Was sind Pressekonferenzen? Wie man Briefings wie ein Profi plant

Schon mal eine Party geschmissen, nur um herauszufinden, dass niemand auftaucht?

So könnte der schlimmste Albtraum eines PR-Profis aussehen.

Wenn Sie die Nachrichten einschalten, sehen Sie wahrscheinlich eine Veranstaltung mit einer prominenten Person, die einer Gruppe von Journalisten oder Reportern antwortet. Liest man die Tageszeitungen, findet man ähnliche Geschichten von einem Treffen bekannter Persönlichkeiten mit Pressevertretern.

Bei der hier stattfindenden Veranstaltung handelt es sich um eine Pressekonferenz.

Pressekonferenzen sind die PR-Version einer Party. Hier repräsentieren die Teilnehmer die Stimme der Öffentlichkeit – die Presse. Wie jede Veranstaltung erfordern Pressekonferenzen vorherige Vorbereitung, Zeit und Mühe . Der Erfolg einer Pressekonferenz basiert nicht nur auf der immensen Vorbereitung, sondern auch auf der Qualität der Teilnahme und Berichterstattung.

Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass Pressekonferenzen Politikern oder Prominenten der A-Liste vorbehalten sind. Stattdessen sind sie ein unglaubliches PR-Tool, mit dem Unternehmen ihre Reichweite und Markenbekanntheit steigern können.

Software zur Verteilung von Pressemitteilungen hilft Unternehmen dabei, die Botschaft weiter zu verbreiten. Diese Tools ermöglichen es Unternehmen, Pressemitteilungen zu veröffentlichen und zu verteilen, Analysen zu sammeln und zu messen und mit verschiedenen Medien und Organisationen in Verbindung zu bleiben.

Lassen Sie uns in Pressekonferenzen eintauchen und lernen, wie man sich darauf vorbereitet.

Es ist üblich, Pressekonferenzen für Sportankündigungen und Erklärungen über Tragödien zu sehen. Da Informationen so schnell verbreitet werden, ist es oft notwendig, mit Ihrer Geschichte den Nachrichten voraus zu sein, anstatt darauf zu warten, dass die Leute ihre Erzählungen erfinden.

Pressekonferenzen sind besondere Ereignisse. Ihre übermäßige Verwendung kann zu einem Wechsel des Publikums führen und den Ruf Ihres Unternehmens bei Reportern und Ihrem Publikum stark beeinträchtigen, genau wie der Junge, der Wolf rief.

Sie sollten nur dann eine Pressekonferenz abhalten, wenn Ihre Veranstaltung berichtenswert, aktuell und relevant ist. Bei Überbeanspruchung verlieren solche Ereignisse an Berichterstattung und Reporter verlieren das Vertrauen in Ihre PR-Fähigkeiten. Wenn das Thema nicht interessant und spannend ist, sollten Sie wahrscheinlich gar keine Pressekonferenz abhalten.

Bedeutung einer Pressekonferenz

Eine Pressekonferenz ist eine der effektivsten Möglichkeiten, mit den Medien zu kommunizieren und ihre Aufmerksamkeit zu erregen.

PR-Materialien wie Pressemitteilungen, Boilerplates und Media Kits sind großartige Möglichkeiten, um Ihren Botschaften Gehör zu verschaffen, aber Pressekonferenzen sind der richtige Weg, wenn es um einen besonderen Anlass oder ein dringendes Problem geht.

Der Redner bei einer Pressekonferenz ist normalerweise ein Politiker, Prominenter, Anwalt, Sportler oder Polizeichef. Eine Pressekonferenz ist eine Gelegenheit, ihre Seite der Geschichte über mehrere Medienplattformen zu präsentieren. Die Person, die diese Veranstaltung plant, ist meistens ein PR-Profi.

Vor- und Nachteile von Pressekonferenzen

Eine Pressekonferenz kann je nach Organisationsumfang und beteiligten Referenten viele Vor- und Nachteile haben. Hier sind einige der häufigsten Vor- und Nachteile der Ausrichtung von Pressekonferenzen, die Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob die Durchführung einer Pressekonferenz sinnvoll ist.

Vorteile

Pressekonferenzen bieten viele Vorteile. Sehen wir uns einige der Vorteile der Planung und Durchführung einer Konferenz an:

• Es ist bequem und zeitsparend. Pressekonferenzen können die Kernbotschaft auf einen Schlag an viele Menschen weitergeben. Während einer Pressekonferenz versammeln sich alle Reporter oder Journalisten an einem Ort. Der Redner macht die Ankündigung nur einmal, anstatt sich mit mehreren Journalisten zu treffen und dieselbe Ankündigung zu machen oder dieselben Fragen zu beantworten.
• Es gewährleistet maximale Wirkung für die gemachten Informationen oder Ankündigungen. Die Tatsache, dass viele Reporter oder Journalisten an einer Pressekonferenz teilnahmen, macht die Ankündigung berichtenswert.
• Damit erreichen Sie ein größeres Publikum. Unabhängig von der Anzahl der während einer Konferenz anwesenden Reporter wird diese eine große Reichweite haben, sobald sie die Nachrichten über ihre jeweiligen Kanäle verbreiten.
• Es hilft Ihnen, eine Beziehung zu Vertretern der Presse oder der Medien aufzubauen. Freunde in den Medien zu haben, ist sehr vorteilhaft, und sie in Ihre Pressekonferenzen einzubeziehen, ist eine gute Möglichkeit, Ihre Strategie für Medienbeziehungen in Gang zu bringen.
• Damit können Sie den Informationsfluss steuern. Sie sagen der Presse nur, was sie wissen soll. Es liegt ganz bei Ihnen, zu kontrollieren, welche Informationen Sie teilen und zurückhalten.

Nachteile

Während Pressekonferenzen viele Vorteile bieten, gibt es auch einige Nachteile, nämlich:

• Es erfordert Planung. Sie müssen eine Pressekonferenz im Voraus planen, um erfolgreich zu sein, einschließlich der Logistik, der Korrespondenz zwischen den beteiligten Parteien und mehrerer anderer Faktoren.
• Es ist weniger zielgerichtet. Selbst wenn jemand nicht zu Ihrer Zielgruppe gehört, ist er dennoch den Informationen oder Ankündigungen ausgesetzt, die Sie teilen, und die Journalisten veröffentlichen.

Wann eine Pressekonferenz abgehalten werden sollte

Eine Pressekonferenz umfasst verschiedene Aspekte von Marketing, Medienarbeit, Branding und Kommunikation in einer Veranstaltung.

Mehrere Gelegenheiten rechtfertigen eine Konferenz. Hier sind einige Beispiele dafür, wo Unternehmen häufig Pressekonferenzen abhalten:

• Ankündigung von Änderungen in der Organisationsstruktur. In größeren Unternehmen kann die Ankündigung von Änderungen oder Übergängen im Management und in der Führung breite Aufmerksamkeit erregen. Wenn ein Unternehmen zum Beispiel einen neuen CEO ernennt, ist eine Pressekonferenz gut, um ihn vorzustellen.
• Börsengang gehen. Wenn Unternehmen an die Börse gehen, veranstalten sie normalerweise eine Pressekonferenz, um ihren bevorstehenden Börsengang (IPO) anzukündigen.
• Einführung neuer Produkte und Dienstleistungen. Wenn Ihr Unternehmen eine neue Produktlinie auf den Markt bringt oder neue Dienstleistungen einführt, kann die Ausrichtung einer Konferenz dazu beitragen, das Wort effektiv und effizient zu verbreiten.
• Neue Partnerschaften eingehen. Pressekonferenzen sind ein großartiger Ort, um wichtige Kooperationen oder Partnerschaften mit anderen Unternehmen oder Institutionen anzukündigen.
• Schaden kontrollieren. Eine Pressekonferenz hilft dabei, Probleme oder Beschwerden von Kunden oder der Öffentlichkeit in Bezug auf die Produkte und Dienstleistungen eines Unternehmens anzusprechen.
• Eine Veranstaltung vermarkten. Es macht eine bevorstehende Unternehmensveranstaltung oder -aktivität bekannt und ermöglicht der Öffentlichkeit oder Ihrem Zielmarkt, daran teilzunehmen.

Wie man eine Pressekonferenz abhält

Wie Sie vielleicht bereits wissen, ist eine Pressekonferenz eine Medienveranstaltung, bei der Redner Erklärungen abgeben und Fragen der anwesenden Journalisten beantworten. Aber wie kommt man dazu, es zu halten?

Der einfachste Weg, die Vorbereitung auf Pressekonferenzen aufzuschlüsseln, besteht darin, Ihren Plan in drei Phasen zu unterteilen: vorher, während und nachher. Auf diese Weise können Sie sich auf jeweils einen beweglichen Teil konzentrieren und müssen nicht mit vielen Dingen gleichzeitig jonglieren.

Vor einer Pressekonferenz

Sie müssen die meiste Arbeit vor einer Pressekonferenz erledigen. Der wichtigste Teil der Vorbereitung ist die Medienarbeit. Erstellen Sie ein faszinierendes Thema , um die Medien auf Ihre Veranstaltung aufmerksam zu machen. FOMO (Angst vor dem Verpassen) sorgt dafür, dass die Presse Ihnen die gewünschte Medienberichterstattung verschafft.

Der ideale Zeitpunkt, um mit der Vorbereitung auf eine Pressekonferenz zu beginnen, beträgt zwei Wochen, aber manchmal muss man schon vor dem geplanten Zeitpunkt handeln. Die Vorbereitung einer Pressekonferenz dauert viel länger als die Pressekonferenz selbst.

Die Organisation einer Pressekonferenz beginnt mit der Planungsphase. In dieser Phase fangen Sie bei Null an und arbeiten sich bis zu dem Punkt vor, an dem Sie es reibungslos ausführen können. Der Erfolg einer Pressekonferenz hängt weitgehend von der Planung ab. Wenn es schlecht gemacht wird, wird das resultierende Ereignis nicht erfolgreich sein.

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Planung. Sie wollen nicht um 11 Uhr hetzen. Es ist gut, einige Wochen vor der Pressekonferenz mit der Planung zu beginnen. Dadurch haben Sie nicht nur genügend Zeit, alles zusammenzustellen, sondern auch mehr Spielraum, um in letzter Minute Anpassungen vorzunehmen.

Bei der Planung einer Pressekonferenz sollten Sie sich auf folgende Bereiche konzentrieren.

Das Thema

Das Hauptziel einer Pressekonferenz ist die Verbreitung von Informationen unter den Interessengruppen. Es ist entscheidend, ein relevantes Thema auszuwählen, das dem Unternehmen als Vehikel dient, um seine Botschaft zu vermitteln.

Journalisten sind immer auf der Suche nach dem nächsten berichtenswerten Ereignis. Wenn Ihr Thema nicht überzeugend genug ist, um es zu behandeln, werden sie nicht daran interessiert sein, an Ihrer Konferenz teilzunehmen.

Datum (und Uhrzeit

Bei der Durchführung einer Pressekonferenz können Sie keinen beliebigen Tag und keine beliebige Uhrzeit festlegen oder nur darüber entscheiden, ob der Redner frei ist. Wählen Sie stattdessen einen Termin für Ihr Team und die anwesenden Journalisten. Verzögern Sie es nicht so weit, dass Ihre Aussage für die Medien nicht mehr von Interesse ist.

Auch der Zeitpunkt einer Pressekonferenz ist entscheidend. Wählen Sie am besten, wann die Medien am wahrscheinlichsten teilnehmen. Tun Sie dies zu einem Zeitpunkt, an dem Sie die Berichterstattung in der Presse mit maximaler Medienbeteiligung maximieren können.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Pressekonferenz nicht mit einem anderen Ereignis zusammenfällt, das die Aufmerksamkeit der Journalisten ablenken könnte. Berücksichtigen Sie den Zeitplan der eingeladenen Medienvertreter, insbesondere bei Arbeitsterminen oder anderen wichtigen Ereignissen.

Ort

Der Ort einer Pressekonferenz ist ebenso wichtig wie Datum und Uhrzeit. Der Weg zum Veranstaltungsort sollte für Journalisten einfach sein. Eine lange Reisezeit kann sie davon abhalten, an der Veranstaltung teilzunehmen.

Idealerweise sollte der Ort für Ihre Veranstaltung oder Ankündigung relevant sein. Die meisten Unternehmen halten Pressekonferenzen in ihrem Hauptsitz ab, insbesondere in großen Räumen oder Bereichen, in denen große Gruppen untergebracht werden können. Für eine erfolgreiche Pressekonferenz sollte der Standort über alle notwendigen Einrichtungen und Geräte verfügen, einschließlich Netzwerkzugang, Parkplätze und andere Tools und Hilfsmittel für Reporter.

Entscheidend ist die Wahl eines attraktiven Standorts. Es ist schwierig, eine Pressekonferenz in einem engen Raum mit schlechter Beleuchtung und Belüftung abzuhalten. Dies kann sich negativ auf Ihre Markenwahrnehmung auswirken.

Ein Ort, der Interaktion und Kommunikation erleichtert, hilft Ihnen, das richtige Publikum zu erreichen. Wenn Ihre Pressekonferenz auf einer belebten Straße oder Durchgangsstraße stattfindet, kann Ihr Publikum Sie schlecht verstehen und die Redner können sich wegen zu viel Lärm nicht konzentrieren.

Referenten und Moderatoren

An Medienkonferenzen sind zwei wichtige Akteure beteiligt: ​​der Redner und der Moderator.

Der Redner vertritt ein Unternehmen oder eine Firma bei einer Pressekonferenz. Sie übermitteln die Botschaft, kündigen die Neuigkeiten an und beantworten die Fragen der Journalisten, also müssen Sie sie mit Bedacht auswählen.

Unabhängig davon, ob der Redner ein hochrangiges Mitglied ist oder mit dem Unternehmen bestens vertraut ist, muss er für die Veranstaltung lernen und trainieren. Vorbereitet zu sein ist immer besser als auf die Schnelle zu gehen. Spontanität wird geschätzt, kann aber nicht das Rückgrat der gesamten Veranstaltung sein.

Ihre Redner sollten die wichtigsten Punkte während der Pressekonferenz vorbereiten und teilen. Die Person, die im Namen Ihres Kunden oder Unternehmens spricht, muss sich einer potenziellen Medienbeobachtung und Feindseligkeit bewusst sein, wenn sie sich mit einem sensiblen Thema befasst.

Medienvertreter

Sobald Sie ein geeignetes Datum, eine geeignete Uhrzeit und einen geeigneten Ort für Ihre Pressekonferenz festgelegt haben, können Sie die Personen kontaktieren, an denen Sie teilnehmen möchten. Nehmen Sie Kontakt mit Reportern und Journalisten und Medienorganisationen und Nachrichtenagenturen auf, die Sie einladen möchten.

Betonen Sie immer das Hauptthema und die Details des Redners, wenn Sie sich an Medienvertreter wenden. Wenn Sie die Medien mindestens eine Woche im Voraus einladen, senden Sie am Vortag eine Folge-E-Mail.

Verfassen und verteilen Sie eine Pressemitteilung

Eine Pressemitteilung ist eine Einladung an die Medien zur Pressekonferenz. Geben Sie in Ihrer Pressemitteilung Datum, Uhrzeit und Ort der Pressekonferenz an. Fügen Sie auch hinzu, warum Sie es halten, und einen überzeugenden Aufhänger, um die Reporter anzuziehen.

Senden Sie Ihre Pressemitteilung mindestens eine Woche vor dem Veranstaltungstermin. Sie können eine Software zur Verteilung von Pressemitteilungen verwenden, um Ihre Nachrichten massenhaft an Reporter weiterzugeben. Setzen Sie sich per E-Mail oder direkt per Telefon mit den Medienvertretern in Verbindung, die Sie bei der Einführung besuchen möchten, auch wenn es um die verteilte Pressemitteilung geht.

Entwickeln Sie eine Pressemappe

Eine Pressemappe bietet Reportern einen Überblick über die Veranstaltung und weitere wichtige Informationen. Diese Kits enthalten Ordner mit Ihrem Thema, Ihrer Nachricht oder Ihrem Problem.

Logistik

Wenn die Pressekonferenz außerhalb Ihres Arbeitsplatzes stattfindet, liegt es in Ihrer Verantwortung, die Veranstaltungslogistik zu überwachen und abzuwickeln, einschließlich der Reservierung des Veranstaltungsortes. Schließen Sie im Rahmen Ihrer Planung alle Lieferantenarrangements für Beleuchtung, Catering und Ton ab, um Änderungen in letzter Minute zu vermeiden.

Beginnen Sie mit der Vorbereitung des Raums am Tag der Konferenz. Testen Sie alles, was Sie verwenden werden. Erstellen Sie außerdem Namenskarten, organisieren Sie zusätzliche Sitzgelegenheiten und stellen Sie Getränke wie Wasser und Kaffee bereit.

Während einer Pressekonferenz

Es ist der Tag der Konferenz, und Sie haben alles Erdenkliche getan, um sich vorzubereiten. Wenn die Medien eintreffen, begrüßen Sie sie und melden Sie sie mit ihren Kontaktinformationen an. Führen Sie sie zu ihren Plätzen und beginnen Sie pünktlich mit der Veranstaltung.

Niemand verschwendet gerne Zeit. Pünktlich zu beginnen ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Veranstaltung und unerlässlich, um Reporter dazu zu bringen, an Ihrer nächsten Pressekonferenz teilzunehmen.

Sobald die Pressekonferenz beginnt, sollte der Redner innerhalb der ersten 15 Minuten mit den Hauptpunkten beginnen. Sie sollten dann das Wort für Fragen öffnen. Planen Sie ein 45-minütiges Zeitfenster für Fragen ein, da Sie nur eine Stunde Zeit haben, um die Konferenz zu beenden.

Sie können einen Moderator bitten, die Zeit im Auge zu behalten und Reporter anzurufen. Dies hilft, den Sprecher etwas zu entlasten und sich darauf zu konzentrieren, Fragen ruhig und gesammelt zu beantworten.

Nach einer Pressekonferenz

Herzlichen Glückwunsch! Der stressigste Teil ist geschafft. Wenn Sie diese Schritte befolgt haben, gibt es keinen Grund, warum Ihre Pressekonferenz nicht ein voller Erfolg wird.

Vergessen Sie nach einer Pressekonferenz nicht, persönlich mit den Journalisten in Kontakt zu treten. Diese Verbindungen können Ihnen während Ihrer gesamten PR-Karriere helfen.

Bereite dich auf das Schlimmste vor; auf das Beste hoffen!

Pressekonferenzen sollten Ihr Image in der Öffentlichkeit verbessern, nicht beschädigen. Vorbereitung ist der Schlüssel, um Ihr Unternehmen oder Ihren Kunden besser zu repräsentieren. Durch die separate Vorbereitung der Pressekonferenz sorgen Sie für eine gut besuchte Veranstaltung.

Eine Pressekonferenz ist ein weiteres Werkzeug im Gürtel eines Kommunikationsspezialisten. Erfahren Sie, wie Sie einen PR-Plan erstellen und das gesamte Spektrum einer gut ausgearbeiteten PR-Strategie umsetzen.