Jak wybrać najlepszą aplikację do komunikacji korporacyjnej

Kiedy COVID-19 zamknął biura w całym kraju, odsetek zdalnych pracowników w USA wzrósł z 31% do 62% w ciągu zaledwie trzech tygodni! Gdy sale konferencyjne zamieniały się w salony, przełożeni starali się znaleźć sposoby na dotarcie do swojego zespołu.

Ale ten wzrost zainteresowania aplikacjami do komunikacji wewnętrznej nie jest wielką niespodzianką. 60% firm nie ma długoterminowej strategii komunikacji wewnętrznej.

Nic dziwnego, dlaczego 74% pracowników ma wrażenie, że tracą informacje o firmie.

Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, nigdy nie było lepiej zainwestować w narzędzie do długoterminowej komunikacji wewnętrznej.

Co to jest aplikacja do komunikacji korporacyjnej?

Od intranetów dla pracowników po aplikacje do czatów innych firm — aplikacje komunikacyjne dla firm mają różne kształty i rozmiary.

Aplikacja do komunikacji korporacyjnej to przestrzeń, w której pracownicy mogą rozmawiać i udostępniać informacje lub pliki poza pocztą e-mail lub rozmowami telefonicznymi.

Popularność tych aplikacji wynika po części ze zwiększonego nasycenia naszych skrzynek odbiorczych. Przeciętny pracownik otrzymuje 121 e-maili dziennie. Dzięki niepotrzebnym przekazom marketingowym przemieszanym z informacjami informacyjnymi, łatwo jest zgubić ważne informacje.

Włóż w nową rzeczywistość, którą 80% światowej siły roboczej identyfikuje jako pracownicy mobilni, którzy pracują w ruchu, a zapotrzebowanie na bardziej wszechstronne narzędzia komunikacyjne jest większe niż kiedykolwiek.

Czego szukać w platformie komunikacyjnej Twojej firmy

Praktycznie każdy blog na ten temat jest zgodny. Przy wyborze odpowiedniego narzędzia należy wziąć pod uwagę dwie kwestie.

• Twój budżet
• Wielkość Twojej firmy

Dlatego podsumowaliśmy trzy najlepsze narzędzia dla każdej z rozważanych kategorii, przeprowadziliśmy test i zebraliśmy wszystkie nasze przemyślenia poniżej.

Najlepsze aplikacje do komunikacji korporacyjnej oparte na budżecie

1. Najdroższe: mrugnięcie

Przy zaledwie 3,40 USD miesięcznie na użytkownika, Blink jest jedną z najbardziej przystępnych cenowo i wszechstronnych aplikacji angażujących pracowników. Łączy wiadomości w miejscu pracy, wewnętrzne kanały firmy i przechowywanie w chmurze, a wszystko to w jednym markowym portalu. Jako intranet dla pracowników, Blink działa zarówno na komputerach stacjonarnych, jak i mobilnych, aby pomieścić pracowników poza biurem.

Po zarejestrowaniu się na bezpłatny okres próbny pierwszą rzeczą, jaką zauważyłem, było to, że pulpit nawigacyjny działa podobnie do platform mediów społecznościowych. Udało mi się tworzyć posty widoczne dla wszystkich i wysyłać wiadomości do określonych grup/osób.

Na każdym z moich postów ludzie mogli komentować, „polubić” i kontynuować wątki dyskusji tuż pod oryginalną wiadomością. Równie łatwo było udostępniać zdjęcia, linki, filmy i ankiety w moim kanale.

Kolejną świetną funkcją, którą znalazłem, był przycisk alertu priorytetowego, który wymagał od członków zespołu kliknięcia przycisku w poście, potwierdzającego, że widzieli wiadomość. Prosty, ale skuteczny środek rozliczalności.

Zintegrowanie mojego pulpitu nawigacyjnego z narzędziami takimi jak Google czy Office 365 było również dość proste. Rozmawiamy po mojej stronie o mniej niż 30 sekund pracy.

Ogólnie rzecz biorąc, Blink zapewniał wartość przekraczającą ich cenę i widzę, że działa dobrze w różnych branżach i firmach różnej wielkości!

2. Najłatwiejszy w użyciu: proste wysyłanie SMS-ów

Chociaż nie jest to pełny intranet dla pracowników, SimpleTexting zapewnia sposób na utrzymanie całej firmy w pętli za pomocą wiadomości tekstowych. Przy 95% tekstów czytanych w ciągu 3 minut, alerty tekstowe są jednym z najszybszych i najskuteczniejszych sposobów komunikacji z pracownikami.

Większość aplikacji komunikacyjnych pobiera opłaty za użytkownika, ale SimpleTexting pobiera opłaty za liczbę wysłanych wiadomości. To sprawia, że ​​jest to niezwykle przystępne cenowo, jeśli przewidujesz używanie aplikacji do komunikacji firmowej tylko do okazjonalnego alertu. (A jeśli ilość wiadomości rośnie, cena za tekst spada.).

Ponieważ jest to nasz produkt, nie chciałem być zbyt stronniczy w kwestii mojego doświadczenia na platformie. Zamiast tego skieruję Cię do kilku studiów przypadku, aby dowiedzieć się, w jaki sposób SMS obsługuje wewnętrzną sieć komunikacyjną dwóch różnych firm.

• Tekst NAPA Auto Parts umożliwia regionalnym centrom dystrybucji w czterech stanach — i rozwija się!
• NHC zarządza swoimi 50 lokalizacjami za pośrednictwem jednej platformy SMS

3. Najdroższe: burza na żywo

Livestorm koncentruje się na przesyłaniu strumieniowym wideo i konferencjach. Ich program może obejmować wydarzenia tak małe, jak spotkania i szkolenia online, tak duże, jak konferencje. Za 120 USD miesięcznie jest to jedno z najdroższych narzędzi na tym rynku.

Od razu po zarejestrowaniu się na darmowy okres próbny zauważyłem, że ta platforma jest bardzo skoncentrowana na wydarzeniach. Twój pulpit nawigacyjny zawiera pasek statystyk dotyczących liczby odbytych spotkań, liczby uczestników, minut na spotkaniach itp.

Odkryłem również, że sam produkt zapewnia wiele takich samych funkcji jak Zoom, z opcją bardziej profesjonalnego oznakowania spotkań i wydarzeń zgodnie z Twoją działalnością. Chociaż Zoom jest znacznie tańszą alternatywą, wydaje się, że produkt jest leasingowany. Livestorm ma wrażenie, że naprawdę daje Twojej firmie własne wirtualne biuro.

W cenie usługi byłem nieco zaskoczony brakiem funkcji czatu czy powiadomień push. Jednak platforma była bardzo czysta, funkcjonalna, a wartość jest absolutnie dostępna, jeśli potrzebujesz narzędzia do komunikacji zewnętrznej i wewnętrznej. Dla firmy zajmującej się spotkaniami, Livestorm wydaje się świetnym sposobem na katalogowanie i ułatwienie dużych obrotowych drzwi wydarzeń.

4. Najbardziej skalowalny: Slack

Slack to jedno z najbardziej znanych narzędzi komunikacji wewnętrznej na rynku. Używamy go z naszym zespołem.

Jeśli nie znasz, Slack to platforma do komunikacji w miejscu pracy, która umożliwia grupowanie pracowników według zespołów, prowadzenie rozmów głosowych i wideo, udostępnianie plików i integrację z narzędziami innych firm, takimi jak Dokumenty Google.

Slack oferuje bezpłatną wersję swojej usługi z możliwością wysłania do 10 000 wiadomości w ramach Twojego zespołu. Stamtąd ceny rosną do 6,67 USD miesięcznie dla firm o standardowej wielkości i 12,50 USD miesięcznie dla większych organizacji. Dostosowanie planu w oparciu o rosnący (lub kurczący się zespół) jest proste, ponieważ każdy poziom cenowy ma dużą swobodę w zakresie specyfikacji.

Z własnego doświadczenia uważam, że Slack jest jednym z najskuteczniejszych narzędzi komunikacji w miejscu pracy dla tradycyjnych pracowników biurowych. Ma dużo miejsca na codzienny dialog, a także możliwość zapisywania, tworzenia zakładek i wyszukiwania wcześniejszej komunikacji.

5. Najlepsze dla małych firm: Zoho Cliq

Podobnie jak Slack, Zoho Cliq to usługa przesyłania wiadomości w czasie rzeczywistym. Mają wiele takich samych funkcji, w tym kanały, indywidualne wiadomości, połączenia audio/wideo i historię czatów z możliwością przeszukiwania.

Powodem, dla którego czułem, że Zoho jest lepszym narzędziem dla małej firmy, jest liczba dodatkowych możliwości zawartych w jednym programie.

Pakiet biurowy Zoho oferuje kilka różnych produktów zwiększających produktywność a la carte, a ich mnóstwo jest dostępnych za darmo jako widżety w Cliq. Na przykład ich narzędzie kalendarza, generator raportów wydatków, magazyn do udostępniania plików, narzędzia do przetwarzania płatności i inne. Dla firm, które chcą rozciągnąć pieniądze, Zoho Cliq zapewnia wiele funkcji.

Jako poświęcenie dla wszystkich dodatków, poczułem, że ich deska rozdzielcza była trochę zagracona w porównaniu do Slacka. I mogę sobie wyobrazić, że przy dużym katalogu pracowników może być trochę trudno nadążyć! Ale dla mniejszej firmy może to idealnie pasować.

4. Najlepsze dla dużych firm: Microsoft Teams

Jednym z największych konkurentów Slacka jest Microsoft Teams. A walka o to, które z nich jest najlepszym narzędziem, może stać się dość polaryzacyjna (albo kochasz jedno, a nienawidzisz drugiego, lub odwrotnie). Podobnie jak Slack, Teams to aplikacja oparta na chmurze, która skupia się na trzech głównych aspektach: czacie, spotkaniach i udostępnianiu plików.

Dlaczego ostatecznie zdecydowałem, że usługa Teams lepiej pasuje do większych organizacji, wszystko sprowadza się do tego, że usługa Teams ma znacznie większą pojemność na spotkania w całej firmie. Możesz gościć do 10 000 uczestników w swojej organizacji lub poza nią!

Chociaż ostatecznie uważam, że Slack ma lepszy UX, sprowadza się to do indywidualnych preferencji. W przypadku dużej firmy usługa Teams oferuje niemal identyczną funkcjonalność ze Slackiem z mniejszą liczbą ograniczeń.

Wrogiem wszelkiej udanej komunikacji korporacyjnej jest dezorganizacja. A kiedy zostawisz całą swoją korespondencję na e-mail, szansa, że ​​informacje wpadną przez szczeliny, gwałtownie rośnie.

Zorganizowana przestrzeń do spotkań i czatów nie tylko pozwala zaoszczędzić cenny czas, ale także może pomóc Twojemu zespołowi poczuć się połączonym, przygotowanym i pozytywnie nastawionym.