คุณจะเอาชนะความท้าทายของการทำงานจากระยะไกลได้อย่างไร

มีบางอย่างที่น่ายินดีที่ไม่ต้องเดินทางไกลจากเตียงไปที่ห้องครัว รู้ว่ามีขนมอะไรอยู่ในตู้เย็น และใช้ชีวิตในชุดนอนไปวันๆ

การทำงานทางไกลดูเหมือนความฝันที่เป็นจริง - จนกระทั่งไม่เป็นเช่นนั้น แม้ว่าข้อดีจะชัดเจน แต่ความท้าทายที่ปรากฏขึ้นก็ชัดเจนมากขึ้นเมื่อความเป็นจริงของการทำงานจากที่บ้านเริ่มต้นขึ้น ทั้งสำหรับทีมและพนักงานแต่ละคน

บทความนี้จะครอบคลุมถึงปัญหาที่พบบ่อยที่สุดที่ผู้ปฏิบัติงานนอกสถานที่ต้องเผชิญและวิธีเอาชนะปัญหาเหล่านี้ตั้งแต่สิ่งรบกวนสมาธิไปจนถึงความขัดข้องทางเทคโนโลยี ทีละครั้ง

ความท้าทายสำหรับทีมระยะไกล

ทุกทีมต้องเผชิญกับความท้าทายที่แตกต่างกัน แต่ไม่ว่าอุตสาหกรรมใด ดูเหมือนว่าปัญหาบางอย่างที่ทีมที่อยู่ห่างไกลต้องเผชิญจะคล้ายกัน ด้านล่างนี้คือความท้าทายทั่วไปบางส่วนที่ทีมเหล่านี้ต้องเผชิญ และวิธีเอาชนะความท้าทายเหล่านี้

การสื่อสารและความร่วมมือ

การสื่อสารที่ชัดเจนเป็นเรื่องยากสำหรับทีมใด ๆ ที่จะบรรลุ แต่ทีมที่อยู่ห่างไกลมักจะต่อสู้กับสิ่งนี้มากกว่าทีมในสำนักงานเนื่องจากกำแพงเสมือนที่อยู่ระหว่างผู้จัดการและพนักงานอย่างต่อเนื่อง

การทำงานร่วมกันกับทีมในสำนักงานไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป แต่อย่างน้อยก็สามารถรับประกันได้ว่าเพื่อนร่วมงานเหล่านั้นจะดูเอกสาร บทความ และโครงการเดียวกันเพียงแค่เหลือบมอง

การสื่อสารทางไกลแตกต่างจากการสื่อสารในสำนักงานตรงที่ตัวเลือกแบบเห็นหน้ากันยากขึ้น ซึ่งหมายความว่าสิ่งที่พูดนั้นบางครั้งอาจถูกตีความผิดและบางครั้งคำตอบอาจใช้เวลานานกว่าจะได้รับ

ทีมที่อยู่ห่างไกลสามารถทำงานในโปรเจ็กต์เดียวกันได้อย่างไร หากพวกเขาไม่ได้อยู่ในห้องเดียวกัน

วิธีการแก้

ทางไกลหรือไม่ ทีมควรสร้างช่องทางการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ และอย่าให้มันเป็นเพียงแค่อีเมล เครื่องมือที่คุณเลือกควรใช้งานได้หลากหลาย ยืดหยุ่น และให้การสื่อสารแบบทันที เพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถแบ่งปันความคิด คำถาม และแม้แต่ไฟล์ได้ในเวลาไม่กี่วินาที

ซอฟต์แวร์ส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีสำหรับธุรกิจมักเป็นคำตอบสำหรับคำถามมากมายที่พนักงานทางไกลมีเกี่ยวกับการสื่อสารทันทีกับเพื่อนร่วมงาน ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ในอาชีพใดก็ตาม

ความสามารถในการดูเวลาที่ผู้อื่นพร้อมใช้งาน รับการแจ้งเตือนสำหรับข้อความ การแชร์ไฟล์ และแม้แต่การเข้าร่วมในข้อความกลุ่ม ไม่เพียงแต่เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกัน แต่ยังสร้างสภาพแวดล้อมของทีมในทันทีมากกว่าการโทรแบบครั้งเดียวหรือไม่รู้จบ ห่วงโซ่อีเมล

บ่อยครั้งที่การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีไม่เพียงพอที่จะเริ่มต้น เครื่องมือการทำงานร่วมกันของเนื้อหาบนระบบคลาวด์เป็นสิ่งที่ต้องมีในการทำงานร่วมกันในโครงการต่างๆ ในขั้นตอนแนวคิด การสร้าง คำติชม และการสรุปผลของผลิตภัณฑ์ใดๆ ตั้งแต่การออกแบบไปจนถึงบทความไปจนถึงฉบับร่างอีเมล การลงทุนในเครื่องมือการทำงานร่วมกันในเนื้อหาบนระบบคลาวด์จะช่วยให้ทีมงานระยะไกลของคุณครอบคลุม

การจัดการโครงการ

แม้ว่าคุณจะมีเครื่องมือการทำงานร่วมกันทุกอย่างในกระเป๋าหลังของคุณ แต่นั่นไม่เคยสัญญาอย่างแท้จริงว่าปัญหาของการจัดการโครงการระยะไกลจะได้รับการแก้ไข ไม่ว่าคุณจะเป็นพนักงานทางไกลเพียงคนเดียวในบริษัทของคุณหรือทั้งบริษัทอยู่ห่างไกล ถือเป็นหน้าที่ของผู้จัดการที่จะต้องกำหนดเส้นตาย จากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าตรงตามกำหนดเวลาเหล่านั้น

ในสำนักงาน เป็นเรื่องง่ายที่จะมองข้ามไหล่ของพนักงานของคุณ (หรือสัมผัสสายตาของผู้จัดการของคุณ) ให้แรงกดดันที่จำเป็นในบางครั้งซึ่งจำเป็นต่อการทำโครงการให้เสร็จทันเวลา

แต่ถ้าคุณอยู่ห่างไกล คุณจะคอยติดตามความคืบหน้าได้อย่างไร?

วิธีการแก้

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ทีมในสำนักงานใช้เพื่อติดตามความคืบหน้าคือสิ่งที่ทีมระยะไกลควรใช้เพื่อวัตถุประสงค์เดียวกัน ไม่ว่าโครงการจะเรียบง่ายหรือซับซ้อนเพียงใด การมีเครื่องมือที่กำหนดไว้สำหรับพนักงานทุกคนเพื่อติดตามความคืบหน้าและให้สมาชิกในทีมอยู่ในวงคือกุญแจสำคัญ

การสรุปขั้นตอนของโครงการในรูปแบบของรายการตรวจสอบเป็นสิ่งที่เครื่องมือการจัดการโครงการจำนวนมากสามารถทำได้ การสนับสนุนให้สมาชิกในทีมตรวจสอบงานขณะทำโครงการเป็นหนึ่งในหลาย ๆ วิธีที่สามารถติดตามความคืบหน้าได้

นอกจากเครื่องมือการจัดการโครงการแล้ว การจัดกำหนดการรายสัปดาห์แบบ 1:1 กับพนักงานของคุณเพื่อเช็คอินผ่านการประชุมทางวิดีโอเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรับฟังความคืบหน้าและความท้าทายที่พวกเขาเผชิญ รวมถึงการพบปะพูดคุย

ความท้าทายสำหรับพนักงานทางไกล

นอกจากความท้าทายของทีมแล้ว พนักงานที่อยู่ห่างไกลแต่ละคนยังต้องเผชิญกับอุปสรรคของตนเอง จากการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพไปจนถึงการบังคับตัวเองให้ออกจากบ้าน ด้านล่างนี้คือปัญหาทั่วไปบางประการที่พนักงานต้องเผชิญเมื่อต้องทำงานจากที่บ้าน

ทำงานหนักเกินไป

มีโอกาสเสมอที่พนักงานที่อยู่ห่างไกลจะหย่อนยานเมื่อพวกเขารู้ว่าไม่มีผู้จัดการอยู่ด้วย แต่บ่อยครั้งที่สิ่งที่ตรงกันข้ามเกิดขึ้น: ทำงานหนักเกินไป

เมื่อไม่มีเส้นแบ่งระหว่างชีวิตส่วนตัวกับชีวิตการทำงาน อาจเป็นเรื่องยากที่จะทำตามขั้นตอนเพื่อวาดเส้นนั้นด้วยตัวเอง

“เนื่องจากฉันมีการติดต่ออยู่เสมอ การตอบอีเมลหรือเช็คอินกับลูกค้าเป็นเรื่องง่ายมาก แต่มันกลายเป็นสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวอย่างมาก”

Suzi Whitford
ผู้ก่อตั้ง StartAMomBlog

การทำงานที่บ้านอาจทำให้ลืมลุกเดิน ลืมพักรับประทานอาหารกลางวัน หรือแม้แต่ลืมหยุดงานโดยสิ้นเชิง มีอีเมลให้ตรวจสอบอยู่เสมอ งานเล็ก ๆ ที่ต้องทำให้เสร็จ หรืองานใหญ่ที่ต้องดำเนินการ

ไม่มีออฟฟิศให้ออก รู้ได้ไงว่าเลิกงานวันไหน?

วิธีการแก้

การกำหนดขอบเขตสำหรับตัวคุณเองต้องใช้ความพยายามเพิ่มขึ้นเล็กน้อย แต่ชีวิตส่วนตัวของคุณจะขอบคุณ

หาเวลาบล็อกปฏิทินของคุณด้วยการตั้งค่ากำหนดเวลาเพื่อทำงานบางอย่าง เข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอ และตรวจสอบอีเมลของคุณ ในทำนองเดียวกัน กำหนดเวลาที่จะอยู่ห่างจากโต๊ะหนึ่งก้าวตลอดทั้งวัน แม้ว่าการนัดหมายนั้นจะเป็นการหยุดพักเพื่ออ่านหนังสือหรือทำอาหารกลางวันให้ตัวเอง การเข้าร่วมบล็อกในปฏิทินของคุณก็สามารถสร้างความแตกต่างได้

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชั่วโมงที่คุณตั้งไว้สำหรับตัวคุณเองนั้นเทียบเท่ากับชั่วโมงที่คุณจะทำงานในสำนักงาน – วันทำงาน 8 ชั่วโมงเป็นเรื่องปกติสำหรับพนักงานหลายคน

การวาดเส้นเปรียบเทียบเหล่านี้มีประโยชน์พอๆ กับการวาดเส้นทางกายภาพ

การจัดเตรียมพื้นที่โฮมออฟฟิศโดยเฉพาะเพื่อให้คุณอยู่ในระหว่างวันทำงานและอยู่ห่างจากเมื่อหมดเวลาก็เป็นอีกขอบเขตหนึ่งที่เป็นประโยชน์

หากคุณไม่มีสำนักงานที่กำหนดไว้ ก็ถึงเวลาที่จะสร้างสรรค์: ลงทุนในโต๊ะเพื่อวางชิดผนังของคุณ สร้างพื้นที่เฉพาะสำหรับการทำงานบนโต๊ะในครัวของคุณ หรือแม้แต่เพียงแค่เลื่อนแล็ปท็อปที่ทำงานของคุณไว้ใต้เตียงของคุณ การสิ้นสุดของวันเป็นวิธีแสดงสัญลักษณ์ให้กับตัวเองว่าเมื่อวันทำงานสิ้นสุดลง ก็ถึงเวลาที่ต้องจากลา

มุ่งมั่น

บ้านคือที่ที่หัวใจอยู่

และเด็กๆ และสุนัข และอาหาร และทีวี แม้ว่าคุณจะไม่ได้ทำงานจากที่บ้าน ร้านกาแฟ ห้องสมุด และสถานที่อื่นๆ ที่หลบหนีจากบ้านก็อาจมาพร้อมกับสิ่งรบกวนสมาธิได้

ในขณะที่พนักงานที่ทำงานนอกสถานที่บางคนมีปัญหากับการทำงานมากเกินไป คนอื่นๆ อาจพบว่าการเสียสมาธินั้นง่ายเกินไปเมื่อคุณไม่ได้อยู่ท่ามกลางเพื่อนร่วมงาน

โดยไม่มีใครคอยดูแลคุณ คุณจะรับผิดชอบตัวเองอย่างไร?

วิธีการแก้

ไม่ว่าการขาดผลิตภาพของคุณมาจากการขาดแรงจูงใจ การประสบกับสิ่งรบกวนสมาธิมากเกินไป หรือการผัดวันประกันพรุ่ง มีวิธีง่ายๆ ที่จะทำให้แน่ใจว่างานเสร็จแล้วและคุณต้องรับผิดชอบ

เครื่องมือจำกัดสิ่งรบกวนคือจุดเริ่มต้นที่ดี และสามารถช่วยชีวิตผู้ที่ไม่สามารถหยุดตรวจสอบฟีด Twitter หรือ Reddit ที่รีเฟรชได้ตลอดทั้งวัน

นอกจากนี้ การใช้เวลาสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับวันถัดไปกับงานที่สามารถจัดการได้เป็นวิธีที่จะควบคุมตัวเอง ติดตามสิ่งที่คุณทำสำเร็จ และช่วยคุณจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่สำคัญที่สุด อย่าปล่อยให้ตัวเองปิดแล็ปท็อปจนกว่ารายการสิ่งที่ต้องทำในวันนั้นจะเสร็จสิ้น

ปัญหาทางเทคโนโลยี

เมื่อ WiFi ดับที่สำนักงาน ทุกคนก็พร้อมใช้งาน หากพนักงานในสำนักงานมีแล็ปท็อปเสีย บางครั้งพวกเขาสามารถวิ่งขึ้นไปชั้นบนและเปลี่ยนเครื่องใหม่ได้

มันเป็นเรื่องที่แตกต่างสำหรับผู้ปฏิบัติงานระยะไกล ไม่ว่าคุณจะประสบปัญหา WiFi ขัดข้องหรือคอมพิวเตอร์มีปัญหา การค้นหาโซลูชันของคุณเองในฐานะพนักงานทางไกลนั้นขึ้นอยู่กับคุณ

แม้ว่าปัญหาทางกายภาพของคอมพิวเตอร์อาจเกิดขึ้นได้ แต่การรักษาการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียรนั้นเป็นปัญหาทั่วไปที่พนักงานจากระยะไกลทั่วโลกต้องประสบพบเจอ แม้ว่าคุณจะซื้อเราเตอร์ที่ดีที่สุดในโลก การเชื่อมต่อก็ไม่รับประกัน และในขณะที่บางคนอาจพบวิธีแก้ปัญหาที่ร้านกาแฟหรือห้องสมุดในท้องถิ่น แต่ฮอตสปอตสาธารณะก็อาจขาดๆ หายๆ ได้เช่นเดียวกัน

พนักงานที่อยู่ห่างไกลสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาทางเทคโนโลยีได้อย่างไร

วิธีการแก้

บ่อยครั้ง ปัญหาเหล่านี้ไม่ได้อยู่ในการควบคุมของเรา นั่นคือเหตุผลที่โซลูชันสำหรับสถานการณ์เหล่านี้ต้องเตรียมแผนสำรอง

“ฉันพบว่าการเตรียมพร้อมและมีเครื่องมือที่เหมาะสมจะสร้างความแตกต่างในที่สุด”

Annette Ponnock, ปริญญาเอก
นักวิจัยหลังปริญญาเอกที่ Yale

การมีโทรศัพท์มือถือที่มีความสามารถในการปล่อยสัญญาณหรืออุปกรณ์ฮอตสปอตเคลื่อนที่สามารถช่วยคุณได้เมื่อ WiFi ของคุณขัดข้อง และการมีแท็บเล็ตหรือแม้แต่คอมพิวเตอร์รุ่นเก่าไว้ใกล้มือก็สามารถรั้งคุณไว้ได้ในขณะที่อุปกรณ์ที่ทำงานของคุณกำลังได้รับการซ่อมแซม

นอกจากนี้ ควรแจ้งปัญหาใดๆ ที่คุณพบกับทีมของคุณ หากคุณเป็นพนักงานระยะไกลเพียงคนเดียวในบริษัท คุณสมควรได้รับการเข้าถึงเทคโนโลยีที่เหมาะสมเช่นเดียวกันกับที่ทุกคนในสำนักงานได้รับ

ความเหงา

มนุษย์เป็นสัตว์สังคมโดยธรรมชาติ และการทำงานจากระยะไกลก็อาจส่งผลเสียต่อสิ่งนั้นได้ การขาดปฏิสัมพันธ์ของมนุษย์ที่คนงานระยะไกลบางคนประสบอาจนำไปสู่ความรู้สึกโดดเดี่ยว

แม้ว่าการใช้เวลาอยู่คนเดียวอาจนำไปสู่ประสิทธิภาพการทำงานที่จริงจัง แต่สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าให้ป้อนความต้องการอื่นๆ ของคุณด้วย

คุณจะรักษาสมดุลชีวิตการทำงานอย่างไร?

วิธีการแก้

การทำงานทางไกลไม่ได้หมายความว่าทำงานคนเดียว

เพื่อนร่วมงานที่อยู่ห่างไกลของคุณอาจประสบกับความรู้สึกแบบเดียวกัน แต่ใครบอกว่าการประชุมทางวิดีโอต้องมีประสิทธิภาพ การจัดเซสชั่นกาแฟยามเช้าทุกสัปดาห์กับผู้ร่วมงานที่คุณชื่นชอบหรือชั่วโมงแห่งความสุขเสมือนเป็นวิธีที่คุณทุกคนจะต่อสู้กับสิ่งเดียวกัน

นอกเหนือจากโลกเสมือนจริงแล้ว อย่าลืมว่ามีโลกจริงอยู่ที่นั่น การพาสุนัขไปเดินเล่นหรือไปที่สวนสาธารณะอาจเป็นวิธีที่ดีในการทำให้ตัวเองกลับมาอยู่ในความเป็นจริง และยังอาจเป็นโอกาสที่จะได้พูดคุยกับเพื่อนใหม่อีกด้วย

เบื่อกับการได้ยินแค่นิ้วแตะคีย์บอร์ดเหรอ? ลองไปร้านหนังสือ คาเฟ่ หรือแม้แต่โคเวิร์กกิ้งสเปซที่รายล้อมไปด้วยคนอื่นๆ ที่สร้างสรรค์ผลงานอย่างคุณ หากคุณต้องการเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ และพบปะผู้คนใหม่ๆ ให้ลองค้นหาการประชุมหรือกิจกรรมสร้างเครือข่ายที่คุณสามารถเข้าร่วมได้

ถึงเวลาต้องปรับตัวสู่การเปลี่ยนแปลง

ไม่ใช่ทุกคนที่เติบโตในสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกล แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าพวกเขาไม่สามารถปรับตัวได้ ไม่ว่าคุณจะมีสมาธิจดจ่อหรือรู้สึกไม่สบายใจกับพื้นที่ใหม่ เวลาน้อย ความอดทน และการจัดระเบียบและวินัยในตนเองจำนวนมากจะทำให้สถานการณ์การทำงานทางไกลของคุณกลายเป็นความฝันที่คุณคาดหมายไว้ได้ตั้งแต่แรก .

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานจากที่บ้าน