8 pratiche collaudate di gestione dell'inventario nell'e-commerce

Oltre a perfezionare il tuo negozio online, rendendo la struttura del sito facile da navigare, creando offerte di upsell o altre campagne di vendita, devi controllare e mantenere ciò che è invisibile ai clienti ma essenziale per la loro soddisfazione: l'inventario.

In questo post, discuteremo le migliori pratiche per la gestione dell'inventario e le sue sfide più comuni. Prima di immergerci, definiamo innanzitutto la gestione dell'inventario e i suoi concetti principali ed esploriamo le diverse tecniche utilizzate dalle attività di e-commerce.

Che cos'è la gestione dell'inventario?

La gestione dell'inventario implica l'archiviazione, l'organizzazione e il trasporto dell'inventario che include sia i prodotti stessi che i materiali necessari per produrre e mantenere i prodotti. I sistemi di gestione dell'inventario tengono traccia del numero di merci e materiali nelle diverse fasi di produzione e vendita, nonché delle loro caratteristiche: dimensioni, peso, temperatura, stagionalità o qualsiasi altra cosa rilevante per l'attività.

L' obiettivo di ogni azienda di e-commerce con la gestione dell'inventario è ridurre al minimo i costi associati all'archiviazione, al monitoraggio e alla consegna dei prodotti . Significa comprendere la domanda e mantenere livelli di inventario sufficienti a soddisfare tale domanda e convenienti da immagazzinare e mantenere.

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Per chiarire la terminologia, l'inventario si riferisce non solo ai prodotti che vendi nel tuo negozio, ma anche ai materiali che usi per creare quei prodotti. A sua volta, lo stock si riferisce solo ai tuoi prodotti finiti .

Le scorte possono essere suddivise in 4 grandi categorie: merci grezze (materiali utilizzati nella produzione e/o presenti nei prodotti stessi), prodotti in corso di lavorazione (prodotti parzialmente finiti), prodotti finiti (stock disponibili per l'acquisto) e MRO (manutenzione, riparazione e operazioni di merci che non fanno parte dei prodotti finali).

Se non ti occupi della produzione e stai rivendendo prodotti già realizzati, il tuo inventario potrebbe includere strumenti di imballaggio e manutenzione del magazzino. Se non ti occupi affatto di magazzini, ad esempio hai costruito un'attività di dropshipping, non devi preoccuparti né dell'inventario né della gestione delle scorte; basta trovare un fornitore affidabile.

Quali sono le tecniche di gestione dell'inventario?

Esistono 3 approcci più comuni: FIFO (first in first out), LIFO (last in first out) e JIT (just-in-time). I loro nomi sono abbastanza autoesplicativi: FIFO significa vendere prima le azioni più vecchie, LIFO significa fare diversamente e JIT significa mantenere i livelli massimi bassi di tutte le azioni.

La tecnica first in first out è generalmente riconosciuta come la più ragionevole in quanto aiuta a ridurre al minimo la conservazione di prodotti non vendibili (scaduti, usurati, fuori moda, ecc.). La tecnica last in first out è giustificata se acquisti costantemente un determinato inventario e il suo prezzo è in continuo aumento, il che rende il titolo più nuovo il più costoso per te. L'approccio just-in-time potrebbe funzionare bene se sei in stretta collaborazione con i fornitori e puoi fare affidamento su di loro.

Vantaggi di una potente gestione dell'inventario

La corretta gestione dell'inventario, soprattutto se automatizzata con l'aiuto di strumenti software di gestione dell'inventario, può aiutarti a ottenere quanto segue:

• Minimizzazione dei costi di stoccaggio. Più articoli hai in un magazzino (o più articoli), più devi pagarli mentre non ti fanno guadagnare soldi in cambio.

• Eliminazione di stock morti e deterioramento. Se vendi beni deperibili (quelli che hanno una data di scadenza) o prodotti che potrebbero diventare irrilevanti con il tempo (ad esempio fuori stagione), è essenziale tenere traccia delle loro prestazioni con i clienti in modo da non essere lasciato con molte scorte scadute o morte. I sistemi di gestione dell'inventario possono aiutarti a controllare questi parametri e dare priorità a tali prodotti prima che diventino invendibili.

• Eliminazione degli errori. Se sei sempre in linea con la quantità di scorte che hai e hai collegato questi dati al tuo negozio online in tempo reale, non dovrai affrontare problemi con i clienti che ordinano ciò che non hai (il che potrebbe comportare ostacoli di comunicazione e diminuzione della soddisfazione del cliente).

Per sincronizzare il monitoraggio delle scorte con il tuo negozio online, utilizza le app di inventario che ti invieranno avvisi di scorte insufficienti o consentiranno ai visitatori di iscriversi alle notifiche di ritorno in stock.

• Velocizzare l'evasione degli ordini. La gestione dell'inventario è in linea con le consegne degli ordini e più efficace è la prima, più veloce è la seconda. Dato che la velocità di consegna è uno dei problemi più urgenti e delle richieste dei clienti in più rapida crescita, non puoi perderlo.

• Approfondimenti sulla popolarità dei prodotti e sull'affidabilità dei fornitori. Avere i dati sulle azioni più lente e in movimento più veloce ti aiuterà a capire quali tipi di prodotti vendere più attivamente e quali eventualmente evitare. Inoltre, le informazioni dettagliate sulla gestione dell'inventario possono aiutare a valutare le relazioni con i diversi fornitori.

Le maggiori sfide nella gestione dell'inventario dell'e-commerce

Ecco le 3 sfide più comuni che complicano la gestione dell'inventario:

• Rapporti imprecisi. Potrebbe essere difficile sincronizzare tutti i dati, soprattutto se hai più sedi di magazzino e più fornitori. Avere livelli di stock imprecisi potrebbe danneggiare l'esperienza del cliente nel tuo negozio: se non vedono quanti articoli sono disponibili, potrebbero acquistare più di te e poi rimanere delusi.

• Vincoli della catena di approvvigionamento. Qualcosa potrebbe andare storto con la produzione o la conservazione del prodotto. In tal caso, dovresti avere gli strumenti per conoscerlo immediatamente e agire sul problema: ordinare più prodotti, ripensare le relazioni con i fornitori, migliorare la gestione del magazzino, comunicare problemi ai clienti, ecc.

• Cambiamenti nella domanda dei clienti. Dovresti essere preparato per picchi imprevisti della domanda. La pandemia ha fatto imparare la lezione a molte aziende nel modo più duro: dovresti sempre monitorare e prevedere la domanda, impostare livelli di "stock di sicurezza" per diversi prodotti, aggiornare i dati di inventario in tempo reale e seguire altre pratiche comprovate (ci occuperemo più di loro un po 'più tardi).

Per superare queste e altre sfide senza perdere clienti e spendere un sacco di soldi, dovresti trovare il miglior software di gestione dell'inventario per la tua azienda e adottare le migliori pratiche del settore. Esploriamo quali.

8 migliori pratiche per la gestione dell'inventario

Abbiamo compilato un elenco delle migliori pratiche nella gestione dell'inventario che ti aiuterà a migliorare le prestazioni complessive del tuo negozio.

1. Automatizza i processi con il software di gestione dell'inventario

Non sorprende che la gestione manuale dell'inventario sia noiosa e soggetta a errori. Tuttavia, molte aziende stanno ancora eseguendo almeno una parte del lavoro manualmente. Il recente report di Shopify mostra che l'automazione dei processi manuali è notevolmente cresciuta: ad esempio, le app per la gestione del magazzino hanno acquisito quasi il 200% di installazioni in più nel 2021 rispetto al 2020.

Se utilizzi un sistema come Shopify per gestire il tuo negozio, hai diverse opzioni per l'automazione:

1. Utilizzo delle funzionalità integrate. La gestione dell'inventario di Shopify nativa include funzionalità di base come tracciabilità, cronologia degli articoli, aggiornamenti delle quantità, ecc. Potrebbe essere sufficiente, ma difficilmente può coprire esigenze su larga scala e processi complessi.
2. Utilizzo di un'app di terze parti. Esistono numerose soluzioni software per la gestione dell'inventario come Skuana o RetailOps progettate per sincronizzare i dati del tuo negozio con i dati dell'inventario.
3. Utilizzo di un inventario dell'app Shopify. Puoi scegliere tra le soluzioni dell'App Store che offrono sincronizzazione dell'inventario in tempo reale, monitoraggio, integrazioni multicanale, ecc.

2. Esternalizzazione dell'adempimento

Anche l'esternalizzazione dell'intero adempimento può essere un'opzione valida. È dimostrato che 3PL (logistica di terze parti) riduce i costi e migliora la soddisfazione dei clienti in molti settori, in particolare nell'e-commerce. Con più aziende che decidono di esternalizzare, il mercato delle soluzioni di evasione ordini è in aumento: si prevede che raggiungerà oltre $ 25 milioni entro il 2028, crescendo costantemente dai $ 16 milioni nel 2021.

L'esternalizzazione dell'adempimento può essere utile se:

• Ti rivolgi a molte località diverse e non puoi gestire più magazzini per garantire spedizioni veloci . Una soluzione di terze parti può avere una rete di magazzini per stoccare i tuoi prodotti vicino ai tuoi clienti.
• Stai lottando per connettere i dati da diversi canali di vendita. L'evasione multicanale può gestire gli ordini effettuati sul tuo sito, sui social media o su altri mercati, automatizzando il processo per te.
• Non vuoi gestire l'evasione degli ordini in generale. Questa è una strategia a sé stante; se trovi un partner affidabile per l'adempimento, eliminerai molto lavoro e avrai spazio per altre attività per far crescere la tua attività.

3. Proietta le tue vendite future con strumenti di previsione

I moderni strumenti di inventario consentono molte funzionalità avanzate, una delle quali è la previsione della domanda. Armato di dati, puoi proiettare le tue vendite future nei seguenti passaggi:

1. Definisci un periodo che devi prevedere. Puoi proiettare le tue esigenze di inventario per un anno prima, per una stagione o un mese o per qualsiasi altro periodo che abbia senso per te.
2. Analizza i tuoi piani e le tendenze di acquisto. Prendi in considerazione gli eventi stagionali se influiscono sul tipo di prodotti che vendi, sulle promozioni pianificate e sulla crescita delle vendite. Se hai rapporti sull'inventario più lento e più veloce, ti forniranno informazioni dettagliate su quali prodotti concentrarti quando decidi di rifornire l'inventario.
3. Analizza la tua quota di mercato e la concorrenza. Nuovi attori che entrano nel mercato o cambiano le abitudini di acquisto potrebbero influire sugli ordini del tuo negozio e, di conseguenza, sulle tue esigenze di inventario.
4. Crea un piano e una sequenza temporale per ottenere l'inventario dai fornitori. Oltre a tutti i dati menzionati, è importante capire quanto tempo i produttori hanno bisogno per produrre gli articoli ordinati e come avverrà il trasporto al tuo magazzino o a quello di terze parti.
5. Modifica le tue previsioni se necessario. Supponiamo che il tuo annuncio stia ottenendo più conversioni di un annuncio simile dell'anno scorso e che tu stia ricevendo inaspettatamente più ordini. Dovrai reagire rapidamente per soddisfare la domanda.

Esistono molte soluzioni basate sull'intelligenza artificiale che aiutano nella pianificazione e previsione dell'inventario e il rapporto di McKinsey mostra che l'adozione di una può migliorare il controllo dell'inventario del 35%. Cerca il miglior software di gestione dell'inventario che ti farà risparmiare tempo e denaro prevedendo accuratamente la domanda. Se gestisci un negozio Shopify, puoi scegliere tra app di inventario con funzionalità di previsione, ad esempio Stockbot.

4. Impostare i livelli minimi di scorta

I livelli di scorta minimi o PAR (Sostituzione Automatica Periodica) definiscono la quantità di prodotto che dovresti avere in qualsiasi momento. Questo importo può anche essere chiamato scorta di sicurezza.

È utile impostare questi livelli minimi per gli articoli che vendi e rivederli una volta all'anno o più frequentemente. Impostare e regolare i livelli PAR in base alla popolarità del prodotto e ai processi logistici: è importante considerare sia quanto bene vende sia quanto velocemente può essere rifornito.

5. Classifica il tuo inventario in base al suo valore

Esistono vari approcci alla categorizzazione dell'inventario. Prima di tutto, se non ti occupi solo di prodotti finiti, dovrai classificare e tracciare separatamente i materiali utilizzati nella produzione e nello stoccaggio. Per quanto riguarda le azioni stesse, puoi utilizzare l'analisi ABC:

1. Calcola il numero di articoli venduti e il costo per unità per determinare il valore del consumo.
2. Elenca tutti i tuoi prodotti in ordine decrescente di valore di consumo . Quindi, calcola la percentuale di questo valore che rappresenta ogni prodotto o gruppo di prodotti.
3. Dividere i prodotti in gruppi A, B e C. In genere, i prodotti che rappresentano l'80% del valore del consumo totale sono i prodotti che generano più entrate. Contrassegnali come gruppo A. I gruppi B e C rappresenteranno rispettivamente il restante 15% e 5%.
4. Pianifica il rifornimento delle scorte in base ai dati ABC . Assicurati di avere sempre un numero sufficiente di prodotti A e di poterli rifornire rapidamente senza imporre costi aggiuntivi per lo stoccaggio di molti prodotti B e C.

6. Ridistribuire l'inventario più vicino ai clienti

La pressione delle consegne degli ordini super veloci è accesa. Secondo il rapporto di Shopify, il 60% dei consumatori prevede che gli ordini vengano evasi entro 2 giorni. Per garantire questo lasso di tempo e aumentare la percentuale di consegne in giornata, dovresti distribuire le tue scorte più vicino ai tuoi clienti target.

Analizza i dati basati sulla posizione e considera di mantenere il tuo inventario vicino alle zone di spedizione dei tuoi clienti più attivi. Se gestisci sia online che offline, puoi anche creare uno spazio ibrido che funge contemporaneamente da punto vendita e centro logistico. Gli studi dimostrano che trasformare un punto vendita in un mini punto di adempimento riduce i costi dell'ultimo miglio fino al 60+%.

7. Avere un piano di emergenza in atto e audit regolari

La realtà è che i processi della filiera sono soggetti a crisi. Se si verifica un problema, ad esempio, un'ubicazione di magazzino va fuori servizio e alcuni prodotti si guastano o un fornitore cessa l'attività quando gli ordini sono già stati effettuati, è necessario disporre di un piano di emergenza.

Può includere possibili scenari di interruzione che potrebbero interessare la tua attività, delineare tutte le opzioni di trasporto e immagazzinamento che hai o a cui potresti fare ulteriore riferimento, definire i membri del team e i partner che saranno responsabili della pianificazione e del rifornimento di emergenza, ecc.

Aiuta anche a eseguire controlli regolari dell'inventario. È possibile valutare le condizioni di stoccaggio e trasporto, le categorie di inventario esistenti e altri aspetti. In termini di controllo quantitativo, puoi eseguire conteggi di inventario completi o conteggi a ciclo: quest'ultimo significa un programma a rotazione in cui ogni prodotto o gruppo di prodotti viene controllato entro un determinato periodo di tempo.

8. Mantenere una comunicazione chiara e proattiva con i fornitori

È fondamentale mantenere una comunicazione trasparente con i fornitori. Tutto ciò che abbiamo detto sulle previsioni della domanda, la ridistribuzione dell'inventario o la pianificazione di emergenza dipende in gran parte dai rapporti con i fornitori. Dovresti sempre essere sulla stessa strada con il tuo inventario e piani di evasione, possibili rischi, obiettivi a breve e lungo termine, ecc.

Ha anche senso rivalutare la vostra collaborazione in base alla vostra soddisfazione ea quella del cliente. Sii proattivo se noti qualcosa che può essere migliorato nella catena di approvvigionamento e comunicalo prima di riscontrare esiti negativi. Il 44% delle aziende afferma di investire nel miglioramento della collaborazione con i partner della filiera.

Se lavori con più fornitori, puoi classificarli in base al loro impatto sulle entrate, sulla posizione o su un altro parametro e costruire la comunicazione di conseguenza.

Gestisci l'inventario pensando ai clienti

Qualsiasi tecnica o obiettivo relativo alla gestione dell'inventario dovrebbe essere in linea con la soddisfazione del cliente. Calibra sempre i tuoi obiettivi in ​​base alle tendenze di acquisto del tuo negozio, alle recensioni e alle esigenze dei clienti prima di ogni altra cosa.

Grazie a strumenti di automazione che si adattano alle dimensioni e agli obiettivi della tua attività, indipendentemente dal fatto che tu stia effettuando l'evasione di terze parti o utilizzando un sistema di gestione dell'inventario insieme ad altre fonti, puoi ottenere un migliore controllo sull'inventario e una migliore evasione degli ordini in generale.