Cara Mengontrol Aset Digital Anda Melalui Seluruh Siklus Hidup Konten

Karena media digital dan distribusi konten komersial terus berkembang biak tanpa ada industri, organisasi yang dibanjiri aset digital merasa sulit untuk mengawasi bola. Penyimpangan dalam penyebaran konten, pengarsipan, kepatuhan, penggunaan kembali dapat membuat konsistensi konten, waktu ke pasar terkena dampak langsung, yang menyebabkan kerugian finansial dan produktivitas yang tidak beralasan. Jika organisasi Anda berada dalam situasi yang sama, itu tidak terisolasi.

Karena media digital dan distribusi konten komersial terus berkembang biak tanpa ada industri, organisasi yang dibanjiri aset digital merasa sulit untuk mengawasi bola. Penyimpangan dalam penyebaran konten, pengarsipan, kepatuhan, penggunaan kembali dapat membuat konsistensi konten, waktu ke pasar terkena dampak langsung, yang menyebabkan kerugian finansial dan produktivitas yang tidak beralasan. Jika organisasi Anda berada dalam situasi yang sama, itu tidak terisolasi. Kerumitan yang berkembang dalam menangani jumlah format digital, peningkatan otomatisasi dalam rantai pasokan Marcom dan distribusi omni-channel menyebabkan riak, secara global.

Saatnya untuk memikirkan kembali dan membentuk kembali strategi manajemen aset digital di sini dan sekarang. Organisasi di ambang mencapai 'massa kritis' dalam konten digital harus memastikan mereka memanfaatkan aset digital mereka secara efektif melalui pengendalian siklus hidup konten mereka secara efektif.

Siklus Hidup Media Digital Perusahaan: Benang Merah

Kekuatan manajemen aset digital (DAM) hanya dapat sepenuhnya dimanfaatkan dan dilepaskan ketika siklus hidup konten benar-benar melengkapi proses bisnis organisasi. Secara garis besar, siklus hidup aset digital terdiri dari empat tahap utama:

Apa yang Dihasilkan oleh Implementasi DAM?

• Versi Tunggal Manajemen Kebenaran dan Hak Aset Digital

Produktivitas seringkali menjadi korban ketika pengguna menginvestasikan lebih banyak waktu untuk mencari aset digital, daripada mengerjakannya. Manajemen aset digital memastikan satu versi kebenaran untuk semua aset digital sambil membantu pengguna untuk mengatur dan menghemat waktu dengan menggunakan metadata (informasi terstruktur tentang data), folder (tempat aset atau impor yang ada disimpan), koleksi (tentang proyek yang sedang berjalan), dengan demikian mempercepat waktu ke pasar.

DAM memudahkan untuk menandai data yang Anda buat atau beli. Pelacakan dan pengendalian hak akses tidak rumit. Itu terjadi melalui bidang metadata tempat data tentang aset digital seperti hak cipta, deskripsi aset, persyaratan penggunaan, hak penggunaan, lisensi, dan sertifikat kredit disimpan.

• Kontrol Versi, Lokalisasi, dan Kemampuan Pencarian Aset

Sistem DAM yang baik memfasilitasi pelacakan perubahan pengguna dengan pengontrolan versi otomatis, sehingga membantu memelihara riwayat aset. Ini biasanya membahas hal-hal seperti siapa yang mengerjakan aset, aset mana yang ditambahkan baru-baru ini ke perpustakaan, perubahan apa yang dilakukan pada aset.

Aksesibilitas aset dari mana saja di dunia, kapan saja, juga penting agar strategi DAM berhasil. Setelah konvensi penamaan yang andal ada bersama dengan struktur folder yang intuitif bagi pengguna, mudah untuk mengatur alur kerja.

DAM juga menghadirkan kemampuan pencarian lanjutan. Biasanya aset digital bergantung pada deskripsi aset yang akurat, penandaan, dan metadata yang akurat. Menemukan aset bergantung pada hasil pencarian yang difilter, pencarian yang disimpan, atribut media-centric, navigasi multifaset, bahkan integrasi dengan Artificial Intelligence (AI).

• Dukungan Pemasaran, Mengelola Metadata, dan Taksonomi

Memberikan aset kepada tim pemasaran dan penjualan, toko, anak perusahaan, kolega, atau pimpinan, tanpa basa-basi atau kesalahan adalah tujuan utama DAM. Ini sering dimungkinkan melalui fungsionalitas portal merek, memungkinkan orang-orang penting yang memiliki hak untuk mengakses portal merek.

Kontrol rendisi adalah fitur lain yang ditawarkan beberapa DAM di mana preset dapat dibuat untuk versi yang sangat penting, memungkinkan tim dengan waktu yang lebih cepat untuk memasarkan. Versi akhir dari aset kemudian dapat dipublikasikan ke Webshop, Web Content Management (WCM) atau sistem Manajemen Informasi Produk (PIM).

Pencarian lanjutan juga dimungkinkan dengan taksonomi dan metadata. Mereka memfasilitasi pengambilan otomatis informasi teknis dengan bantuan teknologi bawaan seperti pencarian elastis atau Artificial Intelligence (AI) dengan menandai semua aset baru.

• Alur Kerja, Pekerjaan yang Sedang Berjalan, dan Keamanan Aset Digital

Integrasi dengan solusi alur kerja untuk menghindari penahanan konten selama produksi konten ditawarkan oleh banyak DAM. Integrasi ini dapat mendorong penyimpanan/pengarsipan dan penggunaan kembali aset, pelacakan hubungan antara gambar, cara dipublikasikan, dan pemeliharaannya. Karena solusi alur kerja editorial terintegrasi, waktu minimal dihabiskan untuk tugas yang berlarut-larut sambil mengelola aset digital.

Perlindungan aset digital yang sensitif dan rahasia merupakan komponen vital di sebagian besar DAM. Pelanggaran keamanan dapat terjadi dalam bentuk pencurian online, peretasan, atau berbagai cara lainnya. Pemeriksaan dan keseimbangan yang tepat dalam keamanan data digital dapat mencegah distribusi data yang tidak disetujui atau kebocoran lainnya dalam sistem, sehingga perusahaan tetap kebal terhadap kerugian dalam bentuk apa pun.

Terakhir, DAM Berarti Satu Hal Utama—Penurunan Biaya

Munculnya DAM sebagai bagian yang hilang dari teka-teki bagi perusahaan dalam hal membatasi biaya terjadi setidaknya di tiga bidang: teknologi, hukum, dan sumber daya manusia.

Teknologi dan model harga dipilih sesuai dengan kebutuhan organisasi yang tepat; itu bisa berupa solusi di tempat, cloud, atau cloud pribadi.

Mengelola legalitas menjadi mudah, karena garis yang jelas antara izin dan manajemen hak, penanganan lisensi, perjanjian non-disclosure (NDA) dan penggunaan umum menjadi tidak rumit. Dari sudut pandang sumber daya manusia, otomatisasi mengarah pada tim yang ramping dan penunjukan hanya karyawan kunci, menghemat biaya untuk pramuka, perekrutan, dan sumber daya pelatihan.

Selain itu, DAM menghilangkan kebutuhan untuk membeli kembali, menggunakan kembali, atau menciptakan kembali aset dari awal. Secara keseluruhan, mengatur aset digital adalah prioritas tinggi untuk menjalankan operasi di bawah anggaran yang ditetapkan, dan penerapan DAM dapat menjadi keunggulan kompetitif yang besar bagi perusahaan.

Posting ini awalnya diterbitkan di sini.