記者会見とは？ プロのようにブリーフィングを計画する方法

誰も現れないことを知るためだけにパーティーを開いたことがありますか?

これは、広報 (PR) 担当者の最悪の悪夢がどのように見えるかです。

ニュースをオンにすると、ジャーナリストやレポーターのグループに著名人が答えるイベントが表示される可能性があります。 日刊紙を読むと、有名な人物が報道陣と会ったという同様の話が見つかります。

ここで行われているイベントは記者会見です。

記者会見はパーティーのPRバージョンです。 ここでは、出席者は大衆の声、つまりマスコミを代表しています。 他のイベントと同様に、記者会見には事前の準備、時間、労力が必要です。 記者会見の成功は、膨大な準備だけでなく、質の高い出席と報道にも基づいています。

記者会見は政治家や一流の有名人のためだけに開かれているというのはよくある誤解です。 代わりに、それらは企業がリーチとブランド認知度を高めるために使用できる素晴らしい広報ツールです.

プレス リリース配信ソフトウェアは、企業が情報を発信し続けるのに役立ちます。 これらのツールを使用すると、企業はプレス リリースを発行して配布し、分析を収集して測定し、さまざまなメディア アウトレットや組織とのつながりを保つことができます。

記者会見に飛び込んで、準備する方法を学びましょう。

スポーツの発表や悲劇に関する声明の記者会見を見ることは一般的です. 情報は非常に速く移動するため、多くの場合、人々が物語を作り上げるのを待つのではなく、自分のストーリーでニュースを先取りする必要があります.

記者会見は特別なイベントです。 それらを使いすぎると、視聴者の離職率が高くなり、オオカミを泣いた少年のように、レポーターや視聴者の間でのビジネスの評判に大きな影響を与える可能性があります.

イベントが報道価値があり、タイムリーで、関連性がある場合にのみ、記者会見を開催する必要があります。 そのようなイベントが過度に使用されると、報道が失われ、レポーターはあなたの PR 能力に対する信頼を失います。 トピックが興味深く刺激的でない場合は、そもそも記者会見を開くべきではありません。

記者会見の重要性

記者会見は、メディアとコミュニケーションを取り、注目を集める最も効果的な方法の 1 つです。

プレス リリース、ボイラープレート、メディア キットなどの PR 資料はメッセージを届ける優れた方法ですが、記者会見は特別な機会や差し迫った問題に関する方法です。

記者会見のスピーカーは通常、政治家、有名人、弁護士、スポーツ選手、または警察署長です。 記者会見は、複数のメディア プラットフォームにまたがってストーリーの側面を知る機会です。 このイベントを企画するのは、ほとんどが広報のプロです。

記者会見のメリットとデメリット

記者会見には、その組織と関係するスピーカーの範囲を考えると、多くの長所と短所があります。 記者会見を開催することが理にかなっているかどうかを判断するのに役立つ、記者会見を主催することの最も一般的な長所と短所のいくつかを次に示します。

利点

記者会見には多くの利点があります。 会議を計画して実行する利点のいくつかを見てみましょう。

• 便利で時間の節約になります。 記者会見は、主要なメッセージを一度に多くの人に広めることができます。 記者会見では、すべての記者やジャーナリストが 1 か所に集まります。 スピーカーは、複数のジャーナリストに会って同じ発表をしたり、同じ質問に答えたりするのではなく、発表を 1 回だけ行います。
• それは、行われた情報または発表の最大の影響を保証します。 多くの記者やジャーナリストが記者会見に出席したという事実は、この発表を報道価値のあるものにします.
• より多くの視聴者にリーチできます。 会議中に出席するレポーターの数に関係なく、それぞれのチャネルを介してニュースを広めれば、広範囲にリーチできます。
• プレスやメディアのメンバーとの関係を構築するのに役立ちます。 メディアに友人を持つことは非常に有益であり、記者会見に彼らを巻き込むことは、メディア関係戦略を開始する良い方法です.
• これにより、情報の流れを制御できます。 マスコミに知ってもらいたいことだけを伝えます。 どの情報を共有して差し控えるかは、完全にあなた次第です。

短所

記者会見には多くの利点がありますが、欠点もいくつかあります。

• それには計画が必要です。 ロジスティクス、関係者間の通信、およびその他のいくつかの要因を含め、記者会見を成功させるには、事前に計画する必要があります。
• 対象が少ないです。 誰かがターゲット オーディエンスの一部でなくても、あなたが共有する情報やアナウンスにさらされ、ジャーナリストが公開します。

記者会見をするとき

記者会見では、マーケティング、メディア関係、ブランディング、およびコミュニケーションのさまざまな側面が 1 つのイベントに含まれます。

会議が必要な場合がいくつかあります。 以下は、企業が記者会見を頻繁に開催する場所の例です。

• 組織体制の変更を発表。 大企業では、経営陣とリーダーシップの変更または移行を発表すると、幅広い注目を集めることができます。 たとえば、会社が新しい CEO を任命した場合、記者会見は彼らを紹介するのに適しています。
• IPOに行く。 企業が上場すると、通常は記者会見を開き、今後の新規株式公開 (IPO) を発表します。
• 新しい商品やサービスの立ち上げ。 会社が新しい製品ラインを立ち上げたり、新しいサービスを導入したりする場合、カンファレンスを主催することで効果的かつ効率的に情報を広めることができます。
• 新しいパートナーシップの形成。 記者会見は、他の企業や機関との重要なコラボレーションやパートナーシップを発表するのに最適な場所です。
• ダメージコントロール。 記者会見は、企業の製品やサービスに関する顧客や一般の人々からの問題や苦情に対処するのに役立ちます。
• イベントのマーケティング。 今後の会社のイベントや活動を宣伝し、一般大衆またはターゲット市場が参加できるようにします。

記者会見のやり方

ご存知かもしれませんが、記者会見は、スピーカーが声明を発表し、出席しているジャーナリストからの質問に答えるメディア イベントです。 しかし、どうやってそれを保持するところまでたどり着くのでしょうか?

記者会見の準備を分解する最も簡単な方法は、計画を前、中、後の 3 つの段階に分けることです。 そうすれば、一度に多くのことをジャグリングするのではなく、一度に 1 つの可動部分に集中できます。

記者会見前

記者会見の前に、ほとんどの作業を完了する必要があります。 準備の最も重要な部分は、メディアへの働きかけです。 興味をそそるトピックを作成して、メディアをイベントに引き付けます。 FOMO (見逃すことへの恐怖) は、マスコミがあなたが望むメディア報道を得るようにします。

記者会見の準備を始めるのに理想的な時期は 2 週間ですが、予定の時間よりも早く行動しなければならない場合もあります。 記者会見の準備は、記者会見自体よりもはるかに時間がかかります。

記者会見の開催は企画段階から始まります。 この段階では、ゼロから始めて、スムーズに実行できるようになるまで作業を進めます。 記者会見の成功は、主に計画にかかっています。 下手をすると、結果として得られるイベントは成功しません。

計画には十分な時間をかけてください。 11 時間目に急ぐ必要はありません。 記者会見の数週間前から計画を立て始めるのは良いことです。 これにより、すべてをまとめるのに十分な時間が確保されるだけでなく、土壇場で調整を行うための余裕も生まれます。

記者会見を計画する際は、次の点に注意してください。

トピック

記者会見の主な目的は、利害関係者に情報を広めることです。 ビジネスがメッセージを伝えるための手段として機能する関連トピックを選択することが重要です。

ジャーナリストは、ニュース価値のある次のイベントを常に探しています。 あなたのトピックがカバーするほど魅力的でない場合、彼らはあなたのカンファレンスに参加することに興味を持ちません。

日時

記者会見を行うとき、ランダムな日時をスケジュールしたり、スピーカーが空いているかどうかだけを決めたりすることはできません。 代わりに、チームと出席するジャーナリストの日付を選択してください。 あなたの発言がもはやメディアの関心を引くものでなくなるまで、それを遅らせないでください。

記者会見の時間も重要です。 メディアが出席する可能性が最も高い時期を選択するのが最善です。 メディアの参加を最大にして、報道を最大化できるときにそれを行います。

記者会見が、ジャーナリストの注意をそらす可能性のある別のイベントと重ならないようにしてください。 特に仕事の締め切りやその他の重要なイベントがある場合は、招待されたメディア メンバーのスケジュールを考慮してください。

位置

記者会見の場所は日時と同じくらい重要です。 ジャーナリストにとって、会場へのアクセスは簡単でなければなりません。 長い移動時間は、イベントへの参加を思いとどまらせる可能性があります。

理想的には、場所はイベントまたは発表に関連する必要があります。 ほとんどの企業は本社で、特に大規模なグループに対応するために大きな部屋やエリアで記者会見を開催します。 記者会見を成功させるには、ネットワーク アクセス、駐車場、記者用のその他のツールやユーティリティなど、必要なすべての施設と設備がその場所にある必要があります。

魅力的な場所を選ぶことが重要です。 照明や風通しの悪い密閉された空間での記者会見は難しい。 これは、ブランドの認識に悪影響を及ぼす可能性があります。

相互作用とコミュニケーションを促進する場所は、適切な対象者にリーチするのに役立ちます。 記者会見がにぎやかな通りや大通りで行われる場合、聴衆はあなたの声を聞き取りにくく、スピーカーは過度の騒音のために集中できません。

スピーカーとモデレーター

メディア会議には、スピーカーとモデレーターという 2 人の重要なプレーヤーが関与します。

スピーカーは、記者会見でビジネスまたは会社を代表しています。 彼らはメッセージを伝え、ニュースを発表し、ジャーナリストの質問に答えるので、賢明に選ぶ必要があります。

登壇者が会社の先輩であろうと、会社に詳しい人であろうと、イベントに向けて勉強とトレーニングを行う必要があります。 準備をしておくことは、その場で行くよりも常に優れています。 自発性は高く評価されますが、イベント全体のバックボーンになることはできません。

スピーカーは、記者会見中に重要なポイントを準備し、共有する必要があります。 クライアントまたは会社を代表して発言する人物は、デリケートな話題を扱う際に、メディアの詮索や敵意にさらされる可能性があることを認識しておく必要があります。

報道関係者

記者会見の適切な日時と場所が決まったら、出席したい人に連絡を取ることができます。 招待したい記者やジャーナリスト、報道機関、報道機関と連絡を取ってください。

メディア担当者に連絡するときは、常にメイン トピックとスピーカーの詳細を強調してください。 メディアを 1 週間以上前に招待する場合は、前日にフォローアップ メールを送信します。

プレスリリースを書いて配布する

プレスリリースは、記者会見へのメディアへの招待状です。 プレス リリースには、記者会見の日付、時間、場所を含めます。 また、それを保持している理由と、レポーターを引き付ける説得力のあるフックを追加します。

イベント日の少なくとも 1 週間前にプレス リリースを送信してください。 プレス リリース配信ソフトウェアを使用して、ニュースを記者に大量にリリースできます。 発表会に参加したいメディア関係者とメールや直通電話で連絡をとりましょう。配布されたプレスリリースについてでも構いません。

プレスキットを開発する

プレス キットは、イベントの概要やその他の重要な情報をレポーターに提供します。 これらのキットには、トピック、メッセージ、または問題を含むフォルダーが含まれています。

ロジスティクス

記者会見が職場外で行われる場合、会場の予約を含め、イベントのロジスティクスを監督および処理するのはあなたの責任です。 計画の一環として、照明、ケータリング、音響に関するすべてのベンダーの手配を最終決定し、土壇場での変更を回避できるようにします。

会議当日の部屋の準備から始めます。 使用するすべてのものをテストします。 また、名刺を作成し、余分な座席を整理し、水やコーヒーなどの飲み物を提供します.

記者会見中

今日は会議の日であり、あなたはできる限りの準備をしました。 メディアが到着したら、彼らを歓迎し、連絡先情報を記入してサインインします。 彼らを席に案内し、時間通りにイベントを開始してください。

時間を無駄にするのが好きな人はいません。 時間通りに開始することは、イベントの成功に不可欠であり、記者が次の記者会見に出席したいと思わせるために不可欠です。

記者会見が始まったら、スピーカーは最初の 15 分以内に主要なポイントから始めなければなりません。 次に、質問の場を設ける必要があります。 会議を終了するのに 1 時間しかないため、質問のために 45 分のウィンドウをスケジュールします。

モデレーターに時間を記録してもらい、レポーターを呼ぶことができます。 これにより、話者のプレッシャーが軽減され、冷静に落ち着いて質問に答えることができます。

記者会見後

おめでとう！ 最もストレスの多い部分が行われます。 これらの手順に従った場合、記者会見が大成功にならない理由はありません。

記者会見の後、ジャーナリストと個人的につながることを忘れないでください。 これらのつながりは、PR のキャリア全体にわたって役立ちます。

最悪の事態に備えましょう。 最善の結果を期待します！

記者会見は、公共のイメージを損なうのではなく、改善する必要があります。 準備は、会社やクライアントをよりよく表現するための鍵です。 記者会見の準備を分担することで、出席者の多いイベントを確実に行うことができます。

記者会見は、コミュニケーション スペシャリストのベルトのもう 1 つのツールです。 PR 計画を作成し、よく練られた広報戦略の全範囲を実現する方法を学びます。