8 sprawdzonych praktyk zarządzania zapasami w e-commerce

Oprócz dopracowania sklepu internetowego — ułatwiania nawigacji po strukturze witryny, tworzenia ofert promocyjnych lub innych kampanii sprzedażowych — musisz kontrolować i utrzymywać to, co niewidoczne dla klientów, ale niezbędne do ich zadowolenia: zapasy.

W tym poście omówimy najlepsze praktyki zarządzania zapasami i najczęstsze wyzwania. Zanim zagłębimy się, najpierw zdefiniujmy zarządzanie zapasami i jego główne koncepcje oraz zbadajmy różne techniki stosowane przez firmy e-commerce.

Co to jest zarządzanie zapasami?

Zarządzanie zapasami oznacza przechowywanie, organizowanie i transportowanie zapasów , które obejmują zarówno same produkty, jak i materiały potrzebne do produkcji i konserwacji produktów. Systemy zarządzania zapasami śledzą liczbę towarów i materiałów na różnych etapach produkcji i sprzedaży, a także ich cechy: wymiary, wagę, temperaturę, sezonowość lub cokolwiek innego, co jest istotne dla firmy.

Celem każdej firmy e-commerce w zakresie zarządzania zapasami jest minimalizacja kosztów związanych z przechowywaniem, śledzeniem i dostarczaniem produktów . Oznacza to zrozumienie popytu i utrzymywanie poziomów zapasów, które są zarówno wystarczające do zaspokojenia tego popytu, jak i przystępne do przechowywania i utrzymania.

Aby uprościć terminologię, zapasy odnoszą się nie tylko do produktów, które sprzedajesz w swoim sklepie, ale także do materiałów, których używasz do tworzenia tych produktów. Z kolei stan magazynowy dotyczy tylko Twoich wyrobów gotowych .

Zapasy można podzielić na 4 główne kategorie: towary surowe (materiały używane do produkcji i/lub obecne w produktach), produkcja w toku (towary częściowo gotowe), towary gotowe (magazyny dostępne do zakupu) oraz MRO (konserwacja, naprawa i eksploatacja towarów, które nie są częścią produktów końcowych).

Jeśli nie zajmujesz się produkcją i odsprzedajesz już wyprodukowane produkty, Twoje zapasy mogą obejmować narzędzia do pakowania i konserwacji magazynu. Jeśli w ogóle nie zajmujesz się magazynami — powiedzmy, że stworzyłeś firmę dropshipping — nie musisz przejmować się ani zapasami, ani zarządzaniem zapasami; wystarczy znaleźć wiarygodnego dostawcę.

Jakie są techniki zarządzania zapasami?

Istnieją 3 najpopularniejsze podejścia: FIFO (pierwsze przyszło-pierwsze wyszło), LIFO (ostatnie przyszło-pierwsze wyszło) i JIT (dokładnie na czas). Ich nazwy są dość oczywiste: FIFO oznacza najpierw sprzedaż najstarszych akcji, LIFO oznacza robienie inaczej, a JIT oznacza utrzymywanie maksymalnie niskich poziomów wszystkich akcji.

Technika „pierwsze weszło pierwsze wyszło” jest zwykle uznawana za najbardziej rozsądną, ponieważ pomaga zminimalizować przechowywanie produktów, których nie można sprzedać (które straciły ważność, zużyły się, wyszły z mody itp.). Technika „ostatnie weszło, pierwsze wyszło” jest uzasadniona, jeśli stale kupujesz określone zapasy, a ich cena stale rośnie, co sprawia, że ​​najnowsze zapasy są dla Ciebie najdroższe. Podejście „dokładnie na czas” może działać dobrze, jeśli ściśle współpracujesz z dostawcami i możesz na nich polegać.

Korzyści z wydajnego zarządzania zapasami

Właściwa obsługa zapasów, zwłaszcza zautomatyzowana za pomocą narzędzi oprogramowania do zarządzania zapasami, może pomóc w osiągnięciu następujących celów:

• Minimalizacja kosztów magazynowania. Im więcej przedmiotów masz w magazynie (lub kilku), tym więcej musisz za nie zapłacić, podczas gdy nie dają ci w zamian żadnych pieniędzy.

• Eliminacja martwego inwentarza i psucia się. Jeśli sprzedajesz towary łatwo psujące się (takie, które mają datę ważności) lub produkty, które z czasem mogą stać się nieistotne (na przykład poza sezonem), ważne jest, aby śledzić, jak radzą sobie z klientami, aby nie pozostawione z dużą ilością przeterminowanych lub martwych zapasów. Systemy zarządzania zapasami mogą pomóc w kontrolowaniu tych parametrów i ustalaniu priorytetów dla takich produktów, zanim staną się niesprzedawane.

• Eliminacja błędów. Jeśli zawsze jesteś na bieżąco z ilością posiadanych zapasów i połączyłeś te dane ze swoim sklepem internetowym w czasie rzeczywistym, nie napotkasz problemów z zamawianiem przez klientów tego, czego nie masz (co może skutkować utrudnieniami w komunikacji i zmniejszona satysfakcja klienta).

Aby zsynchronizować śledzenie zapasów ze swoim sklepem internetowym, użyj aplikacji inwentaryzacyjnych, które będą wysyłać Ci alerty o niskim stanie zapasów lub umożliwić odwiedzającym subskrypcję powiadomień o zwrocie zapasów.

• Przyspieszenie realizacji zamówień. Zarządzanie zapasami odbywa się zgodnie z dostawami zamówień, a im bardziej efektywne jest to pierwsze, tym szybsze jest to drugie. Biorąc pod uwagę, że szybkość dostawy jest jednym z najbardziej palących problemów i najszybciej rosnących wymagań klientów, nie chcesz tego przegapić.

• Wgląd w popularność produktów i niezawodność dostawców. Posiadanie danych na temat najwolniejszego i najszybciej poruszającego się asortymentu pomoże Ci zrozumieć, jakie rodzaje produktów sprzedawać aktywniej, a jakich unikać. Ponadto spostrzeżenia dotyczące zarządzania zapasami mogą pomóc w ocenie relacji z różnymi dostawcami.

Największe wyzwania w zarządzaniu zapasami w e-commerce

Oto 3 najczęstsze wyzwania, które komplikują zarządzanie zapasami:

• Niedokładne raporty. Synchronizacja wszystkich danych może być trudna, zwłaszcza jeśli masz wiele lokalizacji magazynowych i wielu dostawców. Niedokładne poziomy zapasów mogą negatywnie wpłynąć na wrażenia klientów w Twoim sklepie: jeśli nie zobaczą, ile produktów jest dostępnych, mogą kupić więcej niż masz, a następnie się rozczarować.

• Ograniczenia łańcucha dostaw. Coś może się nie udać podczas produkcji lub przechowywania produktu. Jeśli tak, powinieneś mieć narzędzia, aby natychmiast się o tym dowiedzieć i zareagować na problem: zamawiać więcej produktów, przemyśleć relacje z dostawcami, usprawnić zarządzanie magazynem, komunikować problemy klientom itp.

• Zmiany w zapotrzebowaniu klientów. Powinieneś być przygotowany na nieoczekiwane wzrosty popytu. Pandemia sprawiła, że ​​wiele firm nauczyło się tej lekcji na własnej skórze: zawsze należy śledzić i prognozować popyt, ustalać poziomy „zapasów bezpieczeństwa” dla różnych produktów, aktualizować dane o zapasach w czasie rzeczywistym i stosować inne sprawdzone praktyki (omówimy więcej z nich nieco później).

Aby sprostać tym i innym wyzwaniom bez utraty klientów i wydawania dużych pieniędzy, powinieneś znaleźć najlepsze oprogramowanie do zarządzania zapasami dla swojej firmy i zastosować najlepsze praktyki branżowe. Sprawdźmy, które.

8 najlepszych praktyk zarządzania zapasami

Przygotowaliśmy listę najlepszych praktyk w zarządzaniu asortymentem, które pomogą Ci poprawić ogólną wydajność Twojego sklepu.

1. Zautomatyzuj procesy za pomocą oprogramowania do zarządzania zapasami

Nic dziwnego, że ręczne zarządzanie zapasami jest męczące i podatne na błędy. Jednak wiele firm nadal wykonuje przynajmniej część pracy ręcznie. Ostatni raport Shopify pokazuje, że automatyzacja procesów ręcznych znacznie wzrosła: na przykład aplikacje do zarządzania magazynem uzyskały prawie 200% więcej instalacji w 2021 r. w porównaniu z 2020 r.

Jeśli do prowadzenia sklepu używasz systemu takiego jak Shopify, masz kilka opcji automatyzacji:

1. Korzystanie z wbudowanych możliwości. Natywne zarządzanie zapasami Shopify obejmuje podstawowe funkcje, takie jak śledzenie, historia produktów, aktualizacje ilości itp. Może to wystarczyć, ale z trudem pokrywa potrzeby na dużą skalę i złożone procesy.
2. Korzystanie z aplikacji innej firmy. Istnieje wiele rozwiązań oprogramowania do zarządzania zapasami, takich jak Skubana lub RetailOps, zaprojektowanych do synchronizowania danych Twojego sklepu z danymi o zapasach.
3. Korzystanie z aplikacji Shopify do inwentaryzacji. Możesz wybierać spośród rozwiązań App Store, które oferują synchronizację zapasów w czasie rzeczywistym, śledzenie, integracje wielokanałowe itp.

2. Zlecenie realizacji

Outsourcing całości realizacji również może być dobrą opcją. Udowodniono, że 3PL (logistyka stron trzecich) obniża koszty i poprawia satysfakcję klientów w wielu branżach, w szczególności w e-commerce. Ponieważ coraz więcej firm decyduje się na outsourcing, rynek rozwiązań w zakresie realizacji zamówień rośnie: przewiduje się, że do 2028 r. osiągnie ponad 25 mln USD, stale rosnąc z 16 mln USD w 2021 r.

Realizacja outsourcingu może być korzystna, jeśli:

• Kierujesz się na wiele różnych lokalizacji i nie możesz prowadzić wielu magazynów, aby zapewnić szybką wysyłkę . Rozwiązanie innej firmy może mieć sieć magazynów do przechowywania produktów blisko klientów.
• Masz problem z połączeniem danych z różnych kanałów sprzedaży. Realizacja wielokanałowa może obsługiwać zamówienia złożone w Twojej witrynie, mediach społecznościowych lub innych platformach handlowych, automatyzując proces za Ciebie.
• Nie chcesz ogólnie zajmować się realizacją zamówienia. To jest strategia sama w sobie; jeśli znajdziesz niezawodnego partnera w zakresie realizacji zamówień, wyeliminujesz dużo pracy i będziesz mieć miejsce na inne zadania, które pomogą rozwinąć Twój biznes.

3. Zaplanuj swoją przyszłą sprzedaż za pomocą narzędzi prognostycznych

Nowoczesne narzędzia inwentaryzacyjne pozwalają na wiele zaawansowanych funkcjonalności, z których jedną jest prognozowanie popytu. Uzbrojony w dane, możesz zaprojektować swoją przyszłą sprzedaż w następujących krokach:

1. Określ okres, który musisz prognozować. Możesz zaplanować swoje potrzeby w zakresie zapasów na rok do przodu, na sezon lub miesiąc lub na dowolny inny okres, który ma dla Ciebie sens.
2. Analizuj swoje plany i trendy zakupowe. Rozważ wydarzenia sezonowe, jeśli mają one wpływ na rodzaj sprzedawanych produktów, planowane promocje i wzrost sprzedaży. Jeśli masz raporty dotyczące najwolniej i najszybciej zmieniających się zapasów, dadzą Ci one wgląd w to, na jakich produktach należy się skupić przy podejmowaniu decyzji o uzupełnieniu zapasów.
3. Przeanalizuj swój udział w rynku i konkurencję. Nowi gracze wchodzący na rynek lub zmiany nawyków zakupowych mogą wpłynąć na zamówienia Twojego sklepu, a w konsekwencji na Twoje potrzeby związane z zapasami.
4. Utwórz plan i harmonogram pozyskiwania zapasów od dostawców. Oprócz wszystkich wspomnianych danych, ważne jest, aby zrozumieć, ile czasu potrzebują producenci na wyprodukowanie zamówionych artykułów i jak odbędzie się transport do Twojego lub zewnętrznego magazynu.
5. W razie potrzeby dostosuj swoją prognozę. Załóżmy, że Twoja reklama generuje więcej konwersji niż podobna reklama z zeszłego roku, a Ty otrzymujesz nieoczekiwanie więcej zamówień. Aby zaspokoić zapotrzebowanie, musisz szybko zareagować.

Istnieje wiele rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji, które pomagają w planowaniu i prognozowaniu zapasów, a raport McKinsey pokazuje, że zastosowanie jednego z nich może poprawić kontrolę zapasów o 35%. Wyszukaj najlepsze oprogramowanie do zarządzania zapasami, które pozwoli Ci zaoszczędzić czas i pieniądze dzięki dokładnemu przewidywaniu zapotrzebowania. Jeśli prowadzisz sklep Shopify, możesz wybierać spośród aplikacji inwentaryzacyjnych z funkcją prognozowania — na przykład Stockbot.

4. Ustaw minimalne stany magazynowe

Minimalne, czyli PAR (Periodic Automatic Replacement) zapasy określają ilość produktu, który powinieneś mieć w dowolnym momencie. Tę ilość można również nazwać zapasem bezpieczeństwa.

Warto ustawić te minimalne poziomy dla sprzedawanych przedmiotów i sprawdzać je raz w roku lub częściej. Ustaw i dostosuj poziomy PAR w oparciu o popularność produktu i procesy logistyczne: ważne jest, aby wziąć pod uwagę zarówno to, jak dobrze się sprzedaje i jak szybko można go uzupełnić.

5. Kategoryzuj swój ekwipunek na podstawie jego wartości

Istnieją różne podejścia do kategoryzacji zapasów. Po pierwsze, jeśli masz do czynienia nie tylko z gotowymi wyrobami, musisz kategoryzować i oddzielnie śledzić materiały używane do produkcji i przechowywania. Jeśli chodzi o same akcje, możesz skorzystać z analizy ABC:

1. Oblicz liczbę sprzedanych przedmiotów i koszt jednostkowy, aby określić wartość zużycia.
2. Wymień wszystkie swoje produkty w kolejności malejącej wartości zużycia . Następnie oblicz procent tej wartości, jaką stanowi każdy produkt lub grupa produktów.
3. Podziel produkty na grupy A, B i C . Zazwyczaj produkty, które stanowią 80% całkowitej wartości konsumpcji, są produktami generującymi największe przychody. Oznacz je jako grupę A. Grupy B i C będą reprezentować odpowiednio pozostałe 15% i 5%.
4. Planuj uzupełnianie zapasów na podstawie danych ABC . Upewnij się, że zawsze masz wystarczającą ilość produktów A i możesz je szybko uzupełnić, a także nie nakładaj dodatkowych kosztów na przechowywanie dużej ilości produktów B i C.

6. Redystrybuuj zapasy bliżej klientów

Ciągle presja superszybkich dostaw zamówień. Według raportu Shopify, 60% konsumentów oczekuje, że zamówienia zostaną zrealizowane w ciągu 2 dni. Aby zagwarantować ten czas i zwiększyć odsetek dostaw tego samego dnia, powinieneś dystrybuować swoje zapasy bliżej klientów docelowych.

Analizuj dane oparte na lokalizacji i rozważ utrzymywanie zapasów blisko stref wysyłki najbardziej aktywnych klientów. Jeśli prowadzisz zarówno online, jak i offline, możesz również stworzyć przestrzeń hybrydową, która służy jednocześnie jako punkt sprzedaży i centrum realizacji. Badania pokazują, że przekształcenie lokalizacji detalicznej w punkt małej realizacji zamówień zmniejsza koszty ostatniej mili nawet o 60%.

7. Mieć plan awaryjny i regularne audyty

W rzeczywistości procesy łańcucha dostaw są podatne na kryzysy. Jeśli wystąpi problem — na przykład lokalizacja magazynu przestaje działać, a niektóre produkty ulegają zepsuciu lub dostawca wycofuje się z działalności, gdy zamówienia są już złożone — musisz mieć plan awaryjny.

Może obejmować możliwe scenariusze zakłóceń, które mogą mieć wpływ na Twoją działalność, opisywać wszystkie dostępne opcje transportu i magazynowania lub dodatkowo do nich się odwoływać, określać członków zespołu i partnerów, którzy będą odpowiedzialni za planowanie awaryjne i uzupełnianie zapasów itp.

Pomaga również w przeprowadzaniu regularnych audytów inwentaryzacyjnych. Możesz ocenić warunki przechowywania i transportu, istniejące kategorie zapasów i inne aspekty. Jeśli chodzi o kontrolę ilościową, możesz przeprowadzić pełną inwentaryzację lub inwentaryzację cykli: ta ostatnia oznacza harmonogram rotacyjny, w którym każdy produkt lub grupa produktów jest sprawdzana w określonym przedziale czasu.

8. Utrzymuj jasną i proaktywną komunikację z dostawcami

Niezbędna jest przejrzysta komunikacja z dostawcami. Wszystko, co powiedzieliśmy o prognozie popytu, redystrybucji zapasów lub planowaniu awaryjnym, w dużej mierze zależy od twoich relacji z dostawcami. Powinieneś zawsze być na tej samej ścieżce z planami zapasów i realizacji, możliwym ryzykiem, celami krótko- i długoterminowymi itp.

Sensowne jest również ponowne oszacowanie współpracy w oparciu o zadowolenie własne i klientów. Bądź proaktywny, jeśli zauważysz coś, co można poprawić w łańcuchu dostaw, i poinformuj o tym, zanim doświadczysz jakichkolwiek negatywnych skutków. 44% firm twierdzi, że inwestuje w poprawę współpracy z partnerami w łańcuchu dostaw.

Jeśli współpracujesz z wieloma dostawcami, możesz kategoryzować ich na podstawie ich wpływu na Twoje przychody, lokalizację lub inny parametr i odpowiednio budować komunikację.

Zarządzaj zapasami z myślą o klientach

Każda technika lub cel związany z zarządzaniem zapasami powinien być zgodny z satysfakcją klienta. Przede wszystkim zawsze kalibruj swoje cele z trendami zakupowymi w sklepie, opiniami i potrzebami klientów.

Dzięki narzędziom do automatyzacji, które pasują do wielkości i celów Twojej firmy — niezależnie od tego, czy korzystasz z usług zewnętrznych dostawców, czy korzystasz z systemu zarządzania zapasami wraz z innymi źródłami — możesz uzyskać lepszą kontrolę nad zapasami i ogólnie lepszą realizację zamówień.