Basın Toplantıları Nedir? Bir Profesyonel Gibi Brifingler Nasıl Planlanır?

Hiç kimsenin gelmediğini öğrenmek için bir parti verdiniz mi?

Bir halkla ilişkiler (PR) profesyonelinin en kötü kabusu böyle görünebilir.

Haberleri açtığınızda, büyük olasılıkla tanınmış bir kişinin bir grup gazeteciye veya muhabire yanıt verdiği bir etkinlik görürsünüz. Günlük gazeteleri okursanız, tanınmış şahsiyetlerin basın temsilcileriyle yaptığı toplantının benzer hikayelerini bulursunuz.

Burada gerçekleşen olay bir basın toplantısıdır.

Basın toplantıları bir partinin PR versiyonudur. Burada katılımcılar halkın sesini, yani basını temsil ediyor. Herhangi bir etkinlik gibi, basın toplantıları da önceden hazırlık, zaman ve çaba gerektirir . Bir basın toplantısının başarısı, yalnızca kapsamlı hazırlığa değil, aynı zamanda kaliteli katılıma ve haber içeriğine de bağlıdır.

Basın toplantılarının politikacılar veya birinci sınıf ünlüler için ayrıldığı yaygın bir yanılgıdır. Bunun yerine, şirketlerin erişimlerini ve marka bilinirliklerini artırmak için kullanabilecekleri inanılmaz bir halkla ilişkiler aracıdır.

Basın bülteni dağıtım yazılımı , şirketlerin haberi duyurmaya devam etmesine yardımcı olur. Bu araçlar, işletmelerin basın bültenleri yayınlamasına ve dağıtmasına, analizleri toplamasına ve ölçmesine ve çeşitli medya kuruluşları ve kuruluşlarla bağlantıda kalmasına olanak tanır.

Basın toplantılarına dalalım ve onlar için nasıl hazırlanacağımızı öğrenelim.

Spor duyuruları ve trajedilerle ilgili açıklamalar için basın toplantılarını izlemek yaygındır. Bilgi çok hızlı yayıldığı için, insanların hikayelerini uydurmalarını beklemek yerine hikayenizle haberlerin önüne geçmek genellikle gereklidir.

Basın toplantıları özel etkinliklerdir. Bunları aşırı kullanmak, hedef kitlenin ciro yapmasına neden olabilir ve tıpkı kurt ağlayan çocuk gibi, işinizin muhabirler ve izleyicileriniz arasındaki itibarını büyük ölçüde etkileyebilir.

Yalnızca etkinliğiniz haber değeri taşıyorsa, zamanında ve alakalıysa bir basın toplantısı yapmalısınız. Aşırı kullanıldığında, bu tür olaylar haber kapsamını kaybeder ve muhabirler halkla ilişkiler becerilerinize olan güvenlerini kaybeder. Konu ilginç ve heyecan verici değilse, muhtemelen en başta bir basın toplantısı düzenlememelisiniz.

Basın toplantısının önemi

Basın toplantısı, medya ile iletişim kurmanın ve dikkatlerini çekmenin en etkili yollarından biridir.

Basın bültenleri, şablonlar ve medya kitleri gibi halkla ilişkiler malzemeleri, mesajlarınızı duyurmanın harika yollarıdır, ancak basın toplantıları, özel bir durum veya acil bir sorunla ilgili olarak gitmenin yoludur.

Bir basın toplantısında konuşmacı genellikle bir politikacı, ünlü, avukat, sporcu veya polis şefidir. Bir basın toplantısı, hikayenin kendi taraflarını birden fazla medya platformunda almak için bir fırsattır. Bu etkinliği planlayan kişi çoğunlukla bir halkla ilişkiler uzmanıdır.

Basın toplantısı avantajları ve dezavantajları

Bir basın toplantısının, organizasyonunun kapsamı ve katılan konuşmacılar dikkate alındığında birçok avantajı ve dezavantajı olabilir. Basın toplantılarına ev sahipliği yapmanın mantıklı olup olmadığına karar vermenize yardımcı olacak en yaygın artıları ve eksileri burada.

Avantajlar

Basın toplantıları birçok avantaj sunar. Bir konferans planlamanın ve yürütmenin bazı faydalarına bakalım:

• Kullanışlı ve zamandan tasarruf sağlar. Basın toplantıları, ana mesajı birçok kişiye tek seferde yayabilir. Bir basın toplantısı sırasında tüm muhabirler veya gazeteciler tek bir yerde toplanır. Konuşmacı, birden fazla gazeteciyle görüşüp aynı duyuruyu yapmak ya da aynı soruları yanıtlamak yerine, duyuruyu yalnızca bir kez yapar.
• Yapılan bilgilendirme ya da duyurunun maksimum etkide kalmasını sağlar. Bir basın toplantısına çok sayıda muhabir veya gazetecinin katılması, yapılan duyuruyu haber değeri taşır.
• Daha geniş bir kitleye ulaşmanızı sağlar. Bir konferans sırasında hazır bulunan muhabirlerin sayısı ne olursa olsun, haberleri kendi kanalları aracılığıyla yaydıklarında geniş bir erişime sahip olacaktır.
• Basın veya medya mensuplarıyla ilişki kurmanıza yardımcı olur. Medyada arkadaşlara sahip olmak son derece faydalıdır ve onları basın toplantılarınıza dahil etmek, medya ilişkileri stratejinizi başlatmak için iyi bir yoldur.
• Bilgi akışını kontrol etmenizi sağlar. Basına sadece bilmesini istediğiniz şeyi söylersiniz. Hangi bilgilerin paylaşılacağını ve saklanacağını kontrol etmek tamamen size bağlıdır.

Dezavantajları

Basın toplantıları birçok avantaj sağlarken, birkaç dezavantajı da vardır:

• Planlama gerektirir. Başarılı olmak için lojistik, ilgili taraflar arasındaki yazışmalar ve diğer birkaç faktör dahil olmak üzere önceden bir basın toplantısı planlamanız gerekir.
• Daha az hedeflidir. Birisi hedef kitlenizin bir parçası olmasa bile, paylaştığınız bilgilere veya duyurulara ve gazetecilerin yayınladığı bilgilere maruz kalırlar.

Basın toplantısı ne zaman yapılmalı

Bir basın toplantısı, tek bir etkinlikte pazarlama, medya ilişkileri, markalaşma ve iletişimin çeşitli yönlerini kapsar.

Birkaç durum bir konferansı garanti eder. İşletmelerin sıklıkla basın toplantıları düzenlediği yerlere birkaç örnek:

• Organizasyon yapısındaki değişiklikleri duyurmak. Daha büyük şirketlerde, yönetim ve liderlikteki değişiklikleri veya geçişleri duyurmak geniş ilgi toplayabilir. Örneğin, bir şirket yeni bir CEO atarsa, bir basın toplantısı onları tanıtmak için iyidir.
• Halka arz oluyor. Şirketler halka açıldıklarında, yaklaşan ilk halka arzlarını (IPO) duyurmak için genellikle bir basın toplantısı düzenlerler.
• Yeni ürün ve hizmetlerin lansmanı. Şirketiniz yeni bir ürün yelpazesini piyasaya sürüyorsa veya yeni hizmetler sunuyorsa, bir konferansa ev sahipliği yapmak, duyurunun etkili ve verimli bir şekilde yayılmasına yardımcı olabilir.
• Yeni ortaklıklar kurmak. Basın toplantıları, diğer işletmeler veya kurumlarla yapılan önemli işbirliklerini veya ortaklıkları duyurmak için harika bir yerdir.
• Hasar kontrolü. Bir basın toplantısı, bir şirketin ürün ve hizmetleriyle ilgili olarak müşterilerden veya genel halktan gelen sorunları veya şikayetleri ele almaya yardımcı olur.
• Bir etkinliği pazarlamak. Genel halkın veya hedef pazarınızın katılmasına izin vererek yaklaşan bir şirket etkinliğini veya faaliyetini duyurur.

basın toplantısı nasıl yapılır

Şimdiye kadar bildiğiniz gibi, bir basın toplantısı, konuşmacıların açıklamalarda bulunduğu ve katılan gazetecilerin sorularını yanıtladığı bir medya etkinliğidir. Ama onu tutma noktasına nasıl gelirsiniz?

Basın toplantısı hazırlıklarını parçalara ayırmanın en kolay yolu, planınızı üç aşamaya ayırmaktır: öncesinde, sırasında ve sonrasında. Bu şekilde, aynı anda pek çok şeyle uğraşmak yerine her seferinde tek bir hareketli parçaya odaklanabilirsiniz.

Basın toplantısı öncesi

Bir basın toplantısından önce işin çoğunu tamamlamanız gerekir. Hazırlığın en önemli kısmı medya erişimidir. Medyayı etkinliğinize çekmek için ilgi çekici bir konu oluşturun . FOMO (kaçırma korkusu), basının size istediğiniz medyada yer almasını sağlar.

Bir basın toplantısına hazırlanmak için ideal zaman iki haftadır, ancak bazen planlanan zamandan bile önce harekete geçmeniz gerekir. Bir basın toplantısına hazırlanmak, basın toplantısının kendisinden çok daha uzun sürer.

Bir basın toplantısı düzenlemek, planlama aşamasıyla başlar. Bu aşamada, sıfırdan başlar ve sorunsuz çalıştırabileceğiniz noktaya kadar çalışırsınız. Bir basın toplantısının başarısı büyük ölçüde planlamaya bağlıdır. Kötü yapılırsa, ortaya çıkan olay başarılı olmaz.

Plan yapmak için bolca zaman ayırın. 11. saatte acele etmek istemezsin. Basın toplantısından birkaç hafta önce planlamaya başlamak iyidir. Bu sadece her şeyi bir araya getirmek için yeterli zamana sahip olmanızı sağlamakla kalmaz, aynı zamanda son dakika ayarlamaları yapmak için daha fazla alana sahip olmanızı sağlar.

Bir basın toplantısı planlarken, odaklanmanız gereken bazı alanlar şunlardır.

Konu

Bir basın toplantısının birincil amacı, paydaşlar arasında bilgi yaymaktır. İşletmenin mesajını iletmesi için bir araç görevi gören alakalı bir konu seçmek çok önemlidir.

Gazeteciler her zaman bir sonraki haber değeri taşıyan olayın peşine düşerler. Konunuz ele alınacak kadar çekici değilse, konferansınıza katılmakla ilgilenmeyeceklerdir.

Tarih ve saat

Bir basın toplantısı düzenlerken rastgele bir gün ve saat belirleyemez veya yalnızca konuşmacının boş olup olmadığına karar veremezsiniz. Bunun yerine, ekibiniz ve katılan gazeteciler için bir tarih seçin. Açıklamanızı artık medyayı ilgilendirmeyecek kadar ertelemeyin.

Bir basın toplantısının zamanı da kritiktir. Medyanın büyük olasılıkla ne zaman katılacağını seçmek en iyisidir. Maksimum medya katılımı ile basın kapsamını en üst düzeye çıkarabileceğiniz bir zamanda yapın.

Basın toplantınızın, gazetecilerin dikkatini başka yöne çekebilecek başka bir olayla aynı zamana denk gelmediğinden emin olun. Özellikle son teslim tarihleri ​​veya diğer önemli olaylarla birlikte, davet edilen medya mensuplarının programını göz önünde bulundurun.

Konum

Bir basın toplantısının yeri, tarih ve saat kadar önemlidir. Olay yerine ulaşım gazeteciler için kolay olmalıdır. Uzun bir seyahat süresi onları etkinliğe katılmaktan caydırabilir.

İdeal olarak konum, etkinliğiniz veya duyurunuzla ilgili olmalıdır. Çoğu işletme, genel merkezlerinde, özellikle büyük salonlarda veya büyük grupları barındırmak için alanlarda basın toplantıları düzenler. Başarılı bir basın toplantısı için, yer ağ erişimi, otopark ve muhabirler için diğer araçlar ve yardımcı programlar dahil olmak üzere gerekli tüm olanaklara ve ekipmana sahip olmalıdır.

Çekici bir yer seçmek çok önemlidir. Yetersiz aydınlatma ve havalandırma ile kapalı bir alanda basın toplantısı yapmak zordur. Bu da marka algınızı olumsuz etkileyebilir.

Etkileşimi ve iletişimi kolaylaştıran bir yer, doğru hedef kitleye ulaşmanıza yardımcı olur. Basın toplantınız işlek bir caddede veya ana caddede yapılıyorsa, dinleyicileriniz sizi duymakta güçlük çeker ve aşırı gürültü nedeniyle konuşmacılar konsantre olamaz.

Konuşmacılar ve moderatörler

Medya konferansları iki önemli oyuncuyu içerir: konuşmacı ve moderatör.

Konuşmacı, bir işletmeyi veya şirketi bir basın toplantısında temsil eder. Mesajı iletirler, haberleri duyururlar ve gazetecilerin sorularını yanıtlarlar, bu yüzden onları akıllıca seçmeniz gerekir.

Konuşmacının kıdemli bir üye veya şirkete yakından aşina olmasına bakılmaksızın, etkinlik için çalışmalı ve eğitim almalıdır. Hazırlıklı gitmek her zaman anında gitmekten daha iyidir. Spontanlık takdir edilir, ancak tüm olayın bel kemiği olamaz.

Konuşmacı(lar)ınız basın toplantısı sırasında kilit noktaları hazırlamalı ve paylaşmalıdır. Müşteriniz veya şirketiniz adına konuşan kişi, hassas bir konuyu ele alırken potansiyel medya incelemesinin ve düşmanlığın farkında olmalıdır.

Medya temsilcileri

Basın toplantınız için uygun tarih, saat ve yeri belirledikten sonra, katılmak istediğiniz kişilerle iletişime geçebilirsiniz. Davet etmek istediğiniz muhabirler ve gazeteciler ve medya kuruluşları ve haber ajansları ile iletişime geçin.

Medya temsilcileriyle iletişim kurarken her zaman ana konuyu ve konuşmacının ayrıntılarını vurgulayın. Medyayı bir hafta veya daha önceden davet ederseniz, bir gün önce bir takip e-postası gönderin.

Bir basın bülteni yazın ve dağıtın

Basın bülteni, basın toplantısı için medyaya yapılan bir davettir. Basın bülteninize basın toplantısının tarihini, saatini ve yerini ekleyin. Ayrıca, onu neden tuttuğunuzu ve muhabirleri cezbetmek için ikna edici bir kanca ekleyin.

Basın bülteninizi etkinlik tarihinden en az bir hafta önce gönderin. Haberlerinizi muhabirlere toplu olarak yayınlamak için basın bülteni dağıtım yazılımını kullanabilirsiniz . Dağıtılan basın bülteni ile ilgili de olsa, lansmana katılmasını istediğiniz medya mensuplarıyla e-posta veya direkt telefon yoluyla iletişime geçin.

Bir basın kiti geliştirin

Bir basın kiti, muhabirlere olay hakkında genel bir bakış ve diğer önemli bilgileri sağlar. Bu kitler, konu, mesaj veya sorununuzu içeren klasörler içerir.

Lojistik

Basın toplantısı iş yerinizin dışında yapılıyorsa, mekan rezervasyonları da dahil olmak üzere etkinlik lojistiğini denetlemek ve yönetmek sizin sorumluluğunuzdadır. Planlamanızın bir parçası olarak, son dakika değişikliklerinden kaçınmanıza yardımcı olacak şekilde aydınlatma, ikram ve ses için tüm tedarikçi düzenlemelerini tamamlayın.

Konferans günü odayı hazırlayarak başlayın. Kullanacağınız her şeyi test edin. Ayrıca isim kartları oluşturun, ekstra oturma yerleri düzenleyin ve su ve kahve gibi içecekler sağlayın.

Bir basın toplantısı sırasında

Bugün konferans günü ve hazırlanmak için mümkün olan her şeyi yaptınız. Medya geldiğinde, onları karşılayın ve iletişim bilgileriyle oturum açın. Onları koltuklarına yönlendirin ve etkinliğe zamanında başlayın.

Kimse zaman kaybetmekten hoşlanmaz. Zamanında başlamak , etkinliğinizin başarısı için çok önemlidir ve muhabirlerin bir sonraki basın toplantınıza katılmak istemesini sağlamada zorunludur.

Basın toplantısı başladıktan sonra, konuşmacı ilk 15 dakika içinde ana noktalarla başlamalıdır. Daha sonra sorular için zemini açmalılar. Konferansı bitirmek için yalnızca bir saatiniz olduğundan, sorular için 45 dakikalık bir pencere planlayın.

Bir moderatörün zamanı takip etmesini ve muhabirleri aramasını sağlayabilirsiniz. Bu, konuşmacının üzerindeki baskıyı biraz azaltmaya ve soruları sakince ve topluca yanıtlamaya odaklanmaya yardımcı olur.

Bir basın toplantısının ardından

Tebrikler! En stresli kısım bitti. Bu adımları izlediyseniz, basın toplantınızın başarılı olmaması için hiçbir neden yok.

Bir basın toplantısından sonra, gazetecilerle kişisel olarak bağlantı kurmayı unutmayın. Bu bağlantılar PR kariyeriniz boyunca size yardımcı olabilir.

En kötüsüne hazırlanmak; en iyisi için umut!

Basın toplantıları kamuoyundaki imajınızı iyileştirmeli, ona zarar vermemeli. Hazırlık, şirketinizi veya müşterinizi daha iyi temsil etmenin anahtarıdır. Basın toplantısı hazırlıklarını ayırarak, geniş katılımlı bir etkinlik sağlayabilirsiniz.

Bir basın toplantısı, bir iletişim uzmanının kuşağındaki başka bir araçtır. Halkla ilişkiler planı yapmayı öğrenin ve iyi hazırlanmış bir halkla ilişkiler stratejisinin tüm yelpazesini gerçekleştirin.