O que são coletivas de imprensa? Como planejar briefings como um profissional

Já deu uma festa apenas para descobrir que ninguém apareceu?

É assim que pode ser o pior pesadelo de um profissional de relações públicas (RP).

Quando você liga o noticiário, provavelmente vê um evento com uma pessoa importante respondendo a um grupo de jornalistas ou repórteres. Se você ler os diários, encontrará histórias semelhantes de um encontro de personalidades conhecidas com representantes da imprensa.

O evento que está acontecendo aqui é uma coletiva de imprensa.

As coletivas de imprensa são a versão de relações públicas de uma festa. Aqui, os participantes representam a voz do público – a imprensa. Como qualquer evento, as coletivas de imprensa requerem preparação prévia, tempo e esforço . O sucesso de uma conferência de imprensa baseia-se não só na imensa preparação, mas também na qualidade de presença e cobertura.

É um equívoco comum pensar que coletivas de imprensa são reservadas para políticos ou celebridades de primeira linha. Em vez disso, eles são uma incrível ferramenta de relações públicas que as empresas podem usar para aumentar seu alcance e reconhecimento de marca.

O software de distribuição de comunicados à imprensa ajuda as empresas a continuar divulgando. Essas ferramentas permitem que as empresas publiquem e distribuam press releases, coletem e meçam análises e permaneçam conectadas a vários meios de comunicação e organizações.

Vamos mergulhar nas coletivas de imprensa e aprender como se preparar para elas.

Assistir coletivas de imprensa para notícias esportivas e declarações sobre tragédias é comum. Como as informações viajam tão rapidamente, muitas vezes é necessário se antecipar às notícias com sua história, em vez de esperar que as pessoas inventem suas narrativas.

As coletivas de imprensa são eventos especiais. O uso excessivo deles pode resultar em rotatividade de público e impactar muito a reputação de sua empresa entre os repórteres e seu público, assim como o menino que chorou o lobo.

Você só deve realizar uma coletiva de imprensa se o seu evento for interessante, oportuno e relevante. Quando usados ​​em excesso, esses eventos perdem cobertura e os repórteres perdem a confiança em suas habilidades de relações públicas. Se o tópico não for interessante e emocionante, você provavelmente não deveria dar uma entrevista coletiva em primeiro lugar.

A importância de uma coletiva de imprensa

Uma coletiva de imprensa é uma das formas mais eficazes de se comunicar com a mídia e chamar sua atenção.

Materiais de relações públicas, como press releases, clichês e kits de mídia, são ótimas maneiras de fazer com que suas mensagens sejam ouvidas, mas coletivas de imprensa são o caminho a seguir em relação a uma ocasião especial ou questão urgente.

O orador em uma coletiva de imprensa geralmente é um político, celebridade, advogado, atleta ou chefe de polícia. Uma coletiva de imprensa é uma oportunidade de apresentar o lado deles da história em várias plataformas de mídia. A pessoa que planeja este evento é principalmente um profissional de relações públicas.

Vantagens e desvantagens da conferência de imprensa

Uma conferência de imprensa pode ter muitas vantagens e desvantagens, tendo em conta o âmbito da sua organização e os oradores envolvidos. Aqui estão alguns dos prós e contras mais comuns de se hospedar coletivas de imprensa que o ajudarão a decidir se faz sentido realizar uma.

Vantagens

Conferências de imprensa oferecem uma série de vantagens. Vejamos alguns dos benefícios de planejar e executar uma conferência:

• É conveniente e economiza tempo. As coletivas de imprensa podem disseminar a mensagem principal para muitas pessoas de uma só vez. Durante uma coletiva de imprensa, todos os repórteres ou jornalistas se reúnem em um só lugar. O orador faz o anúncio apenas uma vez, em vez de encontrar vários jornalistas e fazer o mesmo anúncio ou responder às mesmas perguntas.
• Garante o máximo impacto para a informação ou anúncio feito. O fato de muitos repórteres ou jornalistas terem comparecido a uma coletiva de imprensa torna o anúncio interessante.
• Isso permite que você alcance um público maior. Independentemente do número de repórteres presentes durante uma conferência, ela terá um alcance amplo uma vez que eles divulguem a notícia por meio de seus respectivos canais.
• Isso ajuda você a construir um relacionamento com membros da imprensa ou mídia. Ter amigos na mídia é altamente benéfico, e envolvê-los em suas coletivas de imprensa é uma boa maneira de dar o pontapé inicial em sua estratégia de relações com a mídia .
• Ele permite que você controle o fluxo de informações. Você só diz à imprensa o que quer que ela saiba. Depende inteiramente de você controlar quais informações compartilhar e reter.

Desvantagens

Embora as coletivas de imprensa ofereçam muitas vantagens, também existem algumas desvantagens, a saber:

• Requer planejamento. Você precisa planejar uma entrevista coletiva com antecedência para ter sucesso, incluindo a logística, a correspondência entre as partes envolvidas e vários outros fatores.
• É menos direcionado. Mesmo que alguém não faça parte do seu público-alvo, ele ainda está exposto às informações ou anúncios que você compartilha e os jornalistas publicam.

Quando realizar uma conferência de imprensa

Uma conferência de imprensa abrange vários aspectos de marketing, relações com a mídia, branding e comunicação em um evento.

Várias ocasiões justificam uma conferência. Aqui estão alguns exemplos de onde as empresas costumam realizar coletivas de imprensa:

• Anunciar mudanças na estrutura organizacional. Em empresas maiores, anunciar mudanças ou transições na gestão e liderança pode atrair atenção generalizada. Por exemplo, se uma empresa nomeia um novo CEO, uma entrevista coletiva é boa para apresentá-lo.
• Vai IPO. Quando as empresas abrem o capital, elas geralmente realizam uma coletiva de imprensa para anunciar sua próxima oferta pública inicial (IPO).
• Lançamento de novos produtos e serviços. Se sua empresa está lançando uma nova linha de produtos ou introduzindo novos serviços, hospedar uma conferência pode ajudar a espalhar a palavra de forma eficaz e eficiente.
• Formando novas parcerias. As coletivas de imprensa são um ótimo lugar para anunciar importantes colaborações ou parcerias com outras empresas ou instituições.
• Controlar danos. Uma coletiva de imprensa ajuda a abordar problemas ou reclamações de clientes ou do público em geral sobre os produtos e serviços de uma empresa.
• Marketing de um evento. Ele divulga um próximo evento ou atividade da empresa, permitindo a participação do público em geral ou do seu mercado-alvo.

Como realizar uma coletiva de imprensa

Como você já deve saber, uma coletiva de imprensa é um evento de mídia em que os palestrantes fazem declarações e respondem a perguntas dos jornalistas presentes. Mas como você chega ao ponto de segurá-lo?

A maneira mais fácil de dividir a preparação para coletivas de imprensa é dividir seu plano em três etapas: antes, durante e depois. Dessa forma, você pode se concentrar em uma parte móvel de cada vez, sem fazer malabarismos com muitas coisas ao mesmo tempo.

Antes de uma conferência de imprensa

Você precisa concluir a maior parte do trabalho antes de uma coletiva de imprensa. A parte mais importante da preparação é o alcance da mídia. Crie um tema intrigante para atrair a mídia para o seu evento. FOMO (medo de perder) faz com que a imprensa obtenha a cobertura da mídia que você deseja.

O momento ideal para começar a se preparar para uma coletiva de imprensa é de duas semanas, mas às vezes é preciso agir antes mesmo do horário agendado. A preparação para uma conferência de imprensa leva muito mais tempo do que a própria conferência de imprensa.

Organizar uma conferência de imprensa começa com a fase de planejamento. Nesse estágio, você começa do zero e trabalha até o ponto em que pode executá-lo sem problemas. O sucesso de uma coletiva de imprensa depende em grande parte do planejamento. Se mal feito, o evento resultante não será bem-sucedido.

Reserve bastante tempo para planejar. Você não quer correr na 11ª hora. É bom começar a planejar algumas semanas antes da coletiva de imprensa. Isso não apenas garante que você tenha tempo suficiente para montar tudo, mas também mais espaço para fazer ajustes de última hora.

Ao planejar uma conferência de imprensa, aqui estão algumas áreas para focar.

O tópico

O principal objetivo de uma coletiva de imprensa é divulgar informações entre as partes interessadas. É crucial escolher um tópico relevante que sirva de veículo para a empresa transmitir sua mensagem.

Os jornalistas estão sempre atentos ao próximo evento interessante. Se o seu tópico não for atraente o suficiente para cobrir, eles não estarão interessados ​​em participar de sua conferência.

Data e hora

Ao conduzir uma coletiva de imprensa, você não pode agendar um dia e hora aleatórios ou decidir apenas se o orador está livre. Em vez disso, escolha uma data para sua equipe e os jornalistas presentes. Não atrase a ponto de sua declaração não ser mais do interesse da mídia.

O tempo de uma coletiva de imprensa também é crítico. É melhor escolher quando a mídia provavelmente comparecerá. Faça isso em um momento em que você possa maximizar a cobertura da imprensa com o máximo de participação da mídia.

Certifique-se de que sua entrevista coletiva não coincida com outro evento que possa desviar a atenção dos jornalistas. Considere a agenda dos membros da mídia convidados, especialmente com prazos de trabalho ou outros eventos importantes.

Localização

O local de uma coletiva de imprensa é tão importante quanto a data e a hora. Chegar ao local deve ser fácil para os jornalistas. Um longo tempo de viagem pode desencorajá-los de comparecer ao evento.

Idealmente, o local deve ser relevante para o seu evento ou anúncio. A maioria das empresas realiza coletivas de imprensa em suas sedes, principalmente em grandes salas ou áreas para acomodar grandes grupos. Para uma coletiva de imprensa bem-sucedida, o local deve ter todas as instalações e equipamentos necessários, incluindo acesso à rede, estacionamento e outras ferramentas e utilidades para repórteres.

Escolher um local atraente é fundamental. É difícil realizar uma coletiva de imprensa em um espaço confinado com pouca iluminação e ventilação. Isso pode afetar negativamente a percepção da sua marca.

Um local que facilita a interação e a comunicação ajuda você a atingir o público certo. Se a coletiva de imprensa ocorrer em uma rua ou via pública movimentada, o público terá dificuldade em ouvi-lo e os palestrantes não conseguirão se concentrar por causa do barulho excessivo.

Palestrantes e moderadores

As conferências de mídia envolvem dois atores importantes: o palestrante e o moderador.

O alto-falante representa um negócio ou empresa em uma conferência de imprensa. Eles entregam a mensagem, anunciam as notícias e respondem às perguntas dos jornalistas, então você precisa escolhê-los com sabedoria.

Independentemente de o palestrante ser um membro sênior ou intimamente familiarizado com a empresa, ele deve estudar e treinar para o evento. Ir preparado é sempre melhor do que ir na mosca. A espontaneidade é apreciada, mas não pode ser a espinha dorsal de todo o evento.

Seu(s) palestrante(s) deve(m) preparar e compartilhar os pontos-chave durante a coletiva de imprensa. A pessoa que fala em nome de seu cliente ou empresa deve estar ciente do possível escrutínio e hostilidade da mídia ao lidar com um assunto delicado.

Representantes da mídia

Depois de determinar uma data, hora e local adequados para sua coletiva de imprensa, você pode entrar em contato com as pessoas que deseja participar. Entre em contato com repórteres e jornalistas e organizações de mídia e agências de notícias que você gostaria de convidar.

Sempre enfatize o tópico principal e os detalhes do palestrante ao entrar em contato com representantes de mídia. Se você convidar a mídia com uma semana ou mais de antecedência, envie um e-mail de acompanhamento no dia anterior.

Escrever e distribuir um comunicado de imprensa

Um press release é um convite à mídia para a coletiva de imprensa. Inclua a data, hora e local da conferência de imprensa em seu comunicado de imprensa. Além disso, adicione por que você está segurando e um gancho atraente para atrair os repórteres.

Envie seu press release pelo menos uma semana antes da data do evento. Você pode usar o software de distribuição de comunicados à imprensa para divulgar suas notícias em massa aos repórteres. Entre em contato com os meios de comunicação que você deseja que participem do lançamento por e-mail ou telefone direto, mesmo que seja sobre o press release distribuído.

Desenvolva um kit de imprensa

Um kit de imprensa fornece aos repórteres uma visão geral do evento e outras informações importantes. Esses kits contêm pastas com seu tópico, mensagem ou problema.

Logística

Se a conferência de imprensa ocorrer fora do seu local de trabalho, é sua responsabilidade supervisionar e cuidar da logística do evento, incluindo as reservas do local. Como parte de seu planejamento, finalize todos os arranjos de fornecedores para iluminação, bufê e som, ajudando a evitar alterações de última hora.

Comece preparando a sala no dia da conferência. Teste tudo o que você vai usar. Além disso, crie cartões de visita, organize assentos extras e forneça bebidas como água e café.

Durante uma conferência de imprensa

É o dia da conferência e você fez todo o possível para se preparar. Quando a mídia chegar, dê as boas-vindas e assine-a com suas informações de contato. Guie-os até seus assentos e comece o evento no horário.

Ninguém gosta de perder tempo. Começar no horário é crucial para o sucesso do seu evento e imperativo para fazer os repórteres quererem comparecer à sua próxima coletiva de imprensa.

Uma vez iniciada a conferência de imprensa, o orador deve começar com os pontos principais nos primeiros 15 minutos. Eles devem então abrir espaço para perguntas. Agende uma janela de 45 minutos para perguntas, pois você só tem uma hora para terminar a conferência.

Você pode fazer com que um moderador controle o tempo e chame os repórteres. Isso ajuda a tirar um pouco da pressão do orador e a se concentrar em responder às perguntas com calma e concentração.

Depois de uma conferência de imprensa

Parabéns! A parte mais estressante está feita. Se você seguiu estes passos, não há razão para sua conferência de imprensa não ser um sucesso retumbante.

Depois de uma coletiva de imprensa, não se esqueça de se conectar pessoalmente com os jornalistas. Essas conexões podem ajudá-lo ao longo de sua carreira de relações públicas.

Prepare-se para o pior; espere o melhor!

As coletivas de imprensa devem melhorar sua imagem pública, não prejudicá-la. A preparação é fundamental para representar melhor a sua empresa ou cliente. Ao segregar a preparação para a coletiva de imprensa, você pode garantir um evento bem frequentado.

Uma conferência de imprensa é outra ferramenta no cinturão de um especialista em comunicação. Aprenda como fazer um plano de relações públicas e realizar todo o espectro de uma estratégia de relações públicas bem elaborada.