Comment contrôler vos actifs numériques tout au long du cycle de vie du contenu

Alors que les médias numériques et la distribution de contenu commercial continuent de proliférer sans épargner aucune industrie, les organisations submergées d'actifs numériques ont du mal à garder un œil sur la balle. Les défaillances dans la diffusion du contenu, l'archivage, la conformité et la réaffectation peuvent affecter directement la cohérence du contenu et le délai de mise sur le marché, entraînant des pertes financières et de productivité injustifiées. Si votre organisation est dans une situation similaire, elle n'est pas isolée.

Alors que les médias numériques et la distribution de contenu commercial continuent de proliférer sans épargner aucune industrie, les organisations submergées d'actifs numériques ont du mal à garder un œil sur la balle. Les défaillances dans la diffusion du contenu, l'archivage, la conformité et la réaffectation peuvent affecter directement la cohérence du contenu et le délai de mise sur le marché, entraînant des pertes financières et de productivité injustifiées. Si votre organisation est dans une situation similaire, elle n'est pas isolée. La complexité croissante de la gestion du nombre de formats numériques, l'automatisation croissante de la chaîne d'approvisionnement Marcom et la distribution omnicanal provoquent des répercussions à l'échelle mondiale.

Le moment est venu de repenser et de remodeler une stratégie de gestion des actifs numériques. Les organisations sur le point d'atteindre une «masse critique» dans le contenu numérique doivent s'assurer qu'elles tirent le meilleur parti de leurs actifs numériques en contrôlant efficacement le cycle de vie de leur contenu.

Cycle de vie des médias numériques d'entreprise : le fil conducteur

La puissance de la gestion des actifs numériques (DAM) ne peut être pleinement utilisée et libérée que lorsque le cycle de vie du contenu complète véritablement le processus métier de l'organisation. D'une manière générale, le cycle de vie d'un actif numérique comprend quatre étapes clés :

Qu'est-ce que la mise en œuvre du DAM apporte à la table ?

• Version unique de la gestion de la vérité et des droits des actifs numériques

La productivité est souvent compromise lorsque les utilisateurs consacrent plus de temps à la recherche d'actifs numériques qu'à leur travail. La gestion des actifs numériques garantit une version unique de la vérité pour tous les actifs numériques tout en aidant les utilisateurs à s'organiser et à gagner du temps en utilisant des métadonnées (informations structurées sur les données), des dossiers (où les actifs existants ou les importations sont conservés), des collections (concernant les projets en cours), ainsi accélérant la mise sur le marché.

Le DAM facilite le balisage des données que vous avez créées ou achetées. Le suivi et le contrôle des droits d'accès sont simples. Cela se produit via des champs de métadonnées où les données sur les actifs numériques telles que les droits d'auteur, les descriptions d'actifs, les conditions d'utilisation, les droits d'utilisation, la licence et le certificat de crédit sont stockées.

• Contrôle de version, localisation et possibilité de recherche d'actifs

Un bon système DAM facilite le suivi des changements d'utilisateurs avec un contrôle de version automatique, aidant ainsi à maintenir un historique des actifs. Cela concerne généralement des éléments tels que qui a travaillé sur les actifs, quel actif a été ajouté récemment à la bibliothèque, quelles modifications ont été apportées aux actifs.

L'accessibilité des actifs de n'importe où sur le globe, à tout moment, est également essentielle au succès d'une stratégie DAM. Une fois que des conventions de dénomination fiables sont en place avec une structure de dossiers intuitive pour les utilisateurs, il est facile d'organiser les flux de travail.

DAM apporte également des fonctionnalités de recherche avancées. Habituellement, les actifs numériques reposent sur des descriptions d'actifs précises, des balises et des métadonnées précises. La recherche d'actifs dépend des résultats de recherche filtrés, des recherches enregistrées, des attributs centrés sur les médias, de la navigation à multiples facettes, voire de l'intégration avec l'intelligence artificielle (IA).

• Support marketing, gestion des métadonnées et de la taxonomie

Fournir des actifs aux équipes marketing et commerciales, aux magasins, aux filiales, aux collègues ou à la direction, sans aucun bruit ni erreur, est l'objectif principal du DAM. Cela est souvent rendu possible via une fonctionnalité de portail de marque, permettant aux personnes clés ayant des droits d'accéder au portail de marque.

Le contrôle du rendu est une autre fonctionnalité offerte par certains DAM, où des préréglages peuvent être créés pour des versions très importantes, permettant aux équipes d'accélérer la mise sur le marché. Les versions finales des actifs peuvent ensuite être publiées sur les systèmes Webshop, Web Content Management (WCM) ou Product Information Management (PIM).

La recherche avancée est également rendue possible grâce à la taxonomie et aux métadonnées. Ils facilitent la récupération automatisée des informations techniques à l'aide de technologies intégrées telles que la recherche élastique ou l'intelligence artificielle (IA) en étiquetant tous les nouveaux actifs.

• Workflows, travaux en cours et sécurité des actifs numériques

L'intégration avec des solutions de flux de travail pour éviter les blocages de contenu pendant la production de contenu est proposée par de nombreux DAM. Cette intégration peut favoriser le stockage/l'archivage et la réutilisation des actifs, le suivi de l'association entre les images, leur mode de publication et leur maintenance. Grâce à une seule solution de workflow éditorial intégrée, un minimum de temps est consacré aux tâches de longue haleine lors de la gestion des ressources numériques.

La protection des actifs numériques sensibles et confidentiels est un élément essentiel de la plupart des DAM. Les failles de sécurité peuvent se produire sous la forme de vols en ligne, de piratage ou d'autres moyens multiples. Des freins et contrepoids appropriés en matière de sécurité des données numériques peuvent empêcher la distribution de données non approuvées ou toute autre fuite dans le système, de sorte que l'entreprise reste à l'abri des pertes de toute nature.

Enfin, DAM signifie une chose clé : des coûts réduits

Le DAM apparaît comme la pièce manquante du puzzle pour les entreprises en termes de réduction des coûts sur au moins trois fronts : la technologie, les ressources juridiques et humaines.

La technologie et les modèles de tarification sont sélectionnés en fonction des besoins précis de l'organisation ; il peut s'agir d'une solution sur site, cloud ou cloud privé.

La gestion de la légalité devient facile, car grâce à des lignes claires entre les autorisations et la gestion des droits, la gestion des licences, des accords de non-divulgation (NDA) et de l'utilisation générale devient simple. Du point de vue des ressources humaines, l'automatisation conduit à des équipes allégées et à la nomination d'employés clés uniquement, ce qui permet d'économiser sur les ressources de dépistage, de recrutement et de formation.

En outre, le DAM élimine le besoin de racheter, de réutiliser ou de recréer des actifs à partir de zéro. Dans l'ensemble, l'organisation des actifs numériques est une priorité élevée pour la gestion des opérations dans le cadre des budgets stipulés, et le déploiement du DAM peut constituer un énorme avantage concurrentiel pour les entreprises.

Cet article a été initialement publié ici.