5 wskazówek dla agencji marketingowych, jak poprawić współpracę z klientami

Prowadząc agencję marketingową bardzo łatwo jest nadać priorytet swoim zasobom, czasowi i wysiłkowi w projektach „wow” Twoich klientów.

Z kolei stajesz się bardziej wyrozumiały w zakresie procesów współpracy między agencją a klientem.

Aby wyróżnić się z tłumu, ważne jest, aby wyjść poza zwykłe utrzymywanie relacji agencja-klient.

Nie wystarczy już być najlepszą agencją w branży, klienci chcą być częścią tego procesu. W końcu to też ich projekty!

Żaden klient nie będzie podekscytowany ponowną współpracą z Tobą, jeśli nie miał świetnego doświadczenia z poprzednimi projektami. Istnieją setki agencji, które mogą zaoferować to, czego Ty nie możesz, dlatego posiadanie solidnego procesu współpracy ma kluczowe znaczenie w dzisiejszej przestrzeni agencji.

Przygotowaliśmy listę pięciu najlepszych wskazówek, których nauczyliśmy się podczas pracy z klientami typu agencyjnego w Teamwork.

Oto, co możesz teraz zrobić.

1. Opracuj kompleksowy proces onboardingu

Wszystkie dobre relacje wymagają solidnego fundamentu. Dlatego opracowanie kompleksowego procesu onboardingu powinno być pierwszym krokiem w Twojej relacji agencja-klient.

Aby zapewnić najlepszą możliwą współpracę, proces onboardingu wyjaśnia wszystkie szczegóły dotyczące projektu klienta, w tym:

• Cele projektu, produkty i rezultaty
• Wytyczne marki, rynek docelowy i persony nabywców klientów
• Role i obowiązki zarówno agencji, jak i klienta
• Strategia projektu, kamienie milowe i terminy
• Oczekiwania dotyczące komunikacji i współpracy (w tym onboarding do dowolnych narzędzi, z których korzysta Twoja agencja)

Dopracowanie szczegółów od samego początku sprawia, że ​​wszyscy są na tej samej stronie i pomaga budować zaufanie między obiema stronami.

Agencje, które pielęgnują relacje z klientami, rozumieją, co sprawia, że ​​ich klient jest wyjątkowy. Następnie mogą wykorzystać te spostrzeżenia, aby stworzyć i zrealizować najlepszy możliwy projekt.

Inwestowanie w oprogramowanie do zarządzania pracą, takie jak Teamwork, pozwala agencjom na budowanie silniejszych relacji współpracy z klientami od samego początku.

Dzięki szablonowi wprowadzającemu klienta Teamwork możesz tworzyć dostosowane doświadczenia wprowadzające, które zapewnią wszystkim solidne podstawy do pracy i pomogą nowym klientom mieć pewność, że Twoja agencja była właściwym wyborem.

Dodatkowo, dzięki nieograniczonej liczbie użytkowników klientów, dołączasz swoich klientów do platformy, aby zapewnić lepszą współpracę, widoczność projektu i ogólną produktywność, a wszystko to bez dodatkowych kosztów.

Te proste rzeczy zapewniają Twoim klientom najlepsze doświadczenia, które ostatecznie sprawią, że będą wracać ponownie.

2. Jasno określ, z kim musisz współpracować (i kiedy)

Przy tak dużej liczbie ruchomych części trudno jest określić, kto jest odpowiedzialny za to, co jest w każdym projekcie. Dodaj wiele projektów w ramach jednego zespołu, a sprawy nagle staną się trudne.

Po obu stronach będą ludzie, którzy muszą być zaangażowani na każdym etapie procesu współpracy. Jednak nie wszyscy muszą być zaangażowani przez cały czas.

W zależności od projektu, niektóre osoby są zawsze współpracownikami, podczas gdy inne są biernymi współtwórcami.

Na przykład spójrzmy, co jest potrzebne do kampanii marketingowej rebrandingu. Prawdopodobnie masz kilku kluczowych interesariuszy z zespołu marketingowego, takich jak marketingowcy marek i produktów. Ci ludzie byliby stałymi współpracownikami.

Współtwórcami pasywnymi mogą być dyrektor generalny, dyrektor operacyjny lub współzałożyciele firmy. Chociaż niekoniecznie potrzebują wszystkich tajników pracy, będą musieli być kluczowymi decydentami.

Ustalenie jasnych punktów kontaktowych dla każdego projektu będzie miało pozytywny wpływ na współpracę i komunikację, jednocześnie zmniejszając wąskie gardła.

3. Ustal szczegółowe oczekiwania na wczesnym etapie projektu

Każda relacja robocza ma oczekiwania, potrzeby i pragnienia. Relacje agencja-klient nie różnią się od prowadzenia biznesu online lub obsługi klientów

W wielu sytuacjach oczekiwania pomagają popychać projekty do przodu, wyznaczać kierunki pracy i wspomagać proces twórczy dla Twojego zespołu.

Ale kiedy oczekiwania się załamują, osąd sprowadza się do założenia, że ​​druga strona właściwie zrozumiała pragnienia i potrzeby.

Jeśli te oczekiwania nie są odpowiednio przekazywane, rozumiane lub zarządzane, prowadzi to do uszkodzenia relacji między Twoją agencją a klientem. Co najważniejsze, może to spowodować utratę tego klienta.

Aby prawidłowo zarządzać oczekiwaniami, ważne jest, aby w pełni udokumentować potrzeby i pragnienia klienta oraz regularnie je komunikować. Ustal oczekiwania na wczesnym etapie procesu, upewnij się, że są one realistyczne dla Twojego zespołu.

Jeśli oznacza to regularne powracanie do tych decyzji podczas rozmów kontrolnych z menedżerami konta, to niech tak będzie. Tak ważne jest, aby prowadzić wyczerpującą ewidencję każdego etapu projektu i zapewnić, że wszystkie linie komunikacji są otwarte.

4. Wyznacz granice i zarys praktyk komunikacyjnych

Różni klienci mają różne oczekiwania co do sposobu komunikacji z Twoją agencją.

Niektórzy uwielbiają podejście bez użycia rąk, które pozwala agencji pracować tak, jak chcesz, przy ograniczonych interakcjach.

Inni klienci dają się ponieść emocjom, oczekując ciągłych aktualizacji lub czasu reakcji w ciągu minuty, nawet jeśli jesteś w innej strefie czasowej.

Wszyscy tam byliśmy. Więc jakie jest rozwiązanie? Musisz nakreślić metody komunikacji dla swoich klientów.

Posiadanie odpowiednich narzędzi do zarządzania liniami komunikacji jest niezbędne. Jednak dzięki zautomatyzowanym usługom dla zgłoszeń poza godzinami pracy zapewniasz klientom zrozumienie, że odpowiedź nie będzie natychmiastowa.

SimpleTexting oferuje wiadomości o nieobecności, funkcję, która włącza automatyczną odpowiedź, gdy klient próbuje skontaktować się z pracownikami poza godzinami pracy. Posiadanie bariery tak prostej jak automatyczna odpowiedź eliminuje niezręczność powtarzania oczekiwań komunikacyjnych.

Teraz masz prostszy sposób na zachęcenie klientów do zaakceptowania ustalonych wytycznych i terminów udzielania odpowiedzi.

Kolejną wielką zaletą SimpleTexting są wirtualne numery telefonów, które pozwalają pracownikom uniknąć udostępniania swoich danych osobowych klientom. Wszystkie wiadomości mogą pochodzić z jednej platformy, bezpośrednio z komputera stacjonarnego, laptopa, a nawet urządzenia mobilnego.

W przypadku przychodzących wiadomości e-mail Teamwork Desk oferuje godziny pracy. Podobnie jak w przypadku wiadomości tekstowych SimpleTexting, możesz mapować godziny pracy firmy jako zmienną połączoną z gotowymi odpowiedziami i automatycznymi odpowiedziami.

Dzięki temu klienci wiedzą, kiedy Twój zespół będzie mógł odpowiadać na prośby.

5. Komunikuj się, dokumentuj, komunikuj się

W przypadku wszystkich działań związanych ze współpracą marketingową często jest trudno (a nawet opodatkować) nadążyć za dokumentowaniem lub przekazywaniem wszystkich informacji o procesie.

Za każdym razem, gdy coś jest udostępniane klientowi, na przykład wpis na blogu, dołącz komunikację z klientem do swojej listy kontrolnej do wydania. Wyślij im aktualizację z docelowym słowem kluczowym, linkiem do bloga i oczekiwanymi wynikami.

Włączenie komunikacji w proces współpracy daje klientom zaufanie do Twojej agencji.

Zadbaj o to, aby dokumentować wszystkie kluczowe procesy, komunikację lub wspólne wysiłki, aby usprawnić i strategicznie przebiegać przepływ pracy. Zrobienie tego przez e-mail po prostu nie wystarczy,

Jednak korzystanie ze scentralizowanego centrum dostępu dla zespołu i klientów pomaga utrzymać wszystkie strony na tej samej stronie. Pomogłyby w tym narzędzia takie jak Google Suite, Teamwork Spaces czy Confluence.

I na koniec, świętuj wszelkie sukcesy ze swoimi klientami. Świetna komunikacja to także możliwość rozmowy o wygranych, aby podekscytować swoich klientów.

Czy wcześnie zakończyłeś duży projekt? Osiągnąłeś cel roczny wcześniej niż oczekiwano?

Włącz swojego klienta w uroczystość, procesy współpracy, które wdrożyłeś, zapewniły, że pracowali razem, aby tak się stało.

Ogólna współpraca z klientem

Wyznaczanie i utrzymywanie granic od samego początku tworzy realistyczne oczekiwania i pozwala lepiej zarządzać wieloma projektami jednocześnie.

Chodzi o to, aby ułatwić życie zarówno tobie, jak i klientowi, aby nikt nie pozostał w ciemności. Zastosuj nasze pięć wskazówek, aby zapewnić płynny proces współpracy i zapewnić powrót klientów.