Что такое пресс-конференции? Как планировать брифинги как профессионал

Вы когда-нибудь устраивали вечеринку только для того, чтобы узнать, что никто не приходит?

Вот как может выглядеть худший кошмар специалиста по связям с общественностью (PR).

Когда вы включаете новости, вы, скорее всего, видите событие, в котором известный человек отвечает группе журналистов или репортеров. Если вы читаете ежедневные газеты, вы найдете похожие истории о встречах известных личностей с представителями прессы.

Мероприятие, происходящее здесь, является пресс-конференцией.

Пресс-конференции — это пиар-версия вечеринки. Здесь участники представляют голос общественности – прессы. Как и любое мероприятие, пресс-конференция требует предварительной подготовки, времени и усилий . Успех пресс-конференции основан не только на тщательной подготовке, но и на качественном присутствии и освещении.

Это распространенное заблуждение, что пресс-конференции предназначены только для политиков или знаменитостей. Наоборот, они представляют собой невероятный инструмент по связям с общественностью, который компании могут использовать для увеличения своего охвата и узнаваемости бренда.

Программное обеспечение для распространения пресс-релизов помогает компаниям продолжать распространять информацию. Эти инструменты позволяют компаниям публиковать и распространять пресс-релизы, собирать и измерять аналитику, а также оставаться на связи с различными СМИ и организациями.

Давайте погрузимся в пресс-конференции и узнаем, как подготовиться к ним.

Просмотр пресс-конференций для спортивных объявлений и заявлений о трагедиях является обычным явлением. Поскольку информация распространяется так быстро, часто бывает необходимо опережать новости своей историей, а не ждать, пока люди придумают свои истории.

Пресс-конференции – это специальные мероприятия. Злоупотребление ими может привести к текучести аудитории и сильно повлиять на репутацию вашего бизнеса среди репортеров и вашей аудитории, как в случае с мальчиком, который кричал волки.

Вы должны проводить пресс-конференцию только в том случае, если ваше мероприятие заслуживает освещения в печати, своевременно и актуально. При чрезмерном использовании такие события теряют освещение, а репортеры теряют доверие к вашим способностям в области PR. Если тема не интересна и не захватывающая, вам, вероятно, вообще не стоит проводить пресс-конференцию.

Важность пресс-конференции.

Пресс-конференция — один из самых эффективных способов общения со СМИ и привлечения их внимания.

PR-материалы, такие как пресс-релизы, шаблоны и подборки материалов для СМИ, — отличный способ донести ваши сообщения до слушателей, но пресс-конференции — лучший способ рассказать об особом событии или актуальной проблеме.

Выступающим на пресс-конференции обычно выступает политик, знаменитость, адвокат, спортсмен или начальник полиции. Пресс-конференция — это возможность представить свою точку зрения на нескольких медиа-платформах. Человек, который планирует это мероприятие, в основном специалист по связям с общественностью.

Преимущества и недостатки пресс-конференции

Пресс-конференция может иметь много преимуществ и недостатков, учитывая масштабы ее организации и участвующих в ней спикеров. Вот некоторые из наиболее распространенных плюсов и минусов проведения пресс-конференций, которые помогут вам решить, имеет ли смысл проводить их.

Преимущества

Пресс-конференции предлагают множество преимуществ. Давайте рассмотрим некоторые преимущества планирования и проведения конференции:

• Это удобно и экономит время. Пресс-конференции могут донести основное сообщение до многих людей за один раз. Во время пресс-конференции все репортеры или журналисты собираются в одном месте. Спикер делает объявление только один раз, вместо того, чтобы встретиться с несколькими журналистами и сделать одно и то же объявление или ответить на одни и те же вопросы.
• Это обеспечивает максимальное воздействие сделанной информации или объявления. Тот факт, что на пресс-конференции присутствовало много репортеров или журналистов, делает объявление заслуживающим освещения в печати.
• Это позволяет охватить большую аудиторию. Независимо от количества репортеров, присутствующих на конференции, она будет иметь широкий охват, как только они распространят новости по своим каналам.
• Это поможет вам построить отношения с представителями прессы или средств массовой информации. Иметь друзей в СМИ очень полезно, и привлечение их к вашим пресс-конференциям — это хороший способ дать толчок вашей стратегии отношений со СМИ .
• Это позволяет контролировать поток информации. Вы говорите прессе только то, что хотите, чтобы она знала. Это полностью зависит от вас, чтобы контролировать, какой информацией делиться и скрывать.

Недостатки

Хотя пресс-конференции дают много преимуществ, есть и несколько недостатков, а именно:

• Это требует планирования. Чтобы пресс-конференция прошла успешно, вам необходимо заранее спланировать пресс-конференцию, включая логистику, переписку между вовлеченными сторонами и ряд других факторов.
• Это менее целенаправленно. Даже если кто-то не входит в вашу целевую аудиторию, он все равно получает доступ к информации или объявлениям, которыми вы делитесь, а журналисты публикуют их.

Когда проводить пресс-конференцию

Пресс-конференция охватывает различные аспекты маркетинга, отношений со СМИ, брендинга и коммуникации в одном мероприятии.

Несколько случаев требуют конференции. Вот несколько примеров, когда компании часто проводят пресс-конференции:

• Объявление об изменениях в организационной структуре. В крупных компаниях объявление об изменениях или переходах в менеджменте и лидерстве может привлечь всеобщее внимание. Например, если компания назначает нового генерального директора, хорошо бы представить его на пресс-конференции.
• Выход на IPO. Когда компании выходят на биржу, они обычно проводят пресс-конференцию, чтобы объявить о предстоящем первичном публичном размещении акций (IPO).
• Запуск новых продуктов и услуг. Если ваша компания запускает новую линейку продуктов или представляет новые услуги, проведение конференции может помочь эффективно и действенно распространить информацию.
• Формирование новых партнерских отношений. Пресс-конференции — отличное место, чтобы объявить о важном сотрудничестве или партнерстве с другими предприятиями или учреждениями.
• Контроль повреждений. Пресс-конференция помогает решить проблемы или жалобы клиентов или широкой общественности в отношении продуктов и услуг компании.
• Маркетинг события. Он сообщает о предстоящем событии или мероприятии компании, позволяя широкой публике или вашему целевому рынку принять участие.

Как провести пресс-конференцию

Как вы, наверное, уже знаете, пресс-конференция — это мероприятие для СМИ, на котором спикеры делают заявления и отвечают на вопросы присутствующих журналистов. Но как дойти до того, чтобы удержать его?

Самый простой способ разбить подготовку к пресс-конференциям — разделить свой план на три этапа: до, во время и после. Таким образом, вы можете сосредоточиться на одной движущейся части за раз, а не жонглировать многими вещами одновременно.

Перед пресс-конференцией

Вам нужно выполнить большую часть работы до пресс-конференции. Самая важная часть подготовки – работа со СМИ. Создайте интригующую тему , чтобы привлечь внимание СМИ к вашему мероприятию. FOMO (страх упустить возможность) заставляет прессу освещать вас в СМИ так, как вы хотите.

Идеальное время для начала подготовки к пресс-конференции — две недели, но иногда приходится действовать даже раньше запланированного времени. Подготовка к пресс-конференции занимает гораздо больше времени, чем сама пресс-конференция.

Организация пресс-конференции начинается с этапа планирования. На этом этапе вы начинаете с нуля и продвигаетесь до точки, где вы можете работать гладко. Успех пресс-конференции во многом зависит от планирования. Если все сделано плохо, результирующее событие не будет успешным.

Выделите достаточно времени для планирования. Вы же не хотите спешить в 11 часов. Хорошо начать планировать за несколько недель до пресс-конференции. Это не только гарантирует, что у вас будет достаточно времени, чтобы собрать все воедино, но также у вас будет больше места для внесения любых корректировок в последнюю минуту.

Планируя пресс-конференцию, обратите внимание на несколько моментов.

Тема

Основной целью пресс-конференции является распространение информации среди заинтересованных сторон. Крайне важно выбрать соответствующую тему, которая служит для бизнеса средством передачи своего сообщения.

Журналисты всегда в поиске следующего значимого события. Если ваша тема недостаточно привлекательна для обсуждения, они не захотят посещать вашу конференцию.

Дата и время

При проведении пресс-конференции нельзя назначать случайный день и время или решать исключительно о том, свободен ли спикер. Вместо этого выберите дату для вашей команды и присутствующих журналистов. Не откладывайте до тех пор, пока ваше заявление больше не будет представлять интерес для СМИ.

Время пресс-конференции также имеет решающее значение. Лучше всего выбрать, когда средства массовой информации, скорее всего, будут присутствовать. Делайте это в то время, когда вы можете добиться максимального освещения в прессе при максимальном участии СМИ.

Убедитесь, что ваша пресс-конференция не совпадает с другим событием, которое может отвлечь внимание журналистов. Учитывайте расписание приглашенных представителей СМИ, особенно со сроками работы или другими важными событиями.

Расположение

Место проведения пресс-конференции так же важно, как дата и время. Добраться до места проведения должно быть легко для журналистов. Длительное время в пути может отбить у них желание посетить мероприятие.

В идеале место должно соответствовать вашему мероприятию или объявлению. Большинство предприятий проводят пресс-конференции в своих штаб-квартирах, особенно в больших помещениях или помещениях для размещения больших групп. Для успешного проведения пресс-конференции в помещении должны быть все необходимые помещения и оборудование, включая доступ в сеть, парковку и другие инструменты и утилиты для журналистов.

Ключевым моментом является выбор привлекательного места. Сложно провести пресс-конференцию в замкнутом пространстве с плохим освещением и вентиляцией. Это может негативно повлиять на восприятие вашего бренда.

Место, которое способствует взаимодействию и общению, поможет вам найти нужную аудиторию. Если ваша пресс-конференция проходит на оживленной улице или проспекте, ваша аудитория плохо слышит вас, а выступающие не могут сосредоточиться из-за чрезмерного шума.

Спикеры и модераторы

В медиаконференциях участвуют два важных участника: спикер и модератор.

Спикер представляет бизнес или компанию на пресс-конференции. Они передают сообщения, объявляют новости и отвечают на вопросы журналистов, поэтому выбирать их нужно с умом.

Независимо от того, является ли спикер старшим сотрудником или хорошо знаком с компанией, он должен учиться и готовиться к мероприятию. Идти подготовленным всегда лучше, чем идти на лету. Спонтанность приветствуется, но она не может быть основой всего мероприятия.

Ваш спикер должен подготовить и поделиться ключевыми моментами во время пресс-конференции. Лицо, выступающее от имени вашего клиента или компании, должно быть осведомлено о потенциальном враждебном внимании со стороны средств массовой информации, когда речь идет о деликатной теме.

Представители СМИ

После того, как вы определили подходящую дату, время и место для пресс-конференции, вы можете связаться с людьми, которых хотите посетить. Свяжитесь с репортерами и журналистами, медиа-организациями и информационными агентствами, которых вы хотели бы пригласить.

Всегда подчеркивайте основную тему и информацию о спикере, когда связываетесь с представителями СМИ. Если вы приглашаете представителей СМИ за неделю или больше, отправьте электронное письмо накануне.

Написать и распространить пресс-релиз

Пресс-релиз – это приглашение СМИ на пресс-конференцию. Включите дату, время и место пресс-конференции в свой пресс-релиз. Кроме того, добавьте, почему вы его держите, и убедительный крючок, чтобы привлечь репортеров.

Отправьте пресс-релиз как минимум за неделю до даты мероприятия. Вы можете использовать программное обеспечение для распространения пресс-релизов, чтобы массово публиковать свои новости для журналистов. Свяжитесь с представителями СМИ, которых вы хотите посетить, по электронной почте или по телефону, даже если речь идет о распространенном пресс-релизе.

Разработать пресс-кит

Пресс-подборка содержит обзор мероприятия и другую важную информацию для журналистов. Эти наборы содержат папки с вашей темой, сообщением или проблемой.

Логистика

Если пресс-конференция проходит за пределами вашего рабочего места, вы несете ответственность за контроль и управление логистикой мероприятия, включая бронирование мест. В рамках вашего планирования завершите все договоренности с поставщиками по освещению, кейтерингу и звуку, что поможет вам избежать каких-либо изменений в последнюю минуту.

Начните с подготовки помещения в день конференции. Протестируйте все, что вы будете использовать. Кроме того, создайте визитные карточки, организуйте дополнительные места для сидения и предоставьте напитки, такие как вода и кофе.

Во время пресс-конференции

Сегодня день конференции, и вы сделали все возможное, чтобы подготовиться. Когда прибудут представители СМИ, поприветствуйте их и войдите в систему, указав их контактную информацию. Проведите их к своим местам и начните мероприятие вовремя.

Никто не любит терять время. Своевременное начало имеет решающее значение для успеха вашего мероприятия и необходимо для того, чтобы репортеры захотели посетить вашу следующую пресс-конференцию.

После начала пресс-конференции спикер должен начать с основных моментов в течение первых 15 минут. Затем они должны открыть слово для вопросов. Запланируйте 45-минутное окно для вопросов, так как у вас есть только час, чтобы закончить конференцию.

Вы можете попросить модератора следить за временем и вызывать журналистов. Это помогает снять некоторое давление с говорящего и сосредоточиться на спокойных и собранных ответах на вопросы.

После пресс-конференции

Поздравляю! Самая напряженная часть пройдена. Если вы следовали этим шагам, нет никаких причин, по которым ваша пресс-конференция не увенчалась успехом.

После пресс-конференции не забудьте лично связаться с журналистами. Эти связи могут помочь вам на протяжении всей вашей карьеры в сфере PR.

Готовьтесь к худшему; надеюсь на лучшее!

Пресс-конференции должны улучшать ваш имидж, а не наносить ему ущерб. Подготовка является ключом к лучшему представлению вашей компании или клиента. Разделив подготовку к пресс-конференции, вы можете обеспечить высокую посещаемость мероприятия.

Пресс-конференция — еще один инструмент в арсенале специалиста по коммуникациям. Узнайте, как составить план по связям с общественностью и реализовать весь спектр хорошо продуманной стратегии по связям с общественностью.