8 ممارسات مثبتة لإدارة المخزون في التجارة الإلكترونية

إلى جانب تلميع متجرك عبر الإنترنت - مما يجعل من السهل التنقل في بنية الموقع ، أو إنشاء عروض بيع أو حملات مبيعات أخرى - تحتاج إلى التحكم في ما هو غير مرئي للعملاء والمحافظة عليه ولكنه ضروري لإرضائهم: المخزون.

في هذا المنشور ، سنناقش أفضل الممارسات لإدارة المخزون والتحديات الأكثر شيوعًا. قبل أن نتعمق ، دعنا أولاً نحدد إدارة المخزون ومفاهيمها الرئيسية واستكشاف التقنيات المختلفة التي تستخدمها شركات التجارة الإلكترونية.

ما هي ادارة المخزون؟

تتضمن إدارة المخزون تخزين وتنظيم ونقل المخزون الذي يشمل كل من المنتجات نفسها والمواد اللازمة لإنتاج المنتجات وصيانتها. تتبع أنظمة إدارة المخزون عدد السلع والمواد في مراحل مختلفة من الإنتاج والمبيعات ، بالإضافة إلى خصائصها: الأبعاد ، والوزن ، ودرجة الحرارة ، والموسمية ، أو أي شيء آخر ذي صلة بالعمل.

هدف كل شركة تجارة إلكترونية مع إدارة المخزون هو تقليل التكاليف المرتبطة بتخزين المنتجات وتتبعها وتسليمها . إنه يعني فهم الطلب والاحتفاظ بمستويات المخزون التي تكون كافية لتلبية هذا الطلب وبأسعار معقولة للتخزين والصيانة.

‍

لتصويب المصطلحات ، يشير المخزون ليس فقط إلى المنتجات التي تبيعها في متجرك ولكن أيضًا إلى المواد التي تستخدمها لإنشاء تلك المنتجات. في المقابل ، يشير المخزون فقط إلى البضائع الجاهزة الخاصة بك .

يمكن تقسيم المخزون إلى 4 فئات رئيسية: السلع الخام (المواد المستخدمة في الإنتاج و / أو الموجودة في المنتجات نفسها) ، والعمل الجاري (السلع الجاهزة جزئيًا) ، والسلع التامة الصنع (المخزون المتاح للشراء) ، و MRO (الصيانة ، إصلاح وتشغيل البضائع التي ليست جزءًا من المنتجات النهائية).

إذا كنت لا تتعامل مع التصنيع وتعيد بيع المنتجات المصنوعة بالفعل ، فقد يتضمن مخزونك أدوات التعبئة والتغليف وصيانة المستودعات. إذا كنت لا تتعامل مع المستودعات على الإطلاق - لنفترض أنك أنشأت شركة دروبشيبينغ - فلن تحتاج إلى عناء إدارة المخزون أو المخزون ؛ يكفي العثور على مورد موثوق.

ما هي تقنيات إدارة المخزون؟

هناك 3 طرق شائعة: FIFO (أول ما يصرف أولاً) ، LIFO (آخر ما يخرج أولاً) ، و JIT (في الوقت المناسب). أسماءهم تشرح نفسها بنفسها إلى حد كبير: FIFO تعني بيع أقدم الأسهم أولاً ، وتعني LIFO القيام بخلاف ذلك ، وتعني JIT الحفاظ على الحد الأقصى من المستويات المنخفضة لجميع الأسهم.

عادةً ما يتم التعرف على أسلوب الوارد أولاً يصرف أولاً على أنه الأسلوب الأكثر منطقية لأنه يساعد في تقليل تخزين المنتجات غير القابلة للبيع (التي انتهت صلاحيتها ، أو تآكلت ، أو خرجت من الطراز ، وما إلى ذلك). يكون أسلوب الوارد أولاً يصرف أولاً له ما يبرره إذا كنت تشتري باستمرار مخزونًا معينًا وسعره في ارتفاع مستمر ، مما يجعل السهم الأحدث هو الأغلى بالنسبة لك. قد يعمل النهج في الوقت المناسب بشكل جيد إذا كنت تتعاون عن كثب مع الموردين ويمكنك الاعتماد عليهم.

فوائد إدارة المخزون القوية

يمكن أن تساعدك المعالجة السليمة للمخزون ، خاصة عند التشغيل الآلي بمساعدة أدوات برنامج إدارة المخزون ، في تحقيق ما يلي:

• تقليل تكاليف التخزين. كلما زاد عدد العناصر الموجودة في المستودع (أو المستودعات المتعددة) ، زاد المبلغ الذي يتعين عليك دفعه مقابلها بينما لا يدر عليك أي أموال في المقابل.

• القضاء على المخزون الميت والفساد. إذا كنت تبيع سلعًا قابلة للتلف (تلك التي لها تاريخ انتهاء صلاحية) أو منتجات قد تصبح غير ذات صلة بمرور الوقت (الخروج من الموسم ، على سبيل المثال) ، فمن الضروري تتبع كيفية أدائها مع العملاء حتى لا تكون كذلك. تركت مع الكثير من المخزون منتهي الصلاحية أو الميت. يمكن أن تساعدك أنظمة إدارة المخزون في التحكم في هذه المعلمات وتحديد أولويات هذه المنتجات قبل أن تصبح غير قابلة للبيع.

• القضاء على الأخطاء. إذا كنت دائمًا على المسار الصحيح بشأن مقدار المخزون لديك وقمت بتوصيل هذه البيانات بمتجرك عبر الإنترنت في الوقت الفعلي ، فلن تواجه مشكلات مع العملاء الذين يطلبون ما ليس لديك (مما قد يؤدي إلى عقبات في الاتصال وانخفاض رضا العملاء).

لمزامنة تتبع المخزون مع متجرك عبر الإنترنت ، استخدم تطبيقات المخزون التي سترسل لك تنبيهات بالمخزون المنخفض أو تسمح للزائرين بالاشتراك في إشعارات المخزون.

• تسريع تنفيذ الطلبات. تتوافق إدارة المخزون مع عمليات تسليم الطلبات ، وكلما كانت الأولى أكثر فاعلية ، كانت الأخيرة أسرع. نظرًا لأن سرعة التسليم هي واحدة من أكثر المشكلات إلحاحًا ومتطلبات العملاء الأسرع نموًا ، فلا داعي لتفويت ذلك.

• رؤى حول شعبية المنتج وموثوقية المورد. سيساعدك الحصول على البيانات الخاصة بالمخزون الأبطأ والأسرع في فهم أنواع المنتجات التي يجب بيعها بشكل أكثر نشاطًا وتلك التي يمكن تجنبها. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تساعد رؤى إدارة المخزون في تقييم العلاقات مع الموردين المختلفين.

أكبر التحديات في إدارة مخزون التجارة الإلكترونية

فيما يلي التحديات الثلاثة الأكثر شيوعًا التي تعقد إدارة المخزون:

• تقارير غير دقيقة. قد يكون من الصعب مزامنة جميع البيانات ، خاصةً إذا كان لديك مواقع مستودعات متعددة وموردون متعددون. قد يؤدي وجود مستويات مخزون غير دقيقة إلى الإضرار بتجربة العملاء في متجرك: إذا لم يروا عدد العناصر المتاحة ، فقد يشترون أكثر مما لديك ثم يصابون بخيبة أمل.

• قيود سلسلة التوريد. قد يحدث خطأ ما في تصنيع المنتج أو تخزينه. إذا كان الأمر كذلك ، فيجب أن يكون لديك الأدوات اللازمة للتعرف عليها على الفور والعمل على حل المشكلة: طلب المزيد من المنتجات ، وإعادة التفكير في علاقات الموردين ، وتحسين إدارة المستودعات ، وإبلاغ العملاء بالمشكلات ، وما إلى ذلك.

• التحولات في طلب العملاء. يجب أن تكون مستعدًا لارتفاع الطلب غير المتوقع. جعل الوباء العديد من الشركات تتعلم الدرس بالطريقة الصعبة: يجب عليك دائمًا تتبع الطلب والتنبؤ به ، وتعيين مستويات "مخزون الأمان" للمنتجات المختلفة ، وتحديث بيانات المخزون في الوقت الفعلي ، واتباع الممارسات الأخرى التي أثبتت جدواها (سنغطي المزيد منهم بعد ذلك بقليل).

للتغلب على هذه التحديات وغيرها دون خسارة العملاء وإنفاق الكثير من المال ، يجب أن تجد أفضل برامج إدارة المخزون لعملك واعتماد أفضل الممارسات الصناعية. دعنا نستكشف أي منها.

8 أفضل الممارسات لإدارة المخزون

لقد قمنا بتجميع قائمة بأفضل الممارسات في إدارة المخزون والتي ستساعدك على تحسين الأداء العام لمتجرك.

1. أتمتة العمليات باستخدام برنامج إدارة المخزون

ليس من المستغرب أن تكون إدارة المخزون اليدوي متعبة وعرضة للأخطاء. ومع ذلك ، لا تزال العديد من الشركات تقوم ببعض الأعمال يدويًا على الأقل. يُظهر تقرير Shopify الأخير أن أتمتة العمليات اليدوية قد نمت بشكل كبير: على سبيل المثال ، اكتسبت تطبيقات إدارة المستودعات ما يقرب من 200 ٪ من عمليات التثبيت في عام 2021 مقارنة بعام 2020.

إذا كنت تستخدم نظامًا مثل Shopify لتشغيل متجرك ، فلديك عدة خيارات للأتمتة:

1. استخدام القدرات المدمجة. Native Shopify تشمل إدارة المخزون وظائف أساسية مثل التتبع ، وسجل العناصر ، وتحديثات الكمية ، وما إلى ذلك ، قد يكون ذلك كافيًا ، ومع ذلك لا يكاد يغطي الاحتياجات واسعة النطاق والعمليات المعقدة.
2. باستخدام تطبيق جهة خارجية. هناك الكثير من حلول برامج إدارة المخزون مثل Skubana أو RetailOps المصممة لمزامنة بيانات متجرك مع بيانات المخزون.
3. باستخدام جرد Shopify التطبيق. يمكنك الاختيار من بين حلول App Store التي توفر مزامنة المخزون في الوقت الفعلي ، والتتبع ، والتكامل متعدد القنوات ، وما إلى ذلك.

2. الاستعانة بمصادر خارجية للوفاء

يمكن أيضًا أن يكون الاستعانة بمصادر خارجية للوفاء الكامل خيارًا صالحًا. ثبت أن 3PL (الخدمات اللوجستية للطرف الثالث) تقلل التكاليف وتحسن رضا العملاء في العديد من الصناعات ، التجارة الإلكترونية على وجه الخصوص. مع المزيد من الشركات التي قررت الاستعانة بمصادر خارجية ، فإن سوق حلول التنفيذ آخذ في الارتفاع: من المتوقع أن يصل إلى أكثر من 25 مليون دولار بحلول عام 2028 ، وينمو باطراد من 16 مليون دولار في عام 2021.

يمكن أن يكون الوفاء بالاستعانة بمصادر خارجية مفيدًا إذا:

• أنت تستهدف الكثير من المواقع المختلفة ولا يمكنك تشغيل مستودعات متعددة لضمان سرعة الشحن . يمكن أن يحتوي حل الطرف الثالث على شبكة من المستودعات لتخزين منتجاتك بالقرب من عملائك.
• أنت تكافح لربط البيانات من قنوات البيع المختلفة. يمكن أن يتعامل الوفاء متعدد القنوات مع الطلبات التي يتم إجراؤها على موقعك أو الوسائط الاجتماعية أو الأسواق الأخرى ، مما يؤدي إلى أتمتة العملية نيابةً عنك.
• لا تريد التعامل مع تنفيذ الطلبات بشكل عام. هذه استراتيجية خاصة بها. إذا وجدت شريكًا موثوقًا للوفاء ، فستتخلص من الكثير من العمل وستتاح لك مساحة لمهام أخرى لتنمية عملك.

3. توقع مبيعاتك المستقبلية باستخدام أدوات التنبؤ

تسمح أدوات الجرد الحديثة بالعديد من الوظائف المتقدمة ، أحدها هو التنبؤ بالطلب. مسلحًا بالبيانات ، يمكنك توقع مبيعاتك المستقبلية في الخطوات التالية:

1. حدد الفترة التي تحتاج إلى توقعها. يمكنك توقع احتياجات مخزونك لسنة مقبلة ، لموسم أو شهر ، أو لأي فترة أخرى منطقية بالنسبة لك.
2. تحليل خططك واتجاهات الشراء. ضع في اعتبارك الأحداث الموسمية إذا كانت تؤثر على نوع المنتجات التي تبيعها والعروض الترويجية المخططة ونمو مبيعاتك. إذا كان لديك تقارير عن أبطأ وأسرع مخزون على يديك ، فسوف يعطيك نظرة ثاقبة على المنتجات التي يجب التركيز عليها عند اتخاذ قرار بشأن تجديد المخزون.
3. تحليل حصتك في السوق والمنافسة. قد يؤثر اللاعبون الجدد الذين يدخلون السوق أو يتغيرون في عادات الشراء على طلبات متجرك ، وبالتالي على احتياجات مخزونك.
4. قم بإنشاء خطة وجدول زمني للحصول على المخزون من الموردين. علاوة على جميع البيانات المذكورة ، من المهم فهم مقدار الوقت الذي يحتاجه المصنعون لإنتاج العناصر المطلوبة وكيف سيتم النقل إلى المستودع الخاص بك أو المستودع التابع لجهة خارجية.
5. اضبط توقعاتك إذا لزم الأمر. لنفترض أن إعلانك يحصل على تحويلات أكثر من إعلان مشابه من العام الماضي وأنك تتلقى طلبات أكثر بشكل غير متوقع. ستحتاج إلى الاستجابة بسرعة لتلبية الطلب.

هناك الكثير من الحلول المدعومة بالذكاء الاصطناعي التي تساعد في تخطيط المخزون والتنبؤ به ، ويظهر تقرير McKinsey أن اعتماد أحدها يمكن أن يحسن مراقبة المخزون بنسبة 35٪. ابحث عن أفضل برامج إدارة المخزون التي ستوفر لك الوقت والمال من خلال التنبؤ الدقيق بالطلب. إذا قمت بتشغيل متجر Shopify ، يمكنك الاختيار من بين تطبيقات المخزون مع وظائف التنبؤ - Stockbot ، على سبيل المثال.

4. تعيين مستويات الحد الأدنى للمخزون

تحدد مستويات المخزون الأدنى أو PAR (الاستبدال التلقائي الدوري) كمية المنتج التي يجب أن تمتلكها في أي وقت. يمكن أن يسمى هذا المبلغ أيضًا بمخزون الأمان.

من المفيد تعيين هذه المستويات الدنيا للعناصر التي تبيعها ومراجعتها مرة واحدة سنويًا أو أكثر. قم بتعيين وتعديل مستويات PAR بناءً على شعبية المنتج والعمليات اللوجستية: من المهم النظر في كل من مدى جودة بيعه ومدى سرعة تجديده.

5. صنف المخزون الخاص بك على أساس قيمته

هناك طرق مختلفة لتصنيف المخزون. بادئ ذي بدء ، إذا كنت لا تتعامل فقط مع السلع التامة الصنع ، فستحتاج إلى تصنيف المواد المستخدمة في الإنتاج والتخزين وتتبعها بشكل منفصل. فيما يتعلق بالمخزون نفسه ، يمكنك استخدام تحليل ABC:

1. احسب عدد الأصناف المباعة والتكلفة لكل وحدة لتحديد قيمة الاستهلاك.
2. ضع قائمة بجميع منتجاتك بترتيب تنازلي لقيمة الاستهلاك . بعد ذلك ، احسب النسبة المئوية لهذه القيمة التي يمثلها كل منتج - أو مجموعة منتجات -.
3. قسّم المنتجات إلى مجموعات "أ" و "ب" و "ج" . عادةً ما تكون المنتجات التي تمثل 80٪ من إجمالي قيمة الاستهلاك هي المنتجات الأكثر إدرارًا للدخل. ضع علامة عليها كمجموعة أ. ستمثل المجموعتان "ب" و "ج" النسبة المتبقية 15٪ و 5٪ على التوالي.
4. خطة تجديد المخزون بناءً على بيانات ABC . تأكد من أن لديك دائمًا ما يكفي من منتجات A ويمكنك إعادة تخزينها بسرعة ولا تضع تكاليف إضافية لتخزين الكثير من منتجات B و C.

6. إعادة توزيع المخزون بالقرب من العملاء

الضغط على عمليات تسليم الطلبات بسرعة فائقة. وفقًا لتقرير Shopify ، يتوقع 60 ٪ من المستهلكين تلبية الطلبات في غضون يومين. لضمان هذا الإطار الزمني وزيادة النسبة المئوية للتسليم في نفس اليوم ، يجب عليك توزيع مخزونك بالقرب من العملاء المستهدفين.

قم بتحليل البيانات المستندة إلى الموقع وفكر في إبقاء مخزونك قريبًا من مناطق الشحن لعملائك الأكثر نشاطًا. إذا كنت تعمل عبر الإنترنت وغير متصل ، فيمكنك أيضًا إنشاء مساحة مختلطة تعمل كنقطة مبيعات ومركز الوفاء في نفس الوقت. تشير الدراسات إلى أن تحويل موقع البيع بالتجزئة إلى نقطة إنجاز مصغرة يقلل من تكاليف الميل الأخير بنسبة تصل إلى 60 +٪.

7. وضع خطة للطوارئ وإجراء عمليات تدقيق منتظمة

الحقيقة هي أن عمليات سلسلة التوريد عرضة للأزمات. في حالة حدوث مشكلة - على سبيل المثال ، خروج موقع المستودع عن الخدمة وإفساد منتجات معينة ، أو توقف المورد عن العمل عند تقديم الطلبات بالفعل - يجب أن يكون لديك خطة طوارئ.

يمكن أن يتضمن سيناريوهات التعطيل المحتملة التي قد تؤثر على عملك ، وتحديد جميع خيارات النقل والتخزين لديك أو التي قد تشير إليها بشكل إضافي ، وتحديد أعضاء الفريق والشركاء الذين سيكونون مسؤولين عن التخطيط للطوارئ وتجديدها ، وما إلى ذلك.

كما أنه يساعد في إجراء عمليات تدقيق المخزون المنتظمة. يمكنك تقييم شروط التخزين والنقل وفئات المخزون الموجودة والجوانب الأخرى. فيما يتعلق بالفحص الكمي ، يمكنك تشغيل الجرد الكامل للمخزون أو عدد الدورات: يعني الأخير جدولًا زمنيًا يتم فيه فحص كل منتج أو مجموعة من المنتجات خلال فترة زمنية معينة.

8. الحفاظ على اتصال واضح واستباقي مع الموردين

من الضروري الحفاظ على شفافية التواصل مع الموردين. كل ما قلناه عن توقعات الطلب أو إعادة توزيع المخزون أو التخطيط للطوارئ يعتمد إلى حد كبير على علاقاتك مع الموردين. يجب أن تكون دائمًا على نفس المسار مع خطط المخزون والوفاء ، والمخاطر المحتملة ، والأهداف قصيرة الأجل وطويلة الأجل ، وما إلى ذلك.

من المنطقي أيضًا إعادة تقييم تعاونك بناءً على رضاك ​​ورضا العملاء. كن استباقيًا إذا لاحظت شيئًا يمكن تحسينه في سلسلة التوريد وقم بإبلاغه قبل مواجهة أي نتائج سلبية. تدعي 44٪ من الشركات أنها تستثمر في تحسين التعاون مع شركاء سلسلة التوريد.

إذا كنت تعمل مع موردين متعددين ، فيمكنك تصنيفهم بناءً على تأثيرهم على إيراداتك أو موقعك أو أي معلمة أخرى وبناء التواصل وفقًا لذلك.

إدارة المخزون مع وضع العملاء في الاعتبار

يجب أن يتماشى أي أسلوب أو هدف متعلق بإدارة المخزون مع رضا العملاء. قم دائمًا بمعايرة أهدافك وفقًا لاتجاهات الشراء في متجرك ، وتعليقات العملاء واحتياجاتهم قبل أي شيء آخر.

بفضل أدوات التشغيل الآلي التي تتناسب مع حجم وأهداف عملك - سواء كنت ستعمل على تلبية طلبات طرف ثالث أو تستخدم نظام إدارة المخزون مع مصادر أخرى - يمكنك تحقيق تحكم أفضل في المخزون وتحسين تنفيذ الطلبات بشكل عام.