Qu'est-ce qu'une conférence de presse ? Comment planifier des briefings comme un pro

Avez-vous déjà organisé une fête pour découvrir que personne ne se présente?

Voici à quoi pourrait ressembler le pire cauchemar d'un professionnel des relations publiques (RP).

Lorsque vous allumez les nouvelles, vous voyez probablement un événement avec une personnalité importante répondant à un groupe de journalistes ou de reporters. Si vous lisez les quotidiens, vous trouverez des histoires similaires d'une rencontre de personnalités connues avec des représentants de la presse.

L'événement qui se déroule ici est une conférence de presse.

Les conférences de presse sont la version RP d'une fête. Ici, les participants représentent la voix du public – la presse. Comme tout événement, les conférences de presse nécessitent une préparation préalable, du temps et des efforts . Le succès d'une conférence de presse repose non seulement sur l'immense préparation mais aussi sur la qualité de la participation et de la couverture.

C'est une idée fausse courante que les conférences de presse sont réservées aux politiciens ou aux célébrités de premier plan. Au lieu de cela, il s'agit d'un outil de relations publiques incroyable que les entreprises peuvent utiliser pour accroître leur portée et la notoriété de leur marque.

Un logiciel de distribution de communiqués de presse aide les entreprises à continuer à faire passer le mot. Ces outils permettent aux entreprises de publier et de distribuer des communiqués de presse, de collecter et de mesurer des analyses et de rester en contact avec divers médias et organisations.

Plongeons-nous dans les conférences de presse et apprenons à nous y préparer.

Regarder des conférences de presse pour des annonces sportives et des déclarations sur des tragédies est courant. Étant donné que les informations voyagent si rapidement, il est souvent nécessaire d'anticiper l'actualité avec votre histoire au lieu d'attendre que les gens inventent leurs récits.

Les conférences de presse sont des événements spéciaux. Leur utilisation excessive peut entraîner une rotation du public et avoir un impact considérable sur la réputation de votre entreprise auprès des journalistes et de votre public, tout comme le garçon qui a crié au loup.

Vous ne devez tenir une conférence de presse que si votre événement est digne d'intérêt, opportun et pertinent. Lorsqu'ils sont surutilisés, ces événements perdent leur couverture et les journalistes perdent confiance en vos capacités de relations publiques. Si le sujet n'est ni intéressant ni excitant, vous ne devriez probablement pas tenir de conférence de presse.

L'importance d'une conférence de presse

Une conférence de presse est l'un des moyens les plus efficaces pour communiquer avec les médias et attirer leur attention.

Les documents de relations publiques tels que les communiqués de presse, les passe-partout et les kits de presse sont d'excellents moyens de faire entendre vos messages, mais les conférences de presse sont la voie à suivre pour une occasion spéciale ou un problème urgent.

L'orateur d'une conférence de presse est généralement un politicien, une célébrité, un avocat, un athlète ou un chef de police. Une conférence de presse est l'occasion d'obtenir leur version de l'histoire sur plusieurs plateformes médiatiques. La personne qui planifie cet événement est surtout un professionnel des relations publiques.

Avantages et inconvénients des conférences de presse

Une conférence de presse peut présenter de nombreux avantages et inconvénients, compte tenu de l'ampleur de son organisation et des intervenants impliqués. Voici quelques-uns des avantages et des inconvénients les plus courants de l'organisation de conférences de presse qui vous aideront à décider s'il est judicieux d'en organiser une.

Avantages

Les conférences de presse offrent de nombreux avantages. Examinons quelques-uns des avantages de la planification et de l'exécution d'une conférence :

• C'est pratique et rapide. Les conférences de presse peuvent diffuser le message principal à de nombreuses personnes en une seule fois. Lors d'une conférence de presse, tous les reporters ou journalistes se réunissent au même endroit. L'orateur ne fait l'annonce qu'une seule fois, au lieu de rencontrer plusieurs journalistes et de faire la même annonce ou de répondre aux mêmes questions.
• Il assure un maximum d'impact à l'information ou à l'annonce faite. Le fait que de nombreux reporters ou journalistes aient assisté à une conférence de presse rend l'annonce digne d'intérêt.
• Il vous permet de toucher un public plus large. Quel que soit le nombre de journalistes présents lors d'une conférence, celle-ci aura une large portée une fois qu'ils auront diffusé l'information via leurs canaux respectifs.
• Il vous aide à établir une relation avec les membres de la presse ou des médias. Avoir des amis dans les médias est très bénéfique, et les impliquer dans vos conférences de presse est un bon moyen de lancer votre stratégie de relations avec les médias .
• Il vous permet de contrôler le flux d'informations. Vous ne dites à la presse que ce que vous voulez qu'elle sache. Il vous appartient entièrement de contrôler les informations à partager et à retenir.

Désavantages

Bien que les conférences de presse offrent de nombreux avantages, elles présentent également quelques inconvénients, à savoir :

• Cela nécessite une planification. Vous devez planifier une conférence de presse à l'avance pour réussir, y compris la logistique, la correspondance entre les parties impliquées et plusieurs autres facteurs.
• C'est moins ciblé. Même si quelqu'un ne fait pas partie de votre public cible, il est toujours exposé aux informations ou aux annonces que vous partagez, et les journalistes publient.

Quand tenir une conférence de presse

Une conférence de presse englobe divers aspects du marketing, des relations avec les médias, de l'image de marque et de la communication en un seul événement.

Plusieurs occasions justifient une conférence. Voici quelques exemples d'endroits où les entreprises tiennent souvent des conférences de presse :

• Annoncer des changements dans la structure organisationnelle. Dans les grandes entreprises, l'annonce de changements ou de transitions dans la gestion et le leadership peut attirer une large attention. Par exemple, si une entreprise nomme un nouveau PDG, une conférence de presse est bonne pour le présenter.
• Aller en bourse. Lorsque les entreprises deviennent publiques, elles tiennent généralement une conférence de presse pour annoncer leur prochaine offre publique initiale (IPO).
• Lancement de nouveaux produits et services. Si votre entreprise lance une nouvelle gamme de produits ou introduit de nouveaux services, l'organisation d'une conférence peut aider à faire passer le mot de manière efficace et efficiente.
• Former de nouveaux partenariats. Les conférences de presse sont un endroit idéal pour annoncer des collaborations ou des partenariats importants avec d'autres entreprises ou institutions.
• Maîtrise des dégâts. Une conférence de presse aide à résoudre les problèmes ou les plaintes des clients ou du grand public concernant les produits et services d'une entreprise.
• Commercialisation d'un événement. Il annonce un événement ou une activité d'entreprise à venir, permettant au grand public ou à votre marché cible de participer.

Comment tenir une conférence de presse

Comme vous le savez peut-être déjà, une conférence de presse est un événement médiatique où les orateurs font des déclarations et répondent aux questions des journalistes présents. Mais comment en arrive-t-on à le tenir ?

Le moyen le plus simple de décomposer la préparation des conférences de presse consiste à diviser votre plan en trois étapes : avant, pendant et après. De cette façon, vous pouvez vous concentrer sur une pièce mobile à la fois, sans jongler avec plusieurs choses à la fois.

Avant une conférence de presse

Vous devez terminer la plupart du travail avant une conférence de presse. La partie la plus importante de la préparation est la sensibilisation des médias. Créez un sujet intrigant pour attirer les médias vers votre événement. FOMO (fear of missing out) permet à la presse de vous obtenir la couverture médiatique que vous souhaitez.

Le moment idéal pour commencer à préparer une conférence de presse est de deux semaines, mais il faut parfois agir avant même l'heure prévue. La préparation d'une conférence de presse prend beaucoup plus de temps que la conférence de presse elle-même.

L'organisation d'une conférence de presse commence par la phase de planification. À ce stade, vous partez de zéro et progressez jusqu'au point où vous pouvez le faire fonctionner en douceur. Le succès d'une conférence de presse repose en grande partie sur la planification. S'il est mal fait, l'événement qui en résulte ne réussira pas.

Prenez suffisamment de temps pour planifier. Vous ne voulez pas vous précipiter à la 11e heure. Il est bon de commencer à planifier quelques semaines avant la conférence de presse. Non seulement cela garantit que vous avez suffisamment de temps pour tout assembler, mais vous avez également plus de place pour faire des ajustements de dernière minute.

Lors de la planification d'une conférence de presse, voici quelques domaines sur lesquels se concentrer.

Le sujet

L'objectif principal d'une conférence de presse est de diffuser des informations parmi les parties prenantes. Il est crucial de choisir un sujet pertinent qui sert de véhicule à l'entreprise pour transmettre son message.

Les journalistes sont toujours à l'affût du prochain événement digne d'intérêt. Si votre sujet n'est pas assez convaincant pour être couvert, ils ne seront pas intéressés à assister à votre conférence.

Date et l'heure

Lorsque vous organisez une conférence de presse, vous ne pouvez pas programmer un jour et une heure aléatoires ou décider uniquement si l'orateur est libre. Choisissez plutôt une date pour votre équipe et les journalistes présents. Ne la retardez pas au point que votre déclaration n'intéresse plus les médias.

Le temps d'une conférence de presse est également critique. Il est préférable de choisir le moment où les médias sont le plus susceptibles d'être présents. Faites-le à un moment où vous pouvez maximiser la couverture médiatique avec une participation maximale des médias.

Assurez-vous que votre conférence de presse ne coïncide pas avec un autre événement susceptible de détourner l'attention des journalistes. Tenez compte de l'horaire des membres des médias invités, en particulier avec les délais de travail ou d'autres événements importants.

Emplacement

Le lieu d'une conférence de presse est aussi important que la date et l'heure. L'accès au site doit être facile pour les journalistes. Un long temps de trajet peut les décourager d'assister à l'événement.

Idéalement, le lieu doit être pertinent pour votre événement ou votre annonce. La plupart des entreprises organisent des conférences de presse à leur siège social, en particulier dans de grandes salles ou des zones pouvant accueillir de grands groupes. Pour une conférence de presse réussie, le lieu doit disposer de toutes les installations et équipements nécessaires, y compris l'accès au réseau, le stationnement et d'autres outils et utilitaires pour les journalistes.

Le choix d'un emplacement attrayant est essentiel. Il est difficile de tenir une conférence de presse dans un espace confiné avec un éclairage et une ventilation médiocres. Cela peut avoir un impact négatif sur la perception de votre marque.

Un lieu qui facilite l'interaction et la communication vous aide à atteindre le bon public. Si votre conférence de presse a lieu dans une rue ou une artère animée, votre public a du mal à vous entendre et les orateurs ne peuvent pas se concentrer à cause du bruit excessif.

Intervenants et modérateurs

Les conférences de presse impliquent deux acteurs importants : l'orateur et le modérateur.

L'orateur représente une entreprise ou une société lors d'une conférence de presse. Ils transmettent le message, annoncent les nouvelles et répondent aux questions des journalistes, vous devez donc les choisir judicieusement.

Que l'orateur soit un membre senior ou qu'il connaisse intimement l'entreprise, il doit étudier et s'entraîner pour l'événement. Partir préparé est toujours mieux que de partir à la volée. La spontanéité est appréciée, mais elle ne peut pas être la colonne vertébrale de tout l'événement.

Votre ou vos intervenants doivent préparer et partager les points clés lors de la conférence de presse. La personne qui parle au nom de votre client ou de votre entreprise doit être consciente de l'attention et de l'hostilité potentielles des médias lorsqu'elle traite d'un sujet sensible.

Représentants des médias

Une fois que vous avez déterminé une date, une heure et un lieu appropriés pour votre conférence de presse, vous pouvez contacter les personnes auxquelles vous souhaitez assister. Entrez en contact avec les reporters, les journalistes, les médias et les agences de presse que vous souhaitez inviter.

Mettez toujours l'accent sur le sujet principal et les détails de l'orateur lorsque vous contactez les représentants des médias. Si vous invitez les médias une semaine ou plus à l'avance, envoyez un e-mail de suivi la veille.

Rédiger et diffuser un communiqué de presse

Un communiqué de presse est une invitation aux médias pour la conférence de presse. Indiquez la date, l'heure et le lieu de la conférence de presse dans votre communiqué de presse. Ajoutez également pourquoi vous le tenez et un crochet convaincant pour attirer les journalistes.

Envoyez votre communiqué de presse au moins une semaine avant la date de l'événement. Vous pouvez utiliser un logiciel de distribution de communiqués de presse pour diffuser en masse vos nouvelles aux journalistes. Entrez en contact avec les médias auxquels vous souhaitez assister au lancement par e-mail ou par téléphone direct, même s'il s'agit du communiqué de presse distribué.

Développer un dossier de presse

Un dossier de presse fournit aux journalistes un aperçu de l'événement et d'autres informations importantes. Ces kits contiennent des dossiers avec votre sujet, message ou problème.

Logistique

Si la conférence de presse a lieu en dehors de votre lieu de travail, il est de votre responsabilité de superviser et de gérer la logistique de l'événement, y compris les réservations de salle. Dans le cadre de votre planification, finalisez tous les accords avec les fournisseurs pour l'éclairage, la restauration et le son, afin d'éviter tout changement de dernière minute.

Commencez par préparer la salle le jour de la conférence. Testez tout ce que vous utiliserez. Créez également des cartes de visite, organisez des sièges supplémentaires et fournissez des boissons comme de l'eau et du café.

Lors d'une conférence de presse

C'est le jour de la conférence, et vous avez tout fait pour vous préparer. Lorsque les médias arrivent, accueillez-les et inscrivez-les avec leurs coordonnées. Guidez-les vers leurs sièges et commencez l'événement à l'heure.

Personne n'aime perdre du temps. Commencer à l'heure est crucial pour le succès de votre événement et impératif pour donner envie aux journalistes d'assister à votre prochaine conférence de presse.

Une fois la conférence de presse commencée, l'orateur doit commencer par les principaux points dans les 15 premières minutes. Ils devraient ensuite ouvrir la parole pour les questions. Prévoyez une fenêtre de 45 minutes pour les questions, car vous n'avez qu'une heure pour terminer la conférence.

Vous pouvez demander à un modérateur de suivre l'heure et d'appeler des journalistes. Cela permet d'alléger la pression sur l'orateur et de se concentrer sur la réponse calme et recueillie aux questions.

Après une conférence de presse

Félicitations! Le plus stressant est fait. Si vous avez suivi ces étapes, il n'y a aucune raison pour que votre conférence de presse ne soit pas un succès retentissant.

Après une conférence de presse, n'oubliez pas de contacter personnellement les journalistes. Ces relations peuvent vous aider tout au long de votre carrière en relations publiques.

Préparez-vous au pire; espérons le meilleur!

Les conférences de presse doivent améliorer votre image publique, pas l'endommager. La préparation est essentielle pour mieux représenter votre entreprise ou votre client. En séparant la préparation de la conférence de presse, vous pouvez garantir un événement bien fréquenté.

Une conférence de presse est un autre outil dans la ceinture d'un spécialiste des communications. Apprenez à élaborer un plan de relations publiques et réalisez tout le spectre d'une stratégie de relations publiques bien conçue.