawie z ulubionymi współpracownikami lub wirtualnego happy hour to kilka sposobów na zwalczenie tego samego.

Poza wirtualnym światem nie zapominaj, że istnieje prawdziwy. Zabranie psa na spacer lub wyjście do parku może być świetnym sposobem na powrót do rzeczywistości, a nawet może być okazją do nawiązania rozmowy z nowym przyjacielem.

Masz dość słuchania tylko palców na klawiaturze? Spróbuj udać się do księgarni, kawiarni, a nawet do przestrzeni coworkingowej, aby otoczyć się innymi tak produktywnymi jak Ty. Jeśli chcesz nauczyć się czegoś nowego i poznać nowych ludzi, spróbuj znaleźć konferencje lub wydarzenia networkingowe, w których możesz wziąć udział.

Czas dostosować się do zmian

Nie wszyscy dobrze prosperują w środowisku pracy zdalnej, ale to nie znaczy, że nie mogą się dostosować. Niezależnie od tego, czy masz trudności z koncentracją, czy nie możesz poczuć się komfortowo w nowej przestrzeni, trochę czasu, cierpliwości i dużo organizacji i samodyscypliny zamieni twoją pracę zdalną w marzenie, którego spodziewałeś się w pierwszej kolejności .

Dowiedz się więcej o pracy w domu.