So kontrollieren Sie Ihre digitalen Assets über den gesamten Content-Lebenszyklus

Da sich digitale Medien und die Verbreitung kommerzieller Inhalte weiter ausbreiten und keine Industrie verschont bleibt, fällt es Organisationen, die mit digitalen Assets überschwemmt werden, schwer, den Ball im Auge zu behalten. Lücken bei der Verbreitung, Archivierung, Compliance und Wiederverwendung von Inhalten können die Konsistenz von Inhalten und die Markteinführungszeit direkt beeinträchtigen, was zu ungerechtfertigten finanziellen und Produktivitätsverlusten führt. Wenn sich Ihre Organisation in einer ähnlichen Situation befindet, ist sie nicht isoliert.

Da sich digitale Medien und die Verbreitung kommerzieller Inhalte weiter ausbreiten und keine Industrie verschont bleibt, fällt es Organisationen, die mit digitalen Assets überschwemmt werden, schwer, den Ball im Auge zu behalten. Lücken bei der Verbreitung, Archivierung, Compliance und Wiederverwendung von Inhalten können die Konsistenz von Inhalten und die Markteinführungszeit direkt beeinträchtigen, was zu ungerechtfertigten finanziellen und Produktivitätsverlusten führt. Wenn sich Ihre Organisation in einer ähnlichen Situation befindet, ist sie nicht isoliert. Die wachsende Komplikation bei der Handhabung der Anzahl digitaler Formate, die zunehmende Automatisierung in der Marcom-Lieferkette und der Omnichannel-Vertrieb schlagen weltweit Wellen.

Es ist an der Zeit, eine Digital-Asset-Management-Strategie zu überdenken und neu zu gestalten. Unternehmen, die kurz davor stehen, eine „kritische Masse“ an digitalen Inhalten zu erreichen, müssen sicherstellen, dass sie das Beste aus ihren digitalen Assets herausholen, indem sie ihren Inhaltslebenszyklus effektiv kontrollieren.

Lebenszyklus digitaler Medien im Unternehmen: Der rote Faden

Die Leistungsfähigkeit des Digital Asset Management (DAM) kann nur dann voll ausgeschöpft und entfesselt werden, wenn der Inhaltslebenszyklus den Geschäftsprozess des Unternehmens wirklich ergänzt. Im Großen und Ganzen besteht der Lebenszyklus eines digitalen Assets aus vier Hauptphasen:

Was bringt die DAM-Implementierung?

• Einheitliche Version des Wahrheits- und Rechtemanagements digitaler Assets

Produktivität ist oft ein Opfer, wenn Benutzer mehr Zeit in die Suche nach digitalen Assets investieren, als daran zu arbeiten. Digital Asset Management stellt eine einzige Version der Wahrheit für alle digitalen Assets sicher und hilft Benutzern dabei, Zeit zu organisieren und zu sparen, indem Metadaten (strukturierte Informationen über Daten), Ordner (wo vorhandene Assets oder Importe aufbewahrt werden) und Sammlungen (über laufende Projekte) verwendet werden Beschleunigung der Time-to-Market.

DAM macht es einfach, die von Ihnen erstellten oder gekauften Daten zu taggen. Die Nachverfolgung und Kontrolle der Zugriffsrechte ist unkompliziert. Dies geschieht über Metadatenfelder, in denen Daten zu digitalen Assets wie Urheberrecht, Asset-Beschreibungen, Nutzungsbedingungen, Nutzungsrechte, Lizenz und Kreditzertifikat gespeichert werden.

• Versionskontrolle, Lokalisierung und Durchsuchbarkeit von Assets

Ein gutes DAM-System erleichtert die Verfolgung von Benutzeränderungen mit automatischer Versionskontrolle und hilft so, eine Historie von Assets zu pflegen. Dies betrifft in der Regel Dinge wie, wer an den Assets gearbeitet hat, welche Assets kürzlich zur Bibliothek hinzugefügt wurden, welche Änderungen an den Assets vorgenommen wurden.

Der Zugriff auf Assets von überall auf der Welt und zu jeder Zeit ist ebenfalls entscheidend für den Erfolg einer DAM-Strategie. Sobald zuverlässige Namenskonventionen und eine für Benutzer intuitive Ordnerstruktur vorhanden sind, können Arbeitsabläufe einfach organisiert werden.

DAM bringt auch erweiterte Suchfunktionen mit. Normalerweise sind digitale Assets auf genaue Asset-Beschreibungen, Tagging und genaue Metadaten angewiesen. Das Auffinden von Assets hängt von gefilterten Suchergebnissen, gespeicherten Suchen, medienzentrierten Attributen, facettenreicher Navigation und sogar der Integration mit künstlicher Intelligenz (KI) ab.

• Marketingunterstützung, Verwaltung von Metadaten und Taxonomie

Die Bereitstellung von Assets für Marketing- und Vertriebsteams, Filialen, Tochtergesellschaften, Kollegen oder Führungskräfte ohne Umschweife und Fehler ist das Hauptziel von DAM. Dies wird oft über eine Markenportalfunktionalität ermöglicht, die Schlüsselpersonen mit Rechten den Zugriff auf das Markenportal ermöglicht.

Wiedergabesteuerung ist eine weitere Funktion, die einige DAMs bieten, mit der Voreinstellungen für sehr wichtige Versionen erstellt werden können, was Teams eine schnellere Markteinführung ermöglicht. Die endgültigen Versionen der Assets können dann in den Systemen Webshop, Web Content Management (WCM) oder Product Information Management (PIM) veröffentlicht werden.

Die erweiterte Suche wird auch mit Taxonomie und Metadaten ermöglicht. Sie erleichtern den automatisierten Abruf technischer Informationen mit Hilfe integrierter Technologien wie elastischer Suche oder künstlicher Intelligenz (KI), indem sie alle neuen Assets markieren.

• Workflows, Work in Progress und Sicherheit digitaler Assets

Viele DAMs bieten die Integration mit Workflow-Lösungen, um Inhaltsstaus während der Inhaltsproduktion zu umgehen. Diese Integration kann die Speicherung/Archivierung und Wiederverwendung von Assets, die Verfolgung der Zuordnung zwischen Bildern, die Art und Weise ihrer Veröffentlichung und ihre Wartung fördern. Aufgrund einer einzigen integrierten redaktionellen Workflow-Lösung wird bei der Verwaltung der digitalen Assets nur minimal Zeit für langwierige Aufgaben aufgewendet.

Der Schutz sensibler und vertraulicher digitaler Assets ist eine wichtige Komponente in den meisten DAMs. Sicherheitsverletzungen können in Form von Online-Diebstählen, Hacking oder auf andere Weise auftreten. Ordnungsgemäße Kontrollen und Abwägungen bei der digitalen Datensicherheit können eine nicht genehmigte Datenverteilung oder andere Lecks im System in Schach halten, sodass das Unternehmen gegen Verluste jeglicher Art immun bleibt.

Schließlich bedeutet DAM vor allem eines: niedrigere Kosten

DAM rückt als fehlendes Puzzleteil für Unternehmen in den Vordergrund, wenn es um Kostensenkung geht, und zwar an mindestens drei Fronten: Technologie, Recht und Humanressourcen.

Die Technologie und die Preismodelle werden nach den genauen Anforderungen der Organisation ausgewählt; es kann sich um eine On-Premise-, Cloud- oder eine Private-Cloud-Lösung handeln.

Das Legalitätsmanagement wird einfach, denn dank klarer Grenzen zwischen Berechtigungs- und Rechteverwaltung wird der Umgang mit Lizenzen, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) und der allgemeinen Nutzung unkompliziert. Aus Sicht der Humanressourcen führt die Automatisierung zu schlanken Teams und der Ernennung von nur Schlüsselmitarbeitern, wodurch Kosten für Scouting, Rekrutierung und Schulungsressourcen eingespart werden.

Außerdem macht DAM den Rückkauf, die Wiederverwendung oder die Neuerstellung von Assets von Grund auf überflüssig. Insgesamt hat die Organisation digitaler Assets eine hohe Priorität für den Betrieb im Rahmen festgelegter Budgets, und die Bereitstellung von DAM kann einen enormen Wettbewerbsvorteil für Unternehmen darstellen.

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