8 pratiques éprouvées de gestion des stocks en e-commerce

En plus de peaufiner votre boutique en ligne (faciliter la navigation dans la structure du site, créer des offres de vente incitative ou d'autres campagnes de vente), vous devez contrôler et maintenir ce qui est invisible pour les clients mais essentiel à leur satisfaction : l'inventaire.

Dans cet article, nous discuterons des meilleures pratiques de gestion des stocks et de ses défis les plus courants. Avant de plonger, définissons d'abord la gestion des stocks et ses principaux concepts et explorons différentes techniques utilisées par les entreprises de commerce électronique.

Qu'est-ce que la gestion des stocks ?

La gestion des stocks implique le stockage, l'organisation et le transport des stocks qui comprennent à la fois les produits eux-mêmes et les matériaux nécessaires à la production et à la maintenance des produits. Les systèmes de gestion des stocks suivent le nombre de biens et de matériaux à différentes étapes de la production et des ventes, ainsi que leurs caractéristiques : dimensions, poids, température, saisonnalité ou tout autre élément pertinent pour l'entreprise.

L' objectif de chaque entreprise de commerce électronique avec la gestion des stocks est de minimiser les coûts associés au stockage, au suivi et à la livraison des produits . Cela signifie comprendre la demande et maintenir des niveaux de stocks suffisants pour satisfaire cette demande et abordables pour le stockage et l'entretien.

‍

Pour clarifier la terminologie, l'inventaire fait référence non seulement aux produits que vous vendez dans votre magasin, mais également aux matériaux que vous utilisez pour créer ces produits. À son tour, le stock se réfère uniquement à vos produits finis .

Les stocks peuvent être divisés en 4 grandes catégories : les matières premières (matériaux utilisés dans la production et/ou présents dans les produits eux-mêmes), les travaux en cours (produits partiellement finis), les produits finis (stock disponible à l'achat) et MRO (maintenance, réparation et biens d'exploitation qui ne font pas partie des produits finis).

Si vous ne vous occupez pas de la fabrication et que vous revendez des produits déjà fabriqués, votre inventaire peut inclure des outils d'emballage et d'entretien d'entrepôt. Si vous ne vous occupez pas du tout d'entrepôts (par exemple, vous avez créé une entreprise de livraison directe), vous n'avez pas besoin de vous soucier de l'inventaire ou de la gestion des stocks ; trouver un fournisseur fiable suffit.

Quelles sont les techniques de gestion des stocks ?

Il existe 3 approches les plus courantes : FIFO (premier entré, premier sorti), LIFO (dernier entré, premier sorti) et JIT (juste à temps). Leurs noms sont assez explicites : FIFO signifie vendre d'abord le stock le plus ancien, LIFO signifie faire autrement, et JIT signifie maintenir les niveaux les plus bas de tous les stocks.

La technique du premier entré, premier sorti est généralement reconnue comme la plus raisonnable car elle permet de minimiser le stockage des produits invendables (périmés, usés, démodés, etc.). La technique du dernier entré, premier sorti est justifiée si vous achetez constamment certains stocks et que leur prix augmente continuellement, ce qui fait que le stock le plus récent est le plus cher pour vous. L'approche juste à temps peut bien fonctionner si vous êtes en étroite collaboration avec les fournisseurs et pouvez compter sur eux.

Avantages d'une puissante gestion des stocks

Une bonne gestion des stocks, en particulier lorsqu'elle est automatisée à l'aide d'outils logiciels de gestion des stocks, peut vous aider à atteindre les objectifs suivants :

• Minimisation des coûts de stockage. Plus vous avez d'articles dans un entrepôt (ou plusieurs), plus vous devez les payer alors qu'ils ne vous rapportent pas d'argent en retour.

• Élimination des animaux morts et de la détérioration. Si vous vendez des produits périssables (ceux qui ont une date de péremption) ou des produits qui pourraient devenir inutiles avec le temps (hors saison, par exemple), il est essentiel de suivre leurs performances auprès des clients afin de ne pas être laissé avec beaucoup de stock périmé ou mort. Les systèmes de gestion des stocks peuvent vous aider à contrôler ces paramètres et à hiérarchiser ces produits avant qu'ils ne deviennent invendables.

• Élimination des erreurs. Si vous êtes toujours sur la bonne voie avec la quantité de stock dont vous disposez et que vous avez connecté ces données à votre boutique en ligne en temps réel, vous ne rencontrerez pas de problèmes avec les clients qui commandent ce que vous n'avez pas (ce qui pourrait entraîner des obstacles de communication et diminution de la satisfaction des clients).

Pour synchroniser le suivi des stocks avec votre boutique en ligne, utilisez des applications d'inventaire qui vous enverront des alertes de stock faible ou permettront aux visiteurs de s'abonner aux notifications de retour en stock.

• Accélération de l'exécution des commandes. La gestion des stocks va de pair avec les livraisons de commandes, et plus la première est efficace, plus la seconde est rapide. Étant donné que la rapidité de livraison est l'un des problèmes les plus urgents et que les demandes des clients connaissent la croissance la plus rapide, vous ne voulez pas manquer cela.

• Informations sur la popularité des produits et la fiabilité des fournisseurs. Disposer des données sur les stocks les plus lents et les plus rapides vous aidera à comprendre quels types de produits vendre plus activement et ceux à éviter éventuellement. De plus, les informations sur la gestion des stocks peuvent aider à évaluer les relations avec les différents fournisseurs.

Les plus grands défis de la gestion des stocks e-commerce

Voici les 3 défis les plus courants qui compliquent la gestion des stocks :

• Rapports inexacts. Il peut être difficile de synchroniser toutes les données, surtout si vous avez plusieurs emplacements d'entrepôt et plusieurs fournisseurs. Des niveaux de stock inexacts peuvent nuire à l'expérience client dans votre boutique : s'ils ne voient pas le nombre d'articles disponibles, ils peuvent en acheter plus que vous et être déçus.

• Contraintes de la chaîne d'approvisionnement. Quelque chose peut mal tourner avec la fabrication ou le stockage du produit. Si c'est le cas, vous devriez avoir les outils pour en prendre immédiatement connaissance et agir sur le problème : commander plus de produits, repenser les relations avec les fournisseurs, améliorer la gestion des entrepôts, communiquer les problèmes aux clients, etc.

• Changements dans la demande des clients. Vous devez vous préparer à des pics de demande inattendus. La pandémie a fait apprendre la leçon à de nombreuses entreprises : vous devez toujours suivre et prévoir la demande, définir des niveaux de « stock de sécurité » pour différents produits, mettre à jour vos données d'inventaire en temps réel et suivre d'autres pratiques éprouvées (nous couvrirons d'autres un peu plus tard).

Pour surmonter ces défis et d'autres sans perdre de clients et dépenser beaucoup d'argent, vous devez trouver le meilleur logiciel de gestion des stocks pour votre entreprise et adopter les meilleures pratiques de l'industrie. Découvrons lesquelles.

8 bonnes pratiques de gestion des stocks

Nous avons compilé une liste des meilleures pratiques en matière de gestion des stocks qui vous aideront à améliorer les performances globales de votre magasin.

1. Automatisez les processus avec un logiciel de gestion des stocks

Il n'est pas surprenant que la gestion manuelle des stocks soit fastidieuse et sujette aux erreurs. Pourtant, de nombreuses entreprises effectuent encore au moins une partie du travail manuellement. Le récent rapport de Shopify montre que l'automatisation des processus manuels a considérablement augmenté : par exemple, les applications de gestion d'entrepôt ont acquis près de 200 % d'installations supplémentaires en 2021 par rapport à 2020.

Si vous utilisez un système comme Shopify pour gérer votre boutique, vous disposez de plusieurs options d'automatisation :

1. Utilisation des fonctionnalités intégrées. La gestion des stocks native de Shopify comprend des fonctionnalités de base comme le suivi, l'historique des articles, les mises à jour de quantité, etc. Cela peut suffire, mais cela peut difficilement couvrir des besoins à grande échelle et des processus complexes.
2. Utilisation d'une application tierce. Il existe de nombreuses solutions logicielles de gestion des stocks telles que Skubana ou RetailOps conçues pour synchroniser les données de votre magasin avec vos données d'inventaire.
3. Utilisation d'une application Shopify d'inventaire. Vous pouvez choisir parmi les solutions de l'App Store qui offrent une synchronisation des stocks en temps réel, un suivi, des intégrations multicanaux, etc.

2. Externaliser l'exécution

L'externalisation de l'exécution complète peut également être une option valable. Il a été prouvé que 3PL (logistique tierce partie) réduit les coûts et améliore la satisfaction client dans de nombreux secteurs, notamment le commerce électronique. Alors que de plus en plus d'entreprises décident d'externaliser, le marché des solutions d'exécution est en hausse : il devrait atteindre plus de 25 millions de dollars d'ici 2028, contre 16 millions de dollars en 2021.

L'externalisation de l'exécution peut être bénéfique si :

• Vous ciblez de nombreux emplacements différents et ne pouvez pas gérer plusieurs entrepôts pour garantir des expéditions rapides . Une solution tierce peut disposer d'un réseau d'entrepôts pour stocker vos produits à proximité de vos clients.
• Vous avez du mal à connecter les données des différents canaux de vente. Le traitement multicanal peut gérer les commandes passées sur votre site, les réseaux sociaux ou d'autres marchés, en automatisant le processus pour vous.
• Vous ne voulez pas gérer l'exécution des commandes en général. C'est une stratégie qui lui est propre; si vous trouvez un partenaire d'exécution fiable, vous éliminerez beaucoup de travail et aurez de la place pour d'autres tâches pour développer votre entreprise.

3. Projetez vos ventes futures avec des outils de prévision

Les outils d'inventaire modernes permettent de nombreuses fonctionnalités avancées, dont la prévision de la demande. Armé de données, vous pouvez projeter vos ventes futures en suivant les étapes suivantes :

1. Définissez une période que vous devez prévoir. Vous pouvez projeter vos besoins d'inventaire pour un an à venir, pour une saison ou un mois, ou pour toute autre période qui vous semble logique.
2. Analysez vos plans et vos tendances d'achat. Tenez compte des événements saisonniers s'ils ont un impact sur le type de produits que vous vendez, les promotions prévues et la croissance de vos ventes. Si vous disposez de rapports sur les stocks les plus lents et les plus rapides, ils vous donneront un aperçu des produits sur lesquels vous concentrer lorsque vous décidez de réapprovisionner les stocks.
3. Analysez votre part de marché et la concurrence. De nouveaux acteurs entrant sur le marché ou des changements d'habitudes d'achat peuvent avoir un impact sur les commandes de votre magasin et, par la suite, sur vos besoins en inventaire.
4. Créez un plan et un calendrier pour obtenir l'inventaire des fournisseurs. En plus de toutes les données mentionnées, il est important de comprendre combien de temps les fabricants ont besoin pour produire les articles commandés et comment se déroulera le transport vers votre entrepôt ou celui d'un tiers.
5. Ajustez vos prévisions si nécessaire. Supposons que votre annonce génère plus de conversions qu'une annonce similaire de l'année dernière et que vous recevez plus de commandes de manière inattendue. Vous devrez réagir rapidement pour satisfaire la demande.

Il existe de nombreuses solutions basées sur l'IA qui aident à la planification et à la prévision des stocks, et le rapport de McKinsey montre que l'adoption d'une solution peut améliorer le contrôle des stocks de 35 %. Recherchez le meilleur logiciel de gestion des stocks qui vous fera gagner du temps et de l'argent en prédisant avec précision la demande. Si vous gérez une boutique Shopify, vous pouvez choisir parmi des applications d'inventaire avec une fonctionnalité de prévision, Stockbot, par exemple.

4. Fixez des niveaux de stock minimum

Les niveaux de stock minimum ou PAR (Periodic Automatic Replacement) définissent la quantité de produit que vous devriez avoir à tout moment. Ce montant peut également être appelé stock de sécurité.

Il est utile de définir ces niveaux minimums pour les articles que vous vendez et de les revoir une fois par an ou plus fréquemment. Définissez et ajustez les niveaux de PAR en fonction de la popularité du produit et des processus logistiques : il est important de tenir compte à la fois de la qualité de ses ventes et de la rapidité avec laquelle il peut être réapprovisionné.

5. Catégorisez votre inventaire en fonction de sa valeur

Il existe différentes approches de catégorisation des stocks. Tout d'abord, si vous ne traitez pas uniquement des produits finis, vous devrez catégoriser et suivre séparément les matériaux utilisés dans la production et le stockage. En ce qui concerne le stock lui-même, vous pouvez utiliser l'analyse ABC :

1. Calculez le nombre d'articles vendus et le coût unitaire pour déterminer la valeur de consommation.
2. Listez tous vos produits par ordre décroissant de valeur de consommation . Ensuite, calculez le pourcentage de cette valeur que chaque produit (ou groupe de produits) représente.
3. Divisez les produits en groupes A, B et C . En règle générale, les produits qui représentent 80 % de la valeur de consommation totale sont vos produits les plus générateurs de revenus. Marquez-les comme groupe A. Les groupes B et C représenteront respectivement les 15 % et 5 % restants.
4. Planifier le réapprovisionnement des stocks sur la base des données ABC . Assurez-vous d'avoir toujours suffisamment de produits A et de pouvoir les réapprovisionner rapidement et de ne pas engager de coûts supplémentaires pour stocker beaucoup de produits B et C.

6. Redistribuez les stocks plus près des clients

La pression des livraisons de commandes ultra-rapides est forte. Selon le rapport de Shopify, 60 % des consommateurs s'attendent à ce que les commandes soient exécutées dans les 2 jours. Pour garantir ce délai et augmenter le pourcentage de livraisons le jour même, vous devez répartir votre stock au plus près de vos clients cibles.

Analysez les données géolocalisées et envisagez de conserver votre inventaire à proximité des zones d'expédition de vos clients les plus actifs. Si vous exécutez à la fois en ligne et hors ligne, vous pouvez également créer un espace hybride qui sert à la fois de point de vente et de centre de distribution. Des études montrent que la transformation d'un point de vente en mini-point de distribution réduit les coûts du dernier kilomètre jusqu'à 60 % et plus.

7. Avoir un plan d'urgence en place et des audits réguliers

La réalité est que les processus de la chaîne d'approvisionnement sont sensibles aux crises. Si un problème survient - par exemple, un emplacement d'entrepôt est hors service et certains produits sont gâtés, ou un fournisseur cesse ses activités alors que des commandes sont déjà passées - vous devez disposer d'un plan d'urgence.

Il peut inclure des scénarios de perturbation possibles qui pourraient affecter votre entreprise, décrire toutes les options de transport et d'entreposage dont vous disposez ou auxquelles vous pourriez également vous référer, définir les membres de l'équipe et les partenaires qui seront responsables de la planification d'urgence et du réapprovisionnement, etc.

Il aide également à exécuter des audits d'inventaire réguliers. Vous pouvez évaluer les conditions de stockage et de transport, les catégories de stock existantes et d'autres aspects. En termes de contrôle quantitatif, vous pouvez exécuter des inventaires complets ou des comptages cycliques : ce dernier signifie un calendrier rotatif où chaque produit ou groupe de produits est contrôlé dans un délai donné.

8. Maintenir une communication claire et proactive avec les fournisseurs

Il est essentiel de maintenir une communication transparente avec les fournisseurs. Tout ce que nous avons dit sur la prévision de la demande, la redistribution des stocks ou la planification d'urgence dépend en grande partie de vos relations avec les fournisseurs. Vous devez toujours être sur la même voie avec votre inventaire et vos plans d'exécution, les risques possibles, les objectifs à court et à long terme, etc.

Il est également logique de réévaluer votre coopération en fonction de votre satisfaction et de celle de vos clients. Soyez proactif si vous remarquez quelque chose qui peut être amélioré dans la chaîne d'approvisionnement et communiquez-le avant de subir des résultats négatifs. 44 % des entreprises affirment investir dans l'amélioration de la collaboration avec les partenaires de la chaîne d'approvisionnement.

Si vous travaillez avec plusieurs fournisseurs, vous pouvez les classer en fonction de leur impact sur vos revenus, votre emplacement ou un autre paramètre et établir la communication en conséquence.

Gérer les stocks en pensant aux clients

Toute technique ou objectif lié à la gestion des stocks doit s'aligner sur la satisfaction du client. Calibrez toujours vos objectifs en fonction des tendances d'achat de votre magasin, des avis des clients et des besoins avant toute autre chose.

Grâce à des outils d'automatisation adaptés à la taille et aux objectifs de votre entreprise, que vous optiez pour l'exécution par un tiers ou que vous utilisiez un système de gestion des stocks avec d'autres sources, vous pouvez obtenir un meilleur contrôle sur les stocks et améliorer globalement l'exécution des commandes.