Cómo controlar sus activos digitales durante todo el ciclo de vida del contenido

A medida que los medios digitales y la distribución de contenido comercial continúan proliferando sin escatimar en la industria, a las organizaciones que se ven inundadas con activos digitales les resulta difícil mantenerse al tanto. Las fallas en la difusión, el archivo, el cumplimiento y la reutilización del contenido pueden hacer que la consistencia del contenido y el tiempo de comercialización se vean afectados directamente, lo que genera pérdidas financieras y de productividad injustificadas. Si su organización se encuentra en una situación similar, no está aislada.

A medida que los medios digitales y la distribución de contenido comercial continúan proliferando sin escatimar en la industria, a las organizaciones que se ven inundadas con activos digitales les resulta difícil mantenerse al tanto. Las fallas en la difusión, el archivo, el cumplimiento y la reutilización del contenido pueden hacer que la consistencia del contenido y el tiempo de comercialización se vean afectados directamente, lo que genera pérdidas financieras y de productividad injustificadas. Si su organización se encuentra en una situación similar, no está aislada. La creciente complicación en el manejo de la cantidad de formatos digitales, la creciente automatización en la cadena de suministro de Marcom y la distribución omnicanal están causando ondas en todo el mundo.

El momento de repensar y remodelar una estrategia de gestión de activos digitales está aquí y ahora. Las organizaciones que están a punto de alcanzar una "masa crítica" en contenido digital deben asegurarse de aprovechar al máximo sus activos digitales mediante el control efectivo del ciclo de vida de su contenido.

Ciclo de vida de medios digitales empresariales: el hilo común

El poder de la gestión de activos digitales (DAM) solo se puede utilizar y liberar por completo cuando el ciclo de vida del contenido realmente complementa el proceso comercial de la organización. En términos generales, el ciclo de vida de un activo digital consta de cuatro etapas clave:

¿Qué trae la implementación de DAM a la mesa?

• Versión Única de Gestión de Verdad y Derechos de Activos Digitales

La productividad suele ser una baja cuando los usuarios invierten más tiempo en buscar activos digitales que en trabajar en ellos. La gestión de activos digitales garantiza una versión única de la verdad para todos los activos digitales mientras ayuda a los usuarios a organizar y ahorrar tiempo mediante el uso de metadatos (información estructurada sobre los datos), carpetas (donde se guardan los activos existentes o las importaciones), colecciones (sobre proyectos en curso), por lo tanto acelerando el tiempo de comercialización.

DAM facilita el etiquetado de los datos que ha creado o comprado. El seguimiento y control de los derechos de acceso no es complicado. Ocurre a través de campos de metadatos donde se almacenan datos sobre activos digitales como derechos de autor, descripciones de activos, términos de uso, derechos de uso, licencia y certificado de crédito.

• Control de versiones, localización y capacidad de búsqueda de activos

Un buen sistema DAM facilita el seguimiento de los cambios de los usuarios con el control automático de versiones, lo que ayuda a mantener un historial de activos. Esto generalmente aborda cosas como quién trabajó en los activos, qué activos se agregaron recientemente a la biblioteca, qué cambios se realizaron en los activos.

La accesibilidad de los activos desde cualquier parte del mundo, en cualquier momento, también es vital para que una estrategia DAM tenga éxito. Una vez que existen convenciones de nomenclatura confiables junto con una estructura de carpetas que es intuitiva para los usuarios, es fácil organizar los flujos de trabajo.

DAM también trae capacidades de búsqueda avanzada. Por lo general, los activos digitales se basan en descripciones precisas de activos, etiquetado y metadatos precisos. Encontrar activos depende de resultados de búsqueda filtrados, búsquedas guardadas, atributos centrados en medios, navegación multifacética e incluso integración con Inteligencia Artificial (IA).

• Soporte de marketing, gestión de metadatos y taxonomía

Entregar activos a los equipos de marketing y ventas, tiendas, subsidiarias, colegas o liderazgo, sin ningún tipo de preámbulo o error, es el objetivo principal de DAM. A menudo es posible a través de una funcionalidad de portal de marca, que permite a las personas clave con derechos acceder al portal de marca.

El control de representación es otra característica que ofrecen algunos DAM donde se pueden crear ajustes preestablecidos para versiones muy importantes, lo que permite a los equipos tener un tiempo de comercialización más rápido. Luego, las versiones finales de los activos se pueden publicar en los sistemas de tienda web, administración de contenido web (WCM) o administración de información de productos (PIM).

La búsqueda avanzada también es posible con taxonomía y metadatos. Facilitan la recuperación automatizada de información técnica con la ayuda de tecnologías integradas como la búsqueda elástica o la Inteligencia Artificial (IA) al etiquetar todos los activos nuevos.

• Workflows, Work in Progress y Seguridad de Activos Digitales

Muchos DAM ofrecen integración con soluciones de flujo de trabajo para evadir retrasos en el contenido durante la producción de contenido. Esta integración puede fomentar el almacenamiento/archivo y la reutilización de activos, el seguimiento de la asociación entre imágenes, cómo se publican y su mantenimiento. Debido a una única solución integrada de flujo de trabajo editorial, se dedica un tiempo mínimo a tareas prolongadas mientras se administran los activos digitales.

La protección de activos digitales sensibles y confidenciales es un componente vital en la mayoría de los DAM. Las infracciones de seguridad pueden ocurrir en forma de robos en línea, piratería u otras formas múltiples. Los controles y equilibrios adecuados en la seguridad de los datos digitales pueden mantener a raya la distribución de datos no aprobada o cualquier otra fuga en el sistema, por lo que la empresa se mantiene inmune a pérdidas de cualquier tipo.

Por último, DAM significa una cosa clave: costos reducidos

DAM se destaca como la pieza faltante del rompecabezas para las empresas en términos de reducción de costos en al menos tres frentes: tecnológico, legal y de recursos humanos.

La tecnología y los modelos de precios se seleccionan de acuerdo con los requisitos precisos de la organización; puede ser una solución local, en la nube o en una nube privada.

Administrar la legalidad se vuelve fácil, ya que debido a las líneas claras entre permisos y administración de derechos, el manejo de licencias, acuerdos de confidencialidad (NDA) y el uso general se vuelve sencillo. Desde el punto de vista de los recursos humanos, la automatización conduce a equipos reducidos y al nombramiento de solo empleados clave, lo que ahorra costos en recursos de búsqueda, contratación y capacitación.

Además, DAM elimina la necesidad de recomprar, reutilizar o recrear activos desde cero. En general, la organización de los activos digitales es una alta prioridad para ejecutar operaciones con presupuestos estipulados, y la implementación de DAM puede ser una gran ventaja competitiva para las empresas.

Esta publicación se publicó originalmente aquí.