8 práticas comprovadas de gestão de estoque no e-commerce

Além de aprimorar sua loja virtual – tornando a estrutura do site fácil de navegar, criando ofertas de upsell ou outras campanhas de vendas – você precisa controlar e manter o que é invisível para os clientes, mas essencial para a satisfação deles: o estoque.

Neste post, discutiremos as melhores práticas de gerenciamento de estoque e seus desafios mais comuns. Antes de nos aprofundarmos, vamos primeiro definir o gerenciamento de estoque e seus principais conceitos e explorar as diferentes técnicas usadas pelas empresas de comércio eletrônico.

O que é gestão de estoque?

O gerenciamento de estoque implica armazenar, organizar e transportar o estoque que inclui tanto os próprios produtos quanto os materiais necessários para produzir e manter os produtos. Os sistemas de gestão de estoques rastreiam a quantidade de mercadorias e materiais em diferentes etapas de produção e vendas, bem como suas características: dimensões, peso, temperatura, sazonalidade ou qualquer outra coisa relevante para o negócio.

O objetivo de toda empresa de comércio eletrônico com o gerenciamento de estoque é minimizar os custos associados ao armazenamento, rastreamento e entrega de produtos . Significa entender a demanda e manter os níveis de estoque que são suficientes para satisfazer essa demanda e acessíveis para armazenar e manter.

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Para esclarecer a terminologia, o inventário refere-se não apenas aos produtos que você vende em sua loja, mas também aos materiais que você usa para criar esses produtos. Por sua vez, o estoque refere-se apenas aos seus produtos acabados .

Os estoques podem ser divididos em 4 categorias principais: matérias-primas (materiais usados ​​na produção e/ou presentes nos próprios produtos), trabalho em andamento (produtos parcialmente acabados), produtos acabados (estoque disponível para compra) e MRO (manutenção, bens de reparo e operações que não fazem parte dos produtos finais).

Se você não lida com fabricação e está revendendo produtos já fabricados, seu estoque pode incluir ferramentas de embalagem e manutenção de armazém. Se você não lida com armazéns - digamos, você construiu um negócio de dropshipping - você não precisa se preocupar com inventário ou gerenciamento de estoque; encontrar um fornecedor confiável é suficiente.

O que são técnicas de gestão de estoque?

Existem 3 abordagens mais comuns: FIFO (first in first out), LIFO (last in first out) e JIT (just-in-time). Seus nomes são bastante autoexplicativos: FIFO significa vender o estoque mais antigo primeiro, LIFO significa fazer o contrário e JIT significa manter os níveis máximos baixos de todos os estoques.

A técnica first in first out é geralmente reconhecida como a mais razoável, pois ajuda a minimizar o armazenamento de produtos não vendáveis ​​(que expiraram, se desgastaram, saíram de moda etc.). A técnica last in first out é justificada se você estiver constantemente comprando determinado estoque e seu preço estiver subindo continuamente, o que torna o estoque mais novo o mais caro para você. A abordagem just-in-time pode funcionar bem se você estiver em estreita colaboração com os fornecedores e puder confiar neles.

Benefícios do poderoso gerenciamento de estoque

O manuseio adequado do estoque, especialmente quando automatizado com a ajuda de ferramentas de software de gerenciamento de estoque, pode ajudá-lo a alcançar o seguinte:

• Minimização dos custos de armazenamento. Quanto mais itens você tiver em um depósito (ou vários), mais você terá que pagar por eles enquanto eles não estão ganhando dinheiro em troca.

• Eliminação de estoque morto e deterioração. Se você vende produtos perecíveis (aqueles que têm prazo de validade) ou produtos que podem se tornar irrelevantes com o tempo (fora de temporada, por exemplo), é essencial acompanhar o desempenho deles com os clientes para que você não fique ficou com muito estoque vencido ou morto. Os sistemas de gerenciamento de estoque podem ajudá-lo a controlar esses parâmetros e priorizar esses produtos antes que eles se tornem impossíveis de vender.

• Eliminação de erros. Se você está sempre em dia com a quantidade de estoque que tem e conectou esses dados à sua loja online em tempo real, não enfrentará problemas com os clientes pedindo o que não tem (o que pode resultar em dificuldades de comunicação e diminuição da satisfação do cliente).

Para sincronizar o rastreamento de estoque com sua loja online, use aplicativos de estoque que enviarão alertas de estoque baixo ou permitirão que os visitantes se inscrevam para receber notificações de estoque.

• Acelerando o atendimento de pedidos. O gerenciamento de estoque está alinhado com as entregas de pedidos, e quanto mais eficaz o primeiro, mais rápido o segundo. Dado que a velocidade de entrega é um dos problemas mais urgentes e as demandas dos clientes que mais crescem, você não pode perder isso.

• Insights sobre a popularidade do produto e a confiabilidade do fornecedor. Ter os dados sobre o estoque em movimento mais lento e mais rápido ajudará você a entender quais tipos de produtos vender mais ativamente e quais possivelmente evitar. Além disso, os insights de gerenciamento de estoque podem ajudar a avaliar os relacionamentos com diferentes fornecedores.

Os maiores desafios na gestão de estoque de e-commerce

Aqui estão os 3 desafios mais comuns que complicam o gerenciamento de estoque:

• Relatórios imprecisos. Pode ser difícil sincronizar todos os dados, especialmente se você tiver vários locais de depósito e vários fornecedores. Ter níveis de estoque imprecisos pode prejudicar a experiência do cliente em sua loja: se ele não vir quantos itens estão disponíveis, poderá comprar mais do que você e ficar desapontado.

• Restrições da cadeia de suprimentos. Algo pode dar errado com a fabricação ou armazenamento do produto. Se isso acontecer, você deve ter as ferramentas para aprender imediatamente sobre isso e agir sobre o problema: pedir mais produtos, repensar o relacionamento com fornecedores, melhorar o gerenciamento do armazém, comunicar problemas aos clientes etc.

• Mudanças na demanda do cliente. Você deve estar preparado para picos inesperados de demanda. A pandemia fez com que muitas empresas aprendessem a lição da maneira mais difícil: você deve sempre acompanhar e prever a demanda, definir níveis de “estoque de segurança” para diferentes produtos, atualizar seus dados de estoque em tempo real e seguir outras práticas comprovadas (vamos abordar mais deles um pouco mais tarde).

Para superar esses e outros desafios sem perder clientes e gastar muito dinheiro, você deve encontrar o melhor software de gestão de estoque para o seu negócio e adotar as melhores práticas do setor. Vamos explorar quais.

8 melhores práticas de gerenciamento de estoque

Compilamos uma lista das práticas recomendadas no gerenciamento de inventário que ajudarão você a melhorar o desempenho geral de sua loja.

1. Automatize processos com software de gerenciamento de estoque

Não é surpresa que o gerenciamento manual de estoque seja cansativo e propenso a erros. No entanto, muitas empresas ainda estão fazendo pelo menos parte do trabalho manualmente. O relatório recente da Shopify mostra que a automatização de processos manuais cresceu significativamente: por exemplo, aplicativos para gerenciamento de armazém adquiriram quase 200% mais instalações em 2021 em comparação com 2020.

Se você estiver usando um sistema como o Shopify para administrar sua loja, terá várias opções de automação:

1. Usando recursos embutidos. O gerenciamento de inventário nativo da Shopify inclui funcionalidades básicas como rastreamento, histórico de itens, atualizações de quantidade, etc. Pode ser suficiente, mas dificilmente cobre necessidades de grande escala e processos complexos.
2. Usando um aplicativo de terceiros. Existem muitas soluções de software de gerenciamento de inventário, como Skubana ou RetailOps, projetadas para sincronizar os dados de sua loja com seus dados de inventário.
3. Usando um aplicativo de inventário da Shopify. Você pode escolher entre as soluções da App Store que oferecem sincronização de inventário em tempo real, rastreamento, integrações multicanal, etc.

2. Terceirize o atendimento

Terceirizar todo o atendimento também pode ser uma opção válida. O 3PL (logística de terceiros) comprovadamente reduz custos e melhora a satisfação do cliente em muitos setores, principalmente no comércio eletrônico. Com mais empresas decidindo terceirizar, o mercado de soluções de atendimento está em ascensão: está projetado para atingir mais de US$ 25 milhões até 2028, crescendo de US$ 16 milhões em 2021.

A terceirização de atendimento pode ser benéfica se:

• Você segmenta muitos locais diferentes e não pode administrar vários armazéns para garantir remessas rápidas . Uma solução de terceiros pode ter uma rede de armazéns para armazenar seus produtos perto de seus clientes.
• Você está lutando para conectar os dados de diferentes canais de vendas. O atendimento multicanal pode lidar com pedidos feitos em seu site, mídia social ou outros mercados, automatizando o processo para você.
• Você não quer lidar com o atendimento de pedidos em geral. Esta é uma estratégia própria; se você encontrar um parceiro de atendimento confiável, eliminará muito trabalho e terá espaço para outras tarefas para expandir seus negócios.

3. Projete suas vendas futuras com ferramentas de previsão

As ferramentas de inventário modernas permitem muitas funcionalidades avançadas, uma das quais é a previsão de demanda. Armado com dados, você pode projetar suas vendas futuras nas seguintes etapas:

1. Defina um período que você precisa prever. Você pode projetar suas necessidades de estoque para um ano à frente, para uma estação ou mês, ou para qualquer outro período que faça sentido para você.
2. Analise seus planos e tendências de compra. Considere eventos sazonais se eles impactarem o tipo de produto que você vende, promoções planejadas e seu crescimento de vendas. Se você tiver relatórios sobre o estoque de movimentação mais lenta e rápida em mãos, eles fornecerão informações sobre quais produtos focar ao decidir sobre o reabastecimento de estoque.
3. Analise sua participação de mercado e concorrência. Novos jogadores entrando no mercado ou mudanças de hábito de compra podem afetar os pedidos de sua loja e, consequentemente, suas necessidades de estoque.
4. Crie um plano e cronograma para obter estoque de fornecedores. Além de todos os dados mencionados, é importante entender quanto tempo os fabricantes precisam para produzir os itens pedidos e como será o transporte para o seu armazém ou de terceiros.
5. Ajuste sua previsão, se necessário. Digamos que seu anúncio esteja recebendo mais conversões do que um anúncio semelhante do ano passado e você esteja recebendo mais pedidos inesperadamente. Você precisará reagir rapidamente para satisfazer a demanda.

Existem muitas soluções baseadas em IA que auxiliam no planejamento e previsão de estoque, e o relatório da McKinsey mostra que a adoção de uma pode melhorar o controle de estoque em 35%. Procure o melhor software de gerenciamento de estoque que economizará tempo e dinheiro ao prever com precisão a demanda. Se você administra uma loja da Shopify, pode escolher entre aplicativos de inventário com funcionalidade de previsão — Stockbot, por exemplo.

4. Defina níveis mínimos de estoque

Os níveis de estoque mínimo ou PAR (Reposição Automática Periódica) definem a quantidade de produto que você deve ter a qualquer momento. Esse valor também pode ser chamado de estoque de segurança.

É útil definir esses níveis mínimos para os itens que você vende e revisá-los uma vez por ano ou com mais frequência. Defina e ajuste os níveis de PAR com base na popularidade do produto e nos processos de logística: é importante considerar o quão bem ele vende e a rapidez com que pode ser reabastecido.

5. Categorize seu inventário com base em seu valor

Existem várias abordagens para a categorização de inventário. Em primeiro lugar, se você não estiver lidando apenas com produtos acabados, precisará categorizar e rastrear separadamente os materiais usados ​​na produção e armazenamento. Em relação ao estoque em si, você pode utilizar a análise ABC:

1. Calcule o número de itens vendidos e o custo por unidade para determinar o valor do consumo.
2. Liste todos os seus produtos em ordem decrescente de valor de consumo . Em seguida, calcule a porcentagem desse valor que cada produto – ou grupo de produtos – representa.
3. Divida os produtos em grupos A, B e C. Normalmente, os produtos que representam 80% do valor total do consumo são os produtos que mais geram receita. Marque-os como grupo A. Os grupos B e C representarão os 15% e 5% restantes, respectivamente.
4. Planeje o reabastecimento de estoque com base nos dados ABC . Certifique-se de que você sempre tenha produtos A suficientes e possa reabastecê-los rapidamente e não coloque custos adicionais no armazenamento de muitos produtos B e C.

6. Redistribua o estoque para mais perto dos clientes

A pressão das entregas de pedidos super rápidas está em alta. De acordo com o relatório da Shopify, 60% dos consumidores esperam que os pedidos sejam atendidos em 2 dias. Para garantir esse prazo e aumentar a porcentagem de entregas no mesmo dia, você deve distribuir seu estoque mais próximo de seus clientes-alvo.

Analise dados baseados em localização e considere manter seu inventário próximo às zonas de envio de seus clientes mais ativos. Se você executar online e offline, também poderá criar um espaço híbrido que serve como ponto de vendas e centro de distribuição ao mesmo tempo. Estudos mostram que transformar um local de varejo em um miniponto de atendimento reduz os custos de última milha em até 60+%.

7. Tenha um plano de contingência e auditorias regulares

A realidade é que os processos da cadeia de suprimentos são suscetíveis a crises. Se ocorrer um problema - por exemplo, um local de depósito fica fora de ordem e certos produtos estragam, ou um fornecedor sai do negócio quando os pedidos já foram feitos - você precisa ter um plano de contingência.

Ele pode incluir possíveis cenários de interrupção que podem afetar seus negócios, descrever todas as opções de transporte e armazenamento que você tem ou podem se referir adicionalmente, definir membros da equipe e parceiros que serão responsáveis ​​pelo planejamento de emergência e reabastecimento, etc.

Também ajuda a executar auditorias regulares de estoque. Você pode avaliar as condições de armazenamento e transporte, categorias de estoque existentes e outros aspectos. Em termos de verificação quantitativa, você pode executar contagens completas de estoque ou contagens cíclicas: esta última significa uma programação rotativa onde cada produto ou grupo de produtos é verificado dentro de um determinado período de tempo.

8. Manter uma comunicação clara e proativa com os fornecedores

É vital manter uma comunicação transparente com os fornecedores. Tudo o que dissemos sobre previsão de demanda, redistribuição de estoque ou planejamento de contingência depende muito de seu relacionamento com os fornecedores. Você deve estar sempre no mesmo caminho com seus planos de estoque e atendimento, possíveis riscos, metas de curto e longo prazo, etc.

Também faz sentido reavaliar sua cooperação com base na sua satisfação e na satisfação do cliente. Seja proativo se notar algo que pode ser melhorado na cadeia de suprimentos e comunique-o antes de experimentar qualquer resultado negativo. 44% das empresas afirmam que estão investindo na melhoria da colaboração com os parceiros da cadeia de suprimentos.

Se você trabalha com vários fornecedores, pode categorizá-los com base em seu impacto em sua receita, localização ou outro parâmetro e criar comunicação de acordo.

Gerencie o estoque com os clientes em mente

Qualquer técnica ou objetivo relacionado ao gerenciamento de estoque deve estar alinhado com a satisfação do cliente. Sempre calibre seus objetivos para as tendências de compra da sua loja, avaliações e necessidades dos clientes antes de qualquer outra coisa.

Graças às ferramentas de automação que se adaptam ao tamanho e aos objetivos do seu negócio – seja com atendimento de terceiros ou usando um sistema de gerenciamento de estoque junto com outras fontes – você pode obter um melhor controle sobre o estoque e um atendimento geral de pedidos aprimorado.