8 prácticas comprobadas de gestión de inventario en comercio electrónico

Además de pulir su tienda en línea (haciendo que la estructura del sitio sea fácil de navegar, creando ofertas adicionales u otras campañas de ventas), necesita controlar y mantener lo que es invisible para los clientes pero esencial para su satisfacción: el inventario.

En esta publicación, analizaremos las mejores prácticas para administrar el inventario y sus desafíos más comunes. Antes de sumergirnos, primero definamos la gestión de inventario y sus conceptos principales y exploremos las diferentes técnicas utilizadas por las empresas de comercio electrónico.

¿Qué es la gestión de inventario?

La gestión de inventario implica almacenar, organizar y transportar el inventario que incluye tanto los productos en sí como los materiales necesarios para producir y mantener los productos. Los sistemas de gestión de inventario rastrean la cantidad de bienes y materiales en las diferentes etapas de producción y venta, así como sus características: dimensiones, peso, temperatura, estacionalidad o cualquier otra cosa que sea relevante para el negocio.

El objetivo de toda empresa de comercio electrónico con la gestión del inventario es minimizar los costos asociados con el almacenamiento, el seguimiento y la entrega de productos . Significa comprender la demanda y mantener niveles de inventario que sean suficientes para satisfacer esa demanda y asequibles para almacenar y mantener.

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Para aclarar la terminología, el inventario se refiere no solo a los productos que vende en su tienda, sino también a los materiales que usa para crear esos productos. A su vez, el stock se refiere solo a sus productos terminados .

El inventario se puede dividir en 4 categorías principales: materias primas (materiales utilizados en la producción y/o presentes en los propios productos), trabajo en curso (productos parcialmente terminados), productos terminados (stock disponible para comprar) y MRO (mantenimiento, reparación y operaciones bienes que no forman parte de los productos finales).

Si no se ocupa de la fabricación y está revendiendo productos ya fabricados, su inventario puede incluir herramientas de mantenimiento de embalaje y almacén. Si no se ocupa de los almacenes en absoluto, por ejemplo, ha creado un negocio de envío directo, no necesita preocuparse ni por el inventario ni por la gestión de existencias; encontrar un proveedor confiable es suficiente.

¿Qué son las técnicas de gestión de inventario?

Hay 3 enfoques más comunes: FIFO (primero en entrar, primero en salir), LIFO (último en entrar, primero en salir) y JIT (justo a tiempo). Sus nombres se explican por sí mismos: FIFO significa vender primero las acciones más antiguas, LIFO significa hacer lo contrario y JIT significa mantener los niveles mínimos máximos de todas las acciones.

La técnica de primero en entrar, primero en salir generalmente se reconoce como la más razonable, ya que ayuda a minimizar el almacenamiento de productos que no se pueden vender (que caducaron, se desgastaron, pasaron de moda, etc.). La técnica de último en entrar, primero en salir está justificada si constantemente está comprando cierto inventario y su precio aumenta continuamente, lo que hace que el stock más nuevo sea el más caro para usted. El enfoque justo a tiempo podría funcionar bien si colabora estrechamente con los proveedores y puede confiar en ellos.

Beneficios de una poderosa gestión de inventario

El manejo adecuado del inventario, especialmente cuando se automatiza con la ayuda de herramientas de software de gestión de inventario, puede ayudarlo a lograr lo siguiente:

• Minimización de los costes de almacenamiento. Cuantos más artículos tenga en un almacén (o varios), más tendrá que pagar por ellos mientras no le generen dinero a cambio.

• Eliminación de existencias muertas y deterioradas. Si vende productos perecederos (aquellos que tienen fecha de vencimiento) o productos que pueden volverse irrelevantes con el tiempo (fuera de temporada, por ejemplo), es esencial realizar un seguimiento de cómo se están desempeñando con los clientes para que no dejado con un montón de existencias caducadas o muertas. Los sistemas de gestión de inventario pueden ayudarlo a controlar estos parámetros y priorizar dichos productos antes de que no se puedan vender.

• Eliminación de errores. Si siempre está al día con la cantidad de existencias que tiene y ha conectado estos datos a su tienda en línea en tiempo real, no tendrá problemas con los clientes que piden lo que no tiene (lo que podría resultar en obstáculos de comunicación). y disminución de la satisfacción del cliente).

Para sincronizar el seguimiento de existencias con su tienda en línea, use aplicaciones de inventario que le enviarán alertas de existencias bajas o permitirán que los visitantes se suscriban a las notificaciones de existencias.

• Acelerar el cumplimiento de pedidos. La gestión de inventario va en consonancia con las entregas de pedidos, y cuanto más eficaz sea la primera, más rápida será la segunda. Dado que la velocidad de entrega es uno de los problemas más apremiantes y las demandas de los clientes de más rápido crecimiento, no querrá perderse eso.

• Información sobre la popularidad del producto y la confiabilidad del proveedor. Tener los datos sobre el stock de movimiento más lento y más rápido lo ayudará a comprender qué tipos de productos vender de manera más activa y cuáles posiblemente evitar. Además, los conocimientos de gestión de inventario pueden ayudar a evaluar las relaciones con diferentes proveedores.

Los mayores desafíos en la gestión de inventario de comercio electrónico

Estos son los 3 desafíos más comunes que complican la gestión de inventario:

• Informes inexactos. Puede ser difícil sincronizar todos los datos, especialmente si tiene varias ubicaciones de almacén y varios proveedores. Tener niveles de existencias inexactos puede dañar la experiencia del cliente en su tienda: si no ven cuántos artículos hay disponibles, pueden comprar más de los que tiene y luego sentirse decepcionados.

• Restricciones de la cadena de suministro. Algo podría salir mal con la fabricación o el almacenamiento del producto. Si es así, debe tener las herramientas para conocerlo de inmediato y actuar sobre el problema: pedir más productos, repensar las relaciones con los proveedores, mejorar la gestión del almacén, comunicar problemas a los clientes, etc.

• Cambios en la demanda de los clientes. Debe estar preparado para picos inesperados en la demanda. La pandemia hizo que muchas empresas aprendieran la lección de la manera más difícil: siempre debe realizar un seguimiento y pronosticar la demanda, establecer niveles de "existencias de seguridad" para diferentes productos, actualizar los datos de su inventario en tiempo real y seguir otras prácticas comprobadas (cubriremos más de ellos un poco más tarde).

Para superar estos y otros desafíos sin perder clientes y gastar mucho dinero, debe encontrar el mejor software de gestión de inventario para su negocio y adoptar las mejores prácticas de la industria. Exploremos cuáles.

8 mejores prácticas de gestión de inventario

Hemos compilado una lista de las mejores prácticas para administrar el inventario que lo ayudarán a mejorar el rendimiento general de su tienda.

1. Automatice los procesos con el software de gestión de inventario

No sorprende que la gestión manual del inventario sea tediosa y propensa a errores. Sin embargo, muchas empresas todavía están haciendo al menos parte del trabajo manualmente. El informe reciente de Shopify muestra que la automatización de procesos manuales ha crecido significativamente: por ejemplo, las aplicaciones para la gestión de almacenes adquirieron casi un 200 % más de instalaciones en 2021 en comparación con 2020.

Si está utilizando un sistema como Shopify para administrar su tienda, tiene varias opciones para la automatización:

1. Usando capacidades incorporadas. La gestión de inventario nativa de Shopify incluye funcionalidades básicas como seguimiento, historial de artículos, actualizaciones de cantidad, etc. Puede ser suficiente, pero difícilmente puede cubrir necesidades a gran escala y procesos complejos.
2. Usar una aplicación de terceros. Hay muchas soluciones de software de gestión de inventario como Skubana o RetailOps diseñadas para sincronizar los datos de su tienda con los datos de su inventario.
3. Usar una aplicación de inventario de Shopify. Puede elegir entre las soluciones de la App Store que ofrecen sincronización de inventario en tiempo real, seguimiento, integraciones multicanal, etc.

2. Subcontratar el cumplimiento

Subcontratar todo el cumplimiento también puede ser una opción válida. Se ha comprobado que 3PL (logística de terceros) reduce costos y mejora la satisfacción del cliente en muchas industrias, en particular en el comercio electrónico. Con más empresas que deciden subcontratar, el mercado de soluciones de cumplimiento está en aumento: se proyecta que alcance más de $ 25 millones para 2028, creciendo constantemente desde $ 16 millones en 2021.

La subcontratación del cumplimiento puede ser beneficiosa si:

• Usted se dirige a muchas ubicaciones diferentes y no puede ejecutar varios almacenes para garantizar envíos rápidos . Una solución de terceros puede tener una red de almacenes para almacenar sus productos cerca de sus clientes.
• Tiene dificultades para conectar los datos de diferentes canales de venta. El cumplimiento multicanal puede manejar los pedidos realizados en su sitio, redes sociales u otros mercados, automatizando el proceso por usted.
• No desea manejar el cumplimiento de pedidos en general. Esta es una estrategia propia; Si encuentra un socio de cumplimiento confiable, eliminará una gran cantidad de trabajo y tendrá espacio para otras tareas para hacer crecer su negocio.

3. Proyecta tus ventas futuras con herramientas de pronóstico

Las herramientas de inventario modernas permiten muchas funcionalidades avanzadas, una de las cuales es la previsión de la demanda. Armado con datos, puede proyectar sus ventas futuras en los siguientes pasos:

1. Defina un período que necesita pronosticar. Puede proyectar sus necesidades de inventario para un año, para una temporada o un mes, o para cualquier otro período que tenga sentido para usted.
2. Analiza tus planes y tendencias de compra. Considere los eventos de temporada si afectan el tipo de productos que vende, las promociones planificadas y el crecimiento de sus ventas. Si tiene informes sobre el inventario de movimiento más lento y más rápido en sus manos, le darán información sobre en qué productos debe enfocarse al decidir sobre la reposición del inventario.
3. Analiza tu cuota de mercado y la competencia. Los nuevos jugadores que ingresan al mercado o los cambios en los hábitos de compra pueden afectar los pedidos de su tienda y, posteriormente, sus necesidades de inventario.
4. Cree un plan y un cronograma para obtener el inventario de los proveedores. Además de todos los datos mencionados, es importante comprender cuánto tiempo necesitan los fabricantes para producir los artículos pedidos y cómo se llevará a cabo el transporte a su almacén o al de un tercero.
5. Ajuste su pronóstico si es necesario. Supongamos que su anuncio está obteniendo más conversiones que un anuncio similar del año pasado y está recibiendo inesperadamente más pedidos. Deberá reaccionar rápidamente para satisfacer la demanda.

Hay muchas soluciones impulsadas por IA que ayudan en la planificación y el pronóstico del inventario, y el informe de McKinsey muestra que adoptar una puede mejorar el control del inventario en un 35 %. Busque el mejor software de gestión de inventario que le ahorrará tiempo y dinero al predecir con precisión la demanda. Si ejecuta una tienda Shopify, puede elegir entre aplicaciones de inventario con funcionalidad de pronóstico, Stockbot, por ejemplo.

4. Establecer niveles mínimos de existencias

Los niveles de existencias mínimos o PAR (Reemplazo automático periódico) definen la cantidad de producto que debe tener en cualquier momento. Esta cantidad también puede denominarse stock de seguridad.

Es útil establecer estos niveles mínimos para los artículos que vende y revisarlos una vez al año o con más frecuencia. Establezca y ajuste los niveles de PAR en función de la popularidad del producto y los procesos logísticos: es importante considerar qué tan bien se vende y qué tan rápido se puede reponer.

5. Categoriza tu inventario según su valor

Hay varios enfoques para la categorización del inventario. En primer lugar, si no solo se trata de productos terminados, deberá categorizar y realizar un seguimiento por separado de los materiales utilizados en la producción y el almacenamiento. Con respecto a las acciones en sí, puede utilizar el análisis ABC:

1. Calcula el número de artículos vendidos y el costo por unidad para determinar el valor del consumo.
2. Enumere todos sus productos en orden descendente de valor de consumo . Luego, calcule el porcentaje de este valor que representa cada producto, o grupo de productos.
3. Divida los productos en grupos A, B y C. Por lo general, los productos que representan el 80 % del valor de consumo total son los productos que generan más ingresos. Márcalos como grupo A. Los grupos B y C representarán el 15% y el 5% restante, respectivamente.
4. Planifique la reposición de existencias en función de los datos ABC . Asegúrese de tener siempre suficientes productos A y de poder reabastecerlos rápidamente y no invierta costos adicionales en el almacenamiento de muchos productos B y C.

6. Redistribuya el inventario más cerca de los clientes

La presión de las entregas de pedidos súper rápidas está activa. Según el informe de Shopify, el 60 % de los consumidores espera que los pedidos se completen en 2 días. Para garantizar este plazo y aumentar el porcentaje de entregas en el mismo día, debe distribuir su stock más cerca de sus clientes objetivo.

Analice los datos basados ​​en la ubicación y considere mantener su inventario cerca de las zonas de envío de sus clientes más activos. Si ejecuta tanto en línea como fuera de línea, también puede crear un espacio híbrido que sirva como punto de venta y centro de cumplimiento al mismo tiempo. Los estudios muestran que convertir una ubicación minorista en un mini-punto de cumplimiento reduce los costos de última milla hasta en un 60+%.

7. Contar con un plan de contingencia y auditorías periódicas

La realidad es que los procesos de la cadena de suministro son susceptibles a las crisis. Si ocurre un problema, por ejemplo, una ubicación de almacén se descompone y ciertos productos se estropean, o un proveedor cierra cuando ya se han realizado los pedidos, debe tener un plan de contingencia.

Puede incluir posibles escenarios de interrupción que podrían afectar su negocio, describir todas las opciones de transporte y almacenamiento que tiene o a las que podría referirse adicionalmente, definir miembros del equipo y socios que serán responsables de la planificación y el reabastecimiento de emergencia, etc.

También ayuda a realizar auditorías de inventario periódicas. Puede evaluar las condiciones de almacenamiento y transporte, las categorías de inventario existentes y otros aspectos. En términos de verificación cuantitativa, puede ejecutar recuentos de inventario completo o recuentos cíclicos: este último significa un cronograma rotativo en el que cada producto o grupo de productos se verifica dentro de un período de tiempo determinado.

8. Mantener una comunicación clara y proactiva con los proveedores

Es vital mantener una comunicación transparente con los proveedores. Todo lo que hemos dicho sobre el pronóstico de la demanda, la redistribución del inventario o la planificación de contingencias depende en gran medida de sus relaciones con los proveedores. Siempre debe estar en el mismo camino con su inventario y planes de cumplimiento, posibles riesgos, objetivos a corto y largo plazo, etc.

También tiene sentido reevaluar su cooperación en función de su satisfacción y la del cliente. Sea proactivo si nota algo que se puede mejorar en la cadena de suministro y comuníquelo antes de experimentar resultados negativos. El 44% de las empresas afirman que están invirtiendo en la mejora de la colaboración con los socios de la cadena de suministro.

Si trabaja con varios proveedores, puede categorizarlos en función de su impacto en sus ingresos, ubicación u otro parámetro y crear la comunicación en consecuencia.

Administre el inventario pensando en los clientes

Cualquier técnica u objetivo relacionado con la gestión de inventario debe alinearse con la satisfacción del cliente. Siempre calibre sus objetivos a las tendencias de compra de su tienda, las opiniones de los clientes y las necesidades antes que nada.

Gracias a las herramientas de automatización que se adaptan al tamaño y los objetivos de su negocio, ya sea que vaya con el cumplimiento de terceros o utilice un sistema de gestión de inventario junto con otras fuentes, puede lograr un mejor control sobre el inventario y un cumplimiento de pedidos mejorado en general.