Comment vous pouvez surmonter les défis du travail à distance

Il y a quelque chose de délicieux à ne pas avoir à se déplacer plus loin que de votre lit à votre cuisine, à savoir exactement quelles collations se trouvent dans le réfrigérateur et à vivre en pyjama jour après jour.

Le travail à distance ressemble à un rêve devenu réalité - jusqu'à ce que ce ne soit pas le cas. Bien que les avantages soient évidents, les défis qui émergent deviennent de plus en plus apparents à mesure que la réalité du travail à domicile s'installe, tant pour les équipes que pour les employés individuels.

Des distractions aux pannes technologiques, cet article couvrira les difficultés les plus courantes auxquelles les travailleurs à distance sont confrontés et comment les surmonter, une à la fois.

Défis pour les équipes distantes

Chaque équipe est confrontée à des défis uniques, mais quel que soit le secteur, il semble que certaines des difficultés rencontrées par les équipes distantes soient similaires. Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des défis les plus courants rencontrés par ces équipes et comment les surmonter.

Communication et coopération

Une communication cristalline est difficile à atteindre pour n'importe quelle équipe, mais les équipes distantes ont souvent plus de mal que les équipes au bureau en raison du mur virtuel qui se dresse constamment entre les managers et les employés.

Collaborer avec une équipe au bureau n'est pas toujours facile, mais au moins, on peut garantir que ces collègues consultent tous les mêmes documents, articles et projets d'un simple coup d'œil.

La communication à distance diffère de la communication au bureau en ce que l'option face à face est plus difficile à trouver, ce qui signifie que ce qui est dit peut parfois être mal interprété et que les réponses peuvent parfois prendre plus de temps à recevoir.

Comment des équipes distantes peuvent-elles travailler sur le même projet si elles ne sont même pas dans la même pièce ?

La solution

À distance ou non, les équipes doivent établir un canal de communication efficace. Et ne le laissez pas être juste un e-mail. L'outil que vous choisissez doit être polyvalent, flexible et fournir une communication instantanée afin que les membres de l'équipe puissent partager des idées, des questions et même des fichiers en quelques secondes.

Les logiciels de messagerie instantanée d'entreprise sont souvent la réponse aux nombreuses questions que se posent les employés distants sur la communication immédiate avec leurs collègues, quelle que soit leur profession.

Pouvoir voir quand d'autres personnes sont disponibles, recevoir des notifications pour les messages, partager des fichiers et même pouvoir participer à des messages de groupe non seulement augmente la productivité de la collaboration, mais crée également instantanément plus d'un environnement d'équipe que des appels téléphoniques ponctuels ou sans fin. chaînes de messagerie.

Souvent, la messagerie instantanée ne suffit pas pour être opérationnel. Les outils de collaboration de contenu cloud sont indispensables pour collaborer sur des projets dans les phases d'idéation, de création, de rétroaction et de finalisation de tout produit. De la conception aux articles en passant par les brouillons d'e-mails, investir dans des outils de collaboration de contenu cloud couvrira votre équipe distante.

Gestion de projet

Même si vous avez tous les outils de collaboration dans votre poche arrière, cela ne promet jamais vraiment que le problème de la gestion de projet à distance est résolu. Que vous soyez le seul employé distant de votre entreprise ou que toute l'entreprise soit distante, c'est toujours le travail d'un responsable d'assigner des délais et de s'assurer que ces délais sont respectés.

Dans un environnement de bureau, il est facile de regarder par-dessus les épaules de vos employés (ou de sentir les yeux de votre responsable sur vous), fournissant la pression parfois nécessaire qui est nécessaire pour terminer les projets à temps.

Mais si vous êtes à distance, comment pouvez-vous garder un œil sur les progrès ?

La solution

Le logiciel de gestion de projet que les équipes internes utilisent pour suivre les progrès est exactement ce que les équipes distantes devraient utiliser pour le même objectif. Peu importe la simplicité ou la complexité du projet, il est essentiel de disposer d'un outil désigné pour que tous les employés puissent suivre les progrès et tenir les membres de l'équipe au courant.

La description des étapes d'un projet sous la forme d'une liste de contrôle est quelque chose que de nombreux outils de gestion de projet sont capables de faire. Encourager les membres de l'équipe à cocher les tâches au fur et à mesure qu'ils progressent dans leurs projets est l'une des nombreuses façons de suivre les progrès.

En plus des outils de gestion de projet, le simple fait de planifier des entretiens individuels hebdomadaires avec vos employés pour s'enregistrer par vidéoconférence est un excellent moyen d'être informé de leurs progrès et des défis qu'ils rencontrent, ainsi que d'avoir du temps libre.

Défis pour les employés distants

En plus des défis d'équipe, les employés distants individuels rencontrent leurs propres obstacles. Qu'il s'agisse de rester productif ou simplement de se forcer à quitter la maison, voici quelques-unes des difficultés courantes auxquelles les employés sont confrontés lorsqu'ils travaillent à domicile.

Surmenage

Il est toujours possible que les employés à distance se relâchent lorsqu'ils savent qu'un responsable n'est pas présent, mais le plus souvent, c'est l'inverse qui se produit : le surmenage.

Lorsqu'il n'y a pas de ligne tracée entre la vie personnelle et la vie professionnelle, il peut être difficile de faire soi-même les démarches pour tracer cette ligne.

"Comme je suis toujours connecté, il est très facile de répondre à un e-mail ou de se connecter avec un client, mais cela devient une énorme distraction."

Suzi Whitford
Fondateur de StartAMomBlog

Le travail à domicile peut conduire à oublier de se lever et de se promener, à oublier de faire une pause pour le déjeuner ou même à oublier d'arrêter complètement la journée de travail. Il y a toujours un e-mail à vérifier, de petites tâches à accomplir ou de grandes tâches à accomplir.

Si vous n'avez pas de bureau à quitter, comment savez-vous quand la journée de travail est terminée ?

La solution

Se fixer des limites demande un peu de travail supplémentaire, mais votre vie personnelle vous remerciera.

Prenez le temps de bloquer votre calendrier avec des heures fixes pour travailler sur certaines tâches, participer à des vidéoconférences et consulter vos e-mails. De même, fixez des heures pour vous éloigner du bureau tout au long de la journée. Même si ce rendez-vous prend une pause pour lire ou se préparer un déjeuner, s'engager dans un bloc de votre calendrier peut faire toute la différence.

Assurez-vous que les heures que vous vous fixez sont équivalentes aux heures que vous travailleriez dans un bureau – des journées de travail de 8 heures sont typiques pour de nombreux employés.

Dessiner ces lignes métaphoriques peut être tout aussi utile que de dessiner des lignes physiques.

La mise en place d'un espace de bureau à domicile spécialement pour vous pendant la journée de travail et loin de la fin est une autre limite utile.

Si vous n'avez pas de bureau désigné, il est temps de faire preuve de créativité : investissez dans un bureau à coller contre votre mur, créez un espace exclusivement dédié à la productivité sur votre table de cuisine, ou encore glissez simplement votre ordinateur portable de travail sous votre lit à la fin de journée sont des façons de vous symboliser qu'une fois la journée de travail terminée, il est temps de s'éloigner.

Rester concentré

La maison est là où se trouve le cœur.

Et les enfants, et le chien, et la nourriture, et la télé. Même si vous ne travaillez pas à domicile, les cafés, bibliothèques et autres sorties publiques de la maison peuvent venir avec leurs propres distractions.

Alors que certains travailleurs à distance ont du mal à travailler trop, d'autres peuvent trouver qu'il est trop facile de perdre la concentration lorsque vous n'êtes pas physiquement entouré de vos collègues.

Sans personne pour vous contrôler, comment vous tenez-vous responsable ?

La solution

Que votre manque de productivité soit dû à un manque de motivation, à trop de distractions ou à la procrastination, il existe des moyens simples de s'assurer que le travail est fait et que vous vous tenez responsable.

Les outils limitant la distraction sont un excellent point de départ et peuvent être une bouée de sauvetage pour ceux qui ne peuvent pas arrêter de vérifier leurs flux Twitter ou d'actualiser Reddit tout au long de la journée.

De plus, prendre le temps de créer une liste de choses à faire pour le lendemain avec des tâches gérables est un moyen de vous contrôler, de garder une trace de ce que vous avez accompli et de vous aider à prioriser ce qui est le plus important. Ne vous autorisez pas à fermer l'ordinateur portable tant que votre liste de choses à faire pour la journée n'est pas terminée.

Difficultés technologiques

Lorsque le WiFi s'éteint au bureau, il l'est pour tout le monde. Si un employé au bureau a un ordinateur portable cassé, il peut parfois courir à l'étage et le faire échanger contre un nouveau.

C'est une autre histoire pour les télétravailleurs. Que vous rencontriez une panne WiFi ou un problème informatique, c'est à vous de trouver votre propre solution en tant qu'employé à distance.

Bien que des problèmes informatiques physiques puissent survenir, le maintien d'une connexion Internet stable est une difficulté beaucoup plus courante rencontrée par les employés distants du monde entier. Même si vous avez acheté le meilleur routeur de la planète, la connexion n'est jamais garantie. Et tandis que certains peuvent trouver la solution dans un café ou une bibliothèque locale, les hotspots publics peuvent être tout aussi, sinon plus, inégaux.

Comment les employés distants peuvent-ils contourner les problèmes technologiques ?

La solution

Souvent, ces difficultés ne sont pas sous notre contrôle, c'est pourquoi la solution à ces scénarios doit être préparée avec un plan de secours.

"J'ai trouvé que le fait d'être préparé et d'avoir les bons outils fait toute la différence en fin de compte."

Annette Ponnock, PhD
Chercheur postdoctoral chez Yale

Avoir un téléphone portable avec des capacités de partage de connexion ou un appareil de point d'accès mobile peut vous faire économiser lorsque votre WiFi tombe en panne, et avoir une tablette ou même un ordinateur plus ancien à portée de main peut vous retenir pendant que votre appareil de travail est en cours de réparation.

De plus, tout problème que vous rencontrez doit être signalé à votre équipe. Si vous êtes l'un des seuls employés distants d'une entreprise, vous méritez le même accès à la technologie appropriée que tout le monde au bureau.

Solitude

Les êtres humains sont des créatures sociales par nature, et le travail à distance peut vraiment mettre un frein à cela. Le manque d'interaction humaine que vivent certains travailleurs à distance peut entraîner un sentiment d'isolement.

Bien que passer du temps seul puisse conduire à une productivité sérieuse, il est important de se rappeler de répondre également à vos autres besoins.

Comment maintenez-vous un équilibre travail-vie?

La solution

Travailler à distance ne veut pas dire travailler seul.

Vos collègues à distance pourraient ressentir les mêmes sentiments, mais qui a dit que les vidéoconférences devaient être productives ? Mettre en place une séance de café hebdomadaire le matin avec certains de vos collaborateurs préférés ou un happy hour virtuel sont des moyens pour vous tous de lutter contre la même chose.

Au-delà du monde virtuel, n'oubliez pas qu'il en existe un réel. Promener le chien ou aller au parc peut être un excellent moyen de vous reconnecter à la réalité, et peut même être l'occasion d'engager une conversation avec un nouvel ami.

Vous en avez marre de n'entendre que vos doigts contre votre clavier ? Essayez d'aller dans une librairie, un café ou même un espace de coworking pour être entouré d'autres personnes aussi productives que vous. Si vous cherchez à apprendre quelque chose de nouveau et à rencontrer de nouvelles personnes, essayez de trouver des conférences ou des événements de réseautage auxquels vous pouvez assister.

Il est temps de s'adapter au changement

Tout le monde ne s'épanouit pas dans un environnement de travail à distance, mais cela ne signifie pas qu'ils ne peuvent pas s'adapter. Que vous ayez du mal à vous concentrer ou que vous ne puissiez pas vous sentir à l'aise dans votre nouvel espace, un peu de temps, de patience et beaucoup d'organisation et d'autodiscipline transformeront votre situation de travail à distance en le rêve que vous aviez prévu qu'il soit en premier lieu .

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