8 practici dovedite de gestionare a stocurilor în comerțul electronic

Pe lângă slefuirea magazinului dvs. online - facilitând navigarea în structura site-ului, crearea de oferte upsell sau alte campanii de vânzări - trebuie să controlați și să mențineți ceea ce este invizibil pentru clienți, dar esențial pentru satisfacția lor: inventarul.

În această postare, vom discuta despre cele mai bune practici de gestionare a inventarului și cele mai frecvente provocări ale acestuia. Înainte de a ne aprofunda, să definim mai întâi gestionarea stocurilor și conceptele sale majore și să explorăm diferite tehnici utilizate de companiile de comerț electronic.

Ce este managementul stocurilor?

Gestionarea stocurilor presupune depozitarea, organizarea și transportul inventarului care include atât produsele în sine, cât și materialele necesare pentru producerea și întreținerea produselor. Sistemele de management al stocurilor urmăresc numărul de bunuri și materiale în diferite etape de producție și vânzări, precum și caracteristicile acestora: dimensiuni, greutate, temperatură, sezonalitate sau orice altceva care este relevant pentru afacere.

Scopul fiecărei companii de comerț electronic cu gestionarea inventarului este de a minimiza costurile asociate cu stocarea, urmărirea și livrarea produselor . Înseamnă înțelegerea cererii și menținerea unor niveluri de inventar care sunt atât suficiente pentru a satisface acea cerere, cât și accesibile pentru stocare și întreținere.

‍

Pentru a clarifica terminologia, inventarul se referă nu numai la produsele pe care le vindeți în magazinul dvs., ci și la materialele pe care le utilizați pentru a crea acele produse. La rândul său, stocul se referă numai la produsele dvs. finite .

Inventarul poate fi împărțit în 4 mari categorii: mărfuri prime (materiale utilizate în producție și/sau prezente în produsele în sine), lucru în curs (produse parțial finite), produse finite (stoc disponibil pentru achiziție) și MRO (întreținere, reparații și operațiuni de bunuri care nu fac parte din produsele finale).

Dacă nu vă ocupați de producție și revindeți produse deja fabricate, inventarul dvs. poate include instrumente de ambalare și de întreținere a depozitului. Dacă nu aveți de-a face cu depozite deloc – să zicem, ați construit o afacere de dropshipping – nu trebuie să vă deranjați nici cu gestionarea stocurilor, nici cu gestionarea stocurilor; este suficient să găsești un furnizor de încredere.

Care sunt tehnicile de gestionare a stocurilor?

Există 3 abordări cele mai comune: FIFO (primul intrat, primul ieşit), LIFO (ultimul intrat, primul ieşit) şi JIT (just-in-time). Numele lor se explică de la sine: FIFO înseamnă să vinzi mai întâi cel mai vechi stoc, LIFO înseamnă să faci altfel, iar JIT înseamnă să păstrezi nivelurile maxime scăzute ale tuturor stocurilor.

Tehnica primul intrat, primul ieșit este de obicei recunoscută ca fiind cea mai rezonabilă, deoarece ajută la minimizarea depozitării produselor care nu se vinde (care au expirat, s-au uzat, s-au demodat etc.). Tehnica ultimul intrat, primul ieșit este justificată dacă cumpărați în mod constant un anumit inventar și prețul acestuia crește continuu, ceea ce face ca cel mai nou stoc să fie cel mai scump pentru dvs. Abordarea just-in-time ar putea funcționa bine dacă sunteți în strânsă colaborare cu furnizorii și vă puteți baza pe aceștia.

Beneficiile unui management puternic al stocurilor

Gestionarea corectă a inventarului, în special atunci când este automatizată cu ajutorul instrumentelor software de gestionare a stocurilor, vă poate ajuta să realizați următoarele:

• Minimizarea costurilor de depozitare. Cu cât aveți mai multe articole într-un depozit (sau mai multe), cu atât mai mult trebuie să plătiți pentru ele, în timp ce nu vă fac bani în schimb.

• Eliminarea stocurilor moarte și a alterării. Dacă vindeți mărfuri perisabile (cele care au o dată de expirare) sau produse care ar putea deveni irelevante în timp (în afara sezonului, de exemplu), este esențial să urmăriți performanța acestora cu clienții, astfel încât să nu fiți rămas cu o mulțime de stoc expirat sau mort. Sistemele de gestionare a stocurilor vă pot ajuta să controlați acești parametri și să prioritizați astfel de produse înainte ca acestea să devină nevandabile.

• Eliminarea erorilor. Dacă sunteți mereu pe drumul cel bun cu cât stoc aveți și ați conectat aceste date la magazinul dvs. online în timp real, nu vă veți confrunta cu probleme cu clienții care comandă ceea ce nu aveți (ceea ce ar putea duce la obstacole de comunicare și scăderea satisfacției clienților).

Pentru a sincroniza urmărirea stocurilor cu magazinul dvs. online, utilizați aplicații de inventar care vă vor trimite alerte de stoc scazut sau le vor permite vizitatorilor să se aboneze la notificări de stocare înapoi.

• Accelerarea onorarii comenzilor. Gestionarea stocurilor merge în concordanță cu livrările comenzilor, iar cu cât este mai eficientă prima, cu atât mai rapidă cea din urmă. Având în vedere că viteza de livrare este una dintre problemele cele mai presante și cerințele clienților cu cea mai rapidă creștere, nu doriți să ratați acest lucru.

• Informații despre popularitatea produsului și fiabilitatea furnizorilor. Deținerea datelor despre stocul care se mișcă cel mai lent și cel mai rapid vă va ajuta să înțelegeți ce tipuri de produse să vindeți mai activ și pe care să le evitați. În plus, informațiile despre managementul stocurilor pot ajuta la evaluarea relațiilor cu diferiți furnizori.

Cele mai mari provocări în gestionarea inventarului de comerț electronic

Iată cele mai frecvente 3 provocări care complică gestionarea stocurilor:

• Rapoarte inexacte. Ar putea fi dificil să sincronizați toate datele, mai ales dacă aveți mai multe locații de depozit și mai mulți furnizori. Nivelurile incorecte ale stocurilor ar putea afecta experiența clienților în magazinul dvs.: dacă nu văd câte articole sunt disponibile, ar putea cumpăra mai mult decât aveți și apoi să fie dezamăgiți.

• Constrângeri în lanțul de aprovizionare. Ceva ar putea merge prost la fabricarea sau depozitarea produsului. Dacă o face, ar trebui să aveți instrumentele pentru a afla imediat despre asta și a acționa asupra problemei: comandați mai multe produse, regândiți relațiile cu furnizorii, îmbunătățiți managementul depozitului, comunicați problemele clienților etc.

• Schimbări ale cererii clienților. Ar trebui să fiți pregătiți pentru creșteri neașteptate ale cererii. Pandemia a făcut multe companii să învețe lecția pe cale grea: ar trebui să urmăriți și să prognozați întotdeauna cererea, să stabiliți niveluri de „stoc de siguranță” pentru diferite produse, să vă actualizați datele de inventar în timp real și să urmați alte practici dovedite (vom acoperi mai multe dintre ele ceva mai târziu).

Pentru a depăși aceste și alte provocări fără a pierde clienți și a cheltui mulți bani, ar trebui să găsiți cel mai bun software de gestionare a stocurilor pentru afacerea dvs. și să adoptați cele mai bune practici din industrie. Să le explorăm pe care.

8 cele mai bune practici de gestionare a inventarului

Am întocmit o listă cu cele mai bune practici în gestionarea inventarului, care vă vor ajuta să îmbunătățiți performanța generală a magazinului dvs.

1. Automatizați procesele cu software-ul de gestionare a stocurilor

Nu este o surpriză că gestionarea manuală a inventarului este obositoare și predispusă la erori. Cu toate acestea, multe companii încă fac cel puțin o parte din muncă manual. Raportul recent al Shopify arată că automatizarea proceselor manuale a crescut semnificativ: de exemplu, aplicațiile pentru gestionarea depozitelor au obținut cu aproape 200% mai multe instalări în 2021 față de 2020.

Dacă utilizați un sistem precum Shopify pentru a vă gestiona magazinul, aveți mai multe opțiuni pentru automatizare:

1. Utilizarea capabilităților încorporate. Managementul nativ al inventarului Shopify include funcționalități de bază, cum ar fi urmărirea, istoricul articolelor, actualizările cantităților etc. Poate fi suficient, dar cu greu poate acoperi nevoi pe scară largă și procese complexe.
2. Folosind o aplicație terță parte. Există o mulțime de soluții software de gestionare a inventarului, cum ar fi Skubana sau RetailOps, concepute pentru a sincroniza datele magazinului dvs. cu datele dvs. de inventar.
3. Folosind o aplicație Shopify de inventar. Puteți alege dintre soluțiile App Store care oferă sincronizare a inventarului în timp real, urmărire, integrări multi-canal etc.

2. Externalizați îndeplinirea

Externalizarea întregii îndepliniri poate fi, de asemenea, o opțiune validă. Sa dovedit că 3PL (logistica terță parte) reduce costurile și îmbunătățește satisfacția clienților în multe industrii, în special comerțul electronic. Odată cu mai multe companii care decid să externalizeze, piața soluțiilor de împlinire este în creștere: se estimează că va ajunge la peste 25 de milioane de dolari până în 2028, în creștere constantă de la 16 milioane de dolari în 2021.

Outsourcing-ul de îndeplinire poate fi benefic dacă:

• Vă vizați o mulțime de locații diferite și nu puteți rula mai multe depozite pentru a asigura expedieri rapide . O soluție terță parte poate avea o rețea de depozite pentru a vă stoca produsele în apropierea clienților.
• Te chinui să conectezi datele de la diferite canale de vânzare. Elaborarea pe mai multe canale poate gestiona comenzile efectuate pe site-ul dvs., pe rețelele de socializare sau pe alte piețe, automatizând procesul pentru dvs.
• Nu doriți să vă ocupați de onorarea comenzilor în general. Aceasta este o strategie proprie; dacă găsiți un partener de încredere, veți elimina multă muncă și veți avea loc pentru alte sarcini pentru a vă dezvolta afacerea.

3. Proiectați-vă vânzările viitoare cu instrumente de prognoză

Instrumentele moderne de inventar permit o mulțime de funcționalități avansate, dintre care una este prognoza cererii. Înarmat cu date, vă puteți proiecta vânzările viitoare în următorii pași:

1. Definiți o perioadă pe care trebuie să o prognozați. Vă puteți proiecta nevoile de inventar pentru un an înainte, pentru un sezon sau lună sau pentru orice altă perioadă care are sens pentru dvs.
2. Analizați-vă planurile și tendințele de achiziție. Luați în considerare evenimentele sezoniere dacă acestea influențează tipul de produse pe care le vindeți, promoțiile planificate și creșterea vânzărilor. Dacă aveți la îndemână rapoarte despre inventarul cu cea mai lentă și cea mai rapidă mișcare, acestea vă vor oferi informații despre produsele pe care să vă concentrați atunci când decideți cu privire la reaprovizionarea stocului.
3. Analizați-vă cota de piață și concurența. Noi jucători care intră pe piață sau schimbă obiceiurile de cumpărare ar putea afecta comenzile magazinului dvs. și, ulterior, nevoile dvs. de inventar.
4. Creați un plan și un calendar pentru obținerea inventarului de la furnizori. Pe lângă toate datele menționate, este important să înțelegeți de cât timp au nevoie producătorii pentru a produce articolele comandate și cum va avea loc transportul către depozitul dvs. sau al unei terțe părți.
5. Ajustați-vă prognoza dacă este necesar. Să presupunem că anunțul dvs. înregistrează mai multe conversii decât un anunț similar de anul trecut și că primiți în mod neașteptat mai multe comenzi. Va trebui să reacționați rapid pentru a satisface cererea.

Există o mulțime de soluții bazate pe inteligență artificială care ajută la planificarea și prognoza inventarului, iar raportul lui McKinsey arată că adoptarea uneia poate îmbunătăți controlul inventarului cu 35%. Căutați cel mai bun software de gestionare a stocurilor, care vă va economisi timp și bani, anticipând cu exactitate cererea. Dacă conduceți un magazin Shopify, puteți alege dintre aplicațiile de inventar cu funcționalitate de prognoză – Stockbot, de exemplu.

4. Setați niveluri minime de stoc

Nivelurile de stoc minim sau PAR (înlocuire automată periodică) definesc cantitatea de produs pe care ar trebui să o aveți în orice moment. Această sumă poate fi numită și stoc de siguranță.

Este util să setați aceste niveluri minime pentru articolele pe care le vindeți și să le revizuiți o dată pe an sau mai des. Setați și ajustați nivelurile PAR în funcție de popularitatea produsului și de procesele logistice: este important să luați în considerare atât cât de bine se vinde, cât și cât de repede poate fi completat.

5. Clasificați-vă inventarul în funcție de valoarea acestuia

Există diverse abordări pentru clasificarea inventarului. În primul rând, dacă nu aveți de-a face doar cu produse finite, va trebui să clasificați și să urmăriți separat materialele utilizate în producție și depozitare. În ceea ce privește stocul în sine, puteți utiliza analiza ABC:

1. Calculați numărul de articole vândute și costul pe unitate pentru a determina valoarea consumului.
2. Listați toate produsele dvs. în ordinea valorii descrescătoare a consumului . Apoi, calculați procentul din această valoare pentru care reprezintă fiecare produs sau grup de produse.
3. Împărțiți produsele în grupuri A, B și C. De obicei, produsele care reprezintă 80% din valoarea totală de consum sunt cele mai generatoare de venituri. Marcați-le ca grupa A. Grupurile B și C vor reprezenta restul de 15% și, respectiv, 5%.
4. Planificați reaprovizionarea stocului pe baza datelor ABC . Asigurați-vă că aveți întotdeauna suficiente produse A și că le puteți reaproviziona rapid și nu implicați costuri suplimentare în stocarea multor produse B și C.

6. Redistribuiți inventarul mai aproape de clienți

Presiunea livrărilor super-rapide de comenzi este crescută. Potrivit raportului Shopify, 60% dintre consumatori se așteaptă ca comenzile să fie onorate în 2 zile. Pentru a garanta acest interval de timp și pentru a crește procentul de livrări în aceeași zi, ar trebui să distribuiți stocul mai aproape de clienții țintă.

Analizați datele bazate pe locație și luați în considerare menținerea inventarului aproape de zonele de expediere ale celor mai activi clienți. Dacă rulați atât online, cât și offline, puteți crea, de asemenea, un spațiu hibrid care să servească în același timp ca punct de vânzare și ca centru de onorare. Studiile arată că transformarea unei locații de vânzare cu amănuntul într-un mini-punct de îndeplinire reduce costurile ultimului mile cu până la 60+%.

7. Aveți un plan de urgență în vigoare și audituri regulate

Realitatea este că procesele lanțului de aprovizionare sunt susceptibile la crize. Dacă apare o problemă – de exemplu, o locație a unui depozit iese din funcțiune și anumite produse sunt stricate sau un furnizor iese din activitate când comenzile sunt deja făcute – trebuie să aveți un plan de urgență.

Poate include posibile scenarii de perturbare care ar putea afecta afacerea dvs., evidențiază toate opțiunile de transport și depozitare pe care le aveți sau la care vă puteți referi suplimentar, defini membrii echipei și partenerii care vor fi responsabili pentru planificarea și reaprovizionarea pentru situații de urgență etc.

De asemenea, ajută la desfășurarea de audituri regulate ale stocurilor. Puteți evalua condițiile de depozitare și transport, categoriile de inventar existente și alte aspecte. În ceea ce privește o verificare cantitativă, puteți efectua contorizări complete de inventar sau contorizări ciclului: aceasta din urmă înseamnă un program rotativ în care fiecare produs sau grup de produse este verificat într-o anumită perioadă de timp.

8. Mențineți o comunicare clară și proactivă cu furnizorii

Este vital să păstrăm comunicarea transparentă cu furnizorii. Tot ce am spus despre prognoza cererii, redistribuirea stocurilor sau planificarea pentru situații de urgență depinde în mare măsură de relațiile dvs. cu furnizorii. Ar trebui să fiți întotdeauna pe aceeași cale cu inventarul și planurile de realizare, riscurile posibile, obiectivele pe termen scurt și lung etc.

De asemenea, are sens să vă reevaluați cooperarea pe baza satisfacției dvs. și a clienților. Fiți proactiv dacă observați ceva ce poate fi îmbunătățit în lanțul de aprovizionare și comunicați-l înainte de a experimenta orice rezultat negativ. 44% dintre companii susțin că investesc în îmbunătățirea colaborării cu partenerii lanțului de aprovizionare.

Dacă lucrați cu mai mulți furnizori, îi puteți clasifica în funcție de impactul lor asupra veniturilor, locației sau alt parametru și să construiți comunicarea în consecință.

Gestionați inventarul având în vedere clienții

Orice tehnică sau obiectiv legat de gestionarea stocurilor ar trebui să se alinieze cu satisfacția clienților. Calibrați-vă întotdeauna obiectivele la tendințele de cumpărare ale magazinului dvs., la recenziile și nevoile clienților înainte de orice.

Datorită instrumentelor de automatizare care se potrivesc dimensiunii și obiectivelor afacerii dvs. — indiferent dacă mergeți cu onorarea unei terțe părți sau folosiți un sistem de gestionare a stocurilor împreună cu alte surse — puteți obține un control mai bun asupra inventarului și o îndeplinire generală îmbunătățită a comenzilor.