¿Qué son las conferencias de prensa? Cómo planificar sesiones informativas como un profesional

¿Alguna vez organizaste una fiesta y descubriste que nadie se presentaba?

Así es como podría verse la peor pesadilla de un profesional de relaciones públicas (PR).

Cuando enciende las noticias, es probable que vea un evento con una persona destacada respondiendo a un grupo de periodistas o reporteros. Si lees los diarios, encuentras historias similares de una reunión de personalidades conocidas con representantes de la prensa.

El evento que tiene lugar aquí es una conferencia de prensa.

Las conferencias de prensa son la versión de relaciones públicas de un partido. Aquí, los asistentes representan la voz del público: la prensa. Como todo evento, las ruedas de prensa requieren preparación previa, tiempo y esfuerzo . El éxito de una conferencia de prensa se basa no solo en la inmensa preparación sino también en la calidad de asistencia y cobertura.

Es un error común pensar que las conferencias de prensa están reservadas para políticos o celebridades de primer nivel. En cambio, son una increíble herramienta de relaciones públicas que las empresas pueden usar para aumentar su alcance y reconocimiento de marca.

El software de distribución de comunicados de prensa ayuda a las empresas a seguir corriendo la voz. Estas herramientas permiten que las empresas publiquen y distribuyan comunicados de prensa, recopilen y midan análisis, y permanezcan conectados con varios medios de comunicación y organizaciones.

Sumerjámonos en las conferencias de prensa y aprendamos cómo prepararnos para ellas.

Es común ver conferencias de prensa para anuncios deportivos y declaraciones sobre tragedias. Debido a que la información viaja tan rápido, a menudo es necesario adelantarse a las noticias con su historia en lugar de esperar a que las personas inventen sus narrativas.

Las conferencias de prensa son eventos especiales. Usarlos en exceso puede resultar en una rotación de audiencia y afectar en gran medida la reputación de su negocio entre los reporteros y su audiencia, al igual que el niño que gritó lobo.

Solo debe realizar una conferencia de prensa si su evento es de interés periodístico, oportuno y relevante. Cuando se usan en exceso, tales eventos pierden cobertura y los reporteros pierden la confianza en sus habilidades de relaciones públicas. Si el tema no es interesante y emocionante, probablemente no debería realizar una conferencia de prensa en primer lugar.

Importancia de una rueda de prensa

Una conferencia de prensa es una de las formas más efectivas de comunicarse con los medios y llamar su atención.

Los materiales de relaciones públicas, como comunicados de prensa, repeticiones y kits de medios, son excelentes formas de hacer que se escuchen sus mensajes, pero las conferencias de prensa son el camino a seguir para una ocasión especial o un problema urgente.

El orador de una conferencia de prensa suele ser un político, una celebridad, un abogado, un atleta o un jefe de policía. Una conferencia de prensa es una oportunidad para obtener su versión de la historia a través de múltiples plataformas de medios. La persona que planifica este evento es principalmente un profesional de las relaciones públicas.

Conferencia de prensa ventajas y desventajas

Una conferencia de prensa puede tener muchas ventajas y desventajas, dado el alcance de su organización y los oradores involucrados. Estos son algunos de los pros y los contras más comunes de organizar conferencias de prensa que lo ayudarán a decidir si tiene sentido realizar una.

Ventajas

Las conferencias de prensa ofrecen una serie de ventajas. Veamos algunos de los beneficios de planificar y ejecutar una conferencia:

• Es conveniente y ahorra tiempo. Las conferencias de prensa pueden difundir el mensaje central a muchas personas de una sola vez. Durante una conferencia de prensa, todos los reporteros o periodistas se reúnen en un solo lugar. El orador hace el anuncio una sola vez, en lugar de reunirse con varios periodistas y hacer el mismo anuncio o responder las mismas preguntas.
• Asegura el máximo impacto de la información o anuncio realizado. El hecho de que muchos reporteros o periodistas asistieran a una conferencia de prensa hace que el anuncio sea de interés periodístico.
• Te permite llegar a un público más amplio. Independientemente del número de reporteros presentes durante una conferencia, tendrá un amplio alcance una vez que difundan las noticias a través de sus respectivos canales.
• Le ayuda a construir una relación con los miembros de la prensa o los medios de comunicación. Tener amigos en los medios es muy beneficioso, e involucrarlos en sus conferencias de prensa es una buena manera de impulsar su estrategia de relaciones con los medios .
• Le permite controlar el flujo de información. Sólo le dices a la prensa lo que quieres que sepa. Depende totalmente de usted controlar qué información compartir y retener.

Desventajas

Si bien las conferencias de prensa brindan muchas ventajas, también tienen un par de inconvenientes, a saber:

• Requiere planificación. Debe planificar una conferencia de prensa con anticipación para tener éxito, incluida la logística, la correspondencia entre las partes involucradas y varios otros factores.
• Está menos dirigido. Incluso si alguien no es parte de su público objetivo, todavía está expuesto a la información o el anuncio que comparte y los periodistas publican.

Cuándo hacer una conferencia de prensa

Una conferencia de prensa abarca varios aspectos del marketing, las relaciones con los medios, la marca y la comunicación en un solo evento.

Varias ocasiones justifican una conferencia. Aquí hay algunos ejemplos de dónde las empresas suelen celebrar conferencias de prensa:

• Anuncio de cambios en la estructura organizativa. En las empresas más grandes, anunciar cambios o transiciones en la gestión y el liderazgo puede atraer una atención generalizada. Por ejemplo, si una empresa nombra un nuevo CEO, una conferencia de prensa es buena para presentarlo.
• Salida a bolsa. Cuando las empresas cotizan en bolsa, suelen celebrar una conferencia de prensa para anunciar su próxima oferta pública inicial (IPO).
• Lanzamiento de nuevos productos y servicios. Si su empresa está lanzando una nueva línea de productos o presentando nuevos servicios, organizar una conferencia puede ayudar a correr la voz de manera efectiva y eficiente.
• Formación de nuevas alianzas. Las conferencias de prensa son un excelente lugar para anunciar importantes colaboraciones o asociaciones con otras empresas o instituciones.
• Control de daños. Una conferencia de prensa ayuda a abordar problemas o quejas de los clientes o del público en general con respecto a los productos y servicios de una empresa.
• Comercialización de un evento. Publicita un próximo evento o actividad de la empresa, lo que permite la participación del público en general o de su mercado objetivo.

Cómo realizar una conferencia de prensa

Como ya sabrá, una conferencia de prensa es un evento mediático donde los oradores hacen declaraciones y responden a las preguntas de los periodistas asistentes. Pero, ¿cómo llegas al punto de sostenerlo?

La forma más fácil de desglosar la preparación para las conferencias de prensa es dividir su plan en tres etapas: antes, durante y después. De esa manera, puede concentrarse en una parte móvil a la vez, no hacer malabarismos con muchas cosas a la vez.

Antes de una conferencia de prensa

Debe completar la mayor parte del trabajo antes de una conferencia de prensa. La parte más importante de la preparación es la divulgación en los medios. Cree un tema intrigante para atraer a los medios a su evento. FOMO (miedo a perderse) hace que la prensa le proporcione la cobertura mediática que desea.

El momento ideal para empezar a preparar una rueda de prensa son dos semanas, pero a veces hay que actuar incluso antes de la hora prevista. Prepararse para una conferencia de prensa lleva mucho más tiempo que la propia conferencia de prensa.

La organización de una conferencia de prensa comienza con la etapa de planificación. En esta etapa, comienza desde cero y avanza hasta el punto en que puede ejecutarlo sin problemas. El éxito de una conferencia de prensa depende en gran medida de la planificación. Si se hace mal, el evento resultante no tendrá éxito.

Tómese el tiempo suficiente para planificar. No querrás apresurarte en la hora 11. Es bueno comenzar a planificar unas semanas antes de la conferencia de prensa. Esto no solo asegura que tenga suficiente tiempo para armar todo, sino que también tiene más espacio para hacer ajustes de última hora.

Al planificar una conferencia de prensa, aquí hay algunas áreas en las que debe concentrarse.

El tema

El objetivo principal de una conferencia de prensa es difundir información entre las partes interesadas. Es crucial elegir un tema relevante que sirva como vehículo para que la empresa transmita su mensaje.

Los periodistas siempre están atentos al próximo evento de interés periodístico. Si su tema no es lo suficientemente convincente como para cubrirlo, no estarán interesados ​​en asistir a su conferencia.

Fecha y hora

Al realizar una conferencia de prensa, no puede programar un día y una hora aleatorios o decidir únicamente si el orador está libre. En su lugar, elija una fecha para su equipo y los periodistas asistentes. No lo demore hasta el punto de que su declaración ya no sea de interés para los medios.

El momento de una conferencia de prensa también es crítico. Es mejor elegir cuándo es más probable que asistan los medios. Hágalo en un momento en que pueda maximizar la cobertura de prensa con la máxima participación de los medios.

Asegúrese de que su conferencia de prensa no coincida con otro evento que pueda desviar la atención de los periodistas. Considere el horario de los miembros de los medios invitados, especialmente con los plazos de trabajo u otros eventos importantes.

Ubicación

La ubicación de una conferencia de prensa es tan importante como la fecha y la hora. Llegar al lugar debería ser fácil para los periodistas. Un tiempo de viaje largo puede disuadirlos de asistir al evento.

Idealmente, la ubicación debe ser relevante para su evento o anuncio. La mayoría de las empresas realizan conferencias de prensa en sus oficinas centrales, particularmente en salas grandes o áreas para grupos grandes. Para una conferencia de prensa exitosa, el lugar debe contar con todas las instalaciones y equipos necesarios, incluido el acceso a la red, estacionamiento y otras herramientas y utilidades para los reporteros.

Elegir una ubicación atractiva es clave. Es difícil realizar una conferencia de prensa en un espacio reducido con iluminación y ventilación deficientes. Esto puede afectar negativamente la percepción de su marca.

Un lugar que facilita la interacción y la comunicación te ayuda a llegar al público adecuado. Si su conferencia de prensa se lleva a cabo en una calle o vía muy transitada, su audiencia tiene dificultad para escucharlo y los oradores no pueden concentrarse debido al ruido excesivo.

Ponentes y moderadores

Las conferencias de prensa involucran a dos jugadores importantes: el orador y el moderador.

El orador representa a un negocio o empresa en una conferencia de prensa. Entregan el mensaje, anuncian las noticias y responden las preguntas de los periodistas, por lo que debe elegirlos sabiamente.

Independientemente de si el orador es un miembro senior o está íntimamente familiarizado con la empresa, debe estudiar y capacitarse para el evento. Ir preparado siempre es mejor que ir sobre la marcha. Se agradece la espontaneidad, pero no puede ser la columna vertebral de todo el evento.

Su (s) orador (es) debe (n) preparar y compartir los puntos clave durante la conferencia de prensa. La persona que habla en nombre de su cliente o empresa debe ser consciente del posible escrutinio y hostilidad de los medios cuando se trata de un tema delicado.

representantes de los medios

Una vez que haya determinado una fecha, hora y lugar adecuados para su conferencia de prensa, puede comunicarse con las personas a las que desea asistir. Póngase en contacto con reporteros, periodistas, organizaciones de medios y agencias de noticias a las que le gustaría invitar.

Siempre enfatice el tema principal y los detalles del orador cuando se comunique con los representantes de los medios. Si invita a los medios con una semana o más de anticipación, envíe un correo electrónico de seguimiento el día anterior.

Escribir y distribuir un comunicado de prensa.

Un comunicado de prensa es una invitación a los medios de comunicación para la conferencia de prensa. Incluya la fecha, la hora y el lugar de la conferencia de prensa en su comunicado de prensa. Además, agregue por qué lo está reteniendo y un gancho convincente para atraer a los reporteros.

Envíe su comunicado de prensa al menos una semana antes de la fecha del evento. Puede utilizar el software de distribución de comunicados de prensa para difundir masivamente sus noticias a los periodistas. Póngase en contacto con las personas de los medios que desea que asistan al lanzamiento por correo electrónico o por teléfono directo, incluso si se trata del comunicado de prensa distribuido.

Desarrollar un dossier de prensa

Un paquete de prensa brinda a los reporteros una descripción general del evento y otra información importante. Estos kits contienen carpetas con su tema, mensaje o problema.

Logística

Si la conferencia de prensa se lleva a cabo fuera de su lugar de trabajo, es su responsabilidad supervisar y manejar la logística del evento, incluidas las reservas del lugar. Como parte de su planificación, finalice todos los arreglos de los proveedores para la iluminación, el catering y el sonido, lo que le ayudará a evitar cambios de última hora.

Comience por preparar la sala el día de la conferencia. Prueba todo lo que usarás. Además, cree tarjetas de identificación, organice asientos adicionales y proporcione bebidas como agua y café.

Durante una conferencia de prensa

Es el día de la conferencia y has hecho todo lo posible para prepararte. Cuando lleguen los medios, déles la bienvenida y regístrelos con su información de contacto. Guíelos a sus asientos y comience el evento a tiempo.

A nadie le gusta perder el tiempo. Comenzar a tiempo es crucial para el éxito de su evento e imperativo para que los reporteros quieran asistir a su próxima conferencia de prensa.

Una vez que comience la conferencia de prensa, el orador debe comenzar con los puntos principales dentro de los primeros 15 minutos. Luego deben abrir el piso para preguntas. Programe una ventana de 45 minutos para preguntas, ya que solo tiene una hora para terminar la conferencia.

Puede hacer que un moderador controle el tiempo y llame a los reporteros. Esto ayuda a aliviar un poco la presión del hablante y a concentrarse en responder las preguntas con calma y serenidad.

Después de una conferencia de prensa

¡Felicitaciones! La parte más estresante ya está hecha. Si siguió estos pasos, no hay razón para que su conferencia de prensa no sea un éxito rotundo.

Después de una conferencia de prensa, no olvide conectarse personalmente con los periodistas. Estas conexiones pueden ayudarlo a lo largo de su carrera de relaciones públicas.

Preparate para lo peor; ¡esperar lo mejor!

Las conferencias de prensa deben mejorar su imagen pública, no dañarla. La preparación es clave para representar mejor a su empresa o cliente. Al segregar la preparación para la conferencia de prensa, puede garantizar un evento con mucha asistencia.

Una conferencia de prensa es otra herramienta en el cinturón de un especialista en comunicaciones. Aprenda a hacer un plan de relaciones públicas y obtenga el espectro completo de una estrategia de relaciones públicas bien elaborada.