8 проверенных практик управления запасами в электронной коммерции

Помимо полировки вашего интернет-магазина — облегчения навигации по структуре сайта, создания предложений по увеличению продаж или других рекламных кампаний — вам необходимо контролировать и поддерживать то, что невидимо для клиентов, но необходимо для их удовлетворения: запасы.

В этом посте мы обсудим лучшие практики управления запасами и наиболее распространенные проблемы. Прежде чем мы углубимся, давайте сначала определим управление запасами и его основные концепции, а также рассмотрим различные методы, используемые предприятиями электронной коммерции.

Что такое управление запасами?

Управление запасами подразумевает хранение, организацию и транспортировку запасов , которые включают как сами продукты, так и материалы, необходимые для производства и обслуживания продуктов. Системы управления запасами отслеживают количество товаров и материалов на разных этапах производства и продаж, а также их характеристики: размеры, вес, температуру, сезонность или что-то еще, что имеет отношение к бизнесу.

Целью каждой компании электронной коммерции при управлении запасами является минимизация затрат, связанных с хранением, отслеживанием и доставкой продуктов . Это означает понимание спроса и наличие таких уровней запасов, которые достаточны для удовлетворения этого спроса и доступны для хранения и обслуживания.

‍

Чтобы уточнить терминологию, инвентарь относится не только к продуктам, которые вы продаете в своем магазине, но и к материалам, которые вы используете для создания этих продуктов. В свою очередь, запас относится только к вашей готовой продукции .

Запасы можно разделить на 4 основные категории: сырье (материалы, используемые в производстве и/или присутствующие в самих продуктах), незавершенное производство (частично готовая продукция), готовая продукция (запасы, доступные для покупки) и ТОиР (техническое обслуживание, ремонт). ремонтные и эксплуатационные товары, не входящие в состав готовой продукции).

Если вы не занимаетесь производством и перепродаете уже изготовленные продукты, ваш инвентарь может включать инструменты для упаковки и обслуживания склада. Если вы вообще не имеете дела со складами — скажем, вы построили бизнес по доставке товаров по прямой доставке — вам не нужно заморачиваться ни с запасами, ни с управлением запасами; достаточно найти надежного поставщика.

Что такое методы управления запасами?

Существует 3 наиболее распространенных подхода: FIFO (первым поступил — первым обслужен), LIFO (последний пришел — первым вышел) и JIT (точно в срок). Их названия говорят сами за себя: FIFO означает продажу самых старых акций в первую очередь, LIFO означает другие действия, а JIT означает сохранение максимально низких уровней всех акций.

Техника «первым пришел — первым вышел» обычно признается наиболее разумной, так как позволяет минимизировать хранение непродаваемой продукции (просроченной, изношенной, вышедшей из моды и т. д.). Техника «последний пришел — первый ушел» оправдана, если вы постоянно покупаете определенные запасы, и их цена постоянно растет, что делает самые новые запасы самыми дорогими для вас. Подход «точно в срок» может работать хорошо, если вы тесно сотрудничаете с поставщиками и можете положиться на них.

Преимущества мощного управления запасами

Надлежащее управление запасами, особенно автоматизированное с помощью программных средств управления запасами, может помочь вам достичь следующего:

• Минимизация затрат на хранение. Чем больше предметов у вас хранится на складе (или нескольких), тем больше вы должны заплатить за них, пока они не приносят вам никаких денег взамен.

• Ликвидация мертвого инвентаря и брака. Если вы продаете скоропортящиеся товары (те, у которых есть срок годности) или продукты, которые со временем могут стать неактуальными (например, вне сезона), очень важно отслеживать, как они работают с покупателями, чтобы вы не осталось с большим количеством просроченных или мертвых запасов. Системы управления запасами могут помочь вам контролировать эти параметры и расставлять приоритеты для таких продуктов, прежде чем они станут непригодными для продажи.

• Устранение ошибок. Если вы всегда следите за тем, сколько у вас есть на складе, и вы подключили эти данные к своему интернет-магазину в режиме реального времени, вы не столкнетесь с проблемами, когда клиенты заказывают то, чего у вас нет (что может привести к проблемам с коммуникацией). и снижение удовлетворенности клиентов).

Чтобы синхронизировать отслеживание запасов с вашим интернет-магазином, используйте приложения инвентаризации, которые будут отправлять вам оповещения о низком уровне запасов или позволять посетителям подписываться на уведомления о наличии товаров.

• Ускорение выполнения заказа. Управление запасами идет в ногу с доставкой заказов, и чем эффективнее первое, тем быстрее второе. Учитывая, что скорость доставки является одной из самых насущных проблем и быстрорастущими требованиями клиентов, вы не должны упустить это.

• Информация о популярности продукта и надежности поставщиков. Наличие данных о самых медленно и быстро движущихся запасах поможет вам понять, какие типы продуктов следует продавать активнее, а каких следует избегать. Кроме того, информация об управлении запасами может помочь оценить отношения с различными поставщиками.

Самые большие проблемы в управлении запасами электронной коммерции

Вот 3 наиболее распространенные проблемы, которые усложняют управление запасами:

• Неточные отчеты. Синхронизировать все данные может быть сложно, особенно если у вас несколько складов и несколько поставщиков. Наличие неточных данных об уровне запасов может отрицательно сказаться на опыте покупателей в вашем магазине: если они не увидят, сколько товаров доступно, они могут купить больше, чем у вас, а затем разочароваться.

• Ограничения цепочки поставок. Что-то может пойти не так с производством или хранением продукта. Если это так, у вас должны быть инструменты, чтобы немедленно узнать об этом и принять меры: заказать больше продуктов, переосмыслить отношения с поставщиками, улучшить управление складом, сообщить о проблемах клиентам и т. д.

• Изменения в потребительском спросе. Вы должны быть готовы к неожиданным скачкам спроса. Пандемия заставила многие компании усвоить урок на своей шкуре: вы всегда должны отслеживать и прогнозировать спрос, устанавливать уровни «страхового запаса» для различных продуктов, обновлять данные о своих запасах в режиме реального времени и следовать другим проверенным практикам (мы рассмотрим о них немного позже).

Чтобы преодолеть эти и другие проблемы, не теряя клиентов и не тратя много денег, вы должны найти лучшее программное обеспечение для управления запасами для своего бизнеса и внедрить лучшие отраслевые практики. Давайте изучим, какие.

8 лучших практик управления запасами

Мы составили список передовых методов управления запасами, которые помогут вам повысить общую производительность вашего магазина.

1. Автоматизируйте процессы с помощью программного обеспечения для управления запасами

Неудивительно, что ручное управление запасами утомительно и подвержено ошибкам. Тем не менее, многие компании все еще выполняют хотя бы часть работы вручную. Недавний отчет Shopify показывает, что автоматизация ручных процессов значительно выросла: например, приложения для управления складом получили почти на 200% больше установок в 2021 году по сравнению с 2020 годом.

Если вы используете такую ​​систему, как Shopify, для управления своим магазином, у вас есть несколько вариантов автоматизации:

1. Использование встроенных возможностей. Нативное управление запасами Shopify включает в себя базовые функции, такие как отслеживание, история товаров, обновление количества и т. д. Этого может быть достаточно, но вряд ли оно может удовлетворить крупномасштабные потребности и сложные процессы.
2. Использование стороннего приложения. Существует множество программных решений для управления запасами, таких как Skubana или RetailOps, предназначенных для синхронизации данных вашего магазина с данными вашего запаса.
3. Использование инвентаря Shopify приложение. Вы можете выбрать среди решений App Store, которые предлагают синхронизацию инвентаря в реальном времени, отслеживание, многоканальную интеграцию и т. д.

2. Аутсорсинг выполнения

Аутсорсинг полного выполнения также может быть допустимым вариантом. Доказано, что 3PL (сторонняя логистика) снижает затраты и повышает удовлетворенность клиентов во многих отраслях, в частности в электронной коммерции. Поскольку все больше компаний выбирают аутсорсинг, рынок фулфилмент-решений растет: по прогнозам, к 2028 году он достигнет более 25 миллионов долларов, а в 2021 году он неуклонно растет с 16 миллионов долларов.

Выполнение аутсорсинга может быть выгодным, если:

• Вы ориентируетесь на множество различных местоположений и не можете управлять несколькими складами, чтобы обеспечить быструю доставку . Стороннее решение может иметь сеть складов для хранения ваших продуктов рядом с вашими клиентами.
• Вы пытаетесь связать данные из разных каналов продаж. Многоканальное выполнение может обрабатывать заказы, сделанные на вашем сайте, в социальных сетях или других торговых площадках, автоматизируя процесс для вас.
• Вы не хотите заниматься выполнением заказов в целом. Это отдельная стратегия; если вы найдете надежного партнера по реализации, вы избавитесь от большого количества работы и у вас останется место для других задач для развития вашего бизнеса.

3. Прогнозируйте свои будущие продажи с помощью инструментов прогнозирования

Современные инструменты инвентаризации позволяют использовать множество расширенных функций, одной из которых является прогнозирование спроса. Вооружившись данными, вы можете спрогнозировать будущие продажи, выполнив следующие действия:

1. Определите период, на который вам нужно прогнозировать. Вы можете спрогнозировать свои потребности в инвентаре на год вперед, на сезон или месяц или на любой другой период, который имеет для вас смысл.
2. Проанализируйте свои планы и покупательские тенденции. Учитывайте сезонные события, если они влияют на тип продаваемых вами продуктов, запланированные рекламные акции и рост ваших продаж. Если у вас есть отчеты о самых медленно и быстро оборачиваемых запасах, они дадут вам представление о том, на каких продуктах следует сосредоточиться при принятии решения о пополнении запасов.
3. Проанализируйте свою долю рынка и конкуренцию. Новые игроки, выходящие на рынок, или изменение покупательских привычек могут повлиять на заказы вашего магазина и, следовательно, на ваши потребности в инвентаре.
4. Составьте план и график получения запасов от поставщиков. Помимо всех перечисленных данных, важно понимать, сколько времени нужно производителям для производства заказанных позиций и как будет происходить транспортировка до вашего или стороннего склада.
5. При необходимости скорректируйте прогноз. Допустим, ваше объявление получает больше конверсий, чем аналогичное объявление в прошлом году, и вы получаете неожиданно больше заказов. Вам нужно будет быстро реагировать, чтобы удовлетворить спрос.

Существует множество решений на основе ИИ, которые помогают планировать и прогнозировать запасы, и отчет McKinsey показывает, что внедрение одного из них может улучшить управление запасами на 35%. Ищите лучшее программное обеспечение для управления запасами, которое сэкономит ваше время и деньги за счет точного прогнозирования спроса. Если вы управляете магазином Shopify, вы можете выбрать одно из приложений для инвентаризации с функцией прогнозирования — например, Stockbot.

4. Установите минимальный уровень запасов

Минимальные уровни запасов или PAR (периодическая автоматическая замена) определяют количество продукта, которое вы должны иметь в любое время. Эту сумму также можно назвать страховым запасом.

Полезно установить эти минимальные уровни для товаров, которые вы продаете, и пересматривать их раз в год или чаще. Устанавливайте и корректируйте уровни PAR в зависимости от популярности продукта и процессов логистики: важно учитывать, насколько хорошо он продается, и как быстро он может быть восполнен.

5. Классифицируйте свой инвентарь на основе его стоимости

Существуют различные подходы к классификации запасов. Прежде всего, если вы имеете дело не только с готовой продукцией, вам необходимо классифицировать и отдельно отслеживать материалы, используемые в производстве и хранении. Что касается самой акции, вы можете использовать анализ ABC:

1. Рассчитайте количество проданных товаров и стоимость за единицу , чтобы определить стоимость потребления.
2. Перечислите все свои продукты в порядке убывания потребительской ценности . Затем подсчитайте процент от этого значения, который приходится на каждый продукт или группу продуктов.
3. Разделите продукты на группы A, B и C. Как правило, продукты, на долю которых приходится 80% общей стоимости потребления, приносят вам наибольший доход. Отметьте их как группу A. Группы B и C будут представлять оставшиеся 15% и 5% соответственно.
4. Планируйте пополнение запасов на основе данных ABC . Убедитесь, что у вас всегда достаточно продуктов А, и вы можете быстро пополнить их запасы, а также не нести дополнительные расходы на хранение большого количества продуктов В и С.

6. Перераспределите инвентарь ближе к покупателям

Давление сверхбыстрой доставки заказов продолжается. Согласно отчету Shopify, 60% потребителей ожидают, что заказы будут выполнены в течение 2 дней. Чтобы гарантировать этот срок и увеличить процент доставок в тот же день, вы должны распределять свои запасы ближе к своим целевым клиентам.

Проанализируйте данные о местоположении и подумайте о том, чтобы хранить свой инвентарь рядом с зонами доставки ваших самых активных клиентов. Если вы работаете как онлайн, так и офлайн, вы также можете создать гибридное пространство, которое одновременно служит точкой продаж и центром выполнения. Исследования показывают, что превращение розничного магазина в мини-точку выполнения снижает затраты на последнюю милю до 60+%.

7. Имейте план на случай непредвиденных обстоятельств и регулярные проверки

Реальность такова, что процессы цепочки поставок подвержены кризисам. Если возникает проблема — например, склад выходит из строя и некоторые продукты портятся, или поставщик выходит из бизнеса, когда заказы уже сделаны, — у вас должен быть план на случай непредвиденных обстоятельств.

Он может включать возможные сценарии сбоев, которые могут повлиять на ваш бизнес, излагать все варианты транспортировки и складирования, которые у вас есть или на которые вы можете дополнительно ссылаться, определять членов команды и партнеров, которые будут нести ответственность за аварийное планирование и пополнение запасов, и т. д.

Это также помогает проводить регулярные проверки запасов. Вы можете оценить условия хранения и транспортировки, существующие категории инвентаря и другие аспекты. Что касается количественной проверки, вы можете проводить полную инвентаризацию или циклическую инвентаризацию: последняя означает чередующийся график, при котором каждый продукт или группа продуктов проверяются в течение заданного периода времени.

8. Поддерживайте четкую и активную связь с поставщиками

Очень важно поддерживать прозрачную связь с поставщиками. Все, что мы сказали о прогнозировании спроса, перераспределении запасов или планировании на случай непредвиденных обстоятельств, во многом зависит от ваших взаимоотношений с поставщиками. Вы всегда должны быть на одном пути со своими планами инвентаризации и выполнения, возможными рисками, краткосрочными и долгосрочными целями и т. д.

Также имеет смысл пересмотреть ваше сотрудничество, основываясь на вашей удовлетворенности и удовлетворенности клиентов. Будьте активны, если вы заметили что-то, что можно улучшить в цепочке поставок, и сообщите об этом, прежде чем столкнетесь с какими-либо негативными результатами. 44% компаний заявляют, что инвестируют в улучшение сотрудничества с партнерами по цепочке поставок.

Если вы работаете с несколькими поставщиками, вы можете классифицировать их в зависимости от их влияния на ваш доход, местоположение или другой параметр и соответствующим образом строить коммуникацию.

Управляйте запасами с учетом клиентов

Любая техника или цель, связанные с управлением запасами, должны соответствовать удовлетворенности клиентов. Прежде всего всегда соизмеряйте свои цели с тенденциями покупок в вашем магазине, отзывами и потребностями клиентов.

Благодаря инструментам автоматизации, которые соответствуют размеру и целям вашего бизнеса, независимо от того, используете ли вы стороннее исполнение или используете систему управления запасами вместе с другими источниками, вы можете добиться лучшего контроля над запасами и общего улучшения выполнения заказов.