ما هي المؤتمرات الصحفية؟ كيف تخطط لإحاطات مثل المحترفين

هل أقيمت حفلة فقط لتكتشف أن أحداً لا يحضر؟

هذا ما يمكن أن يبدو عليه أسوأ كابوس متخصص في العلاقات العامة.

عند تشغيل الأخبار ، من المحتمل أن ترى حدثًا مع شخص بارز يجيب على مجموعة من الصحفيين أو المراسلين. إذا قرأت الصحف اليومية ، ستجد قصصًا مماثلة لاجتماع شخصيات معروفة مع ممثلي الصحافة.

الحدث الذي يجري هنا هو مؤتمر صحفي.

المؤتمرات الصحفية هي نسخة العلاقات العامة للحزب. هنا ، يمثل الحاضرون صوت الجمهور - الصحافة. مثل أي حدث ، تتطلب المؤتمرات الصحفية الإعداد المسبق والوقت والجهد . لا يعتمد نجاح المؤتمر الصحفي فقط على الإعداد الهائل ولكن أيضًا على جودة الحضور والتغطية.

من المفاهيم الخاطئة الشائعة أن المؤتمرات الصحفية مخصصة للسياسيين أو المشاهير. بدلاً من ذلك ، فهي أداة علاقات عامة رائعة يمكن للشركات استخدامها لزيادة مدى وصولها والوعي بالعلامة التجارية.

يساعد برنامج توزيع البيانات الصحفية الشركات على الاستمرار في نشر الخبر. تسمح هذه الأدوات للشركات بنشر وتوزيع البيانات الصحفية ، وجمع التحليلات وقياسها ، والبقاء على اتصال بمختلف وسائل الإعلام والمؤسسات.

دعنا نتعمق في المؤتمرات الصحفية ونتعلم كيفية الاستعداد لها.

من الشائع مشاهدة المؤتمرات الصحفية للإعلانات الرياضية والبيانات المتعلقة بالمآسي. نظرًا لأن المعلومات تنتقل بسرعة كبيرة ، فغالبًا ما يكون من الضروري أن تسبق الأخبار بقصتك بدلاً من انتظار الناس ليختلقوا رواياتهم.

المؤتمرات الصحفية هي أحداث خاصة. يمكن أن يؤدي الإفراط في استخدامها إلى معدل دوران الجمهور ويؤثر بشكل كبير على سمعة عملك بين المراسلين والجمهور ، تمامًا مثل الصبي الذي صرخ الذئب.

يجب ألا تعقد مؤتمرًا صحفيًا إلا إذا كان الحدث الخاص بك يستحق النشر وفي الوقت المناسب وذو صلة. عند الإفراط في الاستخدام ، تفقد مثل هذه الأحداث التغطية ، ويفقد الصحفيون الثقة في قدراتك في العلاقات العامة. إذا لم يكن الموضوع ممتعًا ومثيرًا ، فمن المحتمل ألا تعقد مؤتمرًا صحفيًا في المقام الأول.

أهمية المؤتمر الصحفي

يعد المؤتمر الصحفي من أكثر الطرق فعالية للتواصل مع وسائل الإعلام ولفت انتباههم.

تعد مواد العلاقات العامة مثل البيانات الصحفية والنماذج المعيارية ومجموعات الوسائط طرقًا رائعة لتوصيل رسائلك ، ولكن المؤتمرات الصحفية هي السبيل للذهاب فيما يتعلق بمناسبة خاصة أو قضية ملحة.

عادة ما يكون المتحدث في المؤتمر الصحفي سياسيًا أو مشهورًا أو محاميًا أو رياضيًا أو قائد شرطة. المؤتمر الصحفي هو فرصة للحصول على وجهة نظرهم من القصة عبر منصات وسائط متعددة. الشخص الذي يخطط لهذا الحدث هو في الغالب محترف علاقات عامة.

مزايا المؤتمر الصحفي وعيوبه

يمكن أن يكون للمؤتمر الصحفي العديد من المزايا والعيوب ، بالنظر إلى نطاق تنظيمه والمتحدثين المعنيين. فيما يلي بعض إيجابيات وسلبيات استضافة المؤتمرات الصحفية التي ستساعدك على تحديد ما إذا كان عقدها أمرًا منطقيًا أم لا.

مزايا

تقدم المؤتمرات الصحفية مجموعة من المزايا. لنلقِ نظرة على بعض مزايا التخطيط لمؤتمر وتنفيذه:

• إنها مريحة وموفرة للوقت. يمكن للمؤتمرات الصحفية أن تنشر الرسالة الأساسية لكثير من الناس دفعة واحدة. خلال المؤتمر الصحفي ، يجتمع جميع المراسلين أو الصحفيين في مكان واحد. يقوم المتحدث بالإعلان مرة واحدة فقط ، بدلاً من مقابلة العديد من الصحفيين والإعلان نفسه أو الإجابة على نفس الأسئلة.
• يضمن أقصى تأثير للمعلومات أو الإعلان. حقيقة أن العديد من المراسلين أو الصحفيين حضروا مؤتمرًا صحفيًا تجعل الإعلان جديراً بالنشر.
• يتيح لك الوصول إلى جمهور أكبر. بغض النظر عن عدد المراسلين الحاضرين خلال المؤتمر ، سيكون له وصول واسع بمجرد نشر الأخبار عبر قنواتهم الخاصة.
• يساعدك على بناء علاقة مع أعضاء الصحافة أو وسائل الإعلام. إن وجود أصدقاء في وسائل الإعلام مفيد للغاية ، وإشراكهم في مؤتمراتك الصحفية هو وسيلة جيدة لبدء استراتيجية العلاقات الإعلامية الخاصة بك.
• يتيح لك التحكم في تدفق المعلومات. أنت تخبر الصحافة فقط بما تريد أن تعرفه. الأمر متروك لك تمامًا للتحكم في المعلومات التي تريد مشاركتها وحجبها.

سلبيات

بينما توفر المؤتمرات الصحفية العديد من المزايا ، إلا أن هناك عيبين أيضًا ، وهما:

• يتطلب التخطيط. تحتاج إلى التخطيط لعقد مؤتمر صحفي في وقت مبكر لتكون ناجحًا ، بما في ذلك الخدمات اللوجستية والمراسلات بين الأطراف المعنية والعديد من العوامل الأخرى.
• إنه أقل استهدافًا. حتى إذا لم يكن شخص ما جزءًا من جمهورك المستهدف ، فلا يزال يتعرض للمعلومات أو الإعلان الذي تشاركه ، وينشره الصحفيون.

متى تعقد مؤتمرا صحفيا

يشمل المؤتمر الصحفي جوانب مختلفة من التسويق والعلاقات الإعلامية والعلامات التجارية والتواصل في حدث واحد.

عدة مناسبات تستدعي عقد مؤتمر. فيما يلي بعض الأمثلة على الأماكن التي تعقد فيها الشركات مؤتمرات صحفية غالبًا:

• إعلان تغييرات في الهيكل التنظيمي. في الشركات الكبيرة ، الإعلان عن تغييرات أو انتقالات في الإدارة والقيادة يمكن أن يحظى باهتمام واسع النطاق. على سبيل المثال ، إذا عينت شركة رئيسًا تنفيذيًا جديدًا ، فمن الجيد عقد مؤتمر صحفي لتقديمهم.
• الذهاب للاكتتاب العام. عندما تطرح الشركات للاكتتاب العام ، فإنها عادة ما تعقد مؤتمرًا صحفيًا للإعلان عن طرحها العام الأولي (IPO) القادم.
• إطلاق منتجات وخدمات جديدة. إذا كانت شركتك تطلق خط إنتاج جديدًا أو تقدم خدمات جديدة ، فإن استضافة مؤتمر يمكن أن يساعد في نشر الكلمة بفعالية وكفاءة.
• تكوين شراكات جديدة. تعد المؤتمرات الصحفية مكانًا رائعًا للإعلان عن أوجه التعاون أو الشراكات المهمة مع الشركات أو المؤسسات الأخرى.
• السيطرة على الضرر. يساعد المؤتمر الصحفي في معالجة المشكلات أو الشكاوى من العملاء أو عامة الناس فيما يتعلق بمنتجات الشركة وخدماتها.
• تسويق حدث. ينشر حدثًا أو نشاطًا قادمًا للشركة ، مما يسمح للجمهور العام أو السوق المستهدف بالمشاركة.

كيفية عقد مؤتمر صحفي

كما تعلم الآن ، فإن المؤتمر الصحفي هو حدث إعلامي حيث يدلي المتحدثون ببيانات ويردون على أسئلة الصحفيين الحاضرين. لكن كيف تصل إلى حد الإمساك به؟

أسهل طريقة لتقسيم التحضير للمؤتمرات الصحفية هي تقسيم خطتك إلى ثلاث مراحل: قبل وأثناء وبعد. بهذه الطريقة ، يمكنك التركيز على جزء متحرك واحد في كل مرة ، وليس التوفيق بين العديد من الأشياء في وقت واحد.

قبل مؤتمر صحفي

تحتاج إلى إكمال معظم العمل قبل المؤتمر الصحفي. أهم جزء في التحضير هو التواصل الإعلامي. قم بإنشاء موضوع مثير للاهتمام لجذب وسائل الإعلام إلى الحدث الخاص بك. FOMO (الخوف من الضياع) يجعل الصحافة تحصل على التغطية الإعلامية التي تريدها.

الوقت المثالي لبدء التحضير لمؤتمر صحفي هو أسبوعين ، لكن في بعض الأحيان يتعين عليك التصرف حتى قبل الموعد المحدد. يستغرق التحضير لمؤتمر صحفي وقتًا أطول بكثير من المؤتمر الصحفي نفسه.

يبدأ تنظيم المؤتمر الصحفي بمرحلة التخطيط. في هذه المرحلة ، تبدأ من الصفر وتشق طريقك حتى النقطة التي يمكنك من خلالها تشغيلها بسلاسة. يعتمد نجاح المؤتمر الصحفي إلى حد كبير على التخطيط. إذا تم القيام به بشكل سيئ ، فلن يكون الحدث الناتج ناجحًا.

خذ وقتًا كافيًا للتخطيط. أنت لا تريد التسرع في الساعة 11. من الجيد أن تبدأ التخطيط قبل بضعة أسابيع من المؤتمر الصحفي. لا يضمن هذا فقط أن لديك وقتًا كافيًا لتجميع كل شيء معًا ، ولكن لديك أيضًا مساحة أكبر لإجراء أي تعديلات في اللحظة الأخيرة.

عند التخطيط لمؤتمر صحفي ، إليك بعض المجالات التي يجب التركيز عليها.

الموضوع

الهدف الأساسي من المؤتمر الصحفي هو نشر المعلومات بين أصحاب المصلحة. من الضروري اختيار موضوع ذي صلة يكون بمثابة وسيلة للأعمال لنقل رسالتها.

الصحفيون دائمًا في حالة ترقب للحدث التالي ذي الأهمية الإخبارية. إذا لم يكن موضوعك مقنعًا بما يكفي لتغطية ، فلن يهتموا بحضور المؤتمر الخاص بك.

التاريخ و الوقت

عند إجراء مؤتمر صحفي ، لا يمكنك جدولة أي يوم ووقت عشوائي أو تحديد ما إذا كان المتحدث متاحًا فقط. بدلاً من ذلك ، اختر موعدًا لفريقك والصحفيين الحاضرين. لا تؤجله إلى الحد الذي لا يعود فيه بيانك موضع اهتمام وسائل الإعلام.

وقت المؤتمر الصحفي أمر بالغ الأهمية أيضًا. من الأفضل اختيار موعد حضور وسائل الإعلام على الأرجح. افعل ذلك في وقت يمكنك فيه زيادة التغطية الصحفية بأقصى قدر من مشاركة وسائل الإعلام.

تأكد من أن مؤتمرك الصحفي لا يتزامن مع حدث آخر قد يصرف انتباه الصحفيين. ضع في اعتبارك الجدول الزمني لأعضاء وسائل الإعلام المدعوين ، خاصة مع المواعيد النهائية للعمل أو الأحداث المهمة الأخرى.

موقع

موقع المؤتمر الصحفي لا يقل أهمية عن التاريخ والوقت. يجب أن يكون الوصول إلى المكان سهلاً على الصحفيين. يمكن أن يثنيهم وقت السفر الطويل عن حضور الحدث.

من الناحية المثالية ، يجب أن يكون الموقع وثيق الصلة بحدثك أو إعلانك. تعقد معظم الشركات مؤتمرات صحفية في مقرها ، خاصة في الغرف الكبيرة أو المناطق لاستيعاب المجموعات الكبيرة. لعقد مؤتمر صحفي ناجح ، يجب أن يحتوي الموقع على جميع المرافق والمعدات اللازمة ، بما في ذلك الوصول إلى الشبكة ومواقف السيارات والأدوات والمرافق الأخرى للصحفيين.

اختيار موقع جذاب هو المفتاح. من الصعب عقد مؤتمر صحفي في مكان ضيق به إضاءة وتهوية رديئة. يمكن أن يؤثر ذلك سلبًا على تصور علامتك التجارية.

يساعدك المكان الذي يسهل التفاعل والتواصل في الوصول إلى الجمهور المناسب. إذا تم عقد المؤتمر الصحفي في شارع أو شارع مزدحم ، فإن جمهورك يواجه صعوبة في سماعك ، ولا يستطيع المتحدثون التركيز بسبب الضوضاء المفرطة.

المتحدثون والمشرفون

تتضمن المؤتمرات الإعلامية لاعبين مهمين: المتحدث والمدير.

يمثل المتحدث شركة أو شركة في مؤتمر صحفي. إنهم يسلمون الرسالة ويعلنون الأخبار ويجيبون على أسئلة الصحفيين ، لذلك عليك أن تختارهم بحكمة.

بغض النظر عما إذا كان المتحدث عضوًا بارزًا أو على دراية وثيقة بالشركة ، يجب أن يدرسوا ويتدربوا على الحدث. الاستعداد دائمًا أفضل من التحليق. العفوية موضع تقدير ، لكنها لا يمكن أن تكون العمود الفقري للحدث بأكمله.

يجب أن يقوم المتحدث (المتحدثون) بإعداد ومشاركة النقاط الرئيسية أثناء المؤتمر الصحفي. يجب أن يكون الشخص الذي يتحدث نيابة عن عميلك أو شركتك على دراية بالتدقيق والعداء المحتمل لوسائل الإعلام عند التعامل مع موضوع حساس.

ممثلو وسائل الإعلام

بمجرد تحديد التاريخ والوقت والمكان المناسبين لمؤتمرك الصحفي ، يمكنك الاتصال بالأشخاص الذين تريد حضورهم. تواصل مع المراسلين والصحفيين والمؤسسات الإعلامية ووكالات الأنباء التي ترغب في دعوتها.

أكد دائمًا على الموضوع الرئيسي وتفاصيل المتحدث عند الاتصال بممثلي وسائل الإعلام. إذا قمت بدعوة وسائل الإعلام قبل أسبوع أو أكثر ، فأرسل بريدًا إلكترونيًا للمتابعة في اليوم السابق.

كتابة وتوزيع بيان صحفي

البيان الصحفي هو دعوة لوسائل الإعلام لحضور المؤتمر الصحفي. قم بتضمين تاريخ المؤتمر الصحفي ووقته وموقعه في بيانك الصحفي. أضف أيضًا سبب احتفاظك بها وخطافًا مقنعًا لجذب المراسلين.

أرسل بيانك الصحفي قبل أسبوع على الأقل من تاريخ الحدث. يمكنك استخدام برنامج توزيع البيانات الصحفية لنشر الأخبار على نطاق واسع للصحفيين. تواصل مع الإعلاميين الذين ترغب في حضور حفل الإطلاق عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف المباشر ، حتى لو كان الأمر يتعلق بالبيان الصحفي الموزع.

طوِّر ملفًا صحفيًا

توفر مجموعة المواد الصحفية للمراسلين لمحة عامة عن الحدث ومعلومات مهمة أخرى. تحتوي هذه المجموعات على مجلدات بموضوعك أو رسالتك أو مشكلتك.

الخدمات اللوجستية

إذا تم عقد المؤتمر الصحفي خارج مكان عملك ، تقع على عاتقك مسؤولية الإشراف على الخدمات اللوجستية للحدث والتعامل معها ، بما في ذلك حجز المكان. كجزء من التخطيط الخاص بك ، قم بإنهاء جميع ترتيبات البائعين للإضاءة وتقديم الطعام والصوت ، مما يساعدك على تجنب أي تغييرات في اللحظة الأخيرة.

ابدأ بإعداد القاعة في يوم المؤتمر. اختبر كل شيء ستستخدمه. أيضًا ، قم بإنشاء بطاقات الأسماء ، وتنظيم أماكن جلوس إضافية ، وتقديم المشروبات مثل الماء والقهوة.

خلال مؤتمر صحفي

إنه يوم المؤتمر ، وقد فعلت كل ما في وسعك للاستعداد. عندما تصل وسائل الإعلام ، رحب بهم وقم بتسجيل الدخول بمعلومات الاتصال الخاصة بهم. أرشدهم إلى مقاعدهم وابدأ الحدث في الوقت المحدد.

لا أحد يحب إضاعة الوقت. يعد البدء في الوقت المحدد أمرًا حاسمًا لنجاح الحدث الخاص بك وهو أمر ضروري لجعل المراسلين يرغبون في حضور مؤتمرك الصحفي التالي.

بمجرد بدء المؤتمر الصحفي ، يجب أن يبدأ المتحدث بالنقاط الرئيسية خلال أول 15 دقيقة. يجب عليهم بعد ذلك فتح المجال للأسئلة. حدد مدة 45 دقيقة للأسئلة ، حيث أن لديك ساعة فقط لإنهاء المؤتمر.

يمكنك أن تجعل المشرف يتتبع الوقت وأن يتصل بالمراسلين. يساعد هذا في تخفيف بعض الضغط عن المتحدث والتركيز على الإجابة على الأسئلة بهدوء وجمعها.

بعد مؤتمر صحفي

تهاني! الجزء الأكثر إرهاقا تم القيام به. إذا اتبعت هذه الخطوات ، فلا يوجد سبب لعدم نجاح المؤتمر الصحفي الخاص بك.

بعد المؤتمر الصحفي ، لا تنس التواصل مع الصحفيين شخصيًا. يمكن أن تساعدك هذه العلاقات طوال حياتك المهنية في العلاقات العامة.

تجهز للأسوء؛ نأمل للأفضل!

يجب أن تعمل المؤتمرات الصحفية على تحسين صورتك العامة ، لا الإضرار بها. التحضير هو المفتاح لتمثيل شركتك أو عميلك بشكل أفضل. من خلال فصل التحضير للمؤتمر الصحفي ، يمكنك ضمان حضور حدث جيد.

المؤتمر الصحفي هو أداة أخرى في حزام متخصص الاتصالات. تعرف على كيفية وضع خطة علاقات عامة وتحقيق النطاق الكامل لاستراتيجية علاقات عامة جيدة الإعداد.