Cosa sono le conferenze stampa? Come pianificare i briefing come un professionista

Hai mai organizzato una festa solo per scoprire che non si presenta nessuno?

Ecco come potrebbe essere il peggior incubo di un professionista delle pubbliche relazioni (PR).

Quando accendi le notizie, probabilmente vedi un evento con una persona di spicco che risponde a un gruppo di giornalisti o reporter. Se leggi i quotidiani, trovi storie simili di un incontro di personaggi noti con rappresentanti della stampa.

L'evento che si svolge qui è una conferenza stampa.

Le conferenze stampa sono la versione PR di una festa. Qui i partecipanti rappresentano la voce del pubblico: la stampa. Come ogni evento, le conferenze stampa richiedono preparazione, tempo e impegno precedenti . Il successo di una conferenza stampa si basa non solo sull'immensa preparazione, ma anche sulla partecipazione e sulla copertura di qualità.

È un'idea sbagliata comune che le conferenze stampa siano riservate ai politici o alle celebrità di prim'ordine. Invece, sono un incredibile strumento di pubbliche relazioni che le aziende possono utilizzare per aumentare la loro portata e la consapevolezza del marchio.

Il software di distribuzione dei comunicati stampa aiuta le aziende a continuare a spargere la voce. Questi strumenti consentono alle aziende di pubblicare e distribuire comunicati stampa, raccogliere e misurare analisi e rimanere in contatto con vari media e organizzazioni.

Immergiamoci nelle conferenze stampa e impariamo come prepararci.

Guardare conferenze stampa per annunci sportivi e dichiarazioni su tragedie è comune. Poiché le informazioni viaggiano così velocemente, è spesso necessario anticipare le notizie con la tua storia invece di aspettare che le persone inventino le loro narrazioni.

Le conferenze stampa sono eventi speciali. Un loro uso eccessivo può comportare un turnover del pubblico e un notevole impatto sulla reputazione della tua azienda tra i giornalisti e il tuo pubblico, proprio come il ragazzo che gridava al lupo.

Dovresti tenere una conferenza stampa solo se il tuo evento è degno di nota, tempestivo e pertinente. Se abusati, tali eventi perdono copertura e i giornalisti perdono fiducia nelle tue capacità di pubbliche relazioni. Se l'argomento non è interessante ed eccitante, probabilmente non dovresti tenere una conferenza stampa in primo luogo.

L'importanza di una conferenza stampa

Una conferenza stampa è uno dei modi più efficaci per comunicare con i media e attirare la loro attenzione.

I materiali di pubbliche relazioni come comunicati stampa, boilerplate e media kit sono ottimi modi per far sentire i tuoi messaggi, ma le conferenze stampa sono la strada da percorrere per un'occasione speciale o un problema urgente.

L'oratore di una conferenza stampa è solitamente un politico, una celebrità, un avvocato, un atleta o un capo della polizia. Una conferenza stampa è un'opportunità per ottenere la loro versione della storia su più piattaforme multimediali. La persona che pianifica questo evento è principalmente un professionista delle pubbliche relazioni.

Vantaggi e svantaggi della conferenza stampa

Una conferenza stampa può avere molti vantaggi e svantaggi, data la portata della sua organizzazione e dei relatori coinvolti. Ecco alcuni dei pro e contro più comuni dell'ospitare conferenze stampa che ti aiuteranno a decidere se ha senso tenerne una.

Vantaggi

Le conferenze stampa offrono una serie di vantaggi. Diamo un'occhiata ad alcuni dei vantaggi della pianificazione e dell'esecuzione di una conferenza:

• È conveniente e fa risparmiare tempo. Le conferenze stampa possono diffondere il messaggio principale a molte persone in una volta sola. Durante una conferenza stampa, tutti i giornalisti o giornalisti si riuniscono in un unico posto. L'oratore fa l'annuncio solo una volta, invece di incontrare diversi giornalisti e fare lo stesso annuncio o rispondere alle stesse domande.
• Garantisce il massimo impatto per l'informazione o l'annuncio effettuato. Il fatto che molti reporter o giornalisti abbiano partecipato a una conferenza stampa rende l'annuncio degno di nota.
• Ti consente di raggiungere un pubblico più ampio. Indipendentemente dal numero di giornalisti presenti durante una conferenza, avrà una portata capillare una volta che diffondono la notizia attraverso i rispettivi canali.
• Ti aiuta a costruire una relazione con i membri della stampa o dei media. Avere amici nei media è molto vantaggioso e coinvolgerli nelle tue conferenze stampa è un buon modo per dare il via alla tua strategia di relazioni con i media .
• Ti consente di controllare il flusso di informazioni. Dici alla stampa solo quello che vuoi che sappia. Spetta interamente a te controllare quali informazioni condividere e nascondere.

Svantaggi

Mentre le conferenze stampa offrono molti vantaggi, ci sono anche un paio di inconvenienti, vale a dire:

• Richiede pianificazione. È necessario pianificare una conferenza stampa in anticipo per avere successo, compresa la logistica, la corrispondenza tra le parti coinvolte e molti altri fattori.
• È meno mirato. Anche se qualcuno non fa parte del tuo pubblico di destinazione, è comunque esposto alle informazioni o agli annunci che condividi e ai giornalisti che pubblicano.

Quando tenere una conferenza stampa

Una conferenza stampa comprende vari aspetti del marketing, delle relazioni con i media, del branding e della comunicazione in un unico evento.

Diverse occasioni giustificano una conferenza. Ecco alcuni esempi di dove le aziende tengono spesso conferenze stampa:

• Annuncio di cambiamenti nella struttura organizzativa. Nelle aziende più grandi, l'annuncio di cambiamenti o transizioni nella gestione e nella leadership può attirare un'attenzione diffusa. Ad esempio, se un'azienda nomina un nuovo amministratore delegato, una conferenza stampa è utile per presentarlo.
• IPO in corso. Quando le aziende diventano pubbliche, di solito tengono una conferenza stampa per annunciare la loro imminente offerta pubblica iniziale (IPO).
• Lancio di nuovi prodotti e servizi. Se la tua azienda sta lanciando una nuova linea di prodotti o introducendo nuovi servizi, ospitare una conferenza può aiutare a diffondere la parola in modo efficace ed efficiente.
• Formare nuove partnership. Le conferenze stampa sono un ottimo posto per annunciare importanti collaborazioni o partnership con altre aziende o istituzioni.
• Controllo del danno. Una conferenza stampa aiuta a risolvere problemi o reclami da parte dei clienti o del pubblico in generale in merito ai prodotti e ai servizi di un'azienda.
• Commercializzare un evento. Pubblicizza un evento o un'attività aziendale imminente, consentendo al pubblico in generale o al mercato di riferimento di partecipare.

Come tenere una conferenza stampa

Come forse saprai, una conferenza stampa è un evento mediatico in cui i relatori fanno dichiarazioni e rispondono alle domande dei giornalisti presenti. Ma come si arriva al punto di tenerlo?

Il modo più semplice per suddividere la preparazione delle conferenze stampa è dividere il piano in tre fasi: prima, durante e dopo. In questo modo, puoi concentrarti su una parte in movimento alla volta, senza destreggiarti tra più cose contemporaneamente.

Prima di una conferenza stampa

Devi completare la maggior parte del lavoro prima di una conferenza stampa. La parte più importante della preparazione è il coinvolgimento dei media. Crea un argomento intrigante per attirare i media al tuo evento. FOMO (paura di perdersi) fa in modo che la stampa ti dia la copertura mediatica che desideri.

Il momento ideale per iniziare a prepararsi per una conferenza stampa è di due settimane, ma a volte devi agire anche prima dell'orario previsto. La preparazione per una conferenza stampa richiede molto più tempo della conferenza stampa stessa.

L'organizzazione di una conferenza stampa inizia con la fase di pianificazione. In questa fase, inizi da zero e procedi fino al punto in cui puoi eseguirlo senza problemi. Il successo di una conferenza stampa dipende in gran parte dalla pianificazione. Se fatto male, l'evento risultante non avrà successo.

Prenditi tutto il tempo per pianificare. Non vuoi affrettarti all'undicesima ora. È bene iniziare a pianificare qualche settimana prima della conferenza stampa. Questo non solo ti assicura di avere abbastanza tempo per mettere tutto insieme, ma hai anche più spazio per apportare modifiche dell'ultimo minuto.

Quando si pianifica una conferenza stampa, ecco alcune aree su cui concentrarsi.

Il tema

L'obiettivo principale di una conferenza stampa è quello di diffondere informazioni tra le parti interessate. È fondamentale scegliere un argomento pertinente che funga da veicolo per l'azienda per trasmettere il proprio messaggio.

I giornalisti sono sempre alla ricerca del prossimo evento degno di nota. Se il tuo argomento non è abbastanza convincente da trattare, non saranno interessati a partecipare alla tua conferenza.

Data e ora

Quando conduci una conferenza stampa, non puoi programmare un giorno e un'ora casuali o decidere esclusivamente se l'oratore è libero. Invece, scegli una data per la tua squadra e i giornalisti presenti. Non rimandare al punto che la tua dichiarazione non interessa più i media.

Anche il tempo di una conferenza stampa è fondamentale. È meglio scegliere quando è più probabile che i media partecipino. Fallo in un momento in cui puoi massimizzare la copertura della stampa con la massima partecipazione dei media.

Assicurati che la tua conferenza stampa non coincida con un altro evento che potrebbe distogliere l'attenzione dei giornalisti. Considera il programma dei membri dei media invitati, in particolare con scadenze di lavoro o altri eventi importanti.

Posizione

Il luogo di una conferenza stampa è importante quanto la data e l'ora. Raggiungere la sede dovrebbe essere facile per i giornalisti. Un lungo viaggio può scoraggiarli dal partecipare all'evento.

Idealmente, la posizione dovrebbe essere pertinente al tuo evento o annuncio. La maggior parte delle aziende tiene conferenze stampa presso la propria sede, in particolare in grandi sale o aree per ospitare grandi gruppi. Per una conferenza stampa di successo, la sede dovrebbe disporre di tutte le strutture e le attrezzature necessarie, compreso l'accesso alla rete, il parcheggio e altri strumenti e servizi per i giornalisti.

La scelta di una posizione attraente è fondamentale. È difficile tenere una conferenza stampa in uno spazio ristretto con scarsa illuminazione e ventilazione. Questo può avere un impatto negativo sulla percezione del tuo marchio.

Un luogo che facilita l'interazione e la comunicazione ti aiuta a raggiungere il pubblico giusto. Se la tua conferenza stampa si svolge in una strada trafficata, il tuo pubblico ha difficoltà a sentirti e gli oratori non riescono a concentrarsi a causa del rumore eccessivo.

Relatori e moderatori

Le conferenze stampa coinvolgono due attori importanti: il relatore e il moderatore.

L'oratore rappresenta un'azienda o una società in una conferenza stampa. Trasmettono il messaggio, annunciano le notizie e rispondono alle domande dei giornalisti, quindi devi sceglierli con saggezza.

Indipendentemente dal fatto che l'oratore sia un membro anziano o che abbia familiarità con l'azienda, deve studiare e allenarsi per l'evento. Andare preparati è sempre meglio che andare al volo. La spontaneità è apprezzata, ma non può essere la spina dorsale dell'intero evento.

Il/i vostro/i relatore/i dovrebbe preparare e condividere i punti chiave durante la conferenza stampa. La persona che parla a nome del tuo cliente o della tua azienda deve essere consapevole del potenziale controllo e dell'ostilità dei media quando si tratta di un argomento delicato.

Rappresentanti dei media

Dopo aver determinato una data, un'ora e un luogo adeguati per la conferenza stampa, puoi contattare le persone a cui desideri partecipare. Mettiti in contatto con reporter, giornalisti, organizzazioni dei media e agenzie di stampa che vorresti invitare.

Sottolinea sempre l'argomento principale ei dettagli dell'oratore quando contatti i rappresentanti dei media. Se inviti i media con una settimana o più di anticipo, invia un'e-mail di follow-up il giorno prima.

Scrivere e distribuire un comunicato stampa

Un comunicato stampa è un invito ai media per la conferenza stampa. Includere la data, l'ora e il luogo della conferenza stampa nel comunicato stampa. Inoltre, aggiungi perché lo stai tenendo e un gancio convincente per attirare i giornalisti.

Invia il tuo comunicato stampa almeno una settimana prima della data dell'evento. Puoi utilizzare il software di distribuzione dei comunicati stampa per rilasciare in massa le tue notizie ai giornalisti. Mettiti in contatto con le persone dei media a cui desideri partecipare al lancio tramite e-mail o telefono diretto, anche se si tratta del comunicato stampa distribuito.

Sviluppa una cartella stampa

Una cartella stampa fornisce ai giornalisti una panoramica dell'evento e altre informazioni importanti. Questi kit contengono cartelle con il tuo argomento, messaggio o problema.

la logistica

Se la conferenza stampa si svolge al di fuori del tuo posto di lavoro, è tua responsabilità supervisionare e gestire la logistica dell'evento, comprese le prenotazioni della sede. Come parte della tua pianificazione, finalizza tutti gli accordi del fornitore per l'illuminazione, il catering e il suono, aiutandoti a evitare modifiche dell'ultimo minuto.

Inizia preparando la stanza il giorno della conferenza. Prova tutto ciò che utilizzerai. Inoltre, crea biglietti da visita, organizza posti a sedere extra e fornisci bevande come acqua e caffè.

Durante una conferenza stampa

È il giorno della conferenza e hai fatto tutto il possibile per prepararti. Quando arrivano i media, accoglili e accedi con le loro informazioni di contatto. Guidali ai loro posti e inizia l'evento in tempo.

A nessuno piace perdere tempo. Iniziare in orario è fondamentale per il successo del tuo evento e fondamentale per far sì che i giornalisti vogliano partecipare alla tua prossima conferenza stampa.

Una volta iniziata la conferenza stampa, l'oratore dovrebbe iniziare con i punti principali entro i primi 15 minuti. Dovrebbero quindi aprire la parola per le domande. Pianifica una finestra di 45 minuti per le domande, poiché hai solo un'ora per terminare la conferenza.

Puoi chiedere a un moderatore di tenere traccia del tempo e chiamare i giornalisti. Questo aiuta a togliere un po' di pressione a chi parla e a concentrarsi sulle risposte alle domande con calma e compostezza.

Dopo una conferenza stampa

Congratulazioni! La parte più stressante è fatta. Se hai seguito questi passaggi, non c'è motivo per cui la tua conferenza stampa non sia un successo clamoroso.

Dopo una conferenza stampa, non dimenticare di metterti in contatto con i giornalisti personalmente. Queste connessioni possono aiutarti durante la tua carriera di PR.

Preparati al peggio; sperare il meglio!

Le conferenze stampa dovrebbero migliorare la tua immagine pubblica, non danneggiarla. La preparazione è la chiave per rappresentare meglio la tua azienda o il tuo cliente. Segregando la preparazione per la conferenza stampa, puoi assicurarti un evento ben frequentato.

Una conferenza stampa è un altro strumento nella cintura di uno specialista della comunicazione. Scopri come creare un piano di pubbliche relazioni e realizzare l'intero spettro di una strategia di pubbliche relazioni ben congegnata.