Jak kontrolować swoje zasoby cyfrowe w całym cyklu życia treści

Ponieważ media cyfrowe i dystrybucja treści komercyjnych wciąż się rozprzestrzeniają, nie oszczędzając żadnej branży, organizacjom zalewanym zasobami cyfrowymi trudno jest mieć oko na piłkę. Przerwy w rozpowszechnianiu treści, archiwizacji, zgodności i zmianie przeznaczenia mogą spowodować, że spójność treści i czas wprowadzenia na rynek staną się bezpośrednie, prowadząc do nieuzasadnionych strat finansowych i produktywności. Jeśli Twoja organizacja znajduje się w podobnej sytuacji, nie jest odizolowana.

Ponieważ media cyfrowe i dystrybucja treści komercyjnych wciąż się rozprzestrzeniają, nie oszczędzając żadnej branży, organizacjom zalewanym zasobami cyfrowymi trudno jest mieć oko na piłkę. Przerwy w rozpowszechnianiu treści, archiwizacji, zgodności i zmianie przeznaczenia mogą spowodować, że spójność treści i czas wprowadzenia na rynek staną się bezpośrednie, prowadząc do nieuzasadnionych strat finansowych i produktywności. Jeśli Twoja organizacja znajduje się w podobnej sytuacji, nie jest odizolowana. Rosnąca komplikacja w obsłudze liczby formatów cyfrowych, rosnąca automatyzacja w łańcuchu dostaw Marcom i dystrybucji wielokanałowej powodują fale na całym świecie.

Czas na przemyślenie i przekształcenie strategii zarządzania zasobami cyfrowymi jest tu i teraz. Organizacje znajdujące się na skraju osiągnięcia „masy krytycznej” w zakresie treści cyfrowych muszą zapewnić jak najlepsze wykorzystanie swoich zasobów cyfrowych poprzez skuteczną kontrolę cyklu życia treści.

Cykl życia mediów cyfrowych w przedsiębiorstwie: wspólny wątek

Siłę zarządzania zasobami cyfrowymi (DAM) można w pełni wykorzystać i uwolnić tylko wtedy, gdy cykl życia treści rzeczywiście uzupełnia proces biznesowy organizacji. Ogólnie rzecz biorąc, cykl życia zasobów cyfrowych składa się z czterech kluczowych etapów:

Co wnosi implementacja DAM do tabeli?

• Pojedyncza wersja zarządzania prawdą i prawami zasobów cyfrowych

Wydajność jest często ofiarą, gdy użytkownicy poświęcają więcej czasu na szukanie zasobów cyfrowych niż na pracę nad nimi. Zarządzanie zasobami cyfrowymi zapewnia jedną wersję prawdy dla wszystkich zasobów cyfrowych, jednocześnie pomagając użytkownikom w organizowaniu i oszczędzaniu czasu za pomocą metadanych (ustrukturyzowanych informacji o danych), folderów (w których przechowywane są istniejące zasoby lub importowane), kolekcji (o trwających projektach), a tym samym przyspieszenie czasu wprowadzenia na rynek.

DAM ułatwia tagowanie danych, które utworzyłeś lub kupiłeś. Śledzenie i kontrolowanie praw dostępu jest nieskomplikowane. Dzieje się to za pośrednictwem pól metadanych, w których przechowywane są dane dotyczące zasobów cyfrowych, takie jak prawa autorskie, opisy zasobów, warunki użytkowania, prawa użytkowania, licencja i certyfikat kredytowy.

• Kontrola wersji, lokalizacja i możliwość przeszukiwania zasobów

Dobry system DAM ułatwia śledzenie zmian użytkowników dzięki automatycznej kontroli wersji, a tym samym pomaga prowadzić historię zasobów. Zwykle dotyczy to takich rzeczy, jak kto pracował nad zasobami, który zasób został ostatnio dodany do biblioteki, jakie zmiany zostały wprowadzone w zasobach.

Dostępność zasobów z dowolnego miejsca na świecie, w dowolnym czasie, ma również kluczowe znaczenie dla powodzenia strategii DAM. Gdy istnieją niezawodne konwencje nazewnictwa wraz ze strukturą folderów, która jest intuicyjna dla użytkowników, można łatwo organizować przepływy pracy.

DAM oferuje również zaawansowane możliwości wyszukiwania. Zazwyczaj zasoby cyfrowe opierają się na dokładnych opisach zasobów, tagowaniu i dokładnych metadanych. Znajdowanie zasobów zależy od przefiltrowanych wyników wyszukiwania, zapisanych wyszukiwań, atrybutów zorientowanych na media, wieloaspektowej nawigacji, a nawet integracji ze sztuczną inteligencją (AI).

• Wsparcie marketingowe, zarządzanie metadanymi i taksonomią

Dostarczanie zasobów do zespołów marketingu i sprzedaży, sklepów, filii, współpracowników lub kierownictwa bez żadnych ceregieli i błędów jest głównym celem DAM. Często jest to możliwe dzięki funkcjonalności portalu marki, umożliwiającej dostęp do portalu marki kluczowym osobom z uprawnieniami.

Kontrola wersji to kolejna funkcja oferowana przez niektóre DAM, w której można tworzyć ustawienia wstępne dla bardzo ważnych wersji, umożliwiając zespołom szybszy czas wprowadzania na rynek. Ostateczne wersje zasobów można następnie opublikować w sklepie internetowym, systemie zarządzania treścią w sieci Web (WCM) lub systemie zarządzania informacjami o produkcie (PIM).

Zaawansowane wyszukiwanie jest również możliwe za pomocą taksonomii i metadanych. Ułatwiają automatyczne wyszukiwanie informacji technicznych za pomocą wbudowanych technologii, takich jak wyszukiwanie elastyczne lub sztuczna inteligencja (AI), poprzez tagowanie wszystkich nowych zasobów.

• Przepływy pracy, praca w toku i bezpieczeństwo zasobów cyfrowych

Wiele DAM oferuje integrację z rozwiązaniami przepływu pracy w celu uniknięcia blokowania treści podczas produkcji treści. Ta integracja może wspierać przechowywanie/archiwizację i ponowne wykorzystanie zasobów, śledzenie powiązań między obrazami, sposób ich publikowania i ich konserwację. Dzięki pojedynczemu zintegrowanemu rozwiązaniu obiegu pracy redakcyjnej, przy zarządzaniu zasobami cyfrowymi poświęca się minimalną ilość czasu na długotrwałe zadania.

Ochrona wrażliwych i poufnych zasobów cyfrowych jest istotnym elementem większości DAM. Naruszenia bezpieczeństwa mogą przybierać formę kradzieży online, włamań lub na wiele innych sposobów. Właściwa kontrola i równowaga w bezpieczeństwie danych cyfrowych może powstrzymać niezatwierdzoną dystrybucję danych lub inne wycieki w systemie, dzięki czemu przedsiębiorstwo pozostaje odporne na wszelkiego rodzaju straty.

Wreszcie, DAM oznacza jedną kluczową rzecz — niższe koszty

DAM wysuwa się na pierwszy plan jako brakujący element układanki dla przedsiębiorstw w zakresie ograniczania kosztów na co najmniej trzech frontach: technologicznym, prawnym i kadrowym.

Technologia i modele cenowe dobierane są zgodnie z precyzyjnymi wymaganiami organizacji; może to być rozwiązanie lokalne, w chmurze lub w chmurze prywatnej.

Zarządzanie legalnością staje się łatwe, ponieważ dzięki wyraźnym podziałom między uprawnieniami a zarządzaniem prawami obsługa licencji, umów o zachowaniu poufności (NDA) i ogólnego użytkowania staje się nieskomplikowana. Z punktu widzenia zasobów ludzkich automatyzacja prowadzi do szczupłych zespołów i mianowania tylko kluczowych pracowników, co pozwala zaoszczędzić koszty poszukiwania, rekrutacji i zasobów szkoleniowych.

Poza tym DAM eliminuje potrzebę odkupu, ponownego wykorzystania lub odtwarzania zasobów od podstaw. Ogólnie rzecz biorąc, organizowanie zasobów cyfrowych ma wysoki priorytet przy prowadzeniu operacji w ramach ustalonych budżetów, a wdrożenie DAM może stanowić ogromną przewagę konkurencyjną dla przedsiębiorstw.

Ten post pierwotnie opublikowany tutaj.