8 praktik manajemen inventaris yang terbukti dalam e-niaga

Selain memoles toko online Anda—membuat struktur situs mudah dinavigasi, membuat penawaran upsell atau kampanye penjualan lainnya—Anda perlu mengontrol dan mempertahankan apa yang tidak terlihat oleh pelanggan tetapi penting untuk kepuasan mereka: inventaris.

Dalam postingan ini, kita akan membahas praktik terbaik dalam mengelola inventaris dan tantangannya yang paling umum. Sebelum kita masuk, mari kita definisikan manajemen inventaris dan konsep utamanya terlebih dahulu dan jelajahi berbagai teknik yang digunakan oleh bisnis e-niaga.

Apa itu manajemen persediaan?

Manajemen persediaan menyiratkan penyimpanan, pengorganisasian, dan pengangkutan persediaan yang mencakup produk itu sendiri dan bahan yang dibutuhkan untuk memproduksi dan memelihara produk. Sistem manajemen inventaris melacak jumlah barang dan bahan pada berbagai tahap produksi dan penjualan, serta karakteristiknya: dimensi, berat, suhu, musim, atau apa pun yang relevan dengan bisnis.

Setiap tujuan perusahaan e-commerce dengan pengelolaan persediaan adalah untuk meminimalkan biaya yang terkait dengan penyimpanan, pelacakan, dan pengiriman produk . Ini berarti memahami tingkat permintaan dan penyimpanan persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan itu dan terjangkau untuk disimpan dan dipelihara.

Untuk meluruskan terminologi, inventaris tidak hanya mengacu pada produk yang Anda jual di toko Anda, tetapi juga bahan yang Anda gunakan untuk membuat produk tersebut. Pada gilirannya, stok hanya mengacu pada barang jadi Anda .

Persediaan dapat dibagi menjadi 4 kategori utama: barang mentah (bahan yang digunakan dalam produksi dan/atau ada dalam produk itu sendiri), barang dalam proses (barang jadi sebagian), barang jadi (stok tersedia untuk pembelian), dan MRO (pemeliharaan, perbaikan, dan barang operasi yang bukan merupakan bagian dari produk akhir).

Jika Anda tidak berurusan dengan manufaktur dan menjual kembali produk yang sudah jadi, inventaris Anda mungkin termasuk pengemasan dan alat pemeliharaan gudang. Jika Anda sama sekali tidak berurusan dengan gudang—misalnya, Anda telah membangun bisnis dropshipping—Anda tidak perlu repot dengan inventaris atau manajemen stok; menemukan pemasok yang dapat diandalkan sudah cukup.

Apa saja teknik manajemen persediaan?

Ada 3 pendekatan yang paling umum: FIFO (first in first out), LIFO (last in first out), dan JIT (just-in-time). Nama mereka cukup jelas: FIFO berarti menjual saham tertua terlebih dahulu, LIFO berarti melakukan sebaliknya, dan JIT berarti menjaga level terendah maksimum dari semua saham.

Teknik first in first out biasanya diakui sebagai yang paling masuk akal karena membantu meminimalkan penyimpanan produk yang tidak dapat dijual (yang kedaluwarsa, usang, ketinggalan zaman, dll.). Teknik masuk pertama keluar terakhir dibenarkan jika Anda terus-menerus membeli inventaris tertentu dan harganya terus naik, yang membuat stok terbaru menjadi yang paling mahal untuk Anda. Pendekatan just-in-time mungkin berhasil dengan baik jika Anda bekerja sama erat dengan pemasok dan dapat mengandalkan mereka.

Manfaat manajemen inventaris yang kuat

Penanganan inventaris yang tepat, terutama ketika diotomatisasi dengan bantuan perangkat lunak manajemen inventaris, dapat membantu Anda mencapai hal berikut:

• Meminimalkan biaya penyimpanan. Semakin banyak barang yang Anda miliki di gudang (atau lebih), semakin banyak Anda harus membayarnya sementara barang tersebut tidak menghasilkan uang sebagai imbalannya.

• Penghapusan stok mati dan pembusukan. Jika Anda menjual barang yang mudah rusak (yang memiliki tanggal kedaluwarsa) atau produk yang mungkin menjadi tidak relevan dengan waktu (misalnya, di luar musim), penting untuk melacak bagaimana kinerjanya dengan pelanggan sehingga Anda tidak dibiarkan dengan banyak stok kadaluarsa atau mati. Sistem manajemen inventaris dapat membantu Anda mengontrol parameter ini dan memprioritaskan produk tersebut sebelum menjadi tidak dapat dijual.

• Penghapusan kesalahan. Jika Anda selalu sesuai dengan jumlah stok yang Anda miliki dan Anda telah menghubungkan data ini ke toko online Anda secara real time, Anda tidak akan menghadapi masalah dengan pelanggan yang memesan apa yang tidak Anda miliki (yang dapat mengakibatkan hambatan komunikasi dan kepuasan pelanggan menurun).

Untuk menyinkronkan pelacakan stok dengan toko online Anda, gunakan aplikasi inventaris yang akan mengirimi Anda peringatan stok rendah atau mengizinkan pengunjung untuk berlangganan notifikasi stok kembali.

• Mempercepat pemenuhan pesanan. Manajemen inventaris sejalan dengan pengiriman pesanan, dan semakin efektif yang pertama, semakin cepat yang terakhir. Mengingat bahwa kecepatan pengiriman adalah salah satu masalah yang paling mendesak dan permintaan pelanggan yang tumbuh paling cepat, Anda tidak ingin melewatkannya.

• Wawasan tentang popularitas produk dan keandalan pemasok. Memiliki data tentang stok yang bergerak paling lambat dan tercepat akan membantu Anda memahami jenis produk apa yang harus dijual lebih aktif dan apa yang mungkin dihindari. Plus, wawasan manajemen inventaris dapat membantu mengevaluasi hubungan dengan pemasok yang berbeda.

Tantangan terbesar dalam manajemen inventaris e-niaga

Berikut adalah 3 tantangan paling umum yang memperumit manajemen inventaris:

• Laporan yang tidak akurat. Mungkin sulit untuk menyinkronkan semua data, terutama jika Anda memiliki beberapa lokasi gudang dan beberapa pemasok. Memiliki tingkat stok yang tidak akurat dapat merusak pengalaman pelanggan di toko Anda: jika mereka tidak melihat berapa banyak item yang tersedia, mereka mungkin membeli lebih banyak dari yang Anda miliki dan kemudian kecewa.

• Kendala rantai pasokan. Mungkin ada yang salah dengan pembuatan atau penyimpanan produk. Jika ya, Anda harus memiliki alat untuk segera mempelajarinya dan menangani masalah: memesan lebih banyak produk, memikirkan kembali hubungan pemasok, meningkatkan manajemen gudang, mengomunikasikan masalah kepada pelanggan, dll.

• Pergeseran permintaan pelanggan. Anda harus siap menghadapi lonjakan permintaan yang tidak terduga. Pandemi membuat banyak bisnis mengambil pelajaran dengan cara yang sulit: Anda harus selalu melacak dan memperkirakan permintaan, menetapkan tingkat “persediaan pengaman” untuk berbagai produk, memperbarui data inventaris Anda secara real time, dan mengikuti praktik lain yang telah terbukti (kami akan membahas lebih dari mereka sedikit kemudian).

Untuk mengatasi ini dan tantangan lainnya tanpa kehilangan pelanggan dan menghabiskan banyak uang, Anda harus menemukan perangkat lunak manajemen inventaris terbaik untuk bisnis Anda dan mengadopsi praktik industri terbaik. Mari kita jelajahi yang mana.

8 praktik terbaik dalam mengelola inventaris

Kami telah menyusun daftar praktik terbaik dalam mengelola inventaris yang akan membantu Anda meningkatkan kinerja toko Anda secara keseluruhan.

1. Otomatisasi proses dengan perangkat lunak manajemen inventaris

Tidak mengherankan jika manajemen inventaris manual melelahkan dan rentan terhadap kesalahan. Namun, banyak perusahaan masih melakukan setidaknya beberapa pekerjaan secara manual. Laporan terbaru Shopify menunjukkan bahwa otomatisasi proses manual telah berkembang secara signifikan: misalnya, aplikasi untuk manajemen gudang memperoleh hampir 200% lebih banyak penginstalan pada tahun 2021 dibandingkan dengan tahun 2020.

Jika Anda menggunakan sistem seperti Shopify untuk menjalankan toko Anda, Anda memiliki beberapa opsi untuk otomatisasi:

1. Menggunakan kemampuan bawaan. Manajemen inventaris Shopify asli mencakup fungsionalitas dasar seperti pelacakan, riwayat item, pembaruan kuantitas, dll. Ini mungkin cukup, namun hampir tidak dapat menutupi kebutuhan skala besar dan proses kompleks.
2. Menggunakan aplikasi pihak ketiga. Ada banyak solusi perangkat lunak manajemen inventaris seperti Skubana atau RetailOps yang dirancang untuk menyinkronkan data toko Anda ke data inventaris Anda.
3. Menggunakan aplikasi inventaris Shopify. Anda dapat memilih di antara solusi App Store yang menawarkan sinkronisasi inventaris waktu nyata, pelacakan, integrasi multi-saluran, dll.

2. Pemenuhan outsourcing

Outsourcing seluruh pemenuhan juga bisa menjadi pilihan yang valid. 3PL (logistik pihak ketiga) terbukti mengurangi biaya dan meningkatkan kepuasan pelanggan di banyak industri, khususnya e-commerce. Dengan semakin banyak bisnis yang memutuskan untuk melakukan outsourcing, pasar solusi pemenuhan sedang meningkat: diproyeksikan mencapai lebih dari $25 juta pada tahun 2028, terus tumbuh dari $16 juta pada tahun 2021.

Pemenuhan outsourcing dapat bermanfaat jika:

• Anda menargetkan banyak lokasi berbeda dan tidak dapat menjalankan beberapa gudang untuk memastikan pengiriman cepat . Solusi pihak ketiga dapat memiliki jaringan gudang untuk menyimpan produk Anda dekat dengan pelanggan Anda.
• Anda kesulitan menghubungkan data dari saluran penjualan yang berbeda. Pemenuhan multi-saluran dapat menangani pesanan yang dibuat di situs Anda, media sosial, atau pasar lainnya, mengotomatiskan proses untuk Anda.
• Anda tidak ingin menangani pemenuhan pesanan secara umum. Ini adalah strateginya sendiri; jika Anda menemukan mitra pemenuhan yang andal, Anda akan menghilangkan banyak pekerjaan dan memiliki ruang untuk tugas lain untuk mengembangkan bisnis Anda.

3. Proyeksikan penjualan masa depan Anda dengan alat peramalan

Alat inventaris modern memungkinkan banyak fungsi lanjutan, salah satunya adalah perkiraan permintaan. Berbekal data, Anda dapat memproyeksikan penjualan masa depan Anda dalam langkah-langkah berikut:

1. Tentukan periode yang perlu Anda ramalkan. Anda dapat memproyeksikan kebutuhan inventaris Anda untuk satu tahun ke depan, untuk satu musim atau satu bulan, atau untuk periode lain yang masuk akal bagi Anda.
2. Analisis rencana dan tren pembelian Anda. Pertimbangkan acara musiman jika hal itu memengaruhi jenis produk yang Anda jual, promosi yang direncanakan, dan pertumbuhan penjualan Anda. Jika Anda memiliki laporan tentang inventaris yang bergerak paling lambat dan tercepat di tangan Anda, mereka akan memberi Anda wawasan tentang produk apa yang harus difokuskan saat memutuskan pengisian inventaris.
3. Analisis pangsa pasar dan persaingan Anda. Pemain baru yang memasuki pasar atau perubahan kebiasaan pembelian dapat memengaruhi pesanan toko Anda dan, selanjutnya, kebutuhan inventaris Anda.
4. Buat rencana dan garis waktu untuk mendapatkan inventaris dari pemasok. Di atas semua data yang disebutkan, penting untuk memahami berapa banyak waktu yang dibutuhkan produsen untuk memproduksi barang pesanan dan bagaimana transportasi ke gudang Anda atau pihak ketiga akan terjadi.
5. Sesuaikan perkiraan Anda jika diperlukan. Katakanlah iklan Anda mendapatkan lebih banyak konversi daripada iklan serupa dari tahun lalu dan Anda tiba-tiba mendapatkan lebih banyak pesanan. Anda harus bereaksi cepat untuk memenuhi permintaan.

Ada banyak solusi bertenaga AI yang membantu dalam perencanaan dan perkiraan inventaris, dan laporan McKinsey menunjukkan bahwa mengadopsinya dapat meningkatkan kontrol inventaris sebesar 35%. Cari perangkat lunak manajemen inventaris terbaik yang akan menghemat waktu dan uang Anda dengan memprediksi permintaan secara akurat. Jika Anda menjalankan toko Shopify, Anda dapat memilih di antara aplikasi inventaris dengan fungsi perkiraan—Stockbot, misalnya.

4. Tetapkan level stok minimum

Tingkat stok minimum, atau PAR (Periodic Automatic Replacement) menentukan jumlah produk yang harus Anda miliki setiap saat. Jumlah ini juga bisa disebut safety stock.

Sangat membantu untuk menetapkan level minimum ini untuk barang yang Anda jual dan meninjaunya setahun sekali atau lebih sering. Tetapkan dan sesuaikan level PAR berdasarkan popularitas produk dan proses logistik: penting untuk mempertimbangkan seberapa baik penjualannya dan seberapa cepat dapat diisi ulang.

5. Kategorikan inventaris Anda berdasarkan nilainya

Ada berbagai pendekatan untuk kategorisasi persediaan. Pertama-tama, jika Anda tidak hanya berurusan dengan barang jadi, Anda harus mengkategorikan dan melacak secara terpisah bahan yang digunakan dalam produksi dan penyimpanan. Mengenai saham itu sendiri, Anda dapat menggunakan analisis ABC:

1. Hitung jumlah barang yang terjual dan biaya per unit untuk menentukan nilai konsumsi.
2. Daftar semua produk Anda dalam urutan nilai konsumsi menurun . Kemudian, hitung persentase nilai ini yang diperhitungkan oleh setiap produk—atau kelompok produk.
3. Bagi produk menjadi kelompok A, B, dan C. Biasanya, produk yang menyumbang 80% dari total nilai konsumsi adalah produk Anda yang paling menghasilkan pendapatan. Tandai mereka sebagai grup A. Grup B dan C masing-masing akan mewakili 15% dan 5% sisanya.
4. Rencanakan penambahan stok berdasarkan data ABC . Pastikan Anda selalu memiliki produk A yang cukup dan dapat mengisi ulang dengan cepat serta tidak mengeluarkan biaya tambahan untuk menyimpan banyak produk B dan C.

6. Mendistribusikan kembali inventaris lebih dekat ke pelanggan

Tekanan pengiriman pesanan super cepat sedang berlangsung. Menurut laporan Shopify, 60% konsumen mengharapkan pesanan dipenuhi dalam 2 hari. Untuk menjamin jangka waktu ini dan meningkatkan persentase pengiriman pada hari yang sama, Anda harus mendistribusikan stok Anda lebih dekat ke pelanggan target Anda.

Analisis data berbasis lokasi dan pertimbangkan untuk menjaga inventaris Anda dekat dengan zona pengiriman pelanggan Anda yang paling aktif. Jika Anda menjalankan online dan offline, Anda juga dapat membuat ruang hibrida yang berfungsi sebagai titik penjualan dan pusat pemenuhan secara bersamaan. Studi menunjukkan bahwa mengubah lokasi ritel menjadi titik pemenuhan mini mengurangi biaya last-mile hingga 60+%.

7. Memiliki rencana darurat dan audit rutin

Kenyataannya adalah bahwa proses rantai pasokan rentan terhadap krisis. Jika terjadi masalah—misalnya, lokasi gudang rusak dan produk tertentu rusak, atau pemasok gulung tikar saat pesanan sudah dibuat—Anda perlu memiliki rencana darurat.

Ini dapat mencakup kemungkinan skenario gangguan yang mungkin memengaruhi bisnis Anda, menguraikan semua opsi transportasi dan pergudangan yang Anda miliki atau mungkin sebagai referensi tambahan, menentukan anggota tim dan mitra yang akan bertanggung jawab untuk perencanaan darurat dan pengisian ulang, dll.

Ini juga membantu menjalankan audit inventaris reguler. Anda dapat mengevaluasi kondisi penyimpanan dan pengangkutan, kategori inventaris yang ada, dan aspek lainnya. Dalam hal pemeriksaan kuantitatif, Anda dapat menjalankan penghitungan inventaris penuh atau penghitungan siklus: yang terakhir berarti jadwal bergilir di mana setiap produk atau kelompok produk diperiksa dalam jangka waktu tertentu.

8. Pertahankan komunikasi yang jelas dan proaktif dengan pemasok

Sangat penting untuk menjaga komunikasi yang transparan dengan pemasok. Semua yang telah kami katakan tentang perkiraan permintaan, redistribusi inventaris, atau perencanaan kontinjensi sangat bergantung pada hubungan Anda dengan pemasok. Anda harus selalu berada di jalur yang sama dengan inventaris dan rencana pemenuhan Anda, kemungkinan risiko, tujuan jangka pendek dan jangka panjang, dll.

Masuk akal juga untuk mengevaluasi kembali kerja sama Anda berdasarkan kepuasan Anda dan pelanggan. Bersikaplah proaktif jika Anda melihat sesuatu yang dapat ditingkatkan dalam rantai pasokan dan mengomunikasikannya sebelum mengalami hasil negatif apa pun. 44% perusahaan mengklaim bahwa mereka berinvestasi dalam peningkatan kolaborasi dengan mitra rantai pasokan.

Jika Anda bekerja dengan beberapa pemasok, Anda dapat mengategorikannya berdasarkan dampaknya terhadap pendapatan, lokasi, atau parameter lain Anda dan membangun komunikasi yang sesuai.

Kelola inventaris dengan mempertimbangkan pelanggan

Teknik atau tujuan apa pun yang terkait dengan manajemen inventaris harus selaras dengan kepuasan pelanggan. Selalu sesuaikan tujuan Anda dengan tren pembelian toko Anda, ulasan pelanggan, dan kebutuhan sebelum hal lain.

Berkat alat otomatisasi yang sesuai dengan ukuran dan tujuan bisnis Anda—apakah Anda menggunakan pemenuhan pihak ketiga atau menggunakan sistem manajemen inventaris bersama dengan sumber lain—Anda dapat mencapai kontrol yang lebih baik atas inventaris dan peningkatan pemenuhan pesanan secara keseluruhan.